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Reporting SAP HCM

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Série virtuelle SpinifexIT
 Série virtuelle SpinifexIT 1024 493 SpinifexIT

La série virtuelle SpinifexIT est une compilation des défis les plus courants et les plus complexes que les spécialistes des RH et de la paie rencontrent chaque jour.

Dans chaque épisode, nous explorerons ces défis, ce que vous pouvez faire pour les relever et les solutions que nous avons élaborées pour optimiser le processus global.

Regardez notre première édition de la série virtuelle intitulée"Fine-tuning Your SAP HCM Reporting for the New Normal".

Vous pouvez y accéder en vous inscrivant et en remplissant le formulaire à droite. (Ne vous inquiétez pas, cela ne prendra pas trop de temps !)

La série virtuelle couvrira les sujets suivants :
- SAP HR & Payroll Reporting
- Payroll Control Center
- Payroll Data Testing
- HCM Data Migration

Chaque sujet sera abordé dans des épisodes courts et concis que vous pourrez regarder à votre propre rythme.

Surveillez les annonces des prochains épisodes de la série virtuelle SpinifexIT !

Ajustez votre reporting SAP HCM pour la nouvelle normalité

Inscrivez-vous pour obtenir un accès exclusif à la série virtuelle éducative de SpinifexIT sur le reporting HCM.

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Des rapports simplifiés sur SAP Payroll et SuccessFactors à portée de main
 Des rapports simplifiés sur SAP Payroll et SuccessFactors à portée de main 1024 512 SpinifexIT

Easy Reporter s'intègre de manière transparente au centre de contrôle de la paie de SAP. Automatisez et optimisez vos principaux processus HCM grâce à cette puissante combinaison.

Pour en savoir plus sur le Combo de SpinifexIT, Easy Reporter et le Centre de contrôle de la paie.

Remplissez le formulaire ci-dessous pour demander une copie du webinaire ou réserver un appel de découverte rapide de 15 minutes.
 

Avantages de l'utilisation Easy Reporter

Accédez rapidement aux rapports grâce à des tuiles faciles à utiliser

Utiliser les rapports fournis à l'avance pour réconcilier la paie.

Préparez l'avenir de vos processus de paie

Toujours afficher les dernières informations dans tous les rapports

Mettez en œuvre votre Centre de contrôle de la paie 85 % plus rapidement

Remplir vos obligations en matière de rapports d'audit et de conformité (par exemple, GDPR).

Réponses aux questions les plus fréquemment posées !

Quel est le délai de mise en œuvre de Easy Reporter?

Easy Reporter ne nécessite pas une mise en œuvre complète qui prend des jours, il s'agit simplement de recevoir et d'appliquer un ensemble de transports de notre équipe. Une fois les transports fournis, nous établissons un plan de formation. Celle-ci s'étend sur quelques jours pour votre super-utilisateur et sur un autre jour pour votre administrateur.

Avez-vous des rapports prédéfinis pour les rapports sur l'écart de rémunération entre hommes et femmes au Royaume-Uni ?

Nous disposons de quelques rapports standard, qui fonctionnent de manière assez similaire à la norme SAP. Ils sont un peu plus flexibles. Pour consulter la liste complète de nos rapports, envoyez une demande à [email protected] .

Avec les options de sortie du fichier Easy Reporter , pouvons-nous envoyer un fichier directement à notre prestataire de services de retraite ?

Oui, en effet. Easy Reporter offre la possibilité d'envoyer des fichiers par courrier électronique comme vous l'avez vu ou, pour une option plus sûre, vous pouvez également télécharger le fichier directement par FTP. Dans les deux cas, vous pouvez également utiliser vos propres outils de cryptage dans Easy Reporter pour sécuriser davantage vos données.

Quel est le pack d'amélioration minimum requis pour Easy Reporter et le Centre de contrôle de la paie ?

Le Centre de contrôle de la paie nécessite le pack d'extension 7 avec le renouvellement RH 2.0. Easy Reporter est testé jusqu'à un niveau de pack d'extension bien antérieur. Toutefois, si vous souhaitez intégrer le PCC, vous devez bien entendu être à jour.

Doit-on avoir déjà implémenté le Centre de contrôle des salaires pour utiliser la fonctionnalité Easy Reporter ?

Oui, étant donné que nous nous intégrons au cadre PCC, vous devrez avoir mis en œuvre les éléments de base afin d'utiliser l'intégration Easy Reporter . La bonne nouvelle est que l'utilisation de Easy Reporter signifie que le temps de mise en œuvre peut être considérablement réduit.. Nous fournissons tous les mêmes contrôles d'exception RDS que le SAP RDS standard, et comme vous pouvez l'imaginer, il est beaucoup plus facile et rapide de les adapter à vos besoins ou de créer de nouveaux contrôles.

En savoir plus sur Easy Reporter
En savoir plus sur notre PCC RDS
Découvrez des moyens plus faciles d'accélérer le déploiement de votre Centre de contrôle de la paie
 Découvrez des moyens plus faciles d'accélérer le déploiement de votre Centre de contrôle de la paie 150 150 SpinifexIT

Mettez en place votre Centre de Contrôle des Paiements en un rien de temps avec un... solution puissante à déploiement rapide. Optimisez ce processus de 85 %. avec ce puissant combo de réconciliation et de reporting de la paie.

En savoir plus sur la solution de déploiement rapide du Payroll Control Center de SpinifexIT

Remplissez le formulaire ci-dessous pour demander une copie du webinaire ou réserver un appel de découverte rapide de 15 minutes.
 

Le Payroll Control Center RDS en un coup d'œil

Utiliser plusieurs méthodes de
valider les données et la paie

Réduire le PCC
Temps de mise en œuvre

Préparez l'avenir de votre
paie

Configurez votre PCC sans
assistance technique

Facile à utiliser
Rapports en ligne

Donnez à votreéquipe de paie
les moyens d'agirdès aujourd'hui

En savoir plus sur Easy Reporter
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Webinar : Accélérer le déploiement de votre centre de contrôle de la paie
 Webinar : Accélérer le déploiement de votre centre de contrôle de la paie 1024 512 SpinifexIT

Pour les environnements SAP On-Premise, hybrides ou SAP SuccessFactors Cloud

Rejoignez-nous cet après-midi et parlons des moyens innovants d'accélérer votre déploiement de SAP Payroll Control Center.

Où que vous soyez dans votre voyage dans le nuage, la nécessité d'une paie intelligente et automatisée occupe toujours une place centrale, notamment à des fins de validation et de rapprochement.

Mettre en place votre Centre de Contrôle de la Paie en un rien de temps avec une solution puissante de déploiement rapide et de le configurer pour maximiser ses capacités vous donne finalement un avantage.

Intervenants du webinaire

Stephen Gallo et Mike Timm vous présenteront une solution puissante qui permet de faire tout cela en moins de temps, sans être trop technique. Découvrez les meilleures pratiques lors de la mise en œuvre du Payroll Control Center et n'hésitez pas à poser vos questions relatives au PCC afin que Stephen et Mike puissent y répondre pendant la session. Inscrivez-vous dès maintenant pour réserver votre place.

Détails du webinaire :

Date : 10 octobre 2019
Heure : 14h00 - 15h00 Heure de l'Est (US)
Présenté par SpinifexIT et Integrated Consulting Group LLC

INSCRIVEZ-MOI !
Webinar : Next Dimension HCM et rapports sur la paie
 Webinar : Next Dimension HCM et rapports sur la paie 1024 512 SpinifexIT

Rester simple tout au long du parcours de votre système - Cloud ou pas

Les rapports complexes permettant de réconcilier la paie, de vérifier l'exactitude des données de base et de se conformer aux exigences de reporting GDPR tout en réduisant les risques liés à l'exportation manuelle des données peuvent encore s'avérer difficiles. Après tout, obtenir des données correctes du premier coup avant de passer au cloud est vital pour la réussite de votre projet.

Aucun problème avec SpinifexIT. Découvrez des solutions qui feront passer votre processus de reporting à la dimension supérieure en faisant de chaque processus un jeu d'enfant. La solution de reporting en ligne de SpinifexIT peut également consolider les données de paie à partir de sources de données en nuage et sur site, tout en intégrant pleinement chaque processus et chaque rapport à l'... Centre de contrôle de la paie. Voyez cette solution en action et découvrez les meilleures pratiques pour tous les types de rapports HCM.

Conférencier du webinaire : Brendon Andrews-Warmuth, SpinifexIT

À propos de Brendon

Brendon Andrews-Warmuth

Brendon Andrews-Warmuth a travaillé pendant 10 ans dans le monde entier avec des clients, de la mise en œuvre de SAP HCM aux projets d'amélioration des processus de SuccessFactors uniquement. Son expertise en matière de rapports sur la paie est motivée par son désir d'améliorer les processus commerciaux clés et de soulager la pression exercée sur l'équipe chargée de la paie.

Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour réserver un créneau.

Détails du webinaire :

Date : 23 octobre 2019
Heure : 14h00 - 15h00 UK
Inscrivez-vous via le portail UKISUG ou cliquez sur le bouton ci-dessous pour vous inscrire.

INSCRIVEZ-MOI !
Troisième partie B : Conseils supplémentaires pour rationaliser votre processus de paie
 Troisième partie B : Conseils supplémentaires pour rationaliser votre processus de paie 150 150 SpinifexIT

Auparavant, j'ai parlé de certains domaines de la paie qui peuvent être rationalisés et qui permettent de réaliser d'énormes économies. La section précédente a abordé plusieurs éléments, dont le Centre de contrôle de la paie et Les rapports dans le système de paie. L'article d'aujourd'hui continuera à mettre en évidence plusieurs domaines clés que nous voyons tous les jours dans nos discussions avec nos clients.

Pour de nombreux clients, la seule méthode de communication automatisée avec les employés est le bulletin de salaire. Cependant, il existe souvent de nombreux processus manuels qui nécessitent des données dans le système de paie.

Certains des domaines suivants font l'objet d'un processus manuel dans de nombreuses organisations :

  • Révisions et augmentations de salaire - Lettres ou documents pour mettre en évidence les détails des anciens/nouveaux salaires.
  • Nouvelles embauches et changements de poste - Lettres pour souligner les détails du nouveau poste/de l'emploi.
  • Changement d'emploi / de poste - Création de nouveaux contrats de travail
  • Lettres de licenciement - Déclaration des soldes d'indemnités de licenciement et de congés payés
  • Lettres de récompense/rémunération totale - Document décrivant les détails de la rémunération, les avantages et les conditions d'emploi.

Si SAP fournit des éléments tels que les bulletins de salaire pour fournir les informations relatives à la paie des employés, il n'existe pas beaucoup d'autres correspondances. Cela est dû au fait que les résultats sont différents pour la plupart des clients, et souvent très uniques.

Beaucoup de ces demandes ponctuelles sont souvent faites une fois par an. Pour la plupart d'entre elles, il s'agit d'un processus très similaire à celui des rapports, où l'extraction et la manipulation des données peuvent être assez manuelles, simplement pour les rassembler. Une fois les données disponibles, elles sont mises en forme dans un document, une lettre ou un formulaire, souvent par fusion de courrier.

J'ai vu des clients mettre en place ces processus de plusieurs manières. En voici quelques-unes :

  • SAP Smartforms / HRForms - Il est possible de créer un Smartform, qui, accompagné d'un rapport ABAP, peut produire une correspondance destinée à l'employé. C'est souvent un excellent moyen de créer les lettres et les documents dont votre organisation a besoin. Bien qu'il n'y ait pas de frais supplémentaires de matériel ou de licence, l'inconvénient est qu'il faut un développeur pour les créer et que toute modification nécessite un travail de développement supplémentaire. 
  • Adobe Forms - Semblable à Smartforms, ce logiciel vous permet de créer des documents spécifiques aux clients. Comme Smartforms, c'est une bonne option, mais gardez à l'esprit qu'il faut un expert pour les créer et que, dans ce cas, il faudra probablement payer une licence supplémentaire.
  • MailMerge - De nombreux clients utilisent la fusion de courrier pour créer des lettres et autres correspondances. Les informations sont souvent transmises par une requête ad hoc, un rapport ou un extrait Excel. C'est un bon moyen de produire un document dont vous avez souvent besoin. L'inconvénient est que les données et la correspondance doivent souvent être assemblées manuellement.
  • Manuellement - Les processus ci-dessus présentent chacun différents niveaux d'automatisation. Le processus le plus courant consiste simplement à mettre à jour manuellement les modèles ou les documents Word. Cela signifie qu'il faut remplir les champs manuellement avec des données provenant de SAP. Il s'agit du processus le plus manuel et le plus sujet aux erreurs et, bien qu'il permette de produire un minimum de lettres par an, il est le plus coûteux et doit donc être évité dans la mesure du possible.

La correspondance des employés peut être un domaine dans lequel vous pouvez rationaliser votre processus, car il faut souvent un expert pour produire ce type de rapport ou de document. Les options automatisées telles que SmartForms ou AdobeForms nécessiteront toujours des frais généraux supplémentaires de ressources techniques si des modifications sont nécessaires.

CONSIDÉRATIONS : Si vous avez coché l'une de ces cases, vous devriez peut-être revoir vos processus de production de documents.

SpinifexIT et la création de documents

Au fil des ans, nombre de nos clients ont eu besoin de fournir à leurs employés des informations complexes qui doivent être formatées différemment d'un rapport. Ces informations sont souvent produites sous la forme d'un document PDF qui peut présenter les données mélangées à des formulations, des graphiques, des images, etc.

Par l'intermédiaire de SpinifexIT Easy Documents et Strato nous avons fourni à nos clients des documents tels que des relevés de rémunération globale, des contrats de travail, des déclarations de revenus, des déclarations d'emploi et des lettres de révision des salaires.

Il est possible d'accéder à ces documents par l'intermédiaire de notre interface Web en cliquant sur un bouton, plutôt que de recourir aux anciennes méthodes, notamment l'impression et la distribution de documents.

Que vous soyez sur site ou dans le nuage, vous allez devoir effectuer des mises à jour de votre environnement SAP. Les changements législatifs, les nouvelles versions SAP, etc. seront chargés tout au long de l'année. Si vous avez migré vers Employee Central et/ou Employee Central Payroll, vos mises à jour peuvent survenir beaucoup plus rapidement que dans votre environnement sur site.

Alors que dans de nombreux domaines, vous pouvez simplement accepter les mises à jour, il est recommandé, en ce qui concerne la Paie, d'avoir un processus de vérification de ces mises à niveau et de ces mises à jour. D'autant plus que les clients peuvent avoir des règles personnalisées dans la Paie, il est important de vérifier que tout cela fonctionne avec la nouvelle fonctionnalité.

Les éléments à prendre en compte sont les suivants :

  1. Comment vérifier au mieux que la paie fonctionne correctement après la mise à niveau vers les derniers paquets de support
  2. Contrôle de fin d'année - Il est souvent nécessaire de rapprocher les chiffres de fin d'année avant de terminer le processus de fin d'année. Il s'agit souvent d'un processus important et complexe.

Une recommandation que j'ai vu de nombreux clients utiliser est de mettre en place un processus pour ces types de mises à niveau. L'un des meilleurs processus que j'ai vu de nombreux clients adopter est de s'assurer que dans un environnement TEST, la paie fonctionne de la même manière après une mise à niveau qu'avant.

La meilleure façon de procéder consiste à extraire tous les types de données de paie et à vérifier qu'ils sont exactement les mêmes avant et après la mise à niveau. Bien qu'il s'agisse d'un processus manuel d'extraction et de comparaison dans des outils tels qu'Excel, c'est la meilleure méthode que j'ai vue pour valider que la paie produit toujours les bons résultats. REMARQUE : Cette opération doit être effectuée avec des résultats identiques ou proches des données de production.

Nous vous recommandons d'en être conscient et d'en parler à votre partenaire de mise en œuvre si vous avez des inquiétudes quant à un risque dans l'un de ces domaines.

DES CONSIDÉRATIONS : Si vous avez coché l'une de ces cases, vous voudrez peut-être discuter avec votre partenaire de mise en œuvre de la manière de mieux rationaliser ce processus.

Outils SpinifexIT pour rationaliser les tests de mise à jour

Bien que la majeure partie du processus de vérification des salaires puisse être effectuée manuellement, il existe toujours de meilleures façons de procéder. Nombre de nos clients utilisent la solution de SpinifexIT pour effectuer des comparaisons de données avant et après dans leur système. Easy Reporter pour effectuer des comparaisons de données avant et après dans leur système. 

En outre, le système SpinifexIT Easy Clone de SpinifexIT vous permet de copier des groupes d'employés directement d'un système de production vers un système de test sans avoir à effectuer une copie complète du système. Il s'agit souvent d'un processus très utile qui rationalise les tests de ces mises à niveau, car vous pouvez sélectionner un groupe d'employés et toujours disposer de données de production exactes à 100 % dans vos environnements de test (et même de développement).

 

Il est plus rare qu'un client mette en service l'ensemble des fonctionnalités HCM en une seule fois, surtout lorsqu'il s'agit de plusieurs sociétés, entités et pays.

Par conséquent, dans le cadre de la mise en œuvre et du soutien d'un système existant, vous devez toujours tenir compte de la nécessité d'un déploiement continu des fonctionnalités. Bien que cela ne devrait pas affecter votre système existant, ceux d'entre vous qui ont vécu cette expérience savent que les nouveaux pays ont souvent des effets secondaires indésirables.

Il s'agit simplement d'un élément dont vous devez être conscient si vous mettez en œuvre de nouvelles paies ou de nouveaux pays à l'avenir, notamment lorsque vous essayez de modifier la configuration et/ou les paramètres existants pour un nouveau pays (cela peut également affecter d'autres pays si vous utilisez une fonctionnalité commune).

Toute mise à niveau de la configuration doit comporter un processus simplifié permettant de vérifier ce point. Il est très important de pouvoir faire une comparaison avant/après des résultats de paie pour s'assurer que la nouvelle configuration ne présente aucun problème.

J'ai décidé de consacrer une section au traitement de fin d'année, même s'il s'agit d'un processus similaire à celui des rapports et des rapprochements. Mais comme il s'agit d'un processus annuel et assez complexe, nous parlons souvent à nos clients de ce processus et de la façon dont ils le gèrent.

Bien que la paie permette de payer les employés et que SAP réponde également aux besoins en matière de rapports législatifs en fin d'année, la plupart des clients ont recours à un processus manuel pour rapprocher et vérifier que les chiffres de la paie correspondent aux rapports de fin d'année.

Comme il s'agit d'un processus qui prend souvent beaucoup de temps, de nombreux clients ont mis au point des processus complexes pour vérifier leurs chiffres de fin d'année, impliquant souvent de nombreuses extractions de données, des manipulations d'Excel, etc. Dans la plupart des cas que j'ai vus, il s'agit souvent d'exécuter des rapports tels que wagetype reporter pour extraire des données vers un outil tel qu'Excel, puis de comparer ces valeurs aux valeurs indiquées dans la solution de fin d'année. Il s'agit de disposer d'un processus permettant de valider les paiements que vous avez effectués au bureau des impôts tout au long de l'année.

Ce rapprochement doit aussi souvent être effectué dans des délais serrés et il s'agit généralement d'un processus différent pour chaque pays. La plupart des clients ont une sorte de processus, qu'il soit manuel, un programme ABAP ou même quelque chose que SAP fournit. Quelle que soit la méthode de rapprochement, je vous recommande vivement de mettre en place un processus plus optimisé, car la plupart des rapports de fin d'année sont basés sur la configuration et il est souvent facile d'oublier quelque chose et de ne pas le signaler à votre administration fiscale.

DES CONSIDÉRATIONS : Si vous avez coché l'une de ces cases, vous voudrez peut-être discuter avec votre partenaire de mise en œuvre de la manière de mieux rationaliser ce processus.

SpinifexIT et fin d'année

Le processus de fin d'année a en fait été l'un de nos premiers domaines clés de gain de temps pour les clients, et actuellement, nous avons un produit de fin d'année simplifié pour l'Australie, les États-Unis et le Canada.

 Ces solutions s'appuient sur les processus SAP standard et rationalisent de nombreux domaines dans lesquels vous devez aujourd'hui effectuer de nombreuses opérations manuelles. Des éléments tels que le rapprochement, le rapport sur les chiffres de fin d'année, la distribution d'informations aux employés et bien d'autres sont inclus dans ces solutions.

Vous pouvez consulter nos solutions pour Rapprochement des salaires en Australie et Rapprochement des salaires pour les États-Unis et le Canada en cliquant sur ces liens.

De nombreuses organisations ne considèrent pas qu'il s'agit d'un élément à rationaliser, mais à chaque paie, de nombreuses questions reviennent à l'équipe chargée de la paie (ou à une équipe spécifique du service d'assistance) concernant la paie. Voici quelques exemples

  • Pourquoi mon salaire a-t-il baissé ?
  • Qu'est-ce que ce salaire rétro ?
  • Ma taxe est-elle correcte ?
  • Comment puis-je vérifier si mon solde de congés est correct ?

Nombre de ces questions (et il peut y avoir des dizaines de variantes) demandent du temps pour être étudiées, analysées et rapportées à l'employé. Il est souvent utile de disposer de rapports ou de lettres pour répondre à ces questions, mais cela n'est pas toujours pris en compte car il s'agit souvent de demandes ponctuelles.

Malheureusement, il n'existe pas de réponse standard facile à bon nombre de ces scénarios et, dans la plupart des cas, il s'agit de disposer d'experts pour répondre à ces questions ou enquêter sur les problèmes. Dans la mesure du possible, je vous suggère d'examiner les demandes les plus courantes et de chercher des moyens de rationaliser la façon dont vous y répondez. Que ce soit en utilisant des rapports SAP existants pour enquêter, des lettres dans des formats prédéfinis qui peuvent être remplies pour aider à répondre/expliquer les requêtes ou simplement des procédures sur la façon d'enquêter sur certains de ces éléments. Si vous ne cherchez pas à améliorer votre efficacité, votre équipe devra toujours faire face à des frais généraux.

CONSIDÉRATIONS - Si vous avez coché l'une des cases suivantes, il est possible que vous puissiez améliorer votre service d'assistance et la résolution de vos questions.

Ce qui précède n'est qu'une partie des domaines dont j'ai parlé à mes clients pendant de nombreuses années et j'espère que cela vous donnera quelques idées sur les domaines sur lesquels vous pourriez vous concentrer pour rationaliser votre quotidien. 

Même aujourd'hui, lorsque des clients transfèrent une partie de leurs données dans le nuage, et même dans de nombreux cas en transférant la paie dans le nuage (Employee Central Payroll), nous constatons que ces mêmes processus qui peuvent représenter des frais généraux pour la plupart des clients peuvent être rationalisés.

SAP a bien progressé dans cette rationalisation grâce à des outils tels que le Centre de contrôle de la paie, mais en outre, SpinifexIT s'est spécialisé dans ce domaine et propose d'excellents produits et processus pour rationaliser davantage votre paie.

Nous serions heureux de discuter avec vous de l'un des processus ci-dessus et des moyens potentiels de rationaliser ces éléments. Contactez nous à [email protected] ou visitez notre site web pour réserver un appel de découverte.

Vous pouvez également répondre à ce message et je vous contacterai dans les meilleurs délais.

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VOIR LES ARTICLES CONNEXES

  1. Considérations relatives à la paie lors de la migration vers le Cloud
  2. Considérations relatives à la paie lors de la mise en œuvre d'Employee Central (avec une liste de contrôle téléchargeable gratuitement pour vous et votre responsable de la mise en œuvre)
  3. Rationalisez votre processus de paie (1ère partie)
  4. Conseils supplémentaires pour rationaliser votre processus de paie (partie 2)
SpinifexIT peut résoudre vos problèmes de distribution de rapports en vrac
Comment SpinifexIT peut résoudre vos problèmes de distribution de rapports SAP en masse | 25 juillet 2018
 Comment SpinifexIT peut résoudre vos problèmes de distribution de rapports SAP en masse | 25 juillet 2018 1024 512 SpinifexIT

Cliquez ici pour vous inscrire.

Date : 25 juillet 2018

Heure : 2:00 PM GMT+10 (Melbourne)

Hôte : Steve Horne

De nombreuses entreprises éprouvent encore des difficultés avec leurs processus de distribution de rapports et de documents de paie SAP.

Nous sommes là pour vous aider !

Au cours de ce webinaire en direct, Steve Horne montrera comment Easy Reporter peut être utilisé pour mettre en forme efficacement des rapports et les préparer en vue de leur envoi à un ensemble de destinatairesciblés selon un calendrier précis. Il montrera également comment Easy Documents peut être utilisé pour formater, compiler et envoyer des documents à des individus et des groupes.

Lesclients qui utilisent actuellement les deux solutions bénéficieront des trucs et astuces que Steve présentera au cours de la session. Appliquez immédiatement ces nouvelles techniques pour rendre vos processus de distribution de rapports et de documents plus rapides, plus efficaces et plus faciles!

Vous venez d'entendre parler des solutions SpinifexIT ? Découvrez comment nos solutions créées pour SAP et SuccessFactors peuvent combler le fossé entre les activités standard de reporting et de génération de documents relatifs à la paie et aux RH, et une manière encore plus optimisée d'exécuter les processus fondamentaux des RH et de la paie.

Pour en savoir plus sur Easy Reporter et Easy Documents.

Le blog SpinifexIT rationalise votre processus de paie
Troisième partie A : Rationalisez votre processus de paie
 Troisième partie A : Rationalisez votre processus de paie 1024 512 SpinifexIT

Si l'on me demande si j'ai déjà vu une équipe chargée de la paie qui n'a pas de place pour les gains d'efficacité, je dois répondre par la négative. Cela ne veut pas dire que je ne vois pas de processus totalement intelligents et efficaces, mais avec la paie, il y a toujours de nouveaux défis et de nouveaux changements, ce qui signifie que c'est un processus qui évolue souvent.

Ce blog se concentrera sur certains des domaines d'efficacité dans lesquels j'ai vu des clients rationaliser totalement leur paie. Cela signifie qu'ils peuvent faire beaucoup plus avec les ressources existantes et se concentrer sur la fourniture de nombreuses solutions à valeur ajoutée plutôt que de simplement traiter la paie.

Vous tirerez le meilleur parti de ce blog si vous utilisez ou envisagez de mettre en œuvre...

  • SAP Payroll On-Premise
  • Paie centrale des employés
  • Paie par l'intermédiaire d'un fournisseur de services gérés (ADP, NGA)
  • Exécution de SAP Payroll On-Premise avec les données de base dans Employee Central

Au sein d'une organisation, on ne sait pas toujours clairement ce qu'il faut faire pour que les employés soient payés. Alors que nous aimerions penser qu'il suffit d'appuyer sur un bouton magique le jour de la paie, ce n'est jamais le cas. Surtout dans le monde d'aujourd'hui, les choses deviennent plus complexes et la paie en fait partie.

La plupart des entreprises ont des systèmes de paie couvrant plusieurs pays, plusieurs fréquences de paie, des employés à temps plein, à temps partiel ou occasionnels, et beaucoup de ces employés ont des accords de rémunération individuels ou des règles de rémunération complexes. De nombreux clients ont des systèmes externes de gestion du temps et des présences qui alimentent leur système de paie, et maintenant de nombreux clients ont une intégration de Employee Central à la paie.

Ouf - je suis fatigué rien que d'y penser.

Le traitement d'une paie implique souvent plusieurs jours de saisie de données, d'essais de paie et de validations avant la paie, afin de s'assurer que les calculs sont corrects.

Puis, une fois la paie effectuée, tout est fini... ?

Pas de chance - C'est à ce moment-là que d'autres processus doivent être mis en place. Il s'agit notamment de distribuer des rapports à la direction, de créer des fiches de paie, de rapprocher la paie (souvent des éléments locaux tels que les impôts, les paiements aux fournisseurs et d'autres tâches telles que la fin de l'année), et de créer des interfaces avec d'autres systèmes.

En plus de ces éléments, l'équipe chargée de la paie reçoit souvent des demandes d'assistance de la part des employés concernant leur rémunération (bas salaire, haut salaire, exigences en matière de certificat/formulaire, etc.) Chez certains des clients que je rencontre, cela peut représenter plusieurs centaines à plusieurs milliers d'appels en un mois. Dans de nombreux cas, une équipe est spécialement affectée au traitement des questions relatives à la rémunération.

Enfin, il y a des éléments clés tout au long de l'année, comme les augmentations de salaire, les embauches/licenciements (souvent en masse) et le traitement de fin d'année. Il y a aussi les mises à jour et les modifications occasionnelles des calculs, et/ou l'arrivée de nouvelles paies (comme cela peut être le cas avec une nouvelle acquisition ou même la fusion de plusieurs solutions de paie).

La plupart d'entre nous ne voient la fiche de paie qu'à la fin de chaque semaine ou de chaque mois, mais il y a beaucoup de choses à faire pour que tout se passe bien. Maintenant, je suis vraiment fatiguée rien qu'en pensant aux équipes chargées de la paie dans le monde entier !

Simplifier le complexe

Comme j'ai rendu visite à de nombreux clients au fil des ans, l'un de mes intérêts est d'entendre les clients me dire comment ils effectuent toutes ces tâches au cours d'une semaine normale. Dans la plupart des cas, il y a des spécialistes au sein de la plupart des organisations, qui ne peuvent tout simplement pas partir en congé à certaines périodes de l'année, car ils ne peuvent pas confier cette tâche à quelqu'un d'autre.

Quel que soit le domaine, j'ai toujours été intéressé par les moyens de le rendre plus efficace. C'est pourquoi, il y a 15 ans, j'ai commencé à développer des solutions complémentaires à SAP, dont je suis fier de dire qu'elles sont utilisées quotidiennement par des centaines d'entreprises dans la plupart des grands pays du monde. Ces solutions ont toujours été conçues directement en fonction du client et, au fil des ans, elles ont évolué pour devenir un ensemble complet de solutions.

Je vais en citer quelques-uns ci-dessous, mais même si vous n'êtes pas intéressé par les outils complémentaires, ce qui suit vous donnera un aperçu de certains des domaines que vous pouvez examiner pour rationaliser un service de paie, dans certains cas simplement avec des processus SAP standard que vous n'utilisez peut-être pas actuellement.

Ok - Commençons à examiner certains des domaines à améliorer.

Changer l'état d'esprit - Exécution de la paie (Centre de contrôle de la paie)

L'un des points clés que j'entends lorsque je discute avec les clients est qu'ils parlent d'Employee Central et de la façon dont cela va changer la façon dont les employés sont engagés dans le système HCM. L'interface utilisateur est fantastique car elle offre une méthode facile d'accès aux données, et les employés peuvent mettre à jour la plupart des données eux-mêmes.

La possibilité pour les employés de consulter et de mettre à jour le système directement améliore considérablement la façon dont ils peuvent interagir avec le système.

Cependant, lorsque je visite bon nombre de ces clients, du point de vue de la paie, il est très fréquent que l'équipe chargée de la paie se connecte encore au système SAP via les écrans SAPGUI et exécute la paie directement à partir de là. D'autres clients peuvent utiliser WebGui ou NetWeaver Business Client (NWBC).

Cependant, cela ne change pas vraiment la façon dont l'équipe chargée de la paie travaille au jour le jour.

Il y a cependant quelques bonnes choses à considérer. L'une d'entre elles est une solution de paie plus récente que SAP fournit dans les dernières versions, appelée Payroll Control Center.

Cet outil existe depuis plus de trois ans maintenant, et au cours de cette période, j'ai eu le privilège de voir son évolution depuis le concept initial d'un moyen simplifié de vérifier et d'examiner les erreurs de paie jusqu'à la possibilité d'exécuter le processus de paie. Au cours de cette même période, la configuration et l'installation de cet outil ont été simplifiées, et je pense que c'est maintenant une solution dont les clients peuvent grandement bénéficier.

Le Centre de contrôle de la paie vous permet désormais d'exécuter le processus de paie de bout en bout (y compris l'identification et l'examen des erreurs de paie), le tout par le biais d'une interface utilisateur agréable qui peut être exécutée directement depuis Employee Central.

L'un des avantages réels de cette solution est que la formation d'un nouvel employé de l'équipe de paie peut être beaucoup moins importante, car il dispose d'un processus clairement défini et d'étapes plus simples pour gérer la paie. En particulier si votre paie est complexe et comporte plusieurs étapes et différents pays ou zones de paie, le centre de contrôle de la paie peut les prendre en charge dans un processus défini.

Je pense que le Centre de contrôle de la paie est désormais un élément que la plupart des clients devraient prendre en considération s'ils cherchent des options pour rationaliser certains de leurs processus de paie.

SpinifexIT et Centre de contrôle de la paie

SAP propose un standard Centre de contrôle de la paie Solution de déploiement rapide, ce qui signifie que vous n'avez pas à tout configurer à partir de zéro, mais cela nécessite tout de même une mise en œuvre et une bonne dose d'expertise technique, surtout si vous voulez personnaliser les contrôles de validation.

Comme alternative à la solution SAP standard, SpinifexIT a construit sa propre solution pré-livrée qui s'appuie sur notre système de gestion des salaires. Easy Reporter pour un déploiement rapide (sans connaissances techniques) des contrôles de validation de la paie. Nous avons également intégré de nombreuses fonctions supplémentaires à la solution standard Payroll Control Center pour rationaliser le fonctionnement et l'intégration dans vos processus quotidiens.Pour plus d'informations sur le module complémentaire SpinifexIT Payroll Control Center, veuillez cliquez ici.

Rationalisation de la déclaration et du rapprochement des salaires

Presque tous les clients que je rencontre ont des frais généraux pour la production de rapports internes. Ce besoin ne cesse de croître chaque année, car la plupart des clients cherchent à utiliser les informations contenues dans le système de paie pour prendre de meilleures décisions commerciales. Voici quelques exemples de domaines dont la demande augmente

  • Besoin accru d'auditer les salaires, notamment en raison de la complexité accrue des employés.
  • Nécessité de transmettre des informations aux gestionnaires pour mieux gérer leur entreprise
  • Création d'extraits dans des solutions tierces (le rapport sur les déductions des fournisseurs en est un exemple).
  • Rapprochement de la paie

Rapports standard - SAP fournit déjà un grand nombre de rapports qui répondent à la plupart de vos besoins courants. Les rapports sur les types de salaires, les soldes de congés, les infotypes et bien d'autres domaines sont tous possibles. Toutefois, lorsque les rapports standard ne répondent pas tout à fait aux besoins du client, il est souvent nécessaire de se tourner vers d'autres méthodes. Assurez-vous que votre équipe vérifie les rapports standard avant d'envisager d'autres options. Contactez votre partenaire de mise en œuvre si votre équipe n'est pas sûre des rapports disponibles.

Adhoc Query - De nombreuses exigences en matière de rapports, notamment celles concernant les données de base des employés, peuvent être élaborées grâce à Adhoc Query. Cet outil permet à votre équipe de créer les rapports requis sans avoir à recourir à des processus manuels ou à un développement personnalisé. Il s'agit d'un excellent moyen de créer tous les rapports dont votre équipe a besoin, sans trop de frais généraux.

Excel - La méthode la plus courante et la plus simple, mais qui entraîne le plus de frais généraux. Le processus courant consiste à exécuter plusieurs rapports SAP existants et à extraire les données dans des fichiers locaux. Ces fichiers peuvent ensuite être chargés dans Excel ou dans des outils similaires pour créer les rapports ou analyser les données selon les besoins. C'est parfois le seul moyen rapide et facile de produire les rapports dont vous avez besoin. N'oubliez pas, cependant, que la création des rapports peut nécessiter beaucoup de travail manuel et de frais généraux, sans parler du risque d'erreurs.

Rapports personnalisés - Bien que ce processus puisse prendre du temps, de nombreux clients se tournent vers le développement personnalisé pour obtenir ce qu'ils veulent. Il peut s'agir d'obtenir des données qui ne sont pas disponibles dans les rapports standard, de créer les formules requises ou simplement d'afficher le rapport dans un format Web agréable. Il s'agit d'un excellent moyen de rationaliser vos rapports lorsque vous devez actuellement passer par de nombreuses étapes manuelles pour créer un rapport.

Enfin, alors que la plupart des besoins en matière de rapports se situent au niveau de l'entreprise, il y a souvent de nombreuses demandes ponctuelles d'informations de la part de différents départements et responsables tout au long de l'année. Ces demandes sont parfois ponctuelles ou récurrentes, à chaque paie ou chaque mois. Tout cela peut ajouter beaucoup de frais généraux à l'équipe chargée de la paie. Souvent, il n'y a aucun moyen de contourner ces demandes ponctuelles. Si possible, essayez de réutiliser certains des processus ci-dessus, surtout si ces demandes ponctuelles commencent à devenir courantes.

SpinifexIT et rapports

C'est un domaine dans lequel SpinifexIT est spécialisé depuis plus de 15 ans. Le reporting et le rapprochement des salaires font partie des solutions à valeur ajoutée que SpinifexIT fournit.

Le système existant SpinifexIT Easy Reporter existant a accès à la majorité des données de Payroll HCM et, au cours des dernières années, a rendu ces données accessibles par le biais du Web Reporting de ces dernières années. Cela permet d'exécuter des rapports directement à partir d'Employee Central, ce qui donne ensuite aux employés ou aux gestionnaires un accès direct à certaines des informations de base sur la paie.

Il est possible d'accéder à ces rapports par le biais de notre Front-end Web en cliquant sur un bouton, plutôt que de s'appuyer sur des approches plus anciennes telles que l'ABAP, ou l'extraction de données et la manipulation dans Excel.

 Résumé

Ce blog a donné un aperçu de certains des domaines qui peuvent être rationalisés dans SAP HR et Payroll. Il existe de nombreux autres domaines qui peuvent également être rationalisés et qui seront décrits dans la deuxième partie de ce blog. Il s'agit notamment des domainessuivants

  • Correspondance des employés

  • Rationaliser les mises à niveau de SAP

  • Gérer les changements de configuration

  • Processus de fin d'année

  • Accès du Helpdesk aux données pour répondre aux questions des employés

Même aujourd'hui, lorsque nos clients transfèrent une partie de leurs données dans le nuage, et même dans de nombreux cas en transférant la paie dans le nuage (Employee Central Payroll), nous constatons qu'il existe encore de nombreux processus manuels autour de l'équipe de paie qui pourraient être rationalisés.

SAP a bien progressé dans cette rationalisation grâce à des outils tels que le Centre de contrôle de la paie, mais en outre, SpinifexIT s'est spécialisé dans ce domaine et propose d'excellents produits et processus pour rationaliser davantage votre paie.

Nous serions heureux de discuter avec vous de l'un ou l'autre des processus ci-dessus et des moyens potentiels de rationaliser ces éléments.

 

Spinifexit webinar sap payroll reporting solutions update
Webinar - Qu'est-ce qui est inclus dans notre 2018.R2 ? Voici un aperçu rapide.
 Webinar - Qu'est-ce qui est inclus dans notre 2018.R2 ? Voici un aperçu rapide. 1024 508 SpinifexIT

Cliquez ici pour vous inscrire.

Date : 19 juillet 2018

Heure : 13 heures, EST

Hôte : Paige Elkins

Moyen : Aller au webinaire

2018.R2 sera mis en ligne le 23 juillet 2018. Nous sommes impatients de vous montrer nos dernières mises à jour et améliorations et nous avons préparé ce court webinaire pour vous donner un aperçu. Paige Elkins vous donne un résumé rapide de ce qui est inclus dans notre 2ème version pour 2018.

Après une présentation générale, elle vous expliquera comment accéder aux nouvelles améliorations et fonctionnalités de votre solution SpinifexIT après avoir effectué la mise à niveau vers la dernière version. La session dure 30 minutes. 

Inscrivez-vous ici pour y assister.

Venez voir SpinfexIT successconnect Last Vegas
SuccessConnect Las Vegas | 11 - 13 septembre 2018
 SuccessConnect Las Vegas | 11 - 13 septembre 2018 1024 512 SpinifexIT

SpinifexIT participera cette année à SuccessConnect Las Vegas 2018 en tant que Silver Sponsor.

SpinifexIT s'associe cette année au salon SuccessConnect Las Vegas en septembre. En tant que Silver Sponsor, SpinifexIT disposera de son propre stand dans l'exposition. 

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Participez à nos activités en ligne et sur place pour gagner des prix !

Vous rejoignez SuccessConnect ? Participez à notre défi sur site et en ligne et courez la chance de gagner un prix spécial. Nous tirons au sort un drone DJI Sparkfly et deux chèques-cadeaux à trois gagnants qui participeront à notre défi #ImWithSpinifexIT jeu interactif.

Les gagnants seront sélectionnés et contactés le dernier jour de SuccessConnect. Voici les modalités :

  • Prenez une photo avec l'un des membres de l'équipe SpinifexIT à l'extérieur de l'exposition de solutions.
  • Parlez-nous de vos besoins en matière de SAP HCM et SuccessFactors - nous serons heureux de vous aider !
  • Téléchargez votre meilleure photo avec les membres de notre équipe sur Twitter, Facebook et/ou LinkedIn avec les hashtags #ImWithSpinifexIT et #SuccessConnect. Marquez notre compte (@SpinifexIT) et assurez-vous que vos messages sont publics afin que nous puissions les comptabiliser.
  • Visitez notre stand - nous sommes au S2 et engagez le dialogue avec notre équipe SpinifexIT. Ils seront très heureux de discuter avec vous et de vous présenter une démonstration en direct de nos solutions. Assurez-vous que l'un des membres de notre équipe scanne votre badge pour vous qualifier. Il y aura un gagnant du DJI Sparkfly Drone, tandis que nous distribuerons deux cartes cadeaux à deux autres gagnants du tirage au sort.

Visitez notre stand afin que nous puissions discuter et voir comment nous pouvons vous aider, vous et votre équipe, dans vos processus de RH et de paie. Ou passez simplement nous voir pour nous saluer ! Avez-vous des questions particulières ou des demandes de démonstrations à l'avance ? Faites-le nous savoir en répondant à cet e-mail afin que nous puissions vous contacter et fixer un créneau horaire.

Si vous ne rejoignez pas SuccessConnect sur place, vous pouvez toujours suivre nos mises à jour en cliquant sur le hashtag #ComeSeeSpinifexIT sur Linkedin, Twitter et sur Facebook pour obtenir des mises à jour en direct.