Conciliación de la nómina de un solo toque
Conciliación de la nómina de un solo toque https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/Spinifexit-blog-reconciling-single-touch-payroll-1024x512.jpg 1024 512 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/Spinifexit-blog-reconciling-single-touch-payroll-1024x512.jpgConsideraciones sobre la conciliación
Durante los últimos 15 años, una de mis principales funciones ha sido trabajar con los clientes en relación con el proceso de la lista de pagos y, en particular, con la conciliación y la elaboración de informes adicionales sobre sus datos de la lista de pagos. Casi todos los clientes de SAP tienen un proceso de validación de las cifras de la cuenta de resultados. La mayoría de ellos lo hacen al final del año, pero una gran parte de nuestros clientes también concilian por período de pago.
Con STP, puede plantearse la cuestión de si sigue siendo necesaria la conciliación, y cómo debe hacerse.
La respuesta corta es Sí, todavía es necesario hacer la Reconciliación.
Dado que la solución STP sigue basándose en la configuración de los tipos de salario y los datos de los empleados (muy similar a los resúmenes de pago) y dado que ahora existe la necesidad de transmitirlos a la ATO semanalmente, sigue siendo necesaria la conciliación.
Para entender esta necesidad, la siguiente declaración forma parte del nuevo proceso STP, y como puede ver, existe la necesidad de declarar que los datos son correctos antes de transmitirlos a la ATO.
La mayoría de los clientes con los que he trabajado a lo largo de los años serían reacios a firmar simplemente el archivo de transmisión sin ningún tipo de validación.
Un ejemplo sencillo de lo que podría salir mal es que si un tipo de vagón no está marcado para el STP, entonces no se informará a la ATO. Sin alguna forma de conciliación, esto puede pasar desapercibido.
A continuación se exponen algunas áreas de conciliación que creemos que serán necesarias:
Voy a vivir
Inicialmente, durante el Go Live, es necesario validar el proceso STP. Esto no es sólo para comprobar que los paquetes de soporte se han cargado correctamente, sino también para averiguar si su configuración está completamente establecida y si este proceso funciona con los datos de sus propios empleados.
Algunas de las áreas en las que querrá realizar comprobaciones de validación son las siguientes:
- Verificar la conversión de los resultados de las nóminas existentes a los nuevos grupos a mediados de año.
- Validar que la Ejecución de la Nómina está calculando y actualizando las tablas del Cluster STP correctamente
- Compruebe que el proceso de informes STP que toma la información de la agrupación de nóminas (de las nuevas tablas ACRT, SETP y SABN) y crea los datos para su transmisión a la ATO
El mejor enfoque que puedo sugerir es asegurarse de que su Conciliación de Suma de Pagos esté actualizada para que pueda comparar los valores originales de la Suma de Pagos con los valores del STP (en las tablas del STP). NOTA: Esto no es un mapeo 1 a 1, pero debería darle una indicación de que la configuración y los cálculos de STP son correctos.
II Puestos de trabajo normales
Una vez que se haya puesto en marcha, querrá tener un proceso para comprobar sus cifras de STP con lo que se ha pagado al empleado. Tenga en cuenta que incluso si todo está equilibrado en el momento de la puesta en marcha, durante el año normal, puede haber una nueva configuración en su sistema, nuevos tipos de salario utilizados durante la nómina, y también nuevos escenarios. (por ejemplo, usted puede tener un pago retrospectivo en los últimos 2 años que podría no informar correctamente)
Al igual que ocurre con los resúmenes de pago, cuando los clientes necesitan imprimir los extractos del último año, es necesario verificar las cifras del archivo STP. Es muy fácil pasar por alto un tipo de movimiento, tener un tipo de movimiento que está configurado para ser incluido en la categoría de STP equivocada o no marcado para su inclusión en los informes de STP.
Para conciliar, la mayoría de los clientes tienen un proceso en el que quieren validar que los pagos realizados al empleado en el momento de la baja coinciden con lo que se comunica durante el procesamiento del STP.
Algunos ejemplos del proceso de conciliación son:
Comprobación de las cifras del STP
- Identificar los tipos de salario que se pagan al empleado (ejecutar el reportero de tipos de salario es un proceso común para obtenerlos)
- Asignación de los mismos a los pagos calculados del STP - Podría descargar los datos del informe del STP a un archivo Excel
- Incluyendo los valores de anulación de STP
Sin embargo, se trata de un proceso bastante manual, ya que es necesario llevar un registro de los tipos de salario que se han pagado al empleado y elaborar una extensa hoja de cálculo de Excel o crear otros procesos.
Sea cual sea la forma de conciliación, es importante disponer de un método para verificar las cifras del STP y, por supuesto, cuanto más sencillo sea, menos gastos generales tendrá el proceso por período de pago.
Los siguientes elementos son algunos de los que recomendaría cuando se trata de crear un proceso de conciliación.
- Piensa en el objetivo y asegúrate de seguir un proceso inteligente y repetible
- Tenga en cuenta que tiene que hacer esto para cada período de pago, así que trate de que sea un proceso fácil
- Considere todas sus áreas de nómina y sus diversas frecuencias
- Recuerde que los empleados pueden cambiar de área de nómina, por lo que debe asegurarse de que su proceso se adapte a ello.
- Si tiene varios ABN, asegúrese de que su proceso lo tiene en cuenta
- Asegúrese de incluir a los empleados despedidos
- Decida si va a incluir la posibilidad de anular las cifras e inclúyalo en su proceso
Esta es un área en la que SpinifexIT ha trabajado durante muchos años, y como parte de la nueva solución STP, hemos modificado nuestra solución de conciliación de resumen de pagos fácil para que también se ocupe de STP.
Conozca Easy STP
Algunas de las áreas a las que da soporte nuestra solución Easy STP son:
- Validación de la configuración - Comprobar la configuración del tipo de vagón STP y la configuración del informe ABN
- Comprobación previa de los datos maestros: comprueba que los datos del empleado son correctos antes de crear el archivo STP
- Informes deconciliación - Informes de conciliación para la puesta en marcha (comprobación de la conversión a STP) y también informes de conciliación de pago por pago en curso
- Presentación de informes sobre el STP - Se entregan otros informes para informar sobre el STP y ayudar a conciliar en toda la empresa
- Análisis de los valores STP - Informes a nivel de empleado con desglose de cómo se calculan los valores STP y desde dónde (Incluye anulaciones)
Los actuales clientes de Easy Payment Summaries recibirán nuestra solución Easy STP como parte de la actualización normal de nuestras soluciones.
Resumen
La solución STP de SAP se lanzará el 11 de octubre de 2018. Ahora es el momento de empezar a planificar la actualización e implementación de su solución. Aunque, como cliente de SAP, tiene un aplazamiento hasta mayo de 2019, no le recomendamos que espere demasiado, ya que habrá mucho trabajo por hacer.
Como parte de esta preparación, le recomendamos que discuta con SAP la opción de utilizar su integración de la plataforma en la nube de SAP y que se asegure de involucrar a sus equipos técnicos en lo que respecta a la actualización del paquete de soporte de SAP HR.
Para muchos clientes, éste también es un proyecto de gran envergadura, ya que la actualización de los paquetes de soporte de RR.HH. puede incluir muchas nuevas funcionalidades además de la solución STP, por lo que las pruebas pueden ser bastante extensas para garantizar que no haya ningún impacto en su nómina de producción.
Seguiré creando blogs como éste durante los próximos 6 meses. Por favor, visite nuestra página de STP en el sitio web de SpinifexIT para mantenerse al día con cualquier información relevante.
