Easy Documents

Simplifier la correspondance avec les employés et la création de documents.

Easy Documents

Simplifier la correspondance avec les employés et la création de documents.

Qu'est-ce Easy Documents?

Easy Documents une solution complémentaire intégrée à SAP qui vous permet d'automatiser la création de documents et de courriers pour votre personnel.

Les utilisateurs peuvent générer et diffuser des documents et des rapports personnalisés sans avoir besoin de programmer ni d'écrire de scripts.

Tout ce qui nécessite un document peut être automatisé.

Simplifiez divers processus manuels au sein de votre flux de travail, notamment :

Caractéristiques principales

Générer des documents RH sans quitter SAP

Ajoutez des images, des logos, des tableaux ou des graphiques

Préremplir les formulaires d'embauche au format PDF

Générer et diffuser automatiquement des documents

Éliminer le code personnalisé et les fusions de données

Regroupez plusieurs rapports pour créer des tableaux de bord

Comment Easy Documents ?

Si nécessaire, il existe des moyens de créer les documents requis, mais le traitement manuel comporte des risques d'erreur.
Easy Documents aux utilisateurs finaux des systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH) de créer leurs propres documents grâce à une interface simple.

Création traditionnelle de documents

1. Extraire des données d'
s à l'aide de SAP Query, d'ABAP, etc.

2. Exportation des données
Enregistrer les données SAP exportées localement ou sur le réseau.

3. Manipulation des données
Manipulez manuellement les données à l'aide d'Excel.

4. Créer des modèles
Créer divers documents de fusion dans Word.

5. Exécuter le publipostage
Utilisez Word pour intégrer des données dans des documents.

6. Envoyer / Diffuser l'
Imprimer, envoyer par la poste ou par e-mail tous les documents.

Avec Easy Documents

1. Collecte de données
Utilisez SpinifexIT Easy Reporter collecter des données en toute simplicité.

2. Créer l'
du document: créez et personnalisez vos documents à l'aide d'Easy Documents.

3. Options de distribution
Diffusez vos documents grâce aux options Easy Documents .

4. Exécutez l'
de documentsen tant que tâche d'arrière-plan pour générer et distribuer les documents.

ÉTAPE 1

Recueillir les données

Utilisez Easy Reporter créer facilement un ou plusieurs rapports, en rassemblant les données dont vous avez besoin par simple glisser-déposer de champs depuis SAP HCM ou SuccessFactors.

Profitez des outils intégrés pour effectuer des calculs et manipuler des données, et facilitez-vous la tâche en choisissant parmi nos rapports prédéfinis.

ÉTAPE 1

Recueillir les données

Utilisez Easy Reporter créer facilement un ou plusieurs rapports en rassemblant les données dont vous avez besoin, d'un simple glisser-déposer des champs depuis SAP HXM ou SuccessFactors.

Profitez des outils intégrés pour effectuer des calculs et manipuler des données, et facilitez-vous la tâche en choisissant parmi nos rapports prédéfinis.

ÉTAPE 2

Créer le document

Lorsque vous créez un nouveau document, personnalisez l'en-tête, le corps ou le pied de page en utilisant l'une des nombreuses options répertoriées ci-dessous.

Texte libre

Saisissez les informations souhaitées en utilisant les options de mise en forme disponibles, telles que les polices, les couleurs, le gras et l'italique. Tout champ intégré sera automatiquement renseigné lors de l'exécution du document.
Graphique

Utilisez la section graphique pour afficher un logo ou une image d'arrière-plan sur la page.
Tableau

Affichez Easy Reporter sous forme de graphiques : graphiques à barres, graphiques circulaires, graphiques linéaires, etc.

Rapport

Ajoutez Easy Reporter votre document un rapport généré par Easy Reporter , par exemple une liste des absences des 12 derniers mois, avec les dates et les heures concernées. Cela facilite la collecte des données et l'affichage des totaux et des sous-totaux.
Tableau

Mettez vos champs en tableau avec un en-tête personnalisable et un nombre de colonnes adapté à vos besoins.
Poste fixe

Alignez n'importe quel champ à un emplacement précis sur la page lorsque vous remplissez des formulaires.

ÉTAPE 3

Options de distribution

Easy Documents vous Easy Documents non seulement d'automatiser la création des documents dont vous avez besoin, mais vous offre également diverses options de distribution.

Vous pouvez facilement envoyer le résultat par e-mail, l'enregistrer localement ou sur un serveur de fichiers, l'archiver dans SAP Archivelink ou l'envoyer vers Strato Storage, ce qui vous offre un large éventail d'options.

ÉTAPE 4

Lancer le document

Lorsque vous lancez un cycle de production de documents, vous avez la possibilité de l'exécuter en ligne afin de vérifier le contenu. Une fois le cycle prêt, nos clients le lancent souvent en tâche de fond, ce qui permet de générer et de distribuer des milliers de documents.

Types de documents

Lettre / Format libre

Ce format permet d'intégrer une ou plusieurs pages comprenant des éléments tels que des en-têtes, des pieds de page, du texte, des logos, des graphiques et bien d'autres éléments dans le document.
Poste fixe

Automatisez le remplissage de formulaires en toute simplicité avec Easy Documents. Importez la mise en page du formulaire et définissez l'emplacement des données fixes, ce qui vous évite d'avoir à créer manuellement les formulaires.
Direction

Créer des documents de synthèse à l'intention des responsables d'équipe/de région et des responsables de centre de coûts, mettant en évidence les effectifs, les coûts et les événements à venir à l'aide de graphiques et de résumés.

Portail en libre-service pour les responsables ou pour les employés

De l'embauche à la retraite, Easy Documents la création des documents indispensables pour les employés.

Lettre de bienvenue
Formulaire de demande de numéro d'identification fiscale
Demande d'adhésion à un fonds de retraite
Configuration de l'accès à la sécurité interne
Configuration de l'accès au système interne
Confirmation de la mise à l'épreuve

Célébration d'anniversaire
Solde de congés excédentaire
Formulaire de demande de congé
Lettre relative à l'indemnité forfaitaire E
Confirmation des revenus
Lettres relatives aux trop-perçus

Changement de poste
Lettre de promotion
Avis d'augmentation salariale
Avis de paiement rétroactif
Célébration d'anniversaire
Vérification des employés

Documents de reporting d'entreprise

Voici par ailleurs quelques documents supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin.

Portail en libre-service pour les responsables ou pour les employés

Grâce à l'interface Web SpinifexIT, vous pouvez non seulement créer les documents dont vous avez besoin, mais aussi les mettre à la disposition des responsables, voire des employés eux-mêmes, pour qu'ils puissent les créer.

Les responsables peuvent lancer la création de rapports de gestion, tandis que les employés peuvent générer des certificats de travail, des lettres de référence et bien plus encore.

Easy Documents

Easy Documents : le flux de travail Easy Documents

Grâce au flux de travail Strato, les documents peuvent être transférés en toute fluidité pour être distribués aux employés.
Easy Documents - Stockage Easy Documents

Grâce à Strato Storage, une fonctionnalité incluse pour les utilisateurs Easy Documents Strato Storage, vous pouvez facilement enregistrer des documents dans l'espace de stockage des employés. Ceux-ci pourront ensuite être consultés par votre équipe ou par l'employé concerné.

Easy HelpDesk

Pour les clients disposant d'Easy Helpdesk, tous Easy Documents peuvent être intégrés au menu Helpdesk.
Easy PCC

Pour les clients utilisant Easy PCC, si vous avez Easy Documents , vous pouvez afficher n'importe quel document dans les écrans d'erreur PCC, ou vous pouvez exécuter les cycles de traitement des documents dans le cadre de l'étape de rapport PCC.

Créer et diffuser des documents plus rapidement

Lorsqu'un fabricant international a décidé de remplacer et d'automatiser ses lettres d'évaluation des performances, qui étaient jusqu'alors rédigées manuellement, il a choisi Easy Documents. Après avoir supprimé les extractions de données et les fusions manuelles, le résultat a été une réduction de 98 % du temps et des efforts consacrés chaque année à cette tâche.

Jours

Sans
Easy Documents

Horaires

Avec «
Easy Documents »

Choisir la bonne solution

Simplifiez sans effort la communication avec vos collaborateurs grâce à des solutions documentaires complètes adaptées à vos besoins.

Vous avez le choix entre deux options performantes : Strato Documents, une solution cloud parfaitement intégrée à SuccessFactors, idéale pour les utilisateurs de SuccessFactors Employee Central/Recruiting qui s'en servent comme source de données principale ; et Easy Documents, recommandée pour les clients qui utilisent principalement les systèmes SAP On-Prem ou S/4HANA.

Que vous utilisiez SuccessFactors ou SAP HCM, nos solutions vous permettent d'optimiser facilement la communication avec vos collaborateurs.

Type de document et données	Easy Documents	Strato
Documents contenant des informations relatives à la paie SAP	La meilleure solution	OUI
Documents contenant des informations sur SuccessFactors	OUI	La meilleure solution
Documents présentant des exigences de mise en page complexes	En quantité limitée	La meilleure solution
Documents nécessitant une mise en forme conditionnelle	OUI	La meilleure solution
Documents contenant des données SuccessFactors en attente	Non	Oui
Document de gestion contenant des informations sur l'équipe	Oui	Non
Document contenant des graphiques	Oui	Non
Document contenant des données sur les tendances issues de SAP HCM	Oui	Non
Création et distribution des bulletins de paie SAP	Oui	Non
Documents contenant des données de recrutement SuccessFactors	En quantité limitée	La meilleure solution

Création de documents	Easy Documents	Strato
Création d'un portail en libre-service pour les employés	Oui	Oui
Création d'un espace de libre-service pour les responsables	La meilleure solution	Oui
Créer un document en fonction de critères de sélection	La meilleure solution	Oui
Planifier, créer et diffuser des documents en fonction de critères	Oui	Non
Déclencher un document à partir d'une action de workflow SuccessFactors	Non	Oui

Distribution des documents	Easy Documents	Strato
E-mail avec pièce jointe	Oui	La meilleure solution
Utilisation de Strato Workflow pour la validation ou la signature électronique	Oui	Oui

Conservation des documents	Easy Documents	Strato
Enregistrer dans SAP Archivelink	La meilleure solution	Oui
Transférer vers Strato Storage	Oui	Oui
Stockage des informations de spool SAP sur Strato Storage	Oui	Non

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Lettre / Format libre

Poste fixe

Direction

Easy Documents : le flux de travail Easy Documents

Easy Documents - Stockage Easy Documents

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