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SpinifexIT Marketing

SuccessConnect Las Vegas | 11 al 13 de septiembre de 2018
SuccessConnect Las Vegas | 11 al 13 de septiembre de 2018 1024 683 SpinifexIT Marketing

SpinifexIT se unirá este año a SuccessConnect Las Vegas 2018 como patrocinador de plata.

SpinifexIT se une este año a SuccessConnect Las Vegas en septiembre. Como patrocinador de plata, SpinifexIT tendrá su propio stand en la exposición. 

#ComeSeeSpinifexIT

Conozca a nuestro equipo de expertos en SAP HCM y SuccessFactors

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Las soluciones de SpinifexIT para SAP HCM y SuccessFactors pueden ayudarle a optimizar sus procesos clave de RRHH y Nómina

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Dé a sus Centros de Excelencia de Nómina y RRHH la posibilidad de utilizar nuestra herramienta de ayuda fácil de usar.

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¿Te apuntas a SuccessConnect? Participe en nuestro reto presencial y online y tenga la oportunidad de ganar un premio especial. Sorteamos un DJI Sparkfly Drone y dos cheques regalo entre los tres ganadores que participen en nuestro #EstoyConSpinifexIT juego interactivo.

Los ganadores serán seleccionados y contactados el último día de SuccessConnect. Esta es la mecánica:

Visite nuestro stand para que podamos ponernos al día y ver cómo podemos ayudarle a usted y a su equipo en sus procesos de RRHH y Nómina. O simplemente pase a saludar. ¿Tiene alguna pregunta o solicitud de demostración en particular por adelantado? Háganoslo saber respondiendo a este correo electrónico para que podamos ponernos en contacto con usted y programar un horario.

Si no te unes a SuccessConnect in situ, puedes seguir nuestras actualizaciones haciendo clic en el hashtag #ComeSeeSpinifexIT en Linkedin, Twitter y en Facebook para obtener actualizaciones en directo.

Seminario web gratuito de SpinifexIT sobre informes de nóminas
Seminario web: ¿Cuáles son las mejores prácticas en la elaboración de informes de nóminas en Employee Central?
Seminario web: ¿Cuáles son las mejores prácticas en la elaboración de informes de nóminas en Employee Central? 1024 533 SpinifexIT Marketing

Inscríbete aquí: https://attendee.gotowebinar.com/register/6283535621290422531

¿Tienes dificultades para implementar Employee Central Payroll?

Descubra cómo utilizan los clientes la gama de productos de SpinifexIT para cumplir con los requisitos de implementación y de presentación de informes tras la puesta en marcha.

Te invitamos a nuestro seminario web del 22 de junio. En esta sesión se pondrá de relieve la importancia de los productos de SpinifexIT en un entorno de Employee Central Payroll y, en particular, se abordarán los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de planificar tu implementación.

En este seminario web, podrás

  • Consulte una lista de aspectos que debe tener en cuenta a la hora de tomar la decisión de implementar el ECP
  • Descubre cómo la herramienta de implementación rápida SpinifexIT mejora el Centro de Control de Nóminas de SAP
  • Vea demostraciones en directo de las herramientas de SpinifexIT para la generación de informes sobre datos en la «nube»

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Caso práctico de Global Tech | Informes y documentos de nóminas de SAP
Caso práctico de Global Tech | Informes y documentos de nóminas de SAP 150 150 SpinifexIT Marketing

Estudio de caso: El gigante minorista australiano

Una empresa tecnológica global con sede en Australia comenzó a utilizar las soluciones de SpinifexIT en 2016. Dos años después, compartieron cómo las soluciones de SpinifexIT para la creación de informes de nóminas e interfaces han apoyado su negocio haciendo sus procesos mucho más eficientes.

Más información sobre nuestro Informes de nóminas

Solución impulsada por Easy Reporter

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Ahorre 984 horas de trabajo de RRHH y Nómina al año con las soluciones de SpinifexIT

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PUNTOS DESTACADOS DE LA SOLUCIÓN

Reducción global del 68% del tiempo y el esfuerzo dedicados a la creación y distribución de informes y correspondencia sobre las nóminas

Caso práctico del sector minorista en Australia | SpinifexIT: Informes de SAP HR y nóminas
Caso práctico del sector minorista en Australia | SpinifexIT: Informes de SAP HR y nóminas 1024 683 SpinifexIT Marketing

Descubra cómo uno de los gigantes australianos del comercio minorista preparó su negocio para el futuro con las soluciones de SpinifexIT para SAP Payroll & HR.

Descubra cómo este gigante del comercio minorista, con más de 200.000 empleados activos, mejoró sus servicios de RR.HH. y nóminas utilizando la solución de generación de informes, conciliación, servicios compartidos y documentos de SpinifexIT.

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PUNTOS DESTACADOS DE LA SOLUCIÓN

Dotar a un equipo de 60 asesores de empleados de las soluciones adecuadas les permite responder en tiempo real a más de mil consultas semanales relacionadas con las nóminas.

Caso práctico: Presentación de la solución integrada «Payroll Control Center» de SpinifexIT
Caso práctico: Presentación de la solución integrada «Payroll Control Center» de SpinifexIT 150 150 SpinifexIT Marketing

Defina rápidamente las comprobaciones de excepciones y utilice las completas funciones de generación de informes Easy Reporterpara identificar los errores de forma proactiva.

El Centro de control de nóminas de SAP le ayuda a mejorar la gestión de las nóminas y a lograr procesos de cálculo de nóminas impecables mediante la generación proactiva de informes y la conciliación. Sin embargo, para ponerlo en marcha, es posible que los usuarios tengan que realizar algunas configuraciones técnicas que pueden llevar semanas desarrollar y probar.

Con Easy Reporter de SpinifexIT, las organizaciones pueden reducir el tiempo de implementación del Centro de Control de Nóminas en un 85 %. La combinación de estas dos potentes soluciones permite realizar comprobaciones de nóminas más rigurosas, lo que ayuda al equipo de nóminas a gestionar procesos de nóminas impecables y a preparar la empresa para el futuro.

Descubre más sobre nuestra solución integrada Payroll Control Center. Rellena el siguiente formulario para recibir una copia gratuita de nuestro seminario web sobre PCC.

Al inscribirte, recibirás un correo electrónico con la información del seminario web. También puedes dar tu consentimiento para empezar a recibir comunicaciones relacionadas con Strato, que te enviaremos como máximo una vez al mes. Si no deseas seguir recibiendo nuestros correos electrónicos, puedes hacer clic en «Cancelar suscripción».

Caso de uso: clonación de datos de Employee Central junto con los datos de SAP
Caso de uso: clonación de datos de Employee Central junto con los datos de SAP 1024 683 SpinifexIT Marketing

Easy Clone las organizaciones Easy Clone copiar datos actuales e históricos de los empleados, así como sus resultados, de un entorno de SAP HCM y Employee Central a otro en cuestión de segundos.

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Esta solución puede ayudarle a optimizar sus procesos de prueba y a proteger la integridad de sus datos gracias a sus exhaustivos procesos de encriptación. Con Easy Clone, podrá reducir considerablemente los riesgos de auditoría y las cuantiosas multas al mantener el cumplimiento del RGPD.

Caso práctico: Cómo pueden ayudarte las soluciones de SpinifexIT a cumplir con el RGPD
Caso práctico: Cómo pueden ayudarte las soluciones de SpinifexIT a cumplir con el RGPD 150 150 SpinifexIT Marketing

Las soluciones de SpinifexIT cuentan con numerosas funciones que ayudarán a su organización a cumplir con el RGPD.

A principios de este mes, organizamos un seminario web en directo para nuestros clientes y contactos con sede en Europa con el fin de mostrar cómo algunas de nuestras soluciones - Easy Reporter, Strato y Easy Clone, pueden ayudar a las organizaciones a proporcionar los informes y documentos de cumplimiento exigidos. 

La sesión, de 30 minutos de duración, fue impartida por Brendon Andrews-Warmuth. En el seminario web, Brendon mostró cómo cada solución contribuye en los siguientes aspectos:

  • Acceso a los datos
  • Anonimización de datos
  • Gestión de datos
  • ¡Y mucho más!

 

Rellena el breve formulario que aparece a continuación para ver el seminario web, consultar la sección de preguntas y respuestas y descargar nuestro folleto sobre soluciones para el RGPD.

Al inscribirse, recibirá un correo electrónico con la información del seminario web. También puede optar por empezar a recibir actualizaciones del GDPR / DSVGO, que le enviaremos una vez al mes. Si no desea seguir recibiendo nuestros correos electrónicos, puede hacer clic en "Cancelar la suscripción".

Aspectos a tener en cuenta en materia de nóminas de SpinifexIT durante la implementación de Employee Central
Segunda parte: Aspectos relacionados con la nómina durante la implementación de Employee Central
Segunda parte: Aspectos relacionados con la nómina durante la implementación de Employee Central 1024 512 SpinifexIT Marketing

Descarga nuestralista de verificaciónGRATUITAsobre aspectos a tener en cuenta en materia de nóminas durante la implementación de Employee Central. Rellena el siguiente formulario para recibir una copia.

SEGUNDA PARTE DE UNA SERIE DE TRES ENTRADAS DE BLOG DE DARREN SOUTER

Bienvenidos a la segunda parte de nuestra serie de tresentradas de blogsobre la evolución de la gestión de nóminas.En la primera parte, analizamos algunas de las opciones disponibles a la hora de elegir una solución de gestión de nóminas.Hoy abordaremos algunos aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de integrar la gestión de nóminas en un nuevo entorno que también esté conectado a Employee Central.

Dado que mi experiencia no se centra necesariamente en las implementaciones, voy a centrarme en algunos temas clave que pueden surgir en una implementación típica y en algunos de los aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta. Muchos de estos aspectos surgen en las conversaciones que mantengo a menudo con clientes actuales que buscan un asesoramiento imparcial.

Socio de implementación

Dado que la mayoría de los clientes solo querrán hacer esto una vez, lo mejor es que confíen en la experiencia de unsocio de implementaciónque pueda guiarlos a lo largo de este proceso. Puesto que puede tratarse de unproceso complejoque no solo implica la implementación de Employee Central, sino también la migración de datos, la integración con SAP (para la nómina) y, posiblemente, el cambio de la solución de nómina, merece la pena analizar las implicaciones de dichas opciones.  Dependiendo del alcance de su proyecto, puede que le baste con un socio que solo trabaje con Employee Central, pero si se producen cambios en la gestión de nóminas, debería plantearse seriamente contar con un socio que también conozca y haya implementado SAP Payroll.

También es importantecomprobar con qué clientes ha trabajado el socioen proyectos anteriores y si dichos proyectos se consideraron un éxito. Además, creo que merece la pena comprobar las referencias de los consultores que trabajarán en el proyecto, ya que lo último que uno desea es un grupo de consultores sin experiencia que tengan que aprender sobre la marcha mientras ejecutan el proyecto. 

Plan de ejecución del proyecto

Aunque pueda parecer obvio, asegúrese de contar con un planrealistapara el proyecto de implementación. Este plan debe abarcar el trabajo necesario para llevar a cabo una implementación completa de principio a fin e incluir numerosas tareas que garanticen que todos los procesos y tareas relacionados con la nómina sigan funcionando en el momento de la puesta en marcha, con el fin de asegurar, en última instancia, que los empleados reciban su salario correctamente.

Por lo tanto, como consejo,asegúrese de dedicar el tiempo y el esfuerzo necesarios para garantizar una migración precisa de los datos de RR. HH. y los procesos de validación.También debe preverse la realización de varias ejecuciones paralelas de prueba de la nómina, la comprobación de los archivos bancarios y la programación de las tareas de soporte durante y después de la puesta en marcha. Este es el tipo de tareas que deben incluirse en el alcance del proyecto para garantizar un funcionamiento fluido del sistema de nóminas.

La implementación de Employee Central junto con la gestión de nóminas es un proceso complejo, por lo que, una vez más, te recomendamos que compruebes las referencias de tu socio para asegurarte de que cuenta con experiencia previa en la implementación tanto de Employee Central como de la gestión de nóminas.

Migración de datos a Employee Central

Durante cualquier implementación de Employee Central, será necesario migrar los datos maestros de su actual sistema SAP On-Premise a Employee Central. Esto es habitual en la mayoría de las implementaciones que incluyen una fase de conversión de datos.

Sin embargo, en el caso de la migración desde SAP HCM, afortunadamente SAP ofrece cierta ayuda en este proceso. Esta ayuda se presenta en forma de informes ABAP que pueden utilizarse para la extracción de los datos. A la hora de planificar una implementación o migración,es importante tener claro quién es el responsable concreto de la extracción, el tratamiento, la migración y la validación de los datos. ¿Esesto responsabilidad del socio de implementación, o es algo que llevará a cabo su equipo interno o el cliente?

Esta fase suele complicarse si es necesario reestructurar los datos existentes y adaptarse a los infotipos o campos específicos de cada cliente. Esto suele implicar un trabajo adicional de desarrollo o extracción, así como una cantidad considerable de tiempo para la manipulación manual y la validación de los datos una vez cargados en Employee Central.

NOTA:

Replicación de datos de vuelta a SAP HCM

Al implementar Employee Central junto con SAP Payroll, es necesario determinar qué sistema es el sistema principal para introducir los datos maestros (por lo general, se trata de Employee Central). Sin embargo, dado que la solución SAP Payroll requiere ciertos datos para poder realizar el procesamiento, es necesario poder replicar los datos maestros en la solución SAP Payroll.

Hay varias opciones disponibles. SAP ofrece la solución SAP Cloud Integration, que incluye aceleradores para agilizar la configuración de esta transferencia de datos. También existen otras soluciones, como Boomi. Para los clientes de Employee Central Payroll (ECP), SAP ofrece un programa de replicación punto a punto para transferir estos datos al entorno ECP.  

Independientemente de la solución que utilices, debes asegurarte de que se incluya en el alcance y el plan de implementación. La replicación y las pruebas correspondientes también deben formar parte del proceso de ejecución en paralelo, ya que los datos maestros se mantendrán en Employee Central y luego se replicarán en el entorno de nóminas.

Por último, también debes tener en cuenta qué informes ABAP y de serie relacionados con la nómina se seguirán utilizando en el sistema de nóminas. Te recomiendo que repliques suficientes datos en el entorno de nóminas para que puedan seguir generándose todos los informes pertinentes y, por supuesto, necesitarás datos suficientes para ejecutar con precisión todos los cálculos y procesos de nómina, incluidos los trámites de fin de año y la validación de los resultados de fin de año.

Qué hacer con los informes e interfaces ABAP

Hay muchos clientes de SAP HCM que han personalizado informes ABAP para satisfacer una necesidad específica de su empresa. En muchos casos, estos se han desarrollado desde cero para adaptarse a un requisito de generación de informes concreto, o bien se ha copiado y modificado un informe de SAP para acceder a datos adicionales con el fin de cumplir con un determinado conjunto de requisitos de generación de informes de HCM. Sin estos informes ABAP personalizados, el proceso de generación de informes suele llevarse a cabo mediante la extracción manual de datos a herramientas como MS Excel para crear los informes necesarios.  El problema es que se trata de un proceso manual.

Por suerte, con la mayoría de las opciones (si se mantiene SAP Payroll), se puede optar por conservar el ABAP.  Tanto si se queda en el entorno local, como si se pasa a ECP, a una opción de SAP Payroll alojada o incluso a muchos de los servicios externalizados, sigue habiendo opciones para disponer de la funcionalidad ABAP. Esto puede significar que los informes funcionarán sin modificaciones o, en algunos casos, que será necesario reelaborarlos, ya que los datos pueden almacenarse de forma diferente en SAP o pueden estar ahora en Employee Central.

NOTA:

CONSEJO DE EXPERTO:

Estas son algunas de las preguntas que he venido planteando a los clientes durante los últimos 15 años al trabajar con ellos en la optimización y automatización de la generación de informes. La necesidad de informes personalizados suele ser fundamental en SAP Payroll cuando se empieza a plantearse la optimización de la generación de informes y las interfaces, pero no es necesario hacerlo mediante código ABAP fijo.

Este proceso global es la razón por la que, a lo largo de los años, he visto cómo muchos equipos de nóminas dedicancasi el 50 % de su tiempo total a la elaboración de informes, ya que el proceso de creación de informes ABAP no es sencillo y la mayoría de los clientes recurren a realizar estos procesos manualmente, extrayendo numerosos datos de SAP HCM y del sistema de nóminas y transfiriéndolos a herramientas como MS Excel para generar dichos informes.

A lo largo de los años, he observado que el número de informes que se identificaron y entregaron durante la implementación acaba siendo solo una parte del total en comparación con, por ejemplo, lo que se tiene 12 meses después de la puesta en marcha. A menudo, los clientes cuentan con entre 20 y 30 informes al inicio de la puesta en marcha, y esta cifra se duplica en los seis meses siguientes. Algunos clientes incluso han llegado a superar los 200 informes al cabo de 12 meses.

Por suerte, el Easy Reporter de SpinifexIT es una alternativa perfecta en este caso. Se trata de una solución que se integra en su sistema SAP, incluye numerosos informes predefinidos y le ofrece la flexibilidad necesaria para crear procesos de generación de informes específicos para cada cliente sin necesidad de recursos técnicos. El equipo de HCM/Nómina puede utilizar esta solución para crear los informes, interfaces y extractos que necesiten directamente en un entorno de producción.De hecho,Easy Reporter utilizar en todas las opciones de nómina que se identificaron en el primer blog.

Por último, si decides que sigues necesitando los informes o interfaces actuales, debescomprobar que los datos estén totalmente disponibles en el mismo sistema. Un buen ejemplo que he observado en varios clientes es que pueden optar por no replicar las estructuras organizativas desde Employee Central. Esto significa que los informes que muestran este tipo de información podrían dejar de ser pertinentes.

Documentos: formularios inteligentes, formularios de RR. HH., formularios de Adobe

Al igual que en el caso de la generación de informes, muchos clientes también han creado funcionalidades personalizadas para generar formularios y cartas con el fin de distribuir fácilmente la información entre los empleados, la dirección y las partes externas. Esto se suele llevar a cabo mediante programas personalizados y funcionalidades de SAP como Smartforms, HR Forms o AdobeForms.

En muchos casos, esto incluye formularios como

  • Cartas de revisión salarial
  • Informes sobre la remuneración total
  • Contratos de trabajo
  • Paquetes de bienvenida para el personal
  • Formularios legislativos locales

Uno de los retos es que los datos de estos documentos pueden tener que proceder tanto del sistema de nóminas de SAP como del entorno de Employee Central. En la mayoría de los casos, estos documentos deben reproducirse y consultarse desde el entorno de Employee Central.

Afortunadamente, SAP permite crear documentos personalizados. El administrador puede generarlos en su entorno mediante la función de generación de documentos de Employee Central. Esto le permite crear documentos de texto con datos extraídos de los campos de Employee Central correspondientes al empleado.

 

CONSEJO DE EXPERTO:

A menudo, los documentos de RR. HH. personalizados pueden resultar complejos, por lo que puede ser necesario recurrir a una opción alternativa. Si este es el caso, SpinifexIT ofrece una solución de extensión integrada para Employee Central, conocida como Strato. Strato le permite controlar todo el formato del documento, con la posibilidad de insertar gráficos, logotipos y dar formato al texto para ajustarse a los requisitos del cliente. Además, a través de Strato, puede incorporar secciones en el documento basadas en lógica condicional. Decisiones como la sociedad, la clase de contrato, el sexo, etc., de los empleados pueden incluirse en un documento para permitirle crear fácilmente cualquier documento que se requiera. Las hojas de remuneración total y los contratos de los empleados son dos ejemplos de documentos complejos que hemos observado en nuestra base de clientes.

Funcionalidad personalizada

Muchos clientes han incorporado funcionalidades personalizadas en su sistema SAP. En la mayoría de los casos, esto supone una oportunidad para revisar y eliminar gran parte de esas funcionalidades como parte de la nueva implementación. En el nuevo entorno de la nube, aunque se pueden crear funcionalidades personalizadas, estas se crean dentro de Employee Central y pueden limitarse a pantallas más sencillas mediante la funcionalidad del SuccessFactors MetaData Framework (MDF).  Las funcionalidades más complejas se pueden crear a través de SAP Cloud Platform. Merecería la pena buscar formas de conseguir lo que necesita dentro del sistema estándar, pero si esto no es posible, lo mejor sería buscar un proveedor específico que ofrezca lo que desea. Se sugeriría que, si estas opciones no proporcionan lo que necesita, la funcionalidad personalizada sería una opción.

Aspectos a tener en cuenta sobre SAP HCM

Dado que este suele ser un buen momento para plantearse otros cambios, quizá valga la pena analizar con más detalle para qué se utiliza actualmente su solución local.Muchos clientes utilizan la evaluación de tiempos con dos fines principales. El primero es interpretar losdatos de entrada de tiempo(como las presencias) ydeterminar los datos de salida(tipos de salario) basándose en reglas de negocio, como cuándo un empleado debe recibir pagos más elevados (horas extras) o cuándo puede recibir una asignación para comidas.  Este podría ser un buen momento para revisar este proceso (incluido cómo se introducen estos datos de tiempo en el sistema) y considerar una solución de control de horarios y asistencia.Noes recomendable que los clientes que están migrando a Employee Central Payroll utilicen la solución estándar de evaluación de tiempos.

Es posible que ya disponga de un sistema de control de horarios y asistencia, pero, aunque sea así, debería confirmar con su socio de implementación si este está integrado con Employee Central o forma parte de la nueva solución de nóminas.

Otro aspecto son loslímites de vacaciones. Employee Central cuenta con un módulo de «Tiempo libre» que puede sustituir a la funcionalidad actual de «Límites de vacaciones» de SAP. Debe asegurarse de que este módulo se ajusta a sus normas y requisitos empresariales, y comprobar si se tiene previsto incluirlo en el alcance de la implementación.

Por último, si ya dispone de un portalde autoservicio para empleadosode autoservicio para responsables, debe comprobar qué funcionalidades siguen siendo necesarias y si estas se duplican en Employee Central. A menudo, los responsables generan numerosos informes, por lo que conviene llevar a cabo un proceso de validación para determinar qué informes deben conservarse y seguir estando disponibles. Si su organización ya no utiliza SAP, debe plantearse cómo se gestionarán estos informes tras la migración a Employee Central. 

Ejecuciones en paralelo

Como parte de todas las implementaciones del sistema de nóminas, es necesario comprobar que el sistema funciona y realiza los cálculos correctamente antes de su puesta en marcha. Esto suele implicar una comparación de los resultados obtenidos en el sistema heredado de RR. HH. y nóminas con los del nuevo sistema. En la mayoría de los casos, esto requiere varias ejecuciones. El motivo de estas ejecuciones múltiples es la necesidad de validar la coherencia de los resultados de un periodo de nómina a otro.

Entre los aspectos que hay que tener en cuenta se incluyen:

  • Tener al menos dos procesos de nómina en paralelo
  • Lo ideal sería realizar una ejecución que abarque el cierre del mes
  • Ejecución paralela para cada área de nómina (mensual, quincenal, semanal)
  • Validación de los resultados de la nómina, incluyendo el salario actual, los impuestos, las deducciones, las horas extras, las cifras acumuladas en lo que va de año, la acumulación de vacaciones y los asientos contables.

Consejo de experto:

También es importante simular estas situaciones como si fueran casos reales.  He visto a clientes que solo han introducido los datos básicos de una nómina, pero no han activado los recálculos retroactivos de la nómina. Esto ha causado problemas tras la puesta en marcha. Es mucho más sencillo solucionar estos problemas antes de la puesta en marcha, por lo que te recomendaría que intentaras que tus simulaciones se ajustaran lo máximo posible a situaciones reales.

Debes asegurarte de que el plan del proyecto contemple tiempo suficiente para llevar a cabo estas ejecuciones en paralelo, así como para resolver cualquier problema que pueda surgir. Este periodo suele ser complicado, ya que tu equipo de nóminas probablemente se encargará de verificar la mayor parte de los resultados y, al mismo tiempo, tendrá que seguir desempeñando sus funciones habituales. Por lo tanto, si es posible, proporcione recursos adicionales para esta fase del proyecto.

Cambios en los procesos

Con Employee Central, muchos de los procesos que su organización lleva años realizando van a cambiar.  Esto significa que se producirán muchos cambios internos en su organización. Aunque un sistema como Employee Central es mucho más intuitivo que la solución SAP anterior, seguirá habiendo algunos cambios, por lo que debe prever tiempo para tareas como actualizar manuales y procedimientos, retener al personal, modificar funciones y comunicar el nuevo proceso, entre muchas otras cosas. 

Puesta en marcha

Es importante planificar el calendario de la puesta en marcha. Es probable que se necesite cierto tiempo para la migración de datos desde el sistema de producción actual y para la transición a los nuevos procesos. En muchas implementaciones anteriores de SAP, esto se ha sincronizado con el inicio del ejercicio fiscal (dependiendo de la región), de modo que aspectos como la presentación de informes de fin de año en el nuevo sistema no resulten tan críticos.

Debes asegurarte de que no haya otros proyectos críticos en marcha al mismo tiempo que se pone en marcha el sistema, y de que el personal clave esté disponible y no se encuentre de vacaciones programadas o realizando otras actividades en esas fechas.

También debería haber unplan de asistencia para el nuevo entorno durante, al menos, las primeras cuatro semanas tras la puesta en marcha. Es precisamente en este periodo cuando suelen surgir problemas imprevistos, por lo que conviene poder aprovechar la experiencia de los socios durante este tiempo.

Por último, deberías empezar a pensar enla fase posterior a la puesta en marchay en cuál es la mejor manera de gestionarla. Dado que SuccessFactors lanza actualizaciones trimestrales, es importante, como mínimo, comprender qué incluyen estas actualizaciones y qué repercusiones pueden tener en tu sistema y tus procesos. En la mayoría de los casos, no debería haber ningún impacto, pero siempre hay nuevas funcionalidades disponibles, y tu socio podría aconsejarte sobre qué te recomendaría implementar.

Resumen

La implementación de Employee Central junto con Payroll es un proyecto de gran envergadura, por lo que es importante planificarlo bien. Hay muchos gastos asociados a los recursos internos, los consultores, los socios, SAP y otros proveedores externos.Incluso si se decide mantener Payroll en las instalaciones y limitarse a implementar Employee Central, la mayoría de estos aspectos deben tenerse en cuenta en el alcance del proyecto, ya que habrá cierto impacto.

Es importante comprender todo este proceso y aprovechar las experiencias de otros clientes que ya lo han vivido. 

Para facilitarte aún más las cosas, hemos resumido la información anterior en unalista de verificaciónque puedes utilizar a la hora de planificar tu migración. Puedes utilizar el formulario anterior para descargar una copia. 

Si tienes alguna pregunta o te gustaría compartir algunas de tus experiencias con la implementación, no dudes en dejar un comentario en mi publicación o enviarnos un correo electrónico a[email protected]. Responderé a tus preguntas y comentarios en cuanto pueda.

Primera parte: Aspectos a tener en cuenta en materia de nóminas durante la migración a la nube
Primera parte: Aspectos a tener en cuenta en materia de nóminas durante la migración a la nube 150 150 SpinifexIT Marketing

UNA SERIE DE TRES ENTRADAS DE BLOG DE DARREN SOUTER

A lo largo de los últimos diez años o más, he seguido con gran interés muchos anuncios diferentes de SAP. Muchos de ellos acabaron sin tener mucho impacto, pero la adquisición de SuccessFactors por parte de SAP fue algo muy diferente.  Desde el principio, ya existía un impulso, ya que muchos clientes existentes utilizaban partes(es decir, módulos)de la solución SuccessFactors. Más recientemente, con la inversión continua en SuccessFactors Employee Central, este impulso se ha incrementado aún más, ya que muchos más clientes con soluciones locales buscan pasarse a la nube.

Sin embargo, para la mayoría de estos clientes, SAP Payroll es un factor muy importante debido a su estrecha integración y dependencia de la solución SAP HCM existente. El reciente anuncio de SAP, que amplía la vida útil de Payroll hasta 2030, ha brindado más opciones a los clientes actuales. Hace unas semanas documenté en mi blog algunas reacciones y los posibles efectos de esta ampliación. Al igual que la mayoría de los clientes, nosotros también esperamos recibir más noticias sobre lo que incluirá esta solución y cuáles son los planes de SAP para la solución de nóminas de próxima generación.

La buena noticia es que el actual sistema de nóminas de SAP es una solución extremadamente potente y flexible, y que la mayoría de los clientes disponen de diversas opciones para su sistema de nóminas y para su implementación en el futuro.

Estoy preparando una serie de entradas de blog dirigida a clientes y organizaciones que se encuentran en esta situación. La dividiremos en varias partes para tratar los siguientes temas clave:

  • ¿Qué opciones tengo a la hora de migrar a Employee Central?
  • Aspectos a tener en cuenta durante la implementación de su nueva solución de nóminas con Employee Central: ¿qué casos de uso funcionales y áreas técnicas debo tener en cuenta?
  • Optimización de otros procesos operativos de nóminas en su nuevo entorno integrado de gestión de nóminas

Analizaremos todas las soluciones que ofrece SAP y abordaremos algunos de los cambios técnicos, como las tablas desagrupadas de HANA, entre otros muchos aspectos.

Antes de hablar de todo esto, me gustaría presentarme.

Empecé a trabajar en SAP formando parte del equipo que desarrolló la solución de nóminas para Australia. Desde entonces, he participado en el diseño y el desarrollo de nuestras soluciones de software integradas de SpinifexIT para SAP HCM/Nóminas, con el objetivo final de poner en manos de los profesionales de nóminas y recursos humanos herramientas que pongan de relieve el valor de su trabajo y la eficiencia de sus procesos operativos de nóminas y recursos humanos, así como la gestión de dichos procesos…ya sea mediante la automatización de informes que revelan datos sobre la precisión de las nóminas de los empleados, la automatización de cartas de contratación y contratos de trabajo para nuevas incorporaciones, herramientas para acelerar las pruebas en las actualizaciones de nóminas, soluciones para ayudar a resolver consultas complejas sobre nóminas, la automatización de interfaces con terceros que requieren información de nóminas y bancaria, o la entrega de funcionalidades integradas y personalizadas de nóminas o RR. HH. utilizando nuestras soluciones para satisfacer una necesidad específica del cliente... Estos son solo algunos ejemplos de las capacidades que me apasiona ofrecer a estos profesionales, porque, en mi opinión,los profesionales de nóminas y RR. HH. son superhéroes anónimos que trabajan incansablemente para cuidar de los empleados y del proceso del ciclo de vida del empleado.

En este momento, me enorgullece decir que contamos con más de 800 instalaciones en más de 40 países, donde nuestras soluciones aportan valor añadido cada día a los profesionales de nóminas y recursos humanos; esto es precisamente lo que hacemos, ¡y es mi pasión!

Bien, hablemos ahora un poco sobre SAP Payroll y SuccessFactors. En los últimos años, he seguido de cerca los anuncios de SAP, entre los que se incluyen SuccessFactors, HANA, Payroll Control Center y HR Renewal, y he colaborado con muchos clientes para ayudarles a comprender estas soluciones y lo que significan para ellos.

Por eso, me parece oportuno escribir en este blog sobre SAP Payroll y compartir mis opiniones, así como algunas de las mejores prácticas que hemos observado a lo largo de nuestra experiencia en la implementación y la colaboración con los clientes. Mantendré este blog en un plano general y haré referencia, cuando sea pertinente, a las soluciones y los contenidos de SpinifexIT, ya que nuestros clientes han encontrado un gran valor en el aprovechamiento de la solución en diferentes áreas del ciclo de vida operativo de SAP Payroll y RR. HH.

Empieza a seguirme o a nuestrapágina de LinkedIn de SpinifexITparano perderte ninguna novedad sobre este tema.

Empecemos.

Recursos Humanos y Nóminas: opciones de migración para los clientes

Como SAP ha señalado en numerosas ocasiones, los clientes pueden empezar por cualquier punto y llegar a cualquier lugar. Esto no es diferente en el ámbito de la gestión del capital humano (HCM), y los clientes tienen a su disposición numerosas opciones. A continuación se enumeran algunas de las principales opciones disponibles actualmente para los clientes

  • Migrar a Employee Central y dejar de utilizar Payroll On-Premise
  • Migrar a Employee Central y migrar también la gestión de nóminas a Employee Central Payroll
  • Migrar a Employee Central y migrar la gestión de nóminas a una opción alojada
  • Migrar a Employee Central y externalizar la gestión de nóminas a un proveedor externo, como ADP, NGA u otros proveedores de servicios de nóminas
  • Por ahora, los clientes no pueden hacer nada: quédese en casa y utilice herramientas como HR Renewal

Como se puede ver, hay muchas opciones disponibles para el área de nóminas.Cada una de ellas presenta diferentes vías de migración con distintos grados de complejidad.Sin embargo, el mensaje claro de SAP es que el futuro de los datos maestros de los empleados está en Employee Central (en la nube).

Según mis conversaciones con numerosos clientes y socios, este aspecto constituye una parte importante del panorama futuro de SAP y es probable que la mayoría de los clientes lo adopten en los próximos años. La buena noticia es que aún hay tiempo para planificarlo adecuadamente e incluirlo en sus planes futuros. La transición es un proyecto que debe planificarse con cuidado, ya que no se trata solo de una migración, sino de una transformación empresarial, por lo que conviene revisar los procesos empresariales internos de HCM durante esta migración.

En lo que respecta a la gestión de nóminas, hay varias opciones disponibles.

Migrar a Employee Central y mantener la gestión de nóminas en las propias instalaciones

Una de las opciones más sencillas es mantener la gestión de nóminas en las instalaciones y trasladar las funciones de RR. HH. a Employee Central.

Ya hemos visto que muchos clientes han optado por este enfoque, ya que permite preparar el negocio para el futuro con Employee Central, al tiempo que se mantienen las reglas de nómina ya existentes.

Esta opción no implica que no puedas aprovechar algunas de las nuevas funcionalidades de SAP, como elCentro de control de nóminas,que te permite configurar tu proceso de nóminas de tal forma que se pueda ejecutar desde una vista del navegador o directamente desde Employee Central.

Muchos clientes también están implementando SAP HANA como parte de su entorno ERP global. Esto supone una gran ventaja también para el Centro de Control de Nóminas, ya que este escribe en las nuevas tablas de nóminas desagregadas, que pueden optimizarse para las consultas de SAP HANA. Esto permite realizar comprobaciones de validación muy rápidas para garantizar que la nómina sea correcta y precisa.

Durante este proceso, una de las tareas más importantes es la integración entre Employee Central y el sistema de nóminas. Dado quela mayor parte de los datos se gestiona ahora a través de Employee Central, es necesario migrar a SAP los datos relevantes para la nómina. Esto incluye la mayor parte de la información básica de nóminas, pero algunos clientes que cuentan con procesos ya existentes también están migrando datos como las estructuras organizativas y otros datos más generales de los empleados.  Es realmente importante tener en cuenta cuál es su objetivo en cuanto a la información que se extrae del sistema de nóminas y qué procesos se van a migrar a SuccessFactors.

 

Migrar a Employee Central y trasladar la gestión de nóminas a Employee Central Payroll (ECP)

En muchos casos, el cliente busca eliminar por completo la infraestructura y los costes asociados a su negocio al pasar a una solución totalmente en la nube. En este caso, una de las opciones mejor integradas es la solución SAP Employee Central Payroll. Se trata de una solución alojada que SAP ofrece mediante un modelo de suscripción.

Con Employee Central Payroll, esto se considera una nueva implementación. La ventaja de este enfoque es que, a lo largo de los años, muchos clientes han desarrollado prácticas que requieren un gran esfuerzo manual, cuentan con procesos de nómina complejos y, en muchos casos, utilizan versiones antiguas de las soluciones de SAP, además de disponer de una infraestructura que se acerca al final de su vida útil. Se trata de una oportunidad para revisar toda su implementación y rehacer este proceso.

A FAVOR:

Aún puede trasladar los transportes de su antiguo sistema al nuevo. La configuración personalizada también se puede migrar a la nueva solución para acelerar la implementación, salvo algunas excepciones.

A FAVOR:

La integración está mucho más controlada. La solución ECP no requiere configurar SAP Cloud Integration, sino que utiliza procesos de integración integrados en el propio sistema SAP ECP.

CON:

Algunas funciones, como la evaluación de tiempos y otras funciones no relacionadas con la nómina, no deben utilizarse en el entorno de nóminas de Employee Central.

Varios socios de SAP también ofrecen aquí una opción multitenant (lo que significa que varios clientes pueden utilizar el mismo hardware en el mismo sistema SAP), que cuenta con las ventajas del entorno SAP ECP, pero que también está vinculada a algunas soluciones de socios que permiten una implementación más rápida mediante aceleradores. Esto sigue requiriendo una implementación (como la opción de nóminas de Employee Central), pero permite cierto ahorro si se aprovechan algunas de las opciones predefinidas, como la configuración por país.

Migrar a Employee Central y trasladar la gestión de nóminas a una solución alojada

Si no tiene intención de reestructurar gran parte de sus procesos de nóminas, pero desea retirar su hardware e infraestructura, otra opción podría ser recurrir a una solución de servicios de nóminas alojados. Esta es una opción si su objetivo es trasladar toda la infraestructura fuera de su entorno actual y, en esencia, mantener su sistema de nóminas tal y como está hoy en día.

No he tenido noticias de ningún cliente que haya optado por esta opción, pero se analiza con más detalle en varios blogs. A continuación se incluye uno en el que se cuestiona esta opción para empresas medianas y grandes. Jarret Pazahanick explica el motivo en su blog.

Migrar a EC y externalizar la gestión de nóminas a un proveedor externo, como ADP o NGA

Si tu objetivo es transformar por completo tus procesos empresariales, otra opción podría ser pasar a un servicio de gestión de nóminas(siguiendo utilizando SAP Payroll como motor para gestionar las nóminas). Aunque esta opción también supone una reimplementación de tu sistema de nóminas, puedes llevarla a cabo con un socio y adoptar gran parte de su configuración predefinida para cada uno de los países en los que gestionas las nóminas.

Aunque, por un lado, esta opción podría considerarse similar al cambio a la solución ECP, en realidad ofrece muchas más posibilidades, desde el simple suministro de una solución de gestión de nóminas alojada hasta la externalización completa de la gestión de nóminas al proveedor.  

No hacer nada y seguir utilizando el actual sistema SAP HCM

QUÉDATE EN TU PROPIA INSTALACIÓN

La última opción es, en realidad, no hacer nada y limitarse a seguir la ruta de migración que SAP ofrecerá a sus clientes. SAP ha presentado ya una ruta de migración (prevista a partir de 2023) para pasar a una solución S4/HANA sidecar, lo que permitirá una migración rápida a un entorno SAP similar y mantener su solución de RR. HH. y nóminas (excepto en lo relativo a selección de personal y formación).

Por supuesto, en los próximos 12 años, la innovación en la nube superará con creces a la del sistema local actual. Es posible que este te resulte obsoleto y que, con el tiempo, te veas obligado a migrar a Employee Central.

En resumen…

Parece que se está generando un impulso cada vez mayor, ya que son cada vez más los clientes que planean migrar su sistema central de gestión de capital humano (HCM) a Employee Central y al resto de módulos de SuccessFactors. SAP se ha centrado en el desarrollo de soluciones en la nube. Afortunadamente, esto también ha tenido un efecto positivo en las soluciones locales, ya que aplicaciones como el Payroll Control Center están disponibles tanto en la nube como en las instalaciones.

La decisión se reduce ahora más bien a una cuestión empresarial. Considera lo siguiente:

  • ¿Quieres volver a implementar tu sistema de nóminas de SAP?
  • ¿Qué grado de transformación empresarial te gustaría llevar a cabo de una sola vez?
  • ¿Quieres seguir gestionando tú mismo la nómina?

La decisión es tuya y tienes un montón de opciones entre las que elegir. Vale la pena analizar detenidamente las opciones disponibles en lugar de limitarte a esperar a que suceda lo inevitable.

En la próxima entrada de este blog, hablaremos más sobre la implementación y algunas de las cuestiones a tener en cuenta, centrándonos especialmente en la gestión de nóminas.

Artículo de opinión: Sobre la ampliación de SAP On-Premise y lo que supone para nuestros clientes
Artículo de opinión: Sobre la ampliación de SAP On-Premise y lo que supone para nuestros clientes 150 150 SpinifexIT Marketing

SAP HCM más allá de 2025

SAP ha anunciado recientemente que el periodo de mantenimiento del módulo SAP HCM on-premise se ampliará de 2025 a 2030, lo que ofrece a los clientes actuales de SAP HCM una nueva opción para seguir utilizando su módulo SAP HCM más allá de la fecha límite actual de 2025. El anuncio también ofrece a los clientes una nueva opción para migrar a la solución S/4HANA, que es compatible con el entorno HCM.  Este nuevo entorno se basará en el panorama SAP existente para facilitar la migración, y la nueva solución se basará en la base de datos HANA. SAP ha indicado que proporcionará herramientas adicionales para ayudar con la migración a este nuevo entorno, cuya disponibilidad está prevista para 2023. Este nuevo entorno contará con soporte hasta 2030. Los detalles del anuncio de SAP se pueden encontrar aquí.

Primeras reacciones al anuncio

En el momento de redactar este breve artículo, ya se han publicado algunos comentarios sobre esta noticia.  En general,el anuncio se ha considerado positivo, aunque hay dudas sobre la necesidad de nuevas licencias y la migración al entorno S/4HANA. Será interesante ver si este anuncio hace que los clientes se replanteen retrasar su transición a algunos de los módulos de SuccessFactors, como Employee Central, ya que esto les da potencialmente la opción de no hacer nada hasta que conozcan más detalles sobre la dirección que tomará SAP.

Para obtener más información sobre los comentarios, consulta algunos de los siguientes blogs.

Una opción de hoja de ruta a más largo plazo para la gestión de nóminas

En mi opinión, la cuestión clave con la que, en mi opinión, se han estado enfrentando los clientes de SAP HCM es cuál esla opción más adecuada a largo plazo para su sistema de nóminas de SAPy sus procesos de nóminas, teniendo en cuenta las ventajas de pasar a SuccessFactors Employee Central.

En este momento, los clientes tienen la opción de migrar a SuccessFactors Employee Central para la gestión de datos maestros de RR. HH. y los procesos básicos de RR. HH., y mantener su sistema de nóminas de SAP en las instalaciones, o bien migrar a la solución de nóminas Employee Central de SAP basada en la nube. Otra opción disponible es realizar una migración «lift and shift» a un servicio de nóminas gestionado por SAP, que ofrecen un número limitado de socios de SAP HCM.   Por lo que estamos observando actualmente, la adopción de Employee Central Payroll se encuentra todavía en una fase inicial, y lo mismo puede decirse de la opción de «lift and shift» de SAP Managed Payroll.

Por lo tanto, la mayoría de los clientes de SAP HCM han mantenido su sistema de nóminas de SAP tal y como está (por lo general, en un entorno ECC local). Algunos clientes han migrado a SuccessFactors Employee Central y lo han integrado con su sistema de nóminas ECC, pero, por lo que hemos podido observar, la mayoría de los clientes han hecho muy poco al respecto en esta fase.

¿Cómo piensas gestionar tus procesos de nóminas?

La migración a SuccessFactors Employee Central es, sin duda, una de las principales preocupaciones de muchos clientes en la actualidad, ya que ofrece indudables ventajas empresariales; además, el reciente anuncio de su programa «Upgrade2Success» la convierte en una estrategia muy atractiva a tener en cuenta. Dado que muchos clientes se encuentran en las primeras fases de planificación de este cambio, será interesante ver si este último anuncio de SAP hace que dichos clientes decidan posponerlo por el momento.

Al menos esto ofrece una hoja de ruta a más largo plazo para SAP Payroll, y los clientes podrán decidir por sí mismos si adoptan SuccessFactors Employee Central para la gestión de los datos maestros de los empleados y los procesos básicos de RR. HH., o si siguen utilizando la solución SAP HR On-Premise.

También será interesante ver si en los próximos meses se hacen más anuncios sobre una nueva generación de sistemas de nóminas, tal y como ha especulado Steve Bogner en el siguiente artículo.

Aunque SAP solo ha mencionado esta nueva opción de actualización en el artículo, sería sorprendente que SAP no estuviera barajando otra opción a más largo plazo para la gestión de nóminas.

¿Qué creemos que supondrá esta actualización o conversión?

En SpinifexIT, según lo que podemos deducir del anuncio, la nueva solución S/4HANA propuesta se basará en la solución SAP HCM actual, lo cual es una buena noticia y debería reducir al mínimo el trabajo que los clientes tendrían que realizar para migrar a esta nueva solución. En el caso de los clientes que cuenten con una gran cantidad de funcionalidades personalizadas, como informes o interfaces, los cambios en su solución actual deberían ser mínimos.

La buena noticia es que los clientes pueden plantearse invertir en algunas de las tecnologías más recientes que SAP ha lanzado recientemente, como el Centro de Control de Nóminas, con la tranquilidad de saber que estas se podrán actualizar a la nueva solución.

¿Qué significa esto para los clientes de SpinifexIT?

Nuestros numerosos clientes de SpinifexIT en todo el mundo utilizan varias de nuestras soluciones para abordar diversos casos de uso de SAP HCM, entre los que se incluyen los relacionados conla elaboración de informes operativos y la conciliación de nóminas,la generación de informes del Centro de Control de Nóminas,la creacióny distribución dedocumentos digitales para empleados y directivos, yla clonación de empleados entre sistemas SAP; por lo tanto, consideramos que este es un anuncio prometedor por parte de SAP.

Este tema ha sido objeto de debate constante con los clientes durante los últimos 12 meses, y muchos de ellos nos han pedido consejo sobre qué hacer con su sistema de nóminas de SAP. Aunque la mayoría de nuestros clientes siguen utilizando únicamente las versiones de SAP ECC, también contamos con numerosos clientes que:

 

  • ha implementado la solución de nóminas de Employee Central,
  • ha implementado S/4HANA
  • actualizaron su base de datos a HANA,
  • han adoptado proveedores de nóminas como ADP o NGA (aunque siguen utilizando SAP Payroll como solución).

 

Todos estos clientes han tenido dudas sobre el futuro de SAP Payroll más allá de 2025, por lo que, al menos, ahora tienen una orientación clara.

En lo que respecta a las soluciones de SpinifexIT, nos aseguraremos de que sigan funcionando en la nueva solución S/4HANA propuesta. Tal y como indica el comunicado de SAP, la nueva solución se basará en la solución SAP actual. Por lo tanto, no prevemos ningún problema de actualización, al igual que no hemos observado ningún inconveniente entre nuestros clientes que acaban de implementar S/4HANA.

Además, independientemente de lo que nuestros clientes decidan hacer hoy con su sistema SAP HCM principal (mantenerlo en sus propias instalaciones o migrar a SuccessFactors Employee Central), contamos con opciones para dar respuesta a los casos de uso con los que puedan encontrarse. En todos los escenarios, SpinifexIT ofrece a la comunidad de usuarios de SAP soluciones de HCM y nóminas probadas, tangibles y productivas que complementan la hoja de ruta de SAP, que ahora se extiende hasta 2030.

Más información sobre SpinifexIT

Para obtener más información sobre las soluciones de SpinifexIT, visite nuestro sitio web en www.SpinifexIT.com. Si tiene alguna pregunta o desea solicitar una demostración, puede ponerse en contacto con nosotros en [email protected].

Te invitamos a participar en nuestro seminario web el 18 de enero. Presentaremos nuestra solución de generación de documentos basada en la nube para SuccessFactors y SAP HCM (ideal para sistemas en la nube o híbridos). Haga clic aquí para obtener más información sobre el tema y registrarse.

Darren Souter

Arquitecto de Soluciones Globales de SpinifexIT

Darren lleva más de 20 años desarrollando soluciones de optimización empresarial para SAP HCM y SAP SuccessFactors. Darren dirige el equipo de soluciones de SpinifexIT para desarrollar soluciones innovadoras de SAP HCM que maximicen el valor de la inversión de los clientes de SAP HCM y contribuyan a enriquecer su experiencia.