Dla wielu klientów jedyną formą automatycznej komunikacji z pracownikami są odcinki wypłaty. Często jednak w systemie płacowym występuje wiele procesów ręcznych, które wymagają danych.

W wielu organizacjach niektóre z poniższych obszarów wiążą się z dość pracochłonnymi procesami:

• Przeglądy wynagrodzeń i podwyżki– pisma lub dokumenty przedstawiające dotychczasowe/aktualne szczegóły dotyczące wynagrodzenia
• Nowi pracownicy i zmiany stanowisk –pisma przedstawiające szczegóły dotyczące nowych stanowisk/zadań
• Zmiana pracy / stanowiska –sporządzenie nowych umów o pracę
• Pisma o rozwiązaniu stosunku pracy– zgłaszanie odpraw oraz pozostałego urlopu
• Pismo dotyczące całkowitego wynagrodzenia / pismo dotyczące wynagrodzenia– dokument zawierający szczegółowe informacje na temat wynagrodzenia, świadczeń i warunków zatrudnienia

Chociaż system SAP udostępnia takie dokumenty jak odcinki wypłaty, zawierające informacje dotyczące wynagrodzenia pracownika, nie ma zbyt wielu innych rodzajów korespondencji. Wynika to z faktu, że format dokumentów jest różny w przypadku większości klientów i często ma charakter bardzo specyficzny.

Wiele z tych doraźnych zleceń realizowanych jest zazwyczaj raz w roku. W większości przypadków przypomina to sporządzanie raportów, gdzie samo zebranie danych wymaga często dość pracochłonnego, ręcznego procesu ich pozyskiwania i przetwarzania. Gdy dane są już dostępne, są one formatowane w postaci dokumentu, pisma lub formularza, często z wykorzystaniem korespondencji seryjnej.

Zauważyłem, że klienci tworzą te procesy na kilka sposobów. Należą do nich:

• SAP Smartforms / Formularze HR– Możliwe jest stworzenie formularza Smartform, który w połączeniu z raportem ABAP pozwala generować korespondencję dla pracowników. Jest to często doskonały sposób na tworzenie pism i dokumentów wymaganych przez organizację. Chociaż rozwiązanie to nie wiąże się z dodatkowymi kosztami sprzętowymi ani licencyjnymi, jego wadą jest to, że do jego stworzenia potrzebny jest programista, a wszelkie modyfikacje wymagają dalszych prac programistycznych. 
• Adobe Forms – to narzędziepodobne doSmartforms, które umożliwia tworzenie dokumentów dostosowanych do potrzeb konkretnych klientów. Podobnie jak Smartforms, jest to dobre rozwiązanie, ale należy pamiętać, że do tworzenia takich dokumentów potrzebny jest ekspert, a w tym przypadku prawdopodobnie konieczne będzie poniesienie dodatkowych kosztów związanych z licencjami.
• Korespondencja seryjna – Wieluklientów korzysta z korespondencji seryjnej do tworzenia listów i innych pism. Dane do tych dokumentów często pochodzą z zapytania ad hoc, raportu lub wyciągu z programu Excel. Jest to dobry sposób na tworzenie dokumentów, które często trzeba sporządzać. Wadą tego rozwiązania jest to, że dane i treść korespondencji często trzeba zestawiać ręcznie.
• Ręcznie –Każdy zpowyższych procesówcharakteryzuje się innym stopniem automatyzacji. Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest po prostu ręczna aktualizacja szablonów lub dokumentów programu Word. Oznacza to ręczne wypełnianie pól danymi z systemu SAP. Jest to proces wymagający największego nakładu pracy ręcznej i najbardziej podatny na błędy; choć sprawdzi się w przypadku niewielkiej liczby pism rocznie, wiąże się z największymi nakładami, dlatego należy go unikać, o ile to możliwe.

Korespondencja z pracownikami może stanowić obszar, w którym warto usprawnić procesy, ponieważ sporządzenie tego rodzaju raportów lub dokumentów często wymaga udziału specjalisty. Nawet w przypadku rozwiązań automatycznych, takich jak SmartForms czy AdobeForms, wprowadzenie ewentualnych zmian nadal wiąże się z dodatkowymi nakładami w zakresie zasobów technicznych.