Segunda parte: Aspectos relacionados con la nómina durante la implementación de Employee Central
Segunda parte: Aspectos relacionados con la nómina durante la implementación de Employee Central https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/SpinifexIT-Payroll-considerations-during-an-employee-central-implementation-1024x512.jpg 1024 512 SpinifexIT Marketing https://secure.gravatar.com/avatar/9ce89e6f401eaa1eb029e3621cf72127fd3fdc9b1bd7c02f7956aacc137c2382?s=96&d=mm&r=gDescarga nuestralista de verificaciónGRATUITAsobre aspectos a tener en cuenta en materia de nóminas durante la implementación de Employee Central. Rellena el siguiente formulario para recibir una copia.
SEGUNDA PARTE DE UNA SERIE DE TRES ENTRADAS DE BLOG DE DARREN SOUTER
Bienvenidos a la segunda parte de nuestra serie de tresentradas de blogsobre la evolución de la gestión de nóminas.En la primera parte, analizamos algunas de las opciones disponibles a la hora de elegir una solución de gestión de nóminas.Hoy abordaremos algunos aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de integrar la gestión de nóminas en un nuevo entorno que también esté conectado a Employee Central.
Dado que mi experiencia no se centra necesariamente en las implementaciones, voy a centrarme en algunos temas clave que pueden surgir en una implementación típica y en algunos de los aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta. Muchos de estos aspectos surgen en las conversaciones que mantengo a menudo con clientes actuales que buscan un asesoramiento imparcial.
Socio de implementación
Dado que la mayoría de los clientes solo querrán hacer esto una vez, lo mejor es que confíen en la experiencia de unsocio de implementaciónque pueda guiarlos a lo largo de este proceso. Puesto que puede tratarse de unproceso complejoque no solo implica la implementación de Employee Central, sino también la migración de datos, la integración con SAP (para la nómina) y, posiblemente, el cambio de la solución de nómina, merece la pena analizar las implicaciones de dichas opciones. Dependiendo del alcance de su proyecto, puede que le baste con un socio que solo trabaje con Employee Central, pero si se producen cambios en la gestión de nóminas, debería plantearse seriamente contar con un socio que también conozca y haya implementado SAP Payroll.
También es importantecomprobar con qué clientes ha trabajado el socioen proyectos anteriores y si dichos proyectos se consideraron un éxito. Además, creo que merece la pena comprobar las referencias de los consultores que trabajarán en el proyecto, ya que lo último que uno desea es un grupo de consultores sin experiencia que tengan que aprender sobre la marcha mientras ejecutan el proyecto.
Plan de ejecución del proyecto
Aunque pueda parecer obvio, asegúrese de contar con un planrealistapara el proyecto de implementación. Este plan debe abarcar el trabajo necesario para llevar a cabo una implementación completa de principio a fin e incluir numerosas tareas que garanticen que todos los procesos y tareas relacionados con la nómina sigan funcionando en el momento de la puesta en marcha, con el fin de asegurar, en última instancia, que los empleados reciban su salario correctamente.
Por lo tanto, como consejo,asegúrese de dedicar el tiempo y el esfuerzo necesarios para garantizar una migración precisa de los datos de RR. HH. y los procesos de validación.También debe preverse la realización de varias ejecuciones paralelas de prueba de la nómina, la comprobación de los archivos bancarios y la programación de las tareas de soporte durante y después de la puesta en marcha. Este es el tipo de tareas que deben incluirse en el alcance del proyecto para garantizar un funcionamiento fluido del sistema de nóminas.
La implementación de Employee Central junto con la gestión de nóminas es un proceso complejo, por lo que, una vez más, te recomendamos que compruebes las referencias de tu socio para asegurarte de que cuenta con experiencia previa en la implementación tanto de Employee Central como de la gestión de nóminas.
Migración de datos a Employee Central
Durante cualquier implementación de Employee Central, será necesario migrar los datos maestros de su actual sistema SAP On-Premise a Employee Central. Esto es habitual en la mayoría de las implementaciones que incluyen una fase de conversión de datos.
Sin embargo, en el caso de la migración desde SAP HCM, afortunadamente SAP ofrece cierta ayuda en este proceso. Esta ayuda se presenta en forma de informes ABAP que pueden utilizarse para la extracción de los datos. A la hora de planificar una implementación o migración,es importante tener claro quién es el responsable concreto de la extracción, el tratamiento, la migración y la validación de los datos. ¿Esesto responsabilidad del socio de implementación, o es algo que llevará a cabo su equipo interno o el cliente?
Esta fase suele complicarse si es necesario reestructurar los datos existentes y adaptarse a los infotipos o campos específicos de cada cliente. Esto suele implicar un trabajo adicional de desarrollo o extracción, así como una cantidad considerable de tiempo para la manipulación manual y la validación de los datos una vez cargados en Employee Central.
NOTA:
Replicación de datos de vuelta a SAP HCM
Al implementar Employee Central junto con SAP Payroll, es necesario determinar qué sistema es el sistema principal para introducir los datos maestros (por lo general, se trata de Employee Central). Sin embargo, dado que la solución SAP Payroll requiere ciertos datos para poder realizar el procesamiento, es necesario poder replicar los datos maestros en la solución SAP Payroll.
Hay varias opciones disponibles. SAP ofrece la solución SAP Cloud Integration, que incluye aceleradores para agilizar la configuración de esta transferencia de datos. También existen otras soluciones, como Boomi. Para los clientes de Employee Central Payroll (ECP), SAP ofrece un programa de replicación punto a punto para transferir estos datos al entorno ECP.
Independientemente de la solución que utilices, debes asegurarte de que se incluya en el alcance y el plan de implementación. La replicación y las pruebas correspondientes también deben formar parte del proceso de ejecución en paralelo, ya que los datos maestros se mantendrán en Employee Central y luego se replicarán en el entorno de nóminas.
Por último, también debes tener en cuenta qué informes ABAP y de serie relacionados con la nómina se seguirán utilizando en el sistema de nóminas. Te recomiendo que repliques suficientes datos en el entorno de nóminas para que puedan seguir generándose todos los informes pertinentes y, por supuesto, necesitarás datos suficientes para ejecutar con precisión todos los cálculos y procesos de nómina, incluidos los trámites de fin de año y la validación de los resultados de fin de año.
Qué hacer con los informes e interfaces ABAP
Hay muchos clientes de SAP HCM que han personalizado informes ABAP para satisfacer una necesidad específica de su empresa. En muchos casos, estos se han desarrollado desde cero para adaptarse a un requisito de generación de informes concreto, o bien se ha copiado y modificado un informe de SAP para acceder a datos adicionales con el fin de cumplir con un determinado conjunto de requisitos de generación de informes de HCM. Sin estos informes ABAP personalizados, el proceso de generación de informes suele llevarse a cabo mediante la extracción manual de datos a herramientas como MS Excel para crear los informes necesarios. El problema es que se trata de un proceso manual.
Por suerte, con la mayoría de las opciones (si se mantiene SAP Payroll), se puede optar por conservar el ABAP. Tanto si se queda en el entorno local, como si se pasa a ECP, a una opción de SAP Payroll alojada o incluso a muchos de los servicios externalizados, sigue habiendo opciones para disponer de la funcionalidad ABAP. Esto puede significar que los informes funcionarán sin modificaciones o, en algunos casos, que será necesario reelaborarlos, ya que los datos pueden almacenarse de forma diferente en SAP o pueden estar ahora en Employee Central.
NOTA:
CONSEJO DE EXPERTO:
Estas son algunas de las preguntas que he venido planteando a los clientes durante los últimos 15 años al trabajar con ellos en la optimización y automatización de la generación de informes. La necesidad de informes personalizados suele ser fundamental en SAP Payroll cuando se empieza a plantearse la optimización de la generación de informes y las interfaces, pero no es necesario hacerlo mediante código ABAP fijo.
Este proceso global es la razón por la que, a lo largo de los años, he visto cómo muchos equipos de nóminas dedicancasi el 50 % de su tiempo total a la elaboración de informes, ya que el proceso de creación de informes ABAP no es sencillo y la mayoría de los clientes recurren a realizar estos procesos manualmente, extrayendo numerosos datos de SAP HCM y del sistema de nóminas y transfiriéndolos a herramientas como MS Excel para generar dichos informes.
A lo largo de los años, he observado que el número de informes que se identificaron y entregaron durante la implementación acaba siendo solo una parte del total en comparación con, por ejemplo, lo que se tiene 12 meses después de la puesta en marcha. A menudo, los clientes cuentan con entre 20 y 30 informes al inicio de la puesta en marcha, y esta cifra se duplica en los seis meses siguientes. Algunos clientes incluso han llegado a superar los 200 informes al cabo de 12 meses.
Por suerte, el Easy Reporter de SpinifexIT es una alternativa perfecta en este caso. Se trata de una solución que se integra en su sistema SAP, incluye numerosos informes predefinidos y le ofrece la flexibilidad necesaria para crear procesos de generación de informes específicos para cada cliente sin necesidad de recursos técnicos. El equipo de HCM/Nómina puede utilizar esta solución para crear los informes, interfaces y extractos que necesiten directamente en un entorno de producción.De hecho,Easy Reporter utilizar en todas las opciones de nómina que se identificaron en el primer blog.
Por último, si decides que sigues necesitando los informes o interfaces actuales, debescomprobar que los datos estén totalmente disponibles en el mismo sistema. Un buen ejemplo que he observado en varios clientes es que pueden optar por no replicar las estructuras organizativas desde Employee Central. Esto significa que los informes que muestran este tipo de información podrían dejar de ser pertinentes.
Documentos: formularios inteligentes, formularios de RR. HH., formularios de Adobe
Al igual que en el caso de la generación de informes, muchos clientes también han creado funcionalidades personalizadas para generar formularios y cartas con el fin de distribuir fácilmente la información entre los empleados, la dirección y las partes externas. Esto se suele llevar a cabo mediante programas personalizados y funcionalidades de SAP como Smartforms, HR Forms o AdobeForms.
En muchos casos, esto incluye formularios como
- Cartas de revisión salarial
- Informes sobre la remuneración total
- Contratos de trabajo
- Paquetes de bienvenida para el personal
- Formularios legislativos locales
Uno de los retos es que los datos de estos documentos pueden tener que proceder tanto del sistema de nóminas de SAP como del entorno de Employee Central. En la mayoría de los casos, estos documentos deben reproducirse y consultarse desde el entorno de Employee Central.
Afortunadamente, SAP permite crear documentos personalizados. El administrador puede generarlos en su entorno mediante la función de generación de documentos de Employee Central. Esto le permite crear documentos de texto con datos extraídos de los campos de Employee Central correspondientes al empleado.
CONSEJO DE EXPERTO:
A menudo, los documentos de RR. HH. personalizados pueden resultar complejos, por lo que puede ser necesario recurrir a una opción alternativa. Si este es el caso, SpinifexIT ofrece una solución de extensión integrada para Employee Central, conocida como Strato. Strato le permite controlar todo el formato del documento, con la posibilidad de insertar gráficos, logotipos y dar formato al texto para ajustarse a los requisitos del cliente. Además, a través de Strato, puede incorporar secciones en el documento basadas en lógica condicional. Decisiones como la sociedad, la clase de contrato, el sexo, etc., de los empleados pueden incluirse en un documento para permitirle crear fácilmente cualquier documento que se requiera. Las hojas de remuneración total y los contratos de los empleados son dos ejemplos de documentos complejos que hemos observado en nuestra base de clientes.
Funcionalidad personalizada
Muchos clientes han incorporado funcionalidades personalizadas en su sistema SAP. En la mayoría de los casos, esto supone una oportunidad para revisar y eliminar gran parte de esas funcionalidades como parte de la nueva implementación. En el nuevo entorno de la nube, aunque se pueden crear funcionalidades personalizadas, estas se crean dentro de Employee Central y pueden limitarse a pantallas más sencillas mediante la funcionalidad del SuccessFactors MetaData Framework (MDF). Las funcionalidades más complejas se pueden crear a través de SAP Cloud Platform. Merecería la pena buscar formas de conseguir lo que necesita dentro del sistema estándar, pero si esto no es posible, lo mejor sería buscar un proveedor específico que ofrezca lo que desea. Se sugeriría que, si estas opciones no proporcionan lo que necesita, la funcionalidad personalizada sería una opción.
Aspectos a tener en cuenta sobre SAP HCM
Dado que este suele ser un buen momento para plantearse otros cambios, quizá valga la pena analizar con más detalle para qué se utiliza actualmente su solución local.Muchos clientes utilizan la evaluación de tiempos con dos fines principales. El primero es interpretar losdatos de entrada de tiempo(como las presencias) ydeterminar los datos de salida(tipos de salario) basándose en reglas de negocio, como cuándo un empleado debe recibir pagos más elevados (horas extras) o cuándo puede recibir una asignación para comidas. Este podría ser un buen momento para revisar este proceso (incluido cómo se introducen estos datos de tiempo en el sistema) y considerar una solución de control de horarios y asistencia.Noes recomendable que los clientes que están migrando a Employee Central Payroll utilicen la solución estándar de evaluación de tiempos.
Es posible que ya disponga de un sistema de control de horarios y asistencia, pero, aunque sea así, debería confirmar con su socio de implementación si este está integrado con Employee Central o forma parte de la nueva solución de nóminas.
Otro aspecto son loslímites de vacaciones. Employee Central cuenta con un módulo de «Tiempo libre» que puede sustituir a la funcionalidad actual de «Límites de vacaciones» de SAP. Debe asegurarse de que este módulo se ajusta a sus normas y requisitos empresariales, y comprobar si se tiene previsto incluirlo en el alcance de la implementación.
Por último, si ya dispone de un portalde autoservicio para empleadosode autoservicio para responsables, debe comprobar qué funcionalidades siguen siendo necesarias y si estas se duplican en Employee Central. A menudo, los responsables generan numerosos informes, por lo que conviene llevar a cabo un proceso de validación para determinar qué informes deben conservarse y seguir estando disponibles. Si su organización ya no utiliza SAP, debe plantearse cómo se gestionarán estos informes tras la migración a Employee Central.
Ejecuciones en paralelo
Como parte de todas las implementaciones del sistema de nóminas, es necesario comprobar que el sistema funciona y realiza los cálculos correctamente antes de su puesta en marcha. Esto suele implicar una comparación de los resultados obtenidos en el sistema heredado de RR. HH. y nóminas con los del nuevo sistema. En la mayoría de los casos, esto requiere varias ejecuciones. El motivo de estas ejecuciones múltiples es la necesidad de validar la coherencia de los resultados de un periodo de nómina a otro.
Entre los aspectos que hay que tener en cuenta se incluyen:
- Tener al menos dos procesos de nómina en paralelo
- Lo ideal sería realizar una ejecución que abarque el cierre del mes
- Ejecución paralela para cada área de nómina (mensual, quincenal, semanal)
- Validación de los resultados de la nómina, incluyendo el salario actual, los impuestos, las deducciones, las horas extras, las cifras acumuladas en lo que va de año, la acumulación de vacaciones y los asientos contables.
Consejo de experto:
También es importante simular estas situaciones como si fueran casos reales. He visto a clientes que solo han introducido los datos básicos de una nómina, pero no han activado los recálculos retroactivos de la nómina. Esto ha causado problemas tras la puesta en marcha. Es mucho más sencillo solucionar estos problemas antes de la puesta en marcha, por lo que te recomendaría que intentaras que tus simulaciones se ajustaran lo máximo posible a situaciones reales.
Debes asegurarte de que el plan del proyecto contemple tiempo suficiente para llevar a cabo estas ejecuciones en paralelo, así como para resolver cualquier problema que pueda surgir. Este periodo suele ser complicado, ya que tu equipo de nóminas probablemente se encargará de verificar la mayor parte de los resultados y, al mismo tiempo, tendrá que seguir desempeñando sus funciones habituales. Por lo tanto, si es posible, proporcione recursos adicionales para esta fase del proyecto.
Cambios en los procesos
Con Employee Central, muchos de los procesos que su organización lleva años realizando van a cambiar. Esto significa que se producirán muchos cambios internos en su organización. Aunque un sistema como Employee Central es mucho más intuitivo que la solución SAP anterior, seguirá habiendo algunos cambios, por lo que debe prever tiempo para tareas como actualizar manuales y procedimientos, retener al personal, modificar funciones y comunicar el nuevo proceso, entre muchas otras cosas.
Puesta en marcha
Es importante planificar el calendario de la puesta en marcha. Es probable que se necesite cierto tiempo para la migración de datos desde el sistema de producción actual y para la transición a los nuevos procesos. En muchas implementaciones anteriores de SAP, esto se ha sincronizado con el inicio del ejercicio fiscal (dependiendo de la región), de modo que aspectos como la presentación de informes de fin de año en el nuevo sistema no resulten tan críticos.
Debes asegurarte de que no haya otros proyectos críticos en marcha al mismo tiempo que se pone en marcha el sistema, y de que el personal clave esté disponible y no se encuentre de vacaciones programadas o realizando otras actividades en esas fechas.
También debería haber unplan de asistencia para el nuevo entorno durante, al menos, las primeras cuatro semanas tras la puesta en marcha. Es precisamente en este periodo cuando suelen surgir problemas imprevistos, por lo que conviene poder aprovechar la experiencia de los socios durante este tiempo.
Por último, deberías empezar a pensar enla fase posterior a la puesta en marchay en cuál es la mejor manera de gestionarla. Dado que SuccessFactors lanza actualizaciones trimestrales, es importante, como mínimo, comprender qué incluyen estas actualizaciones y qué repercusiones pueden tener en tu sistema y tus procesos. En la mayoría de los casos, no debería haber ningún impacto, pero siempre hay nuevas funcionalidades disponibles, y tu socio podría aconsejarte sobre qué te recomendaría implementar.
Resumen
La implementación de Employee Central junto con Payroll es un proyecto de gran envergadura, por lo que es importante planificarlo bien. Hay muchos gastos asociados a los recursos internos, los consultores, los socios, SAP y otros proveedores externos.Incluso si se decide mantener Payroll en las instalaciones y limitarse a implementar Employee Central, la mayoría de estos aspectos deben tenerse en cuenta en el alcance del proyecto, ya que habrá cierto impacto.
Es importante comprender todo este proceso y aprovechar las experiencias de otros clientes que ya lo han vivido.
Para facilitarte aún más las cosas, hemos resumido la información anterior en unalista de verificaciónque puedes utilizar a la hora de planificar tu migración. Puedes utilizar el formulario anterior para descargar una copia.
Si tienes alguna pregunta o te gustaría compartir algunas de tus experiencias con la implementación, no dudes en dejar un comentario en mi publicación o enviarnos un correo electrónico a[email protected]. Responderé a tus preguntas y comentarios en cuanto pueda.
