Blog Spinifexit - uzgadnianie listy płac w trybie single touch

Uzgadnianie pojedynczych list płac

Uzgadnianie pojedynczych list płac 1024 512 SpinifexIT

Uwagi dotyczące uzgadniania

W ciągu ostatnich 15 lat jedną z moich kluczowych ról była współpraca z klientami w zakresie procesu Payment Summary, a w szczególności uzgadniania i dodatkowego raportowania ich danych Payment Summary. Prawie każdy klient SAP posiada proces walidacji danych liczbowych dotyczących podsumowania płatności. Większość z nich robi to na koniec roku, ale duża część naszych klientów dokonuje również uzgodnień na podstawie poszczególnych okresów rozliczeniowych.

W przypadku STP można zadać pytanie, czy nadal istnieje potrzeba Pojednania i jak należy to zrobić.

Krótka odpowiedź brzmi: Tak, nadal istnieje potrzeba Pojednania, które musi być dokonane.

Ponieważ rozwiązanie STP jest nadal oparte na konfiguracji Wagetype i danych pracowników (bardzo podobne do Podsumowań Płatności) i biorąc pod uwagę, że istnieje teraz potrzeba przekazywania danych do ATO co tydzień, nadal istnieje potrzeba Uzgadniania.

Aby zrozumieć tę potrzebę, poniższa deklaracja jest częścią nowego procesu STP, i jak widać, istnieje potrzeba zadeklarowania, że dane są poprawne przed przekazaniem ich do ATO. 

Większość klientów, z którymi pracowałem przez lata, niechętnie podpisałaby się pod plikiem transmisyjnym bez jakiejkolwiek walidacji. 

Prostym przykładem tego, co może pójść źle jest to, że jeśli typ wagowy nie jest oznaczony jako STP, to nie zostanie zgłoszony do ATO. Bez jakiejś formy uzgadniania może to pozostać niezauważone.

Poniżej przedstawiamy kilka obszarów uzgadniania, które naszym zdaniem będą wymagane:

I Go Live

Początkowo, podczas Go Live, istnieje potrzeba walidacji procesu STP. Ma to na celu nie tylko sprawdzenie, czy pakiety pomocnicze zostały poprawnie załadowane, ale również sprawdzenie, czy konfiguracja jest w pełni ustawiona i czy proces ten działa z danymi pracowników. 

Niektóre z obszarów, w których warto przeprowadzać kontrole walidacyjne, są następujące:

  • Weryfikacja śródrocznego uruchomienia STP w zakresie konwersji istniejących wyników płacowych na nowe klastry.
  • Sprawdzić, czy przebieg listy płac prawidłowo oblicza i aktualizuje tabele klastra STP.
  • Sprawdź, czy proces raportowania STP, który pobiera informacje o klastrach płacowych (z nowych tabel ACRT, SETP i SABN) i tworzy dane do przesłania do ATO

Najlepszym podejściem, jakie mogę zasugerować, jest upewnienie się, że Twoje Uzgodnienie Podsumowania Płatności jest aktualne, abyś mógł porównać oryginalne wartości Podsumowania Płatności z wartościami STP (w tabelach STP). UWAGA: Nie jest to odwzorowanie 1 do 1, ale powinno dać Ci wskazówkę, że konfiguracja STP i obliczenia są poprawne.

II Normalne przebiegi płacowe

Po przejściu na żywo, chcesz mieć proces, aby sprawdzić swoje STP liczby z powrotem do tego, co pracownik został wypłacony. Należy pamiętać, że nawet jeśli wszystko bilansuje się w Go Live, podczas normalnego roku, mogą być nowe konfiguracje wprowadzone do systemu, nowe typy wag używanych podczas listy płac, a nowe scenariusze też. (np. możesz mieć retrospektywne wypłaty z ostatnich 2 lat, które mogą nie być poprawnie raportowane).

Podobnie jak w przypadku Podsumowań płatności, kiedy klienci muszą wydrukować zestawienia za ostatni rok, istnieje potrzeba zweryfikowania danych liczbowych w pliku STP. Tak łatwo jest przeoczyć typ wagonu, mieć typ wagonu, który jest skonfigurowany tak, aby był włączony do niewłaściwej kategorii STP lub nie jest oznaczony do włączenia do raportowania STP.

W celu uzgodnienia, większość klientów ma proces, w którym chcą sprawdzić, czy płatności dokonane na rzecz pracownika podczas urlopu są zgodne z tym, co zostało zgłoszone podczas przetwarzania STP.

Niektóre przykłady procesu uzgadniania obejmują:

Sprawdzanie rysunków STP

  • Identyfikacja typów wag, które są wypłacane pracownikowi (uruchomienie raportu typów wag jest powszechnym procesem, aby je uzyskać)
  • Mapowanie tych danych do obliczonych płatności STP - Możesz pobrać dane z raportu STP do pliku excel
  • Włącznie z wartościami zastępczymi STP

Jest to jednak dość ręczny proces, ponieważ istnieje potrzeba prowadzenia rejestrów, jakie rodzaje wynagrodzeń zostały wypłacone pracownikowi, a także budowania obszernego arkusza kalkulacyjnego Excel lub tworzenia innych procesów.

Tak czy inaczej, ważne jest, aby mieć metodę weryfikacji danych STP i oczywiście, im prostsze można to zrobić, tym mniejszy koszt ogólny dla Ciebie w procesie per okres wypłaty.

Poniższe elementy to kilka rzeczy, które polecam przy tworzeniu procesu uzgadniania.

  1. Zastanów się, jaki jest cel i upewnij się, że stosujesz inteligentny, powtarzalny proces.
  2. Pamiętaj, że musisz to robić dla każdego okresu rozliczeniowego, więc postaraj się, aby był to łatwy proces.
  3. Rozważ wszystkie obszary płac i ich różne częstotliwości
  4. Pamiętaj, że pracownicy mogą zmieniać obszary płacowe, więc upewnij się, że Twój proces to uwzględni.
  5. Jeśli posiadasz wiele numerów ABN, upewnij się, że proces uwzględnia ten fakt.
  6. Upewnij się, że uwzględniasz pracowników, którzy zakończyli pracę
  7. Zdecyduj, czy będziesz uwzględniać możliwość unieważnienia danych liczbowych i uwzględnij to w swoim procesie.

Jest to obszar, nad którym SpinifexIT pracuje od wielu lat, a jako część nowego rozwiązania STP, zmieniliśmy nasze rozwiązanie Easy Payment Summary Reconciliation Solution tak, aby również obsługiwało STP.

Poznaj Easy STP

Niektóre z obszarów wspieranych przez nasze rozwiązanie Easy STP to:

  • Walidacja konfiguracji - Sprawdź konfigurację STP Wagetype i konfigurację Raportu ABN
  • Wstępne sprawdzenie danych wzorcowych - Sprawdza dane pracownika, aby upewnić się, że są one poprawne przed utworzeniem pliku STP
  • Raportyuzgodnieniowe - Raporty uzgodnieniowe dla uruchomienia (sprawdzenie konwersji STP) oraz bieżące raporty uzgodnieniowe Pay by Pay
  • Raportowanie STP - dostarczane są dalsze raporty, aby przedstawić STP i pomóc w uzgodnieniu w całej firmie
  • Analiza wartości STP - Raportowanie na poziomie Pracownika z możliwością wglądu w sposób obliczania wartości STP i skąd (w tym nadpisywanie)

Dotychczasowi klienci systemu Easy Payment Summaries otrzymają nasze rozwiązanie Easy STP w ramach normalnej aktualizacji naszych rozwiązań.

Streszczenie

Rozwiązanie STP firmy SAP zostanie udostępnione 11 października 2018 roku. Teraz jest czas, abyś zaczął planować aktualizację i wdrożenie swojego rozwiązania Podczas gdy jako klient SAP masz odroczenie do maja 2019 roku, nie zalecalibyśmy czekania zbyt długo, ponieważ będzie sporo pracy do wykonania.

W ramach tych przygotowań zalecamy omówienie z firmą SAP opcji korzystania z jej SAP Cloud Platform Integration, a także zapewnienie zaangażowania zespołów technicznych w zakresie aktualizacji pakietu SAP HR Support.

Dla wielu klientów jest to również duży projekt, ponieważ aktualizacja pakietów wsparcia HR może obejmować wiele nowych funkcji na szczycie rozwiązania STP, więc testy mogą być dość obszerne, aby upewnić się, że nie ma wpływu na produkcyjną listę płac.

Będę kontynuował tworzenie blogów takich jak ten w ciągu następnych 6 miesięcy. Proszę odwiedzić naszą stronę STP na stronie SpinifexIT , aby być na bieżąco z wszelkimi istotnymi informacjami.

Share this post