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Le blog SpinifexIT : optimisez votre processus de paie

Troisième partie A : Rationalisez votre processus de gestion des salaires

Troisième partie A : Rationalisez votre processus de gestion des salaires 1024 512 SpinifexIT Marketing

Si l'on me demandait si j'ai déjà vu une équipe chargée de la paie qui ne puisse pas gagner en efficacité, je répondrais non. Cela ne veut pas dire que je ne rencontre pas de nombreux processus parfaitement intelligents et efficaces, maisdans le domaine de la paie, il y a toujours de nouveaux défis et de nouveaux changements,ce qui signifie que c'est un processus en constante évolution.

Ce blog se penchera sur certains domaines où j'ai vu des clients rationaliser complètement leur gestion de la paie. Cela leur permet d'en faire beaucoup plus avec les ressources existantes et de se concentrer sur la mise en place de solutions à forte valeur ajoutée, plutôt que de se limiter au simple traitement de la paie.

Vous tirerez le meilleur parti de ce blog si vous utilisez ou envisagez de mettre en place…

  • SAP Payroll sur site
  • Système de paie Employee Central
  • Gestion de la paie via un prestataire de services (ADP, NGA)
  • Exécution de SAP Payroll sur site avec les données de base dans Employee Central

Au sein d'une organisation, on ne sait pas toujours exactement ce qu'il faut faire pour que les employés soient payés. Même si l'on aimerait croire qu'il suffit d'appuyer sur un bouton magique le jour de la paie, ce n'est jamais le cas. Surtout dans le monde d'aujourd'hui, où tout devient de plus en plus complexe, et la gestion des salaires n'échappe pas à cette règle.

La plupart des entreprises gèrent des paies dans plusieurs pays, avec des fréquences de paie variées, des postes à temps plein, à temps partiel et des employés occasionnels, dont bon nombre sont soumis à des conventions salariales individuelles ou à des règles de rémunération complexes. De nombreux clients utilisent des systèmes externes de gestion des temps et des présences pour alimenter leur système de paie, et beaucoup ont désormais mis en place une intégration entre Employee Central et leur système de paie.

Ouf… J'ai l'air fatigué rien qu'en y pensant.

Pour traiter une paie, il faut souvent compter plusieurs jours de saisie de données, de simulations de paie et de validations avant le lancement effectif de la paie, simplement pour s'assurer que tous les calculs sont corrects.

Et puis, une fois que la paie a été traitée, c'est fini… ?

Pas de chance – C'est là qu'il faut passer à d'autres étapes. Il s'agit notamment de transmettre les rapports à la direction, de générer les bulletins de paie, d'effectuer le rapprochement des données de paie (souvent des tâches locales telles que les impôts, le paiement des fournisseurs et d'autres opérations comme la clôture de l'exercice), ainsi que d'assurer l'interfaçage avec d'autres systèmes.

Outre ces tâches, l'équipe chargée de la paie reçoit souvent des demandes d'assistance de la part des employés concernant leur salaire (salaire trop bas, trop élevé, exigences en matière de certificats ou de formulaires, etc.). Chez certains de mes clients, cela peut représenter plusieurs centaines, voire plusieurs milliers d'appels par mois. Dans de nombreux cas, une équipe est spécialement affectée au traitement des demandes relatives à la paie.

Enfin, il y a des événements clés tout au long de l'année, tels que les augmentations de salaire, les embauches et les licenciements (souvent en masse), ainsi que les opérations de fin d'année. Il faut également compter avec les mises à jour et modifications ponctuelles des calculs, et/ou la mise en place de nouvelles paies (comme cela peut être le cas lors d'une nouvelle acquisition ou même de la fusion de plusieurs solutions de paie).

La plupart d'entre nous ne voyons notre fiche de paie qu'à la fin de la semaine ou du mois, mais son élaboration demande beaucoup de travail. Rien que d'y penser, je me sens vraiment épuisé quand je pense aux équipes chargées de la paie partout dans le monde !

Simplifier ce qui est complexe

Au fil des années, j'ai rendu visite à de nombreux clients, et l'une de mes préoccupations est de savoir comment ils s'organisent pour accomplir toutes ces tâches au cours d'une semaine type. Dans bien des cas, on trouve au sein de la plupart des entreprises des spécialistes qui ne prennent tout simplement pas de congés à certaines périodes de l'année, car ils ne peuvent tout simplement pas confier ces tâches à quelqu'un d'autre.

Quel que soit le domaine, j'ai toujours cherché à le rendre plus efficace. C'est pourquoi, il y a 15 ans, j'ai commencé à développer des solutions complémentaires pour SAP, dont je suis fier de dire qu'elles sont utilisées quotidiennement par des centaines d'entreprises dans la plupart des grands pays du monde. Ces solutions ont toujours été conçues en pensant directement aux besoins des clients et, au fil des ans, elles ont évolué pour former un ensemble complet de solutions.

J'en aborderai quelques-uns ci-dessous, mais même si les outils complémentaires ne vous intéressent pas, ce qui suit vous donnera un aperçu des domaines que vous pourriez explorer pour rationaliser le service de la paie, parfois simplement en utilisant des processus SAP standard que vous n'exploitez peut-être pas encore.

Bon, voyons maintenant quelques points à améliorer.

Changer de mentalité – Exécution de la paie (Centre de gestion de la paie)

L'un des points clés qui revient souvent lorsque je discute avec les clients, c'est la façon dont ils parlentd'Employee Central et la manière dont cela va transformer l'interaction des employés avec le système de gestion des ressources humaines. L'interface utilisateur est formidable, car elle offre un moyen simple d'accéder aux données, et les employés peuvent mettre à jour eux-mêmes la plupart de ces données.

Le fait que les employés puissent consulter et mettre à jour le système directement améliore considérablement leur interaction avec celui-ci.

Cependant, lorsque je rends visite à bon nombre de ces clients, je constate souvent que, du point de vue de la gestion de la paie, l'équipe chargée de la paie continue de se connecter au système SAP via les écrans SAPGUI et d'exécuter les opérations de paie directement à partir de là. D'autres clients peuvent utiliser WebGUI ou NetWeaver Business Client (NWBC).

Cela ne change toutefois pas vraiment la façon dont l'équipe de la paie travaille au quotidien.

Il y a toutefois quelques points positifs à prendre en compte. L'un d'entre eux est une nouvelle solution de gestion de la paie proposée par SAP dans ses dernières versions, appelée «Payroll Control Center ».

Cet outil existe depuis plus de trois ans maintenant, et j’ai eu le privilège d’assister à son évolution depuis le concept initial, qui consistait en un moyen simplifié de vérifier et d’analyser les erreurs de paie, jusqu’à la possibilité d’exécuter le processus de paie. Au cours de cette même période, la configuration et la mise en place de cet outil ont été simplifiées, et je pense qu’il s’agit désormais d’une solution dont les clients peuvent grandement tirer profit.

Le Centre de gestion de la paievous permet désormais de gérer l'ensemble du processus de paie (y compris l'identification et l'analyse des erreurs de paie), le tout via une interface utilisateur conviviale accessible directement depuis Employee Central.

L'un des véritables avantages de cette solution réside dans le fait que la formation d'un nouveau collaborateur au sein de l'équipe chargée de la paie peut être considérablement allégée, car le processus est clairement défini et les étapes de gestion de la paie sont simplifiées. Cela est particulièrement vrai si vous gérez une paie complexe comportant de nombreuses étapes et impliquant plusieurs pays ou zones de paie, car le Centre de contrôle de la paie permet de prendre en charge ces spécificités dans le cadre d'un processus bien défini.

Je pense que le Centre de gestion de la paie est désormais une solution que la plupart des clients devraient envisager s'ils cherchent des moyens de rationaliser certains de leurs processus de paie.

SpinifexIT et Payroll Control Center

SAP propose une solution standard solution de déploiement rapide , ce qui signifie que vous n'avez pas à tout configurer à partir de zéro, mais cela nécessite tout de même une mise en œuvre et une expertise technique non négligeable, en particulier si vous souhaitez personnaliser les contrôles de validation.

Comme alternative à la solution SAP standard, SpinifexIT a construit sa propre solution pré-livrée qui s'appuie sur notre système de gestion des salaires. Easy Reporter pour un déploiement rapide (sans connaissances techniques) des contrôles de validation de la paie. Nous avons également intégré de nombreuses fonctions supplémentaires à la solution standard Payroll Control Center pour rationaliser le fonctionnement et l'intégration dans vos processus quotidiens.Pour plus d'informations sur le module complémentaire SpinifexIT Payroll Control Center, veuillez cliquez ici.

Rationalisation des rapports et du rapprochement des données de paie

Presque tous les clients que je rencontre ont des besoins en matière de reporting interne. Ces besoins ne cessent de croître d'année en année, car la plupart des clients cherchent à exploiter les informations issues du système de paie pour prendre de meilleures décisions commerciales. Voici quelques exemples de domaines où la demande est en hausse :

  • Un besoin accru de contrôle de la paie, notamment en raison de la complexité croissante des situations des salariés
  • Nécessité de fournir des informations aux dirigeants afin qu'ils puissent mieux gérer leur entreprise
  • Création d'extraits vers des solutions tierces (le reporting des retenues des fournisseurs en est un exemple)
  • Rapprochement des salaires

Rapports standard– SAP propose déjà un grand nombre de rapports qui répondent à bon nombre de vos besoins courants. Il est ainsi possible de générer des rapports sur les types de paie, les soldes de congés, les infotypes et bien d’autres domaines. Toutefois, lorsque les rapports standard ne répondent pas tout à fait aux besoins du client, il est souvent nécessaire de se tourner vers d’autres méthodes.Assurez-vous que votre équipe vérifie les rapports standard avant d’envisager d’autres options. Contactez votre partenaire de mise en œuvre si votre équipe n’est pas certaine des rapports disponibles.

Requête ad hoc –De nombreux besoins en matière de rapports, notamment ceux impliquant les données de base des employés, peuvent être satisfaits grâce à la requête ad hoc. Cet outil permet à votre équipe de créer les rapports nécessaires sans avoir à recourir à des processus manuels ou à un développement sur mesure.C'est un excellent moyen de générer tous les rapports dont votre équipe pourrait avoir besoin, sans effort particulier.

Excel – C'est la méthodela plus courante et la plus simple, mais elle est aussi celle qui demande le plus de travail. La procédure habituelle consiste à exécuter plusieurs rapports SAP existants et à extraire les données dans des fichiers locaux. Ces fichiers peuvent ensuite être importés dans Excel ou des outils similaires pour créer les rapports ou analyser les données selon les besoins.C'est parfois le seul moyen rapide et simple de produire les rapports dont vous avez besoin. Gardez toutefois à l'esprit que cela peut impliquer beaucoup de travail manuel et de charge de travail pour créer les rapports, sans compter que cette méthode est sujette aux erreurs.

Rapports personnalisés –Bien que cela puisse être un processus chronophage, de nombreux clients font appel au développement sur mesure pour obtenir exactement ce qu’ils souhaitent. Il peut s’agir d’extraire des données non disponibles dans les rapports standard, de créer les formules nécessaires ou simplement d’afficher le rapport dans un format web agréable.C’est un excellent moyen de rationaliser votre processus de création de rapports, qui implique peut-être actuellement de nombreuses étapes manuelles.

Enfin, bien que la plupart des besoins en matière de rapports concernent l'entreprise dans son ensemble, on observe souvent de nombreuses demandes ponctuelles d'informations émanant de différents services et responsables tout au long de l'année. Ces demandes peuvent être ponctuelles ou récurrentes, à chaque paie ou tous les mois. Tout cela peut alourdir considérablement la charge de travail de l'équipe chargée de la paie.Il est souvent impossible d'échapper à ces demandes ponctuelles. Dans la mesure du possible, essayez de réutiliser certains des processus mentionnés ci-dessus, en particulier si ces demandes ponctuelles commencent à devenir courantes.

SpinifexIT et le reporting

C'est un domaine dans lequel SpinifexIT s'est spécialisé depuis plus de 15 ans. Le reporting et le rapprochement des paies font partie des solutions à forte valeur ajoutée proposées par SpinifexIT.

La solution SpinifexIT existante Easy Reporter a accès à la majorité des données de gestion des salaires et des ressources humaines (HCM) et, au cours des dernières années, a rendu ces données accessibles via le menu Web Reporting . Cela permet de générer des rapports directement depuis Employee Central, ce qui donne ensuite aux employés ou aux responsables un accès direct à certaines des informations essentielles relatives à la paie.

Ces rapports sont accessibles via notre interface Web d'un simple clic, sans avoir à recourir à des méthodes plus anciennes telles que l'ABAP ou l'extraction et le traitement des données dans Excel.

 Résumé

Cet article a donné un aperçu de certains des domaines pouvant faire l'objet d'une rationalisation dans SAP HR et la paie. Il existe de nombreux autres domaines susceptibles d'être rationalisés, qui seront abordés dans la deuxième partie de cet article. Il s'agira notamment de domaines telsque

  • Correspondance avec les employés

  • Optimisation des mises à niveau SAP

  • Gestion des modifications de configuration

  • Opérations de fin d'année

  • Accès du service d'assistance aux données afin de répondre aux questions des employés

Même aujourd’hui, alors que certains de nos clients transfèrent une partie de leurs données vers le cloud, et que dans de nombreux cas, ils y transfèrent même la gestion de la paie (Employee Central Payroll), nous constatons qu’il existe encore de nombreux processus manuels au sein de l’équipe chargée de la paie qui pourraient être rationalisés.

SAP a réalisé des progrès notables dans cette rationalisation grâce à des outils tels que le Payroll Control Center, mais SpinifexIT s'est également spécialisé dans ce domaine et propose d'excellents produits et processus pour rationaliser davantage votre gestion de la paie.

Nous serions ravis de discuter avec vous de chacun des processus mentionnés ci-dessus et des moyens possibles de les rationaliser.

 

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