Troisième partie B : Conseils supplémentaires pour rationaliser votre processus de paie
Troisième partie B : Conseils supplémentaires pour rationaliser votre processus de paie https://spinifexit.com/wp-content/themes/corpus/images/empty/thumbnail.jpg 150 150 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/themes/corpus/images/empty/thumbnail.jpgAuparavant, j'ai parlé de certains domaines de la paie qui peuvent être rationalisés et qui permettent de réaliser d'énormes économies. La section précédente a abordé plusieurs éléments, dont le Centre de contrôle de la paie et Les rapports dans le système de paie. L'article d'aujourd'hui continuera à mettre en évidence plusieurs domaines clés que nous voyons tous les jours dans nos discussions avec nos clients.
Pour de nombreux clients, la seule méthode de communication automatisée avec les employés est le bulletin de salaire. Cependant, il existe souvent de nombreux processus manuels qui nécessitent des données dans le système de paie.
Certains des domaines suivants font l'objet d'un processus manuel dans de nombreuses organisations :
- Révisions et augmentations de salaire - Lettres ou documents pour mettre en évidence les détails des anciens/nouveaux salaires.
- Nouvelles embauches et changements de poste - Lettres pour souligner les détails du nouveau poste/de l'emploi.
- Changement d'emploi / de poste - Création de nouveaux contrats de travail
- Lettres de licenciement - Déclaration des soldes d'indemnités de licenciement et de congés payés
- Lettres de récompense/rémunération totale - Document décrivant les détails de la rémunération, les avantages et les conditions d'emploi.
Si SAP fournit des éléments tels que les bulletins de salaire pour fournir les informations relatives à la paie des employés, il n'existe pas beaucoup d'autres correspondances. Cela est dû au fait que les résultats sont différents pour la plupart des clients, et souvent très uniques.
Beaucoup de ces demandes ponctuelles sont souvent faites une fois par an. Pour la plupart d'entre elles, il s'agit d'un processus très similaire à celui des rapports, où l'extraction et la manipulation des données peuvent être assez manuelles, simplement pour les rassembler. Une fois les données disponibles, elles sont mises en forme dans un document, une lettre ou un formulaire, souvent par fusion de courrier.
J'ai vu des clients mettre en place ces processus de plusieurs manières. En voici quelques-unes :
- SAP Smartforms / HRForms - Il est possible de créer un Smartform, qui, accompagné d'un rapport ABAP, peut produire une correspondance destinée à l'employé. C'est souvent un excellent moyen de créer les lettres et les documents dont votre organisation a besoin. Bien qu'il n'y ait pas de frais supplémentaires de matériel ou de licence, l'inconvénient est qu'il faut un développeur pour les créer et que toute modification nécessite un travail de développement supplémentaire.
- Adobe Forms - Semblable à Smartforms, ce logiciel vous permet de créer des documents spécifiques aux clients. Comme Smartforms, c'est une bonne option, mais gardez à l'esprit qu'il faut un expert pour les créer et que, dans ce cas, il faudra probablement payer une licence supplémentaire.
- MailMerge - De nombreux clients utilisent la fusion de courrier pour créer des lettres et autres correspondances. Les informations sont souvent transmises par une requête ad hoc, un rapport ou un extrait Excel. C'est un bon moyen de produire un document dont vous avez souvent besoin. L'inconvénient est que les données et la correspondance doivent souvent être assemblées manuellement.
- Manuellement - Les processus ci-dessus présentent chacun différents niveaux d'automatisation. Le processus le plus courant consiste simplement à mettre à jour manuellement les modèles ou les documents Word. Cela signifie qu'il faut remplir les champs manuellement avec des données provenant de SAP. Il s'agit du processus le plus manuel et le plus sujet aux erreurs et, bien qu'il permette de produire un minimum de lettres par an, il est le plus coûteux et doit donc être évité dans la mesure du possible.
La correspondance des employés peut être un domaine dans lequel vous pouvez rationaliser votre processus, car il faut souvent un expert pour produire ce type de rapport ou de document. Les options automatisées telles que SmartForms ou AdobeForms nécessiteront toujours des frais généraux supplémentaires de ressources techniques si des modifications sont nécessaires.
CONSIDÉRATIONS : Si vous avez coché l'une de ces cases, vous devriez peut-être revoir vos processus de production de documents.
SpinifexIT et la création de documents
Au fil des ans, nombre de nos clients ont eu besoin de fournir à leurs employés des informations complexes qui doivent être formatées différemment d'un rapport. Ces informations sont souvent produites sous la forme d'un document PDF qui peut présenter les données mélangées à des formulations, des graphiques, des images, etc.
Par l'intermédiaire de SpinifexIT Easy Documents et Strato nous avons fourni à nos clients des documents tels que des relevés de rémunération globale, des contrats de travail, des déclarations de revenus, des déclarations d'emploi et des lettres de révision des salaires.
Il est possible d'accéder à ces documents par l'intermédiaire de notre interface Web en cliquant sur un bouton, plutôt que de recourir aux anciennes méthodes, notamment l'impression et la distribution de documents.
Que vous soyez sur site ou dans le nuage, vous allez devoir effectuer des mises à jour de votre environnement SAP. Les changements législatifs, les nouvelles versions SAP, etc. seront chargés tout au long de l'année. Si vous avez migré vers Employee Central et/ou Employee Central Payroll, vos mises à jour peuvent survenir beaucoup plus rapidement que dans votre environnement sur site.
Alors que dans de nombreux domaines, vous pouvez simplement accepter les mises à jour, il est recommandé, en ce qui concerne la Paie, d'avoir un processus de vérification de ces mises à niveau et de ces mises à jour. D'autant plus que les clients peuvent avoir des règles personnalisées dans la Paie, il est important de vérifier que tout cela fonctionne avec la nouvelle fonctionnalité.
Les éléments à prendre en compte sont les suivants :
- Comment vérifier au mieux que la paie fonctionne correctement après la mise à niveau vers les derniers paquets de support
- Contrôle de fin d'année - Il est souvent nécessaire de rapprocher les chiffres de fin d'année avant de terminer le processus de fin d'année. Il s'agit souvent d'un processus important et complexe.
Une recommandation que j'ai vu de nombreux clients utiliser est de mettre en place un processus pour ces types de mises à niveau. L'un des meilleurs processus que j'ai vu de nombreux clients adopter est de s'assurer que dans un environnement TEST, la paie fonctionne de la même manière après une mise à niveau qu'avant.
La meilleure façon de procéder consiste à extraire tous les types de données de paie et à vérifier qu'ils sont exactement les mêmes avant et après la mise à niveau. Bien qu'il s'agisse d'un processus manuel d'extraction et de comparaison dans des outils tels qu'Excel, c'est la meilleure méthode que j'ai vue pour valider que la paie produit toujours les bons résultats. REMARQUE : Cette opération doit être effectuée avec des résultats identiques ou proches des données de production.
Nous vous recommandons d'en être conscient et d'en parler à votre partenaire de mise en œuvre si vous avez des inquiétudes quant à un risque dans l'un de ces domaines.
DES CONSIDÉRATIONS : Si vous avez coché l'une de ces cases, vous voudrez peut-être discuter avec votre partenaire de mise en œuvre de la manière de mieux rationaliser ce processus.
Outils SpinifexIT pour rationaliser les tests de mise à jour
Bien que la majeure partie du processus de vérification des salaires puisse être effectuée manuellement, il existe toujours de meilleures façons de procéder. Nombre de nos clients utilisent la solution de SpinifexIT pour effectuer des comparaisons de données avant et après dans leur système. Easy Reporter pour effectuer des comparaisons de données avant et après dans leur système.
En outre, le système SpinifexIT Easy Clone de SpinifexIT vous permet de copier des groupes d'employés directement d'un système de production vers un système de test sans avoir à effectuer une copie complète du système. Il s'agit souvent d'un processus très utile qui rationalise les tests de ces mises à niveau, car vous pouvez sélectionner un groupe d'employés et toujours disposer de données de production exactes à 100 % dans vos environnements de test (et même de développement).
Il est plus rare qu'un client mette en service l'ensemble des fonctionnalités HCM en une seule fois, surtout lorsqu'il s'agit de plusieurs sociétés, entités et pays.
Par conséquent, dans le cadre de la mise en œuvre et du soutien d'un système existant, vous devez toujours tenir compte de la nécessité d'un déploiement continu des fonctionnalités. Bien que cela ne devrait pas affecter votre système existant, ceux d'entre vous qui ont vécu cette expérience savent que les nouveaux pays ont souvent des effets secondaires indésirables.
Il s'agit simplement d'un élément dont vous devez être conscient si vous mettez en œuvre de nouvelles paies ou de nouveaux pays à l'avenir, notamment lorsque vous essayez de modifier la configuration et/ou les paramètres existants pour un nouveau pays (cela peut également affecter d'autres pays si vous utilisez une fonctionnalité commune).
Toute mise à niveau de la configuration doit comporter un processus simplifié permettant de vérifier ce point. Il est très important de pouvoir faire une comparaison avant/après des résultats de paie pour s'assurer que la nouvelle configuration ne présente aucun problème.
J'ai décidé de consacrer une section au traitement de fin d'année, même s'il s'agit d'un processus similaire à celui des rapports et des rapprochements. Mais comme il s'agit d'un processus annuel et assez complexe, nous parlons souvent à nos clients de ce processus et de la façon dont ils le gèrent.
Bien que la paie permette de payer les employés et que SAP réponde également aux besoins en matière de rapports législatifs en fin d'année, la plupart des clients ont recours à un processus manuel pour rapprocher et vérifier que les chiffres de la paie correspondent aux rapports de fin d'année.
Comme il s'agit d'un processus qui prend souvent beaucoup de temps, de nombreux clients ont mis au point des processus complexes pour vérifier leurs chiffres de fin d'année, impliquant souvent de nombreuses extractions de données, des manipulations d'Excel, etc. Dans la plupart des cas que j'ai vus, il s'agit souvent d'exécuter des rapports tels que wagetype reporter pour extraire des données vers un outil tel qu'Excel, puis de comparer ces valeurs aux valeurs indiquées dans la solution de fin d'année. Il s'agit de disposer d'un processus permettant de valider les paiements que vous avez effectués au bureau des impôts tout au long de l'année.
Ce rapprochement doit aussi souvent être effectué dans des délais serrés et il s'agit généralement d'un processus différent pour chaque pays. La plupart des clients ont une sorte de processus, qu'il soit manuel, un programme ABAP ou même quelque chose que SAP fournit. Quelle que soit la méthode de rapprochement, je vous recommande vivement de mettre en place un processus plus optimisé, car la plupart des rapports de fin d'année sont basés sur la configuration et il est souvent facile d'oublier quelque chose et de ne pas le signaler à votre administration fiscale.
DES CONSIDÉRATIONS : Si vous avez coché l'une de ces cases, vous voudrez peut-être discuter avec votre partenaire de mise en œuvre de la manière de mieux rationaliser ce processus.
SpinifexIT et fin d'année
Le processus de fin d'année a en fait été l'un de nos premiers domaines clés de gain de temps pour les clients, et actuellement, nous avons un produit de fin d'année simplifié pour l'Australie, les États-Unis et le Canada.
Ces solutions s'appuient sur les processus SAP standard et rationalisent de nombreux domaines dans lesquels vous devez aujourd'hui effectuer de nombreuses opérations manuelles. Des éléments tels que le rapprochement, le rapport sur les chiffres de fin d'année, la distribution d'informations aux employés et bien d'autres sont inclus dans ces solutions.
Vous pouvez consulter nos solutions pour Rapprochement des salaires en Australie et Rapprochement des salaires pour les États-Unis et le Canada en cliquant sur ces liens.
De nombreuses organisations ne considèrent pas qu'il s'agit d'un élément à rationaliser, mais à chaque paie, de nombreuses questions reviennent à l'équipe chargée de la paie (ou à une équipe spécifique du service d'assistance) concernant la paie. Voici quelques exemples
- Pourquoi mon salaire a-t-il baissé ?
- Qu'est-ce que ce salaire rétro ?
- Ma taxe est-elle correcte ?
- Comment puis-je vérifier si mon solde de congés est correct ?
Nombre de ces questions (et il peut y avoir des dizaines de variantes) demandent du temps pour être étudiées, analysées et rapportées à l'employé. Il est souvent utile de disposer de rapports ou de lettres pour répondre à ces questions, mais cela n'est pas toujours pris en compte car il s'agit souvent de demandes ponctuelles.
Malheureusement, il n'existe pas de réponse standard facile à bon nombre de ces scénarios et, dans la plupart des cas, il s'agit de disposer d'experts pour répondre à ces questions ou enquêter sur les problèmes. Dans la mesure du possible, je vous suggère d'examiner les demandes les plus courantes et de chercher des moyens de rationaliser la façon dont vous y répondez. Que ce soit en utilisant des rapports SAP existants pour enquêter, des lettres dans des formats prédéfinis qui peuvent être remplies pour aider à répondre/expliquer les requêtes ou simplement des procédures sur la façon d'enquêter sur certains de ces éléments. Si vous ne cherchez pas à améliorer votre efficacité, votre équipe devra toujours faire face à des frais généraux.
CONSIDÉRATIONS - Si vous avez coché l'une des cases suivantes, il est possible que vous puissiez améliorer votre service d'assistance et la résolution de vos questions.
Ce qui précède n'est qu'une partie des domaines dont j'ai parlé à mes clients pendant de nombreuses années et j'espère que cela vous donnera quelques idées sur les domaines sur lesquels vous pourriez vous concentrer pour rationaliser votre quotidien.
Même aujourd'hui, lorsque des clients transfèrent une partie de leurs données dans le nuage, et même dans de nombreux cas en transférant la paie dans le nuage (Employee Central Payroll), nous constatons que ces mêmes processus qui peuvent représenter des frais généraux pour la plupart des clients peuvent être rationalisés.
SAP a bien progressé dans cette rationalisation grâce à des outils tels que le Centre de contrôle de la paie, mais en outre, SpinifexIT s'est spécialisé dans ce domaine et propose d'excellents produits et processus pour rationaliser davantage votre paie.
Nous serions heureux de discuter avec vous de l'un des processus ci-dessus et des moyens potentiels de rationaliser ces éléments. Contactez nous à [email protected] ou visitez notre site web pour réserver un appel de découverte.
Vous pouvez également répondre à ce message et je vous contacterai dans les meilleurs délais.
***
VOIR LES ARTICLES CONNEXES
- Considérations relatives à la paie lors de la migration vers le Cloud
- Considérations relatives à la paie lors de la mise en œuvre d'Employee Central (avec une liste de contrôle téléchargeable gratuitement pour vous et votre responsable de la mise en œuvre)
- Rationalisez votre processus de paie (1ère partie)
- Conseils supplémentaires pour rationaliser votre processus de paie (partie 2)
