Wszystkiego najlepszego w Nowym Roku! Czy może...
Wszystkiego najlepszego w Nowym Roku! Czy może... https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/SpinifexIT-Happy-new-year-it-is-1024x512.jpg 1024 512 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/SpinifexIT-Happy-new-year-it-is-1024x512.jpgTo znany refren w działach płac w całej Ameryce Północnej - przetwarzanie danych na koniec roku to po prostu nic przyjemnego! Dlaczego więc musi to być takie trudne? W tym artykule omówimy typowe bóle głowy oraz sposoby ich zduszenia w zarodku - z myślą o organizacjach korzystających z systemów płacowych SAP.
Aby rozpocząć rozmowę, najpierw przedstawię kilka wskazówek dotyczących konfiguracji typu pensji. Jeśli w ciągu roku tworzysz nowe typy płac, a następnie nie zdajesz sobie sprawy do końca roku, że nie skonfigurowałeś poprawnie opodatkowania, cóż, to może być duży problem. A może to nie nowy typ wynagrodzenia jest problemem, ale istniejące, ponieważ organ podatkowy zmienił przepisy i trzeba było zmienić konfigurację odpowiednio ... ale nie zrobiłeś tego.
Drugi punkt dotyczy kwestii związanych z Twoim Obliczenia podatkowe - tych scenariuszy, w których podatki nie są obliczane prawidłowo, a ty kończysz z przypadkami out-of-balance lub podatki zatrzymują się na niewłaściwych pułapach. To wszystko są rzeczy, które chcesz złapać w ciągu roku, od razu, a nie na koniec roku.
Trzeci temat, który omówimy to. Dane główne pracowników - na przykład upewnienie się, że nowi pracownicy dostarczyli ważne numery ubezpieczenia społecznego lub że pracownicy, którzy przeprowadzili się w ciągu roku, przeszli przez odpowiednie kroki, aby zaktualizować swoje adresy.
I w końcu, te coroczne korekty ręcznepozycje takie jak świadczenia bezgotówkowe, które należy dodać do podstawy opodatkowania pracownika YTD, korzystając z infotypu 221 lub po prostu dokonując wpisów bezpośrednio w module SAP US Tax Reporter.
A więc teraz zanurzmy się głębiej w każdy z tych obszarów.
Rodzaj wynagrodzenia Konfiguracja
Ktokolwiek w Twojej organizacji jest odpowiedzialny za tworzenie typów płac - a możesz to być Ty - bez wątpienia bardzo dobrze zna tabelę T512W. Kumulacje, klasy oceny i klasy przetwarzania są częścią tej konfiguracji - poniżej wymieniłem klasy przetwarzania, które mają wpływ na sposób opodatkowania typów płac (w USA) oraz kilka klas kumulacji, o których warto wiedzieć. Tak więc, jako minimum, sugerowałbym, aby skrypt konfiguracji typów płac zawierał te elementy.
- PC 64 Wskaźnik formuły alternatywnej
- PC 65 415 kategoria graniczna
- PC 67 Odliczanie podatku od pracy
- PC 68 Rodzaj płatności dla obliczenia podatku
- PC 69 Składka opodatkowana/nieopodatkowana
- PC 70 Odsetki od podatku od pracy (dla osób zatrudnionych)
- PC 71 Klasyfikacja podatkowa typu płacowego (Ten element jest krytyczny)
- Kumulacja /102 (wynagrodzenia z 401k)
- Kumulacja /114 Płace zasadnicze BSI
Dla kanadyjskich list płac, specyfika jest nieco inna; poniżej znajdują się związane z podatkiem elementy konfiguracji typów płac, które sugeruję mieć na uwadze:
- PC 52 Kumulacja w WT brutto dla Workers Compensation
- PC 65 Definicja zarobków podlegających opodatkowaniu podatkiem zdrowotnym
- PC 69 Definicja zarobków podlegających ocenie w ramach Workers Compensation
- PC 72 Obliczanie podatku GST i innych podatków od sprzedaży dla podatku dochodowego
- PC 84 Definicja PPIP Zarobki podlegające ubezpieczeniu
- Kumulacja wynagrodzeń podlegających opodatkowaniu WTs: /102, /103, 104, 105, /112, /113, /118, /119, /120, /121, /122, /130, /131, /132, /140, /141, /142, /152, /153, /154, /158, /160, /161, /162, /163, /164,
Proponuję również, aby niezależnie od mechanizmu, którego używacie do żądania transportu konfiguracji, wymagał on dołączenia matrycy testowej. Nawet dobrze wykwalifikowani super użytkownicy robiący config powinni być zobowiązani do przetestowania swoich zmian przed wdrożeniem do produkcji.
Wraz z tym, polecam jakiś rodzaj zatwierdzenie podpisu być wymagane. Może to oznaczać coś innego dla Ciebie w porównaniu z innymi organizacjami, w zależności od tego, jak zorganizowane są zespoły wsparcia SAP, ale powinna być jakaś osoba wymagana do przeglądu i zapewnienia signoff.
Na koniec - wykonaj testowanie regresji dla każdej wprowadzonej zmiany - nie wpadnij w pułapkę testowania tylko dla oczekiwanych zmian. A kiedy mówię o testach regresyjnych, oto co mam na myśli: Uruchom swój proces płacowy przed zmianą, a następnie raport z odpowiednimi wynikami, a następnie zastosuj zmiany; po czym powtórz proces, abyś mógł porównać wyniki przed i po. I upewnij się, że populacja testowa - jeśli nie jest to pełna populacja pracowników - zawiera dobry przekrój różnych typów pracowników, harmonogramów pracy i organów podatkowych.
Moje ostatnie zalecenie dotyczące konfiguracji typów płac - wszyscy rozumiemy, że czasami trzeba dostosować konfigurację ze względu na siły zewnętrzne - takie jak urząd podatkowy tworzący nowe przepisy dotyczące niektórych typów płatności pracowniczych. Aby być na bieżąco z takimi zmianami, które mogą mieć wpływ na konfigurację, oto kilka sugestii:
- Utrzymuj członkostwo w organizacjach takich jak American Payroll Association lub podobne Canada Payroll Association. Zapewni Ci to dostęp do ogłoszeń na stronie internetowej dotyczących zmian w przepisach podatkowych, a także możliwość uczestniczenia w lokalnych i krajowych konferencjach.
- Innym sposobem jest zapisanie się na listę mailingową prowadzoną przez różne organy podatkowe, co pozwoli Ci na otrzymywanie informacji zamiast pamiętania o sprawdzaniu aktualnych informacji na własną rękę.
- I na koniec - okresowe sprawdzanie konfiguracji w systemie jest zawsze dobrym pomysłem. Przejrzenie konfiguracji SAP US Tax Model (tabele T5ute/y/m) oprócz konfiguracji typów płac, o której wspomniałem powyżej, co jakiś czas, jest dobrym pomysłem, aby upewnić się, że nic nie umknęło naszej uwadze.
Obliczenia podatkowe
W tym obszarze, jest kilka okresowych audytów, które sugerowałbym wykonywać w ciągu roku, zaczynając od przeglądu Twojego Social Security, Medicare, FUTA i SUTA (dla USA) oraz kanadyjskich odpowiedników CPP/QPP/EI/QPIP/PPIP. Na przykład, porównaj kwoty potrąceń pracowników i pracodawców, aby sprawdzić, czy są one zsynchronizowane; ponadto wykonaj testy, aby określić, czy rzeczywiste kwoty podatku są równe wynagrodzeniu podlegającemu opodatkowaniu pomnożonemu przez odpowiednie stawki.
Oprócz tych kontroli nie zapomnij sprawdzić dokładnego wyliczenia dodatkowego US Medicare surtax dla osób zarabiających ponad $200K rocznie oraz potwierdź, że wszystkie podatki z pułapami (np. CPP/QPP/EI, US Social Security, US FUTA/SUTA) zatrzymują się na odpowiednich maksymalnych wartościach na dany rok.
I wreszcie - w SAP są utrzymywane dwie tabele dotyczące stóp i pułapów bezrobocia w stanach USA - są to tabele BTXRATE oraz T5UTXPonadto te same dane są wprowadzane bezpośrednio do oprogramowania BSI aplikacji. Będziesz chciał się upewnić i sprawdzić, czy wartości we wszystkich tych miejscach są ze sobą zsynchronizowane. Z perspektywy kanadyjskiej, stałe używane w obliczeniach podatkowych są przechowywane w tabelach T511K oraz T5KTC (aktualizowanych co roku przez SAP za pośrednictwem HRSP) - upewnij się, że Twój system został zaktualizowany w odpowiednim czasie każdego roku.
Jeśli używasz modułu SAP Tax Reporter do generowania amerykańskich formularzy, takich jak W2's, 941's i raportów o bezrobociu, powinieneś generować przebiegi testowe dla tych formularzy, co miesiąc lub co kwartał, i zawsze sprawdzać dziennik, który jest tworzony, pod kątem wszelkich błędów lub komunikatów ostrzegawczych. Sugeruję również okresowe wykonywanie "trójstronne" uzgodnienia pomiędzy Tax Reporter, księgą główną i wynikami klastra płac.
W podobny sposób można uruchomić kanadyjski program T4, RPCYERK0, wielokrotnie w ciągu roku w trybie "testowym", potwierdzając wyniki i obserwując komunikaty o błędach i odrzuceniach pracowników.
Główne dane pracowników
Przechodząc do Głównych Danych Pracowników, omówmy niektóre z najlepszych praktyk, które należy stosować podczas przeprowadzania audytów.
Po pierwsze, skontroluj tych pracowników, którzy twierdzą, że zwolnienie z podatku - być może nawet kontaktując się z tymi pracownikami, aby zweryfikować poprawność danych.
Następnie, sugerowałbym przeprowadzenie audytu organy podatkowe dotyczące rezydentów, pracy i bezrobocia - typy informacji 207, 208 i 209 dla USA oraz typy informacji 461, 462, 463, 464 dla Kanady - na kilka różnych sposobów:
- W porównaniu z adresem pracownika (SAP info type 6)
- W porównaniu z innymi danymi systemowymi, które mogą wskazywać na lokalizację, takimi jak np. obszar personelu lub centrum kosztów
- Porównaj ze sobą wartości wszystkich typów informacji - oczywiście istnieją uzasadnione powody, dla których dla niektórych organizacji nie muszą się one zgadzać - ale wiedz, co miałoby sens dla populacji Twoich pracowników i tego szukaj.
I wreszcie - skontrolować SSN/SIN znalezione w informacji typu 2, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy mają ważne numery.
Idąc o krok dalej - rozszerz swój proces audytu o kontakt z pracowników, aby potwierdzili dane, które posiadasz na ich temat, takie jak SSN/SIN, adresy, statusy zwolnione z podatku. Oczywiście, w powiadomieniach należy zawrzeć instrukcje dotyczące poprawiania nieprawidłowych danych - a jeśli pracownicy mogą je poprawić samodzielnie za pośrednictwem portalu ESS, tym lepiej!
Regulacje ręczne
Ostatnim tematem poruszonym w naszej otwierającej dyskusji były Regulacje ręczne. Mam kilka najlepszych praktyk, którymi chciałbym się podzielić, zaczynając od.... PO PROSTU NIE RÓB ICH 😊
Ale ponieważ to prawdopodobnie nie jest wykonalne.....do włączyć jak najwięcej korekt można w regularnych listach płac, aby zminimalizować liczbę off-cykli, które są niezbędne, i pogodzić info typu 221, które są tworzone versus te odebrane i faktycznie przetwarzane w płacach - upewnij się, że nie ma żadnych korekt końca roku wprowadzone, ale nie przepchnął całą drogę przez.
Na tyle, na ile to możliwe, zdecydowanie zalecam współpracę z interesariuszami w celu ograniczenia konieczności dokonywania tych korekt - powodzenia, prawda? Ale jeśli można przekonać jednostki biznesowe do przyjęcia praktyk, które są przyjazne dla procesu płacowego, zmniejszy to trochę ból głowy dla Ciebie.
Oto jeden z przykładów praktyki biznesowej, na którą możesz wpłynąć - rozważ użycie roku fiskalnego, a nie kalendarzowego, gdy jest to możliwe, aby złagodzić konieczność zrzucenia całej pracy na koniec roku. Na przykład, pracowałem kiedyś w firmie, w której wszyscy pracownicy korzystali z samochodu służbowego. Pracownicy ci musieli rejestrować wszelkie osobiste użytkowanie samochodu i dostarczać nam te dane co roku, aby wartość kalkulacyjna mogła być obliczona i dodana do ich wyników płacowych. Polityka firmy ustaliła rok dla tych akumulacji na 1 grudnia do 30 listopada - dając działowi płac czas na zapisanie korekt w grudniu, zamiast pośpiechu w ostatniej chwili w styczniu.
I wreszcie, jeśli używasz US Tax Reporter, wiesz, że istnieje opcja bezpośredniego wprowadzania korekt, poprzez ręczne wpisy do tabeli, wymuszając korekty na formularzach - takich jak W2 - bez przepływu przez dane główne lub obliczenia płac. Jest to świetne narzędzie i ma swoje zastosowania - ale sugerowałbym, aby robić to oszczędnie i zachować dokumentację, aby uzasadnić dokonane wpisy i zapewnić ścieżkę audytu.
Więc gdzie jest SpinifexIT?
Teraz, gdy omówiliśmy już niektóre z największych wyzwań związanych z końcem roku i zaproponowaliśmy kilka sugestii dotyczących sprostania tym wyzwaniom, chciałbym oczywiście przedstawić Państwu produkt firmy Spinifex, który został stworzony z myślą o bardzo efektywnej obsłudze tych kwestii. Produkt ten nosi nazwę Easy Balance i mamy zarówno wersję amerykańską, jak i kanadyjską.
Easy Balance to zestaw raportów przeznaczonych specjalnie do przeprowadzania audytów i walidacji w zakresie podatku od wynagrodzeń.
Na przykład, Easy Balance zawiera raporty, które kontrolują niepożądane negatywne wyniki, takie jak na przykład kwoty podatkowe, które spowodują błąd przy sporządzaniu W2 lub T4. Easy Balance dostarcza wyniki na wysokim poziomie, jak również zawiera możliwość drążenia w dół do konkretnych liczb, aby łatwo zlokalizować, co dokładnie powoduje problem. Inna funkcjonalność dostarczana przez EB pozwala na sprawdzenie konfiguracji typów wynagrodzeń pod względem tego, jak zostały one skonfigurowane pod względem podatkowym, co rozwiązuje problemy związane z typami wynagrodzeń wspomniane wcześniej w tej dyskusji.
Easy Balance Funkcje można skategoryzować w ramach czterech głównych tematów -
- Zatwierdzenie konfiguracji związanej z podatkami
- Wstępnie dostarczone raporty wyjątków - na przykład, czyje wynagrodzenie Fica, pomnożone przez .062, NIE jest równe potrącanemu podatkowi? Lub, w przypadku Kanady, pracownicy, których prowincja dla celów podatku zdrowotnego nie zgadza się z prowincją zatrudnienia.
- Uzgodnienie pomiędzy US Tax Reporter, wynikami płac, a nawet księgami głównymi
- Korespondencja, jak wspomniana wcześniej weryfikacja adresu/SSN, jak również dokumenty wyjaśniające pracownikom wyniki US W2
Niezależnie od wybranego narzędzia do raportowania, sugestie, o których wspomnieliśmy dzisiaj - wdrożone w punktach kontrolnych w ciągu całego roku - miejmy nadzieję, że złagodzą część stresu związanego z końcem roku, jaki przeżywa Państwa dział płac. A jeśli chcielibyście Państwo skorzystać z narzędzia do raportowania stworzonego specjalnie dla tych potrzeb, moja ostateczna rekomendacja jest następująca wymeldowanie Easy Balance!
Przedstawiciel SpinifexIT z przyjemnością zademonstruje funkcje produktu w ramach bezpłatnej demonstracji, abyś mógł przekonać się na własne oczy, co możemy zrobić, aby pomóc Ci mieć "Szczęśliwego Nowego Roku".
