Easy Documents

Optimieren Sie die Mitarbeiterkorrespondenz und die Erstellung von Dokumenten.

Easy Documents

Optimieren Sie die Mitarbeiterkorrespondenz und die Erstellung von Dokumenten.

Was ist Easy Documents?

Easy Documents eine integrierte SAP-Erweiterungslösung, mit der Sie die Erstellung von Dokumenten und Schreiben für Ihre Mitarbeiter automatisieren können.

Benutzer können individuelle Dokumente und Berichte erstellen und verteilen, ohne dass Programmier- oder Skriptkenntnisse erforderlich sind.

Alles, wofür ein Dokument benötigt wird, kann automatisiert werden.

Optimieren Sie verschiedene manuelle Prozesse in Ihrem Arbeitsablauf, darunter:

Wichtigste Merkmale

Erstellen Sie Personalunterlagen, ohne SAP zu verlassen

Fügen Sie Bilder, Logos, Diagramme oder Grafiken ein

PDF-Formulare für die Einstellung vorab ausfüllen

Dokumente automatisch erstellen und versenden

Vermeiden Sie benutzerdefinierten Code und Datenzusammenführungen

Mehrere Berichte kombinieren, um Dashboards zu erstellen

Wie Easy Documents ?

Bei Bedarf gibt es Möglichkeiten, die erforderlichen Dokumente zu erstellen, doch die manuelle Bearbeitung birgt das Risiko von Fehlern.
Easy Documents HCM-Anwender über eine einfache Benutzeroberfläche ihre eigenen Dokumente erstellen.

Herkömmliche Dokumentenerstellung

1. Daten aus „
“ mit SAP Query, ABAP usw. extrahieren

2. Daten exportieren
SAP-Daten lokal oder im Netzwerk speichern.

3. Datenbearbeitung
Bearbeiten Sie Daten manuell mit Excel.

4. Vorlagen erstellen
Erstellen Sie verschiedene Seriendruckdokumente in Word.

5. Seriendruck unter
ausführen. Verwenden Sie Word, um Daten in Dokumente einzufügen.

6. Versand/Verteilung
Drucken Sie alle Dokumente aus, versenden Sie sie per Post oder per E-Mail.

Mit Easy Documents

1. Datenerfassung mit dem „
“ Nutzen Sie Easy Reporter „SpinifexIT Easy Reporter mühelos Daten zu erfassen.

2. Dokument erstellen
Erstellen und passen Sie Dokumente mit Easy Documents an.

3. Verteilungsoptionen
Verteilen Sie Dokumente mit den Easy Documents Optionen Easy Documents .

4. Führen Sie den Dokumenten-
-Lauf als Hintergrundauftrag aus, um Dokumente zu erstellen und zu verteilen.

SCHRITT 1

Daten sammeln

Nutzen Sie Easy Reporter mühelos einen oder mehrere Berichte zu erstellen, indem Sie die benötigten Daten durch einfaches Ziehen und Ablegen von Feldern aus SAP HCM oder SuccessFactors zusammenstellen.

Nutzen Sie die integrierten Tools für Berechnungen und Datenbearbeitung und profitieren Sie von mehr Komfort durch die Auswahl aus unseren vorgefertigten Berichten.

SCHRITT 1

Daten sammeln

Nutzen Sie Easy Reporter mühelos einen oder mehrere Berichte zu erstellen, indem Sie die benötigten Daten durch einfaches Ziehen und Ablegen von Feldern aus SAP HXM oder SuccessFactors zusammenstellen.

Nutzen Sie die integrierten Tools für Berechnungen und Datenbearbeitung und profitieren Sie von mehr Komfort durch die Auswahl aus unseren vorgefertigten Berichten.

SCHRITT 2

Dokument erstellen

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, können Sie die Kopf-, Mittel- oder Fußzeile anpassen, indem Sie eine der unten aufgeführten Optionen verwenden.

Freitext

Geben Sie die gewünschten Informationen ein und nutzen Sie dabei die verfügbaren Formatierungsoptionen wie Schriftarten, Farben, Fettdruck und Kursivschrift. Alle eingebetteten Felder werden bei der Ausführung des Dokuments automatisch ausgefüllt.
Grafik

Nutzen Sie den Grafikbereich, um ein Logo oder ein Hintergrundbild auf der Seite einzubinden.
Diagramm

Zeigen Sie Easy Reporter als Diagramme an – Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Liniendiagramme und mehr.

Bericht

Fügen Easy Reporter Dokument einen Bericht aus Easy Reporter , beispielsweise eine Liste der Abwesenheiten der letzten 12 Monate mit Angabe der Daten und der Dauer. So lassen sich Daten einfach erfassen und Summen sowie Zwischensummen anzeigen.
Tabelle

Formatieren Sie Felder in eine Tabelle mit einer anpassbaren Kopfzeile und einer Spaltenanzahl, die Ihren Datenanforderungen entspricht.
Feste Position

Richten Sie beim Ausfüllen von Formularen ein beliebiges Feld an einer bestimmten Position auf der Seite aus.

SCHRITT 3

Vertriebsoptionen

Easy Documents Sie nicht nur die Erstellung Ihrer benötigten Dokumente automatisieren, sondern haben auch eine Vielzahl von Verteilungsoptionen zur Auswahl.

Sie können die Ausgabe mühelos per E-Mail versenden, lokal oder in einem Netzwerkverzeichnis speichern, in SAP Archivelink archivieren oder an Strato Storage senden – damit steht Ihnen eine umfassende Auswahl an Möglichkeiten zur Verfügung.

SCHRITT 4

Dokument ausführen

Wenn Sie einen Dokumentendurchlauf starten, haben Sie die Möglichkeit, diesen zur Inhaltsprüfung online durchzuführen. Nach der Vorbereitung führen unsere Kunden diesen häufig als Hintergrundauftrag aus, um Tausende von Dokumenten zu erstellen und zu verteilen.

Arten von Dokumenten

Brief/Freiformat

Dieses Format eignet sich für eine oder mehrere Seiten und bietet Funktionen wie Kopf- und Fußzeilen, Text, Logos, Diagramme und weitere Elemente, die in das Dokument eingebettet werden können.
Feste Position

Mit Easy Documents lassen sich Formulare mühelos automatisch ausfüllen. Laden Sie das Formularlayout hoch und legen Sie feste Datenpositionen fest, sodass keine manuelle Formularerstellung mehr erforderlich ist.
Geschäftsführung

Erstellen Sie Übersichtsdokumente für Team- und Regionalleiter sowie Kostenstellenverantwortliche, in denen Personal, Kosten und anstehende Veranstaltungen anhand von Diagrammen und Zusammenfassungen dargestellt werden.

Manager-Self-Service oder Mitarbeiter-Self-Service

Von der Einstellung bis zum Ruhestand Easy Documents die Erstellung wichtiger Mitarbeiterdokumente.

Willkommensbrief
Formular für die Steuernummer
Antrag auf Einzahlung in einen Pensionsfonds
Einrichtung des internen Sicherheitszugangs
Einrichtung des internen Systemzugriffs
Bestätigung der Bewährungszeit

Geburtstagsgrüße
Überschüssiges Urlaubsguthaben
Antragsformular für Urlaub
Pauschalbetrag E – Schreiben
Ertragsbestätigung
Mitteilungen über zu viel gezahlte Beträge

Wechsel der Position
Werbebrief
Mitteilung über eine Gehaltserhöhung
Mitteilung über Nachzahlungen
Jubiläumsauszeichnung
Überprüfung der Mitarbeiter

Unternehmensberichte

Darüber hinaus finden Sie hier einige weitere Dokumente, die Sie möglicherweise benötigen.

Manager-Self-Service oder Mitarbeiter-Self-Service

Mit der SpinifexIT-Weboberfläche können Sie nicht nur die benötigten Dokumente erstellen, sondern diese auch Führungskräften oder sogar den Mitarbeitern selbst zur Dokumentenerstellung zur Verfügung stellen.

Führungskräfte können die Erstellung von Managementberichten veranlassen, während Mitarbeiter Arbeitsbescheinigungen, Arbeitszeugnisse und vieles mehr erstellen können.

Easy Documents

Easy Documents Workflow

Mit dem Strato-Workflow lassen sich Dokumente nahtlos zur Weiterleitung an die Mitarbeiter übertragen.
Easy Documents -Speicher

Mit „Strato Storage“, einer Funktion, die für Nutzer von Easy Documents „Strato Storage“ verfügbar ist, können Sie Dokumente ganz einfach im Mitarbeiter-Speicher ablegen. Diese können später von Ihrem Team oder dem jeweiligen Mitarbeiter abgerufen werden.

Easy HelpDesk

Für Kunden mit Easy Helpdesk können alle Easy Documents in das Helpdesk-Menü aufgenommen werden.
Easy PCC

Kunden mit Easy PCC, die Easy Documents haben, können jedes beliebige Dokument in den PCC-Fehlerbildschirmen anzeigen oder die Dokumentausführung als Teil des PCC-Berichtsschritts ausführen.

Dokumente schneller erstellen und verteilen

Als ein weltweit tätiger Hersteller beschloss, seine manuell erstellten Leistungsbeurteilungsschreiben zu ersetzen und zu automatisieren, entschied er sich für Easy Documents. Durch den Wegfall von Datenextrakten und manuellen Zusammenführungen wurde eine Reduzierung des jährlichen Zeit- und Arbeitsaufwands für diese Aufgabe.

Tage

Ohne „
Easy Documents

Öffnungszeiten

MitEasy Documents
Easy Documents

Die richtige Lösung finden

Optimieren Sie die Mitarbeiterkorrespondenz mühelos mit umfassenden, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Dokumentenlösungen.

Wählen Sie zwischen zwei leistungsstarken Optionen: Strato Documents, eine cloudbasierte Lösung, die nahtlos in SuccessFactors integriert ist und sich ideal für Nutzer von SuccessFactors Employee Central/Recruiting als primäre Datenquelle eignet; sowie Easy Documents, empfohlen für Kunden, die hauptsächlich SAP-On-Prem- oder S/4HANA-Systeme einsetzen.

Ganz gleich, ob Sie sich auf SuccessFactors- oder SAP-HCM-Daten konzentrieren – unsere Lösungen optimieren die Mitarbeiterkommunikation auf einfache Weise.

Dokumenttyp und Daten	Easy Documents	Strato
Dokumente mit Informationen zur SAP-Personalabrechnung	Die beste Lösung	JA
Dokumente mit Informationen zu SuccessFactors	JA	Die beste Lösung
Dokumente mit komplexen Formatierungsanforderungen	begrenzt	Die beste Lösung
Dokumente, die eine bedingte Formatierung erfordern	JA	Die beste Lösung
Dokumente, die ausstehende Daten aus SuccessFactors enthalten	Nein	Ja
Verwaltungsdokument mit Informationen zum Team	Ja	Nein
Dokument mit Diagrammen	Ja	Nein
Dokument mit Trenddaten aus SAP HCM	Ja	Nein
Erstellung und Versand von SAP-Lohnabrechnungen	Ja	Nein
Dokumente, die SuccessFactors-Rekrutierungsdaten enthalten	begrenzt	Die beste Lösung

Erstellung von Dokumenten	Easy Documents	Strato
Einrichtung des Mitarbeiter-Self-Service	Ja	Ja
Erstellung des Manager-Self-Service	Die beste Lösung	Ja
Dokument anhand von Auswahlkriterien erstellen	Die beste Lösung	Ja
Dokumente nach bestimmten Kriterien planen, erstellen und verteilen	Ja	Nein
Dokument basierend auf einer SuccessFactors-Workflow-Aktion auslösen	Nein	Ja

Verteilung von Dokumenten	Easy Documents	Strato
E-Mail mit Dokumentenanhang	Ja	Die beste Lösung
Verwendung von Strato Workflow für Genehmigungen oder digitale Signaturen	Ja	Ja

Aufbewahrung von Dokumenten	Easy Documents	Strato
In SAP Archivelink speichern	Die beste Lösung	Ja
Von Store zu Strato Storage	Ja	Ja
Speicherung von SAP-Spool-Daten in Strato Storage	Ja	Nein

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Brief/Freiformat

Feste Position

Geschäftsführung

Easy Documents Workflow

Easy Documents -Speicher

Easy HelpDesk

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