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Teil 3 B: Weitere Tipps zur Optimierung Ihres Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses

Teil 3 B: Weitere Tipps zur Optimierung Ihres Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses 150 150 SpinifexIT Vermarktung

Ich habe bereits über einige Bereiche der Lohn- und Gehaltsabrechnung gesprochen, die sich durch enorme Einsparungen rationalisieren lassen. Im vorangegangenen Abschnitt wurden mehrere Punkte erörtert, darunter das Payroll Control Center und Berichtswesen innerhalb des Gehaltsabrechnungssystems. Im heutigen Artikel werden wir weiterhin einige Schlüsselbereiche hervorheben, die wir täglich in unseren Gesprächen mit unseren Kunden sehen.

Für viele Kunden ist die einzige Möglichkeit der automatisierten Kommunikation mit den Mitarbeitern die Gehaltsabrechnung. Häufig gibt es jedoch viele manuelle Prozesse, die Daten innerhalb des Gehaltsabrechnungssystems erfordern.

Einige der folgenden Bereiche haben in vielen Organisationen einen recht manuellen Prozess:

  • Gehaltsüberprüfungen und -erhöhungen - Briefe oder Dokumente zur Hervorhebung alter/neuer Gehaltsdetails
  • Neueinstellungen und Positionsänderungen - Briefe zur Hervorhebung neuer Positions-/Stellenangaben
  • Wechsel des Arbeitsplatzes / der Position - Erstellung neuer Arbeitsverträge
  • Kündigungsschreiben - Meldung von Abfindungszahlungen und Urlaubssalden
  • Total Reward / Compensation Letters - Dokument zur Beschreibung aller Gehaltsdetails, Leistungen und Beschäftigungsbedingungen

Während SAP Positionen wie Gehaltsabrechnungen zur Verfügung stellt, um die Abrechnungsinformationen des Mitarbeiters bereitzustellen, gibt es nicht zu viel andere Korrespondenz. Dies liegt daran, dass der Output für die meisten Kunden unterschiedlich und oft sehr einzigartig ist.

Viele dieser Ad-hoc-Anfragen werden oft einmal im Jahr durchgeführt. Für die meisten von ihnen ist es sehr ähnlich wie bei der Berichterstattung, wo es einen ziemlich manuellen Prozess geben kann, um die Daten zu extrahieren und zu manipulieren, nur um sie zusammenzubringen. Sobald die Daten verfügbar sind, werden sie in ein Dokument, einen Brief oder ein Formular formatiert, oft mit Serienbrief.

Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie Kunden diese Prozesse aufbauen. Dazu gehören:

  • SAP Smartforms / HR-Formulare- Es ist möglich, ein Smartform zu erstellen, das zusammen mit einem ABAP-Report Korrespondenz an den Mitarbeiter erstellen kann. Dies ist oft ein guter Weg, um die Briefe und Dokumente zu erstellen, die Ihr Unternehmen benötigt. Zwar fallen keine zusätzlichen Hardware- oder Lizenzkosten an, doch der Nachteil ist, dass für die Erstellung ein Entwickler erforderlich ist und dass alle Änderungen weitere Entwicklungsarbeit erfordern. 
  • Adobe Forms - Ähnlich wie Smartforms ermöglicht es Ihnen, kundenspezifische Dokumente zu erstellen. Wie Smartforms ist dies eine gute Option, aber bedenken Sie, dass Sie einen Experten benötigen, um diese zu erstellen, und dass in diesem Fall wahrscheinlich zusätzliche Lizenzkosten anfallen werden.
  • MailMerge - Viele Kunden verwenden Serienbriefe, um Briefe und andere Korrespondenz zu erstellen. Dabei werden oft Informationen aus einer Adhoc-Abfrage, einem Bericht oder einem Excel-Extrakt übergeben. Dies ist eine gute Möglichkeit, ein Dokument zu erstellen, das Sie häufig benötigen. Der Nachteil ist, dass die Daten und die Korrespondenz oft manuell zusammengestellt werden müssen.
  • Manuell - Die oben genannten Prozesse haben jeweils einen unterschiedlichen Automatisierungsgrad. Der häufigste Prozess ist die manuelle Aktualisierung von Word-Vorlagen oder Dokumenten. Das bedeutet, dass Felder manuell mit Daten aus SAP ausgefüllt werden. Dies ist der manuellste und fehleranfälligste Prozess, der zwar für eine minimale Anzahl von Briefen pro Jahr gut ist, aber den größten Aufwand verursacht und daher nach Möglichkeit vermieden werden sollte.

Die Mitarbeiterkorrespondenz kann ein Bereich zur Optimierung Ihres Prozesses sein, da sie oft einen Experten benötigt, der diese Art von Bericht oder Dokument erstellt. Automatisierte Optionen wie SmartForms oder AdobeForms erfordern weiterhin zusätzliche Kosten für technische Ressourcen, wenn Änderungen erforderlich sind.

ÜBERLEGUNGEN: Wenn Sie einen dieser Punkte angekreuzt haben, sollten Sie Ihre Dokumentenerstellungsprozesse überdenken.

SpinifexIT und Dokumentenerstellung

Im Laufe der Jahre mussten viele unserer Kunden den Mitarbeitern komplexe Informationen zur Verfügung stellen, die anders als ein Bericht formatiert werden müssen. Die Ausgabe erfolgt häufig in Form eines PDF-Dokuments, in dem die Daten mit Texten, Grafiken, Bildern usw. gemischt werden können.

Durch SpinifexIT's Easy Documents und Strato Dokumentenlösungen haben wir unseren Kunden Dokumente wie Total Rewards Statements, Arbeitsverträge, Verdienstbescheinigungen, Beschäftigungsnachweise und Gehaltsüberprüfungsschreiben zur Verfügung gestellt.

Diese Dokumente können über unser Web-Frontend auf Knopfdruck abgerufen werden, anstatt sich auf ältere Ansätze wie Druck und Verteilung von Dokumenten zu verlassen.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre SAP-Umgebung vor Ort oder in der Cloud betreiben, wird es immer wieder Aktualisierungen geben. Änderungen in der Gesetzgebung, neue SAP-Versionen usw. werden das ganze Jahr über eingespielt. Wenn Sie auf Employee Central und/oder Employee Central Payroll umgestiegen sind, könnten Ihre Upgrades plötzlich viel schneller erfolgen als in Ihrer früheren On-Premise-Welt.

Während Sie in vielen Bereichen nur Aktualisierungen akzeptieren können, empfiehlt es sich, dass es auf der Seite der Personalabrechnung wichtig ist, noch einen Prozess zur Überprüfung dieser Aktualisierungen und Aktualisierungen zu haben. Da Kunden innerhalb der Personalabrechnung eigene Regeln haben können, ist es wichtig zu überprüfen, ob dies alles mit der neuen Funktionalität funktioniert.

Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

  1. So überprüfen Sie am besten die korrekte Funktionsweise der Personalabrechnung nach einem Upgrade auf die neuesten Support Packages
  2. Überprüfung des Jahresabschlusses - Oftmals ist es notwendig, die Jahresabschlusszahlen abzustimmen, bevor der Prozess zum Jahresende abgeschlossen wird. Dies kann oft ein großer und komplexer Prozess sein.

Eine Empfehlung, die ich viele Kunden gesehen habe, ist, einen Prozess rund um diese Art von Upgrades zu haben. Einer der besten Prozesse, die ich gesehen habe, wie viele Kunden übernommen haben, ist es, sicherzustellen, dass in einer TEST-Umgebung die Personalabrechnung nach einem Upgrade genauso läuft wie zuvor.

Am besten ist es, alle Lohn- und Gehaltsarten zu extrahieren und zu vergleichen, ob sie vor und nach dem Upgrade identisch sind. Dies ist zwar ein manueller Prozess des Extrahierens und Vergleichens in Tools wie Excel, aber es ist die beste Methode, die ich gesehen habe, um zu überprüfen, ob die Gehaltsabrechnung immer noch die richtigen Ergebnisse liefert. HINWEIS: Dieser Vorgang sollte mit Ergebnissen durchgeführt werden, die mit den Produktionsdaten übereinstimmen oder ihnen nahe kommen.

Wir empfehlen, sich dessen bewusst zu sein und mit Ihrem Implementierungspartner zu sprechen, wenn Sie Bedenken haben, dass Sie in einem dieser Bereiche gefährdet sein könnten.

ÜBERLEGUNGEN: Wenn Sie einen dieser Punkte angekreuzt haben, sollten Sie mit Ihrem Implementierungspartner besprechen, wie Sie dies besser gestalten können.

SpinifexIT Tools zur Optimierung der Update-Tests

Der größte Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann zwar manuell durchgeführt werden, aber es gibt immer bessere Möglichkeiten, dies zu tun. Viele unserer Kunden nutzen SpinifexITs Easy Reporter Lösung, um Vorher-Nachher-Datenvergleiche in ihrem System durchzuführen. 

Darüber hinaus ermöglicht SpinifexIT's Easy Clone ermöglicht es Ihnen, Mitarbeitergruppen direkt von einem Produktionssystem auf ein Testsystem zu kopieren, ohne eine vollständige Systemkopie durchführen zu müssen. Dies ist oft ein sehr nützlicher Prozess, der das Testen dieser Upgrades rationalisiert, da Sie eine Gruppe von Mitarbeitern auswählen können und immer 100% genaue Produktionsdaten in Ihren Test- (und sogar Entwicklungsumgebungen) haben.

 

Es ist eher selten, dass ein Kunde mit allen HCM-Funktionen in einem Schritt live gehen würde, insbesondere wenn ein Kunde mehrere Unternehmen, Einheiten und Länder beteiligt hat.

Daher sollten Sie bei der Implementierung und Unterstützung eines bestehenden Systems immer bedenken, dass ein weiterer Rollout der Funktionalität erforderlich ist. Während dies nicht Ihr bestehendes System beeinträchtigen sollte, wissen diejenigen von Ihnen, die dies durchgemacht haben, oft, dass es oft unerwünschte Nebenwirkungen aus neuen Ländern gibt.

Es ist nur etwas, das Sie beachten sollten, wenn Sie am Ende neue Gehaltsabrechnungen oder Länder in die Zukunft implementieren, insbesondere wenn Sie versuchen, bestehende Konfigurationen und/oder Einstellungen für ein neues Land zu ändern (könnte auch andere Länder betreffen, wenn Sie gemeinsame Funktionen verwenden).

Alle Upgrades der Konfiguration sollten einen vereinfachten Prozess haben, um dies zu überprüfen. Die Möglichkeit, vor/nach dem Vergleich von Abrechnungsergebnissen zu arbeiten, ist sehr wichtig, um sicherzustellen, dass mit der neuen Konfiguration nichts kaputt geht.

Ich habe mich entschieden, einen Abschnitt über die Verarbeitung am Jahresende zu erstellen, obwohl dies ähnlich wie bei der Berichterstattung und Abstimmung ist. Da es sich jedoch um einen einmal jährlich stattfindenden Prozess handelt, der recht komplex ist, sprechen wir oft mit Kunden speziell über diesen Prozess und wie sie damit umgehen.

Während die Personalabrechnung die Mitarbeiter bezahlt und SAP auch alle gesetzlichen Berichtsanforderungen zum Jahresende erfüllt, haben die meisten Kunden einen manuellen Prozess, um die Personalabrechnung abzustimmen und zu überprüfen, ob die Personalabrechnungszahlen mit dem Jahresabschlussbericht übereinstimmen.

Da dies oft ein zeitaufwändiger Prozess ist, haben viele Kunden komplexe Prozesse zur Überprüfung ihrer Jahresabschlusszahlen entwickelt, die oft viele Datenextrakte, Excel-Manipulationen etc. umfassen. In den meisten Fällen habe ich gesehen, dass dies oft darin besteht, Berichte wie den Lohnarten-Reporter auszuführen, um Daten in ein Tool wie Excel zu extrahieren und diese Werte dann wieder mit den Werten der Jahresend-Lösung zu vergleichen. Dies ist ein Prozess zur Überprüfung der Zahlungen, die Sie das ganze Jahr über an das Finanzamt geleistet haben.

Auch diese Versöhnung muss oft innerhalb eines engen Zeitrahmens erfolgen und ist in der Regel für jedes Land ein anderer Prozess. Die meisten Kunden haben eine Art von Prozess, sei es manuell, ein ABAP-Programm oder sogar etwas, das SAP anbietet. Unabhängig davon, wie Sie sich abstimmen, würde ich dringend empfehlen, hier einen optimierteren Prozess zu haben, da der Großteil des Jahresabschlussberichts auf Konfiguration basiert und es oft leicht ist, etwas zu verpassen und nicht an Ihre Steuerbehörde melden zu lassen.

ÜBERLEGUNGEN: Wenn Sie einen dieser Punkte angekreuzt haben, sollten Sie mit Ihrem Implementierungspartner besprechen, wie Sie dies besser gestalten können.

SpinifexIT und Jahresende

Der Jahresabschlussprozess war einer der ersten Bereiche, in denen wir für unsere Kunden Zeit einsparen konnten, und derzeit haben wir ein rationalisiertes Jahresabschlussprodukt für Australien, die Vereinigten Staaten und Kanada.

 Diese Lösungen bauen auf den SAP-Standardprozessen auf und rationalisieren viele der Bereiche, in denen Sie heute möglicherweise viele manuelle Schritte durchführen müssen. Dinge wie Abstimmungen, Berichterstattung über Jahresabschlusszahlen, Verteilung von Informationen an die Mitarbeiter und vieles mehr sind in diesen Lösungen enthalten.

Sie können sich unsere Lösungen für Abstimmung der australischen Gehaltsabrechnung und US/Kanadische Gehaltsabrechnung Reconciliation indem Sie auf diese Links klicken.

Viele Organisationen sind der Meinung, dass dies nicht etwas ist, das sie rationalisieren würden, aber jeder Lohn, es gibt oft viele Fragen, die an das Payroll Team (oder ein bestimmtes Helpdesk-Team) mit Gehaltsabfragen zurückkommen. Einige Beispiele können sein

  • Warum ist mein Gehalt gesunken?
  • Was ist diese Nachzahlung?
  • Ist meine Steuer korrekt?
  • Wie kann ich überprüfen, ob mein Urlaubssaldo korrekt ist?

Viele dieser Fragen (und es könnte Dutzende von Variationen geben), nehmen sich Zeit für die Untersuchung, Analyse und Berichterstattung an den Mitarbeiter. Oftmals kann es hilfreich sein, Berichte oder Briefe zur Verfügung zu haben, um diese zu beantworten, aber es wird oft nicht berücksichtigt, da es sich oft um Ad-hoc-Anfragen handelt.

Leider gibt es keine einfache Standardantwort auf viele dieser Szenarien, und in den meisten Fällen kommt es darauf an, Experten zur Verfügung zu haben, die diese Fragen beantworten oder Probleme untersuchen können. Wenn möglich, würde ich vorschlagen, häufige Anfragen zu untersuchen und nach Möglichkeiten zu suchen, wie Sie die Beantwortung dieser Anfragen rationalisieren können. Sei es durch die Verwendung vorhandener SAP-Berichte zur Untersuchung, durch Briefe in vordefinierten Formaten, die zur Beantwortung/Erläuterung von Anfragen ausgefüllt werden können, oder einfach durch Verfahren zur Untersuchung einiger dieser Punkte. Ohne diese Einstellung zur Verbesserung der Effizienz wird dies für Ihr Team immer ein Mehraufwand sein.

ERWÄGUNGEN - Wenn Sie einen der folgenden Punkte angekreuzt haben, ist Ihr Helpdesk und die Lösung von Anfragen möglicherweise verbesserungsbedürftig

Das oben genannte sind gerade einige der Bereiche, die ich mit Kunden über viele Jahre gesprochen habe und gibt Ihnen hoffnungsvoll einige Ideen auf Bereichen, die Sie in der Lage sein konnten, sich auf das Optimieren Ihres Alltags zu konzentrieren. 

Auch heute noch, wo Kunden einen Teil ihrer Daten in die Cloud verschieben und in vielen Fällen die Personalabrechnung in die Cloud verlagern (Employee Central Payroll), sehen wir, dass dieselben Prozesse, die für die meisten Kunden Overhead sein können, rationalisiert werden können.

SAP hat mit Werkzeugen wie dem Payroll Control Center gute Fortschritte bei dieser Rationalisierung gemacht, aber darüber hinaus hat sich SpinifexIT auf diesen Bereich spezialisiert und bietet großartige Produkte und Prozesse für die weitere Rationalisierung Ihrer Gehaltsabrechnung.

Wir würden uns freuen, mit Ihnen über die oben genannten Prozesse und Möglichkeiten zur Rationalisierung dieser Punkte zu sprechen. Kontaktieren Sie uns unter [email protected] oder besuchen Sie unsere Website, um einen Gesprächstermin zu vereinbaren.

Du kannst auch auf diesen Beitrag antworten und ich würde mich am ehesten mit dir in Verbindung setzen.

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