Ponte en contacto
Programar una demostración

Easy Documents

Optimizar la correspondencia con los empleados y la creación de documentación.

Más información

Easy Documents

Optimizar la correspondencia con los empleados y la creación de documentación.

Más información

¿Qué es Easy Documents?

Easy Documents una solución complementaria integrada para SAP que le permite automatizar la creación de documentos y cartas para su personal.

Los usuarios pueden generar y distribuir documentos e informes personalizados sin necesidad de programar ni escribir scripts.

Cualquier tarea que requiera un documento puede automatizarse.

Optimice diversos procesos manuales dentro de su flujo de trabajo, entre ellos:

  • Cartas de aumento salarial
  • Cumplimentación de formularios
  • Comunicado al personal
  • Cartas de notificación de pago en exceso
  • Y muchos más

Características principales

  • Genera documentos de RR. HH. sin salir de SAP

  • Incluye imágenes, logotipos, tablas o gráficos

  • Rellenar automáticamente los formularios de empleo en PDF

  • Generar y distribuir documentos automáticamente

  • Eliminar el código personalizado y las fusiones de datos

  • Combina varios informes para crear paneles de control

¿Cómo Easy Documents ?

En caso necesario, existen formas de crear los documentos necesarios, pero el procesamiento manual conlleva el riesgo de que se produzcan errores.
Easy Documents los usuarios finales de HCM crear sus propios documentos mediante una interfaz sencilla.

Creación tradicional de documentos

1. Extraer datos de «
» mediante SAP Query, ABAP, etc.

2. Exportar datos
Guardar los datos de SAP en el equipo local o en la red.

3. Manipular datos
Manipular datos manualmente con Excel.

4. Crear plantillas
: crea diversos documentos de combinación en Word.

5. Ejecutar la función de combinación de correspondencia
. Utiliza Word para combinar datos en documentos.

6. Envío / Distribución
Imprima, envíe por correo postal o por correo electrónico todos los documentos.

Con Easy Documents


1. Recopilar datos con SpinifexIT Easy Reporter. Utiliza SpinifexIT Easy Reporter recopilar datos sin esfuerzo.

2. Crear el documento
Crea y personaliza documentos con Easy Documents.

3. Opciones de distribución
Distribuye documentos con las Easy Documents opciones Easy Documents .

4. Ejecuta el «Document
» como tarea en segundo plano para generar y distribuir documentos.

PASO 1

Recopila los datos

Utilice Easy Reporter crear fácilmente uno o varios informes, recopilando los datos que necesite con solo arrastrar y soltar campos desde SAP HCM o SuccessFactors. 

Aprovecha las herramientas integradas para realizar cálculos y manipular datos, y haz que tu trabajo sea más cómodo eligiendo entre nuestros informes prediseñados.

PASO 1

Recopila los datos

Utilice Easy Reporter crear fácilmente uno o varios informes, recopilando los datos que necesite con solo arrastrar y soltar campos desde SAP HXM o SuccessFactors. 

Aprovecha las herramientas integradas para realizar cálculos y manipular datos, y haz que tu trabajo sea más cómodo eligiendo entre nuestros informes prediseñados.

PASO 2

Generar el documento

Al crear un nuevo documento, personalice el encabezado, el cuerpo o el pie de página incorporando cualquiera de las opciones que se enumeran a continuación.

  • Texto libre

    Introduce la información que desees utilizando las opciones de formato disponibles, como fuentes, colores, negrita y cursiva. Cualquier campo incrustado se rellenará automáticamente al ejecutar el documento.

  • Gráfico

    Utiliza la sección de gráficos para mostrar un logotipo o una imagen de fondo en la página.

  • Gráfico

    Muestra Easy Reporter en forma de gráfico: gráfico de barras, gráfico circular, gráfico de líneas y otros.

  • Informe

    Añade Easy Reporter tu documento un informe de Easy Reporter , como una lista de las ausencias de los últimos 12 meses, incluyendo las fechas y las horas de ausencia. Esto facilita la recopilación de datos y la visualización de totales y subtotales.

  • Tabla

    Organiza los campos en una tabla con un encabezado personalizable y un número de columnas que se adapte a tus preferencias de datos.

  • Puesto fijo

    Alinea cualquier campo con una posición concreta de la página al rellenar formularios.

PASO 3

Opciones de distribución

Easy Documents no solo te Easy Documents automatizar la creación de los documentos que necesitas, sino que también te ofrece diversas opciones de distribución. 

Puede enviar fácilmente el resultado por correo electrónico, guardarlo localmente o en un archivo de red, archivarlo en SAP Archivelink o enviarlo a Strato Storage, lo que le ofrece una amplia gama de opciones.

PASO 4

Abrir el documento

Al iniciar un proceso de generación de documentos, tiene la opción de ejecutarlo en línea para verificar el contenido. Una vez preparado, nuestros clientes suelen ejecutarlo como una tarea en segundo plano, generando y distribuyendo miles de documentos.

Tipos de documentos

  • Carta/Formato libre

    Este formato permite incluir una o varias páginas con elementos como encabezados, pies de página, texto, logotipos, gráficos y otros elementos integrados en el documento.

  • Puesto fijo

    Automatiza el rellenado de formularios sin esfuerzo con Easy Documents. Sube el diseño del formulario y especifica las posiciones fijas de los datos, lo que elimina la necesidad de crear los formularios manualmente.

  • Dirección

    Elabora documentos resumen para los responsables de equipo o de región y los responsables de centros de coste, en los que se destaquen la plantilla, los costes y los próximos eventos mediante gráficos y resúmenes.

Autoservicio para directivos o Autoservicio para empleados

Desde la contratación hasta la jubilación, Easy Documents la creación de los documentos esenciales para los empleados.

  • Carta de bienvenida
  • Formulario de número de identificación fiscal
  • Solicitud de fondo de jubilación
  • Configuración del acceso de seguridad interna
  • Configuración del acceso al sistema interno
  • Confirmación de la libertad condicional
  • Homenaje de cumpleaños
  • Saldo de días de vacaciones pendientes
  • Formulario de solicitud de permiso
  • Carta sobre la indemnización a tanto alzado
  • Confirmación de ingresos
  • Cartas de pago en exceso
  • Cambio de puesto
  • Carta de promoción
  • Notificación de aumento salarial
  • Notificación de pago retroactivo
  • Reconocimiento por aniversario
  • Verificación de empleados
  • Cartas de pago insuficiente
  • Certificado de separación
  • Carta de despido
  • Certificado de notificación
  • Modificación de las condiciones

Documentos de información empresarial

Además, a continuación se incluyen algunos documentos adicionales que podrían serle de utilidad.

  • Formularios preformateados
  • Informes de gestión
  • Panel de control/Informes resumidos
  • Informes departamentales
  • Notas internas
  • Boletines informativos
  • Consejos para proveedores
  • Formularios de evaluación del personal
  • Aplicaciones de seguridad interna
  • Paquete para principiantes
  • Y muchos más

Autoservicio para directivos o Autoservicio para empleados

Con la interfaz web de SpinifexIT, no solo podrá crear los documentos que necesite, sino que también podrá ponerlos a disposición de los responsables o incluso de los propios empleados para que puedan crearlos. 

Los directivos pueden generar informes de gestión, mientras que los empleados pueden crear certificados de empleo, cartas y mucho más.

Easy Documents

  • Easy Documents : Flujo de trabajo Easy Documents

    Con el flujo de trabajo de Strato, los documentos se pueden transferir fácilmente para su distribución entre los empleados.

  • Almacenamiento Easy Documents

    Con Strato Storage, una función incluida para los usuarios de Easy Documents Strato Storage, puedes guardar fácilmente documentos en el espacio de almacenamiento de los empleados. Tu equipo o el propio empleado podrán acceder a ellos más adelante.

  • Easy HelpDesk

    Para los clientes que dispongan de Easy Helpdesk, cualquier Easy Documents se puede incluir en el menú de Helpdesk.

  • Easy PCC

    Los clientes que dispongan de Easy PCC y tengan Easy Documents la función Easy Documents pueden visualizar cualquier documento en las pantallas de error de PCC, o bien ejecutar las series de documentos como parte del paso de generación de informes de PCC.

Crea y distribuye documentos más rápido

Cuando una empresa fabricante internacional decidió sustituir y automatizar sus cartas de evaluación de rendimiento, que hasta entonces se elaboraban manualmente, optó por Easy Documents. Tras eliminar la extracción de datos y las fusiones manuales, el resultado fue una reducción del 98 % del tiempo y el esfuerzo dedicados anualmente a esta tarea.

14

Días

Sin «
Easy Documents

2

Horario

ConEasy Documents
Easy Documents

Elegir la solución adecuada

Optimice la correspondencia con sus empleados sin esfuerzo gracias a soluciones integrales de gestión documental adaptadas a sus necesidades.

Elija entre dos potentes opciones: Strato Documents, una solución basada en la nube perfectamente integrada en SuccessFactors, ideal para los usuarios de SuccessFactors Employee Central/Recruiting como fuente de datos principal; y Easy Documents, recomendada para los clientes que utilizan principalmente sistemas SAP On-Prem o S/4HANA.

Tanto si trabajas con datos de SuccessFactors como de SAP HCM, nuestras soluciones optimizan la gestión de la correspondencia con los empleados de forma sencilla.

Tipo de documento y datos Easy Documents Strato
Documentos que contienen información sobre la nómina de SAP
La mejor solución
SÍ
Documentos con información de SuccessFactors
SÍ

La mejor solución
Documentos con requisitos de formato complejos
Limitado
La mejor solución
Documentos que requieren formato condicional
SÍ

La mejor solución 
Documentos que contienen datos pendientes de SuccessFactors
No
Sí
Documento de gestión con información sobre el equipo
Sí
No
Documento que contiene gráficos
Sí
No
Documento que contiene datos de tendencias de SAP HCM
Sí
No
Elaboración y distribución de nóminas en SAP
Sí
No
Documentos que contienen datos de contratación de SuccessFactors
Limitado
La mejor solución
Creación de documentos Easy Documents Strato
Creación del autoservicio para empleados
Sí
Sí
Creación de un autoservicio para administradores
La mejor solución

Sí
Crear un documento según los criterios de selección
La mejor solución
Sí
Programar, crear y distribuir documentos según determinados criterios
Sí

No
Documentos desencadenantes basados en una acción de flujo de trabajo de SuccessFactors
No
Sí
Distribución de documentos Easy Documents Strato
Correo electrónico con un documento adjunto
Sí
La mejor solución
Uso de Strato Workflow para la aprobación o la firma digital
Sí

Sí
Conservación de documentos Easy Documents Strato
Almacenar en SAP Archivelink
La mejor solución
Sí
De la tienda a Strato Storage
Sí

Sí
Almacenamiento de la información de la cola de impresión de SAP en Strato Storage
Sí
No

¿Quieres saber más sobre Easy Documents?