En esta introducción a SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, conozca el sistema de nóminas basado en la nube, pensado para manejar las necesidades globales de la empresa.
Si usted es un gestor de nóminas, un profesional de las finanzas o un ejecutivo de RRHH que está buscando un nuevo sistema de nóminas, hay muchas opciones en el mercado. Una de ellas es SAP SuccessFactors Employee Central Payroll.
¿Qué es SAP SuccessFactors Employee Central Payroll?
SuccessFactors Employee Central Payroll es un sistema de nóminas basado en la nube destinado a proporcionar la amplitud de funciones y la cobertura global que necesitan las empresas.
El núcleo del sistema Employee Central Payroll se construye utilizando el motor SAP Payroll, proporcionando un motor fiable y probado para calcular las nóminas más complejas.
El front-end del Centro de Control de Nóminas ofrece a los administradores de nóminas los procesos previos y posteriores a la nómina, la auditoría continua de los datos y la elaboración de informes y análisis de las nóminas en una sola ventanilla. En el momento de redactar este documento, Employee Central Payroll es compatible con 46 países para el procesamiento de nóminas y el soporte de localización.
El sistema Employee Central es un requisito previo para implantar y utilizar el sistema de nóminas. Por lo tanto, este es un factor a tener en cuenta si se busca puramente un sistema de nóminas sin cambiar el sistema central de RRHH existente.
Desde un alto nivel, Employee Central Payroll proporciona una serie de funciones importantes. Puede ejecutar la nómina de extremo a extremo, de bruto a neto, cubriendo los cálculos de impuestos, como a través del producto asociado BSI TaxFactory en los EE.UU. Puede imprimir cheques, remitir pagos, proporcionar nóminas de empleados en línea y contabilizar los resultados de la nómina en su sistema financiero.
Desde el punto de vista del cumplimiento y la seguridad, la Nómina Central de Empleados aporta formatos de datos estándar, como la dirección, el teléfono, el correo electrónico, el DNI y el nombre. Proporciona campos para los contratos y, en los países admitidos, la funcionalidad para apoyar las leyes locales y la presentación de informes u otras comunicaciones con las autoridades locales. Ejemplos de ello son la jubilación en Australia, la presentación electrónica de los pagos y las deducciones de los empleados en el Reino Unido, y el almacenamiento y la notificación de los cambios en los aumentos salariales en Brasil.
La Central de Empleados ofrece una forma de gestionar y automatizar las políticas de privacidad y retención de datos maestros que defienden el cumplimiento de las normas regionales, federales y locales relativas a la privacidad de los datos.
También incluye Event Listener para la monitorización de la pre-nómina, que escanea los datos maestros de RRHH para identificar cualquier cambio en los datos. El sistema los coteja con las alertas abiertas y, si alguno de los cambios resuelve una alerta abierta, ésta se cierra. Esto permite una supervisión más ágil de los datos de la nómina y libera tiempo para centrarse en otras cosas.
Casos de uso de SAP SuccessFactors Employee Central Payroll
Proveedores como SAP, ADP y Ultimate Software son opciones populares para las nóminas y ofrecen muchas funcionalidades para la gestión de las nóminas en Estados Unidos, Canadá y otros países. Sin embargo, con tantas opciones, puede ser difícil determinar qué sistema es el mejor para su empresa.
El precio puede ser un factor, pero cuando se trata de nóminas, a menudo es mejor mirar qué características, funcionalidad y capacidades de cumplimiento ofrece cada proveedor de nóminas. Es posible que tenga que revisar siete u ocho proveedores diferentes antes de elaborar una lista de selección. A veces, es necesario emitir una solicitud de información para identificar a qué proveedores invitar a un proceso formal de solicitud de propuestas.
La Nómina Central de Empleados es ideal para los clientes que son globales, complejos o ambos. Normalmente, el número base para obtener el ROI de la implantación es de unos 1.000 empleados en un país. En algunos casos, los clientes con menos empleados pueden obtener un buen ROI.
Si su plantilla cuenta con uno o más sindicatos -tenga o no convenios colectivos-, la Nómina Central de Empleados sería una opción adecuada. Tiene la capacidad de manejar la complejidad de tener normas y reglamentos específicos definidos por los sindicatos que se suman a las leyes federales, estatales, locales y regionales.
Si tiene -o planea tener- a todos sus empleados en Employee Central, Employee Central Payroll puede servir como opción de nómina global. La integración punto a punto entre ambos garantiza que los datos de los empleados de todos los países puedan fluir entre los sistemas y puedan ser supervisados mediante las herramientas de supervisión proporcionadas. No se necesita ninguna integración de middleware para que Employee Central Payroll utilice los datos maestros de Employee Central para el procesamiento de la nómina.
Si desea externalizar totalmente el procesamiento de sus nóminas, es posible que desee buscar proveedores que se especialicen en esos servicios concretos. Sin embargo, algunos proveedores de servicios ofrecen el procesamiento de nóminas externalizado para los clientes que utilizan Employee Central Payroll.
Reimplantar su soporte y mantenimiento
SAP proporciona soporte técnico estándar para sistemas en vivo a través de su SAP ONE Support Launchpad. Los últimos paquetes de soporte -una colección de los últimos requisitos legales y correcciones- se aplican levantando un ticket a través de SAP ONE Support Launchpad. SAP también ofrece algunos servicios de soporte premium para los clientes.
Para el mantenimiento de las nóminas, la aplicación de parches y correcciones, o los servicios de externalización de procesos empresariales, puede recurrir a diversos proveedores de servicios de nóminas e integradores de sistemas para obtener asistencia, en función de lo que esté buscando.
Para el cumplimiento continuo de la normativa gubernamental, SAP cuenta con un equipo de más de 150 personas que realizan el seguimiento y la gestión de las leyes y normativas de cumplimiento local en numerosos países. SAP proporciona cambios legales locales para Employee Central Payroll para todos los países soportados. Estas modificaciones legales pueden incluir cambios tales como nuevos requisitos de información, cambios en los tipos impositivos y cambios en las retribuciones por enfermedad. Se proporcionan como paquetes de soporte, pero también puede hacer que un administrador los aplique en el Centro de actualizaciones.
Las nuevas características y funcionalidades -así como los cambios legales- se publican cada seis meses, normalmente en el segundo o cuarto trimestre. Las correcciones de errores urgentes suelen publicarse semanal o quincenalmente. Las nuevas funciones y los cambios legales pueden aplicarse mediante el Centro de Actualizaciones del sistema.
Informes y análisis
Dos de las capacidades más débiles de Employee Central Payroll son sus informes y análisis. La generación de informes se limita a los datos de la nómina -por ejemplo, datos de los trabajadores, de las indemnizaciones y de los impuestos- y no puede combinar datos de otros sistemas, como objetos organizativos u objetos de asignación de costes. En función de sus necesidades, es posible que tenga que aumentar la funcionalidad con un producto de terceros, como SpinifexIT.
Licencia
Employee Central Payroll utiliza un modelo de suscripción SaaS y se cobra anualmente por empleado, por año. Para conocer el precio exacto, debe ponerse en contacto con su ejecutivo de cuentas local de SAP.
Capacidades de nómina de la empresa
Employee Central Payroll es capaz de manejar una complejidad significativa y proporciona una amplia gama de funcionalidades de nómina.
A continuación, una lista de algunas de esas funcionalidades:
- Nómina bruta a neta;
- Cambios legales y localización, incluyendo informes específicos para cada país;
- Formularios fiscales, modelos fiscales y cumplimiento de las normas fiscales a nivel nacional y local;
- Anticipos y deducciones;
- Cálculos retroactivos;
- Simulaciones de nóminas;
- Compruebe la impresión;
- Alertas de errores o incoherencias en los datos;
- Privacidad y protección de datos;
- Auditoría de nóminas;
- Integración con los sistemas financieros para la contabilización en el libro mayor, los sistemas de control de asistencia, los proveedores de pensiones y los proveedores de prestaciones;
- Evaluación de los datos temporales para generar datos de compensación;
- Sindicatos y convenios colectivos;
- Embargos;
- Análisis y KPIs;
- Autoservicio de los empleados; y
- Acceso móvil a través de la aplicación SAP SuccessFactors Mobile.
El sistema central de RRHH de Employee Central es un prerrequisito para implementar Employee Central Payroll, y ambos están estrechamente integrados.
