Feliz Año Nuevo! O es...
Feliz Año Nuevo! O es... https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/SpinifexIT-Happy-new-year-it-is-1024x512.jpg 1024 512 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/SpinifexIT-Happy-new-year-it-is-1024x512.jpgEs un estribillo familiar en los departamentos de nóminas de toda Norteamérica: ¡el procesamiento de fin de año no es divertido! ¿Por qué tiene que ser tan difícil? En este artículo, exploraremos los dolores de cabeza más comunes y cómo cortarlos de raíz, centrándonos en aquellas organizaciones que utilizan sistemas de nómina SAP.
Para iniciar la conversación, primero daré algunas indicaciones sobre la configuración de las CC-nóminas. Si usted crea nuevas CC-nóminas durante el año y luego no se da cuenta hasta el final del año que no configuró la tributación correctamente, eso puede ser un gran problema. O tal vez el problema no sea una nueva CC-nómina, sino las ya existentes porque una autoridad fiscal ha cambiado la normativa y usted tenía que cambiar su configuración en consecuencia... pero no lo hizo.
El segundo punto se refiere a cuestiones relacionadas con su Cálculos de impuestos - esos escenarios en los que los impuestos no se están calculando correctamente, y usted termina con casos de desequilibrio o impuestos que se detienen en los techos equivocados. Estas son cosas que usted quiere detectar durante el año, de inmediato, no al final del año.
El tercer tema que trataremos es Datos maestros de los empleados - por ejemplo, asegurarse de que los nuevos empleados han proporcionado números válidos de la seguridad social o del seguro social, o que los empleados que se han trasladado durante el año han realizado los trámites pertinentes para actualizar sus direcciones.
Y por último, esos ajustes manuales de fin de año ajustes manualescomo los beneficios no monetarios que deben añadirse a los importes imponibles de los empleados a fecha de hoy, ya sea utilizando el infotipo 221 o simplemente realizando entradas directamente en el módulo US Tax Reporter de SAP.
Así que ahora vamos a profundizar en cada una de esas áreas.
Configuración de las CC-nóminas
Quienquiera que en su organización sea responsable de la creación de CC-nóminas - que podría ser usted - está sin duda muy familiarizado con la tabla T512W. Las acumulaciones, las clases de evaluación y las clases de procesamiento forman parte de esa configuración, y a continuación he enumerado las clases de procesamiento que tienen un impacto en la forma en que se gravan las CC-nóminas (en los EE.UU.), además de un par de clases de acumulación que deben tenerse en cuenta. Así que, como mínimo, sugeriría que su script de configuración de CC-nóminas incluya estos elementos.
- PC 64 Indicador de fórmula alternativa
- PC 65 415 categoría límite
- PC 67 Prorrateo del impuesto sobre el trabajo
- PC 68 Tipo de pago para el cálculo de impuestos
- PC 69 Contribución imponible/no imponible
- PC 70 Prorrateo del impuesto sobre el trabajo (asalariado)
- PC 71 Clasificación fiscal de las CC-nóminas (Esta es crítica)
- Acumulación /102 (salarios 401k)
- Acumulación /114 Salarios base de las IFS
En el caso de las nóminas canadienses, las particularidades son un poco diferentes; a continuación se indican los elementos de configuración de las CC-nóminas relacionadas con los impuestos que sugiero tener en cuenta:
- PC 52 Acumulación en WT brutos para la indemnización de los trabajadores
- PC 65 Definición de los ingresos sujetos al impuesto sobre la salud
- PC 69 Definición de los ingresos imponibles de la compensación de los trabajadores
- PC 72 Derivación del GST y otros impuestos sobre las ventas para el impuesto sobre la renta
- PC 84 Definición de los ingresos asegurables del PPIP
- Acumulación de salarios imponibles WTs: /102, /103, 104, 105, /112, /113, /118, /119, /120, /121, /122, /130, /131, /132, /140, /141, /142, /152, /153, /154, /158, /160, /161, /162, /163, /164,
También propondría que, sea cual sea el mecanismo que se utilice para solicitar que un transporte de configuración se mueva por el paisaje, que se exija adjuntar una matriz de prueba. Incluso los superusuarios bien cualificados que realizan la configuración deberían estar obligados a probar sus cambios antes de implementarlos en producción.
Junto con eso, recomiendo algún tipo de aprobación de la firma que se requiera. Esto puede significar algo diferente para usted en comparación con otras organizaciones, en función de cómo estén estructurados sus equipos de soporte de SAP, pero debería haber alguna persona requerida para revisar y dar su visto bueno.
Por último, realice pruebas de regresión para cualquier cambio realizado - no caiga en la trampa de sólo probar lo esperado cambios esperados. Y cuando digo pruebas de regresión, esto es lo que quiero decir: Ejecute su proceso de nómina antes del cambio, seguido de un informe con los resultados pertinentes, luego aplique los cambios; seguido de la repetición del proceso para que pueda comparar los resultados antes y después. Y asegúrese de que su población de pruebas de regresión -si no es una población completa de empleados- contiene una buena muestra de diferentes tipos de empleados, horarios de trabajo y autoridades fiscales.
Para mi recomendación final con respecto a la configuración de las CC-nóminas - todos entendemos que a veces es necesario ajustar la configuración debido a fuerzas externas - como una autoridad fiscal que crea una nueva regulación con respecto a ciertos tipos de pagos a los empleados. Para estar al tanto de cualquier cambio de este tipo que pueda afectar a su configuración, he aquí algunas sugerencias:
- Mantener una membresía en organizaciones como la American Payroll Association o la similar Canada Payroll Association. Esto le dará acceso a los anuncios del sitio web sobre los cambios en la normativa fiscal, además de la oportunidad de asistir a las conferencias de las secciones locales y nacionales.
- Otra forma de mantenerse al día es suscribirse a las listas de correo electrónico de las distintas autoridades fiscales, lo que le permitirá recibir información en lugar de tener que ir a buscar información actualizada por su cuenta.
- Y por último - revisar periódicamente su configuración en el sistema es siempre una buena idea. Revisar la configuración de su Modelo de Impuestos SAP US (tablas T5ute/y/m) además de la configuración de las CC-nóminas que he mencionado anteriormente, cada cierto tiempo, es una buena idea para asegurarse de que no se le ha escapado nada.
Cálculos fiscales
En esta área, hay algunas auditorías periódicas que sugeriría hacer, a lo largo del año, comenzando con una revisión de su Seguridad Social, Medicare, FUTA y SUTA (para los EE.UU.) y los equivalentes canadienses de CPP/QPP/EI/QPIP/PPIP. Por ejemplo, compare los importes de las retenciones del empleado y de la empresa para ver si están sincronizados; además, realice pruebas para determinar si los importes de los impuestos reales registrados son iguales a los salarios imponibles multiplicados por sus respectivos tipos.
Además de estas comprobaciones, no olvide verificar el cálculo exacto de la sobretasa de Medicare de EE.UU. para las personas que ganan más de 200.000 dólares al año, y confirme que todos los impuestos con topes (por ejemplo CPP/QPP/EI, US Social Security, US FUTA/SUTA) se detienen en los máximos apropiados para el año.
Por último, hay dos tablas que se mantienen en SAP en relación con las tasas y los límites máximos de desempleo de los Estados Unidos: las tablas BTXRATE y T5UTXAdemás, los mismos datos se introducen directamente en el software BSI de BSI. Deberá asegurarse y verificar que los valores en todos esos lugares están sincronizados entre sí. Desde una perspectiva canadiense, las constantes utilizadas en los cálculos de impuestos se almacenan en las tablas T511K y en T5KTC (actualizadas cada año por SAP a través de HRSP) - asegúrese de confirmar que su sistema ha sido actualizado oportunamente cada año.
Otras prácticas recomendadas para evitar problemas de cálculo de impuestos son: si utiliza el módulo Tax Reporter de SAP para generar formularios de EE.UU. como W2, 941 e informes de desempleo, debería generar ejecuciones de prueba para estos formularios, de forma mensual o trimestral, y cuando lo haga, compruebe siempre el registro que se produce para cualquier error o mensaje de advertencia. También le sugiero que realice periódicamente "conciliaciones "a tres bandas entre el Tax Reporter, las contabilizaciones en el libro mayor y los resultados del cluster de nóminas.
De manera similar, puede ejecutar el programa canadiense T4, RPCYERK0varias veces a lo largo del año en modo "prueba", confirmando los resultados y observando los mensajes de error y los rechazos de los empleados.
Datos maestros de los empleados
Pasando a los Datos Maestros de los Empleados, vamos a cubrir algunas de las mejores prácticas que debería seguir al realizar algunas auditorías.
En primer lugar, auditar a los empleados que reclaman exención fiscal - tal vez incluso contactando con esos empleados para verificar que los datos son correctos
A continuación, sugeriría auditar las autoridades fiscales de residencia, trabajo y desempleo - los tipos de información 207, 208 y 209 para los EE.UU., y los tipos de información 461, 462, 463, 464 para Canadá - de varias maneras:
- Comparado con la dirección del empleado (tipo de información SAP 6)
- En comparación con otros datos del sistema que podrían indicar la ubicación, como quizás la división de personal o el centro de costes
- Compare los valores de los tipos de información entre sí - obviamente hay razones legítimas por las que para algunas organizaciones no tienen que coincidir - pero sepa lo que tendría sentido para su población de empleados y busque eso.
Y por último - auditar los SSN/SIN que se encuentran en el tipo de información 2, para asegurarse de que todos los empleados tienen números válidos.
Para dar un paso más, amplíe su proceso de auditoría para incluir contactar con a sus empleados para que validen los datos que tiene sobre ellos, como el SSN/SIN, las direcciones, los estados de exención fiscal. Y, por supuesto, incluya en sus notificaciones las instrucciones para corregir cualquier dato incorrecto, y si los empleados pueden corregirlo ellos mismos a través de un portal ESS, ¡mejor!
Ajustes manuales
El último tema mencionado en nuestro debate inicial fue el de los ajustes manuales. Tengo algunas buenas prácticas que compartir, empezando por .... SIMPLEMENTE NO LOS HAGAS 😊
Pero como eso probablemente no es factible.....do incorpore todos los ajustes que pueda en sus nóminas regulares para minimizar el número de desviaciones necesarias, y concilie la información del tipo 221 que se crea con la que se recoge y se procesa realmente en la nómina - asegúrese de que no hay ningún ajuste de fin de año introducido pero que no se haya introducido hasta el final.
En la medida de lo posible, le recomiendo encarecidamente que trabaje con sus interlocutores para limitar la necesidad de estos ajustes; buena suerte con eso, ¿verdad? Pero si puede convencer a las unidades de negocio de que adopten prácticas que favorezcan el proceso de cálculo de nóminas, le aliviará parte del dolor de cabeza.
He aquí un ejemplo de una práctica empresarial en la que puedes influir: considera la posibilidad de utilizar cortes de año fiscal en lugar de años naturales cuando sea posible, para aliviar que todo el trabajo se reduzca al final del año. Por ejemplo, solía trabajar en una empresa en la que todos los empleados tenían el uso de un vehículo de la empresa. Esos empleados tenían que registrar cualquier uso personal del coche y proporcionarnos esos datos anualmente para que se pudiera calcular un valor imputado y añadirlo a sus resultados de nómina. La política de la empresa establecía que el año para esas acumulaciones era del 1 de diciembre al 30 de noviembre, lo que daba al departamento de nóminas tiempo para registrar los ajustes durante diciembre, en lugar de una prisa de última hora en enero.
Y finalmente, si usted utiliza US Tax Reporter, sabe que hay una opción para introducir directamente los ajustes, a través de entradas manuales en la tabla, forzando los ajustes en los formularios - como los W2 - sin pasar por los datos maestros o el cálculo de la nómina. Es una gran herramienta y tiene sus usos - pero yo sugeriría hacerlo con moderación y mantener su documentación para justificar las entradas realizadas y proporcionar una pista de auditoría.
¿Y dónde entra SpinifexIT?
Ahora que hemos repasado algunos de los mayores retos de fin de año y hemos ofrecido algunas sugerencias para afrontarlos, quiero presentarles, por supuesto, un producto de Spinifex que se ha creado para gestionar estos problemas de forma muy eficaz. Ese producto se llama Easy Balance y tenemos una versión estadounidense y otra canadiense.
Easy Balance es básicamente un conjunto de informes orientados específicamente a las auditorías y validaciones de los impuestos sobre las nóminas.
Por ejemplo, Easy Balance incluye informes que auditan los resultados negativos no deseados, como por ejemplo en los importes de los impuestos, lo que dará lugar a un error cuando se ejecuten sus W2 o T4. Los informes de Easy Balance ofrecen resultados a un alto nivel, así como la capacidad de profundizar en números específicos, para localizar fácilmente lo que está creando exactamente un problema. Otra funcionalidad proporcionada por EB le permite validar la configuración de sus CC-nóminas, en términos de cómo se ha configurado su tributación, abordando esas preocupaciones de CC-nóminas mencionadas anteriormente en esta discusión.
Easy Balance Las funciones pueden clasificarse en estos cuatro temas principales -
- Validación de la configuración fiscal
- Informes de excepción previamente entregados: por ejemplo, cuyo salario de la fica, multiplicado por 0,062, NO es igual al impuesto retenido. O, en el caso de Canadá, empleados cuya provincia a efectos del impuesto sobre la salud no coincide con su provincia de empleo.
- Conciliación entre el US Tax Reporter, los resultados de las nóminas e incluso las contabilizaciones del Libro Mayor
- Correspondencia, como la verificación de la dirección/número de identificación social que acabamos de mencionar, así como los documentos que explican los resultados del W2 de EE.UU. a los empleados
Independientemente de la herramienta de elaboración de informes que elija, las sugerencias que hemos mencionado hoy -aplicadas en los puntos de control a lo largo del año- aliviarán, con suerte, parte del estrés de fin de año que experimenta su departamento de nóminas. Y si desea utilizar una herramienta de información creada especialmente para estas necesidades, mi recomendación final es que comprobar Easy Balance¡!
Su representante de SpinifexIT estará encantado de mostrarle las características del producto como parte de una demostración sin coste, para que pueda ver por sí mismo lo que podemos hacer para ayudarle a tener un "Feliz Año Nuevo".
