Skontaktuj się z nami
Umów się na prezentację
Blog SpinifexIT: usprawnij proces rozliczania wynagrodzeń

Część trzecia A: Usprawnij proces obsługi płac

Część trzecia A: Usprawnij proces obsługi płac 1024 512 Marketing SpinifexIT

Gdyby zapytano mnie, czy kiedykolwiek spotkałem się z zespołem ds. płac, w którym nie ma miejsca na usprawnienia, musiałbym odpowiedzieć, że nie. Nie oznacza to, że nie widzę wielu naprawdę przemyślanych i wydajnych procesów, alew dziedzinie płac zawsze pojawiają się nowe wyzwania i zmiany,co sprawia, że jest to proces podlegający ciągłej ewolucji.

W tym wpisie skupię się na kilku obszarach, w których klienci zdołali całkowicie usprawnić proces rozliczania wynagrodzeń. Oznacza to, że mogą oni osiągnąć znacznie więcej przy użyciu istniejących zasobów i skoncentrować się na dostarczaniu rozwiązań tworzących wartość dodaną, a nie tylko na samym rozliczaniu wynagrodzeń.

Najwięcej korzyści z tego bloga odniesiesz, jeśli korzystasz z… lub planujesz wdrożyć…

  • SAP Payroll w wersji lokalnej
  • System płacowy Employee Central
  • Obsługa płac z wykorzystaniem usług dostawcy usług zarządzanych (ADP, NGA)
  • Wdrażanie lokalnej wersji systemu SAP Payroll z wykorzystaniem danych podstawowych z Employee Central

W organizacji nie zawsze wiadomo dokładnie, co trzeba zrobić, aby pracownicy otrzymali wynagrodzenie. Chociaż chcielibyśmy wierzyć, że wystarczy po prostu nacisnąć „magiczny przycisk” w dniu wypłaty, w rzeczywistości nigdy tak nie jest. Zwłaszcza w dzisiejszym świecie sprawy stają się coraz bardziej skomplikowane, a obsługa płac jest jednym z takich obszarów.

Większość firm prowadzi rozliczenia płacowe w wielu krajach, stosuje różne częstotliwości rozliczeń, zatrudnia pracowników pełnoetatowych, niepełnoetatowych i dorywczych, a wielu z nich ma indywidualne umowy o wynagrodzeniu lub podlega skomplikowanym zasadom wynagradzania. Wielu klientów korzysta z zewnętrznych systemów rejestracji czasu pracy, które dostarczają dane do rozliczeń płacowych, a obecnie wielu z nich posiada integrację między systemem Employee Central a modułem rozliczeń płacowych.

Uff – czuję się zmęczony na samą myśl o tym.

Aby przeprowadzić rozliczenie płac, często trzeba poświęcić kilka dni na wprowadzanie danych, przeprowadzanie próbnych rozliczeń i weryfikację przed ostatecznym rozliczeniem – wszystko po to, by upewnić się, że wszystkie obliczenia są poprawne.

A więc po wypłaceniu wynagrodzeń to już koniec…?

Niestety – w takiej sytuacji konieczne jest przeprowadzenie dalszych czynności. Należą do nich między innymi przekazywanie raportów kierownictwu, sporządzanie rozliczeń płacowych, uzgadnianie listy płac (często w zakresie spraw lokalnych, takich jak podatki, płatności dla dostawców oraz inne zadania, np. związane z zamknięciem roku), a także integracja z innymi systemami.

Oprócz tych zadań zespół ds. płac często odpowiada na zgłoszenia pracowników kierowane do działu pomocy technicznej dotyczące wynagrodzeń (zbyt niskie lub zbyt wysokie wynagrodzenie, wymagane zaświadczenia lub formularze itp.). W przypadku niektórych klientów, z którymi mam do czynienia, liczba takich zgłoszeń może wynosić od kilkuset do kilku tysięcy w miesiącu. W wielu przypadkach do obsługi zapytań dotyczących wynagrodzeń wyznacza się specjalny zespół.

Wreszcie, w ciągu roku pojawiają się kluczowe wydarzenia, takie jak podwyżki wynagrodzeń, zatrudnienia/zwolnienia (często masowe) oraz rozliczenia na koniec roku. Do tego dochodzą sporadyczne aktualizacje i zmiany w obliczeniach oraz/lub wprowadzanie nowych list płac (co może mieć miejsce w przypadku przejęcia nowej firmy lub nawet połączenia kilku systemów płacowych).

Większość z nas widzi odcinek wypłaty dopiero pod koniec tygodnia lub miesiąca, ale przygotowanie go wymaga naprawdę sporo pracy. Teraz naprawdę czuję się zmęczony na samą myśl o zespołach ds. płac na całym świecie!

Jak uprościć to, co skomplikowane

Ponieważ przez lata odwiedzałem wielu klientów, jedną z rzeczy, które mnie interesują, jest to, jak klienci radzą sobie z tymi wszystkimi zadaniami w ciągu typowego tygodnia. W wielu przypadkach w większości organizacji pracują specjaliści, którzy po prostu nie biorą urlopu w określonych porach roku, ponieważ nie są w stanie przekazać swoich obowiązków nikomu innemu.

Niezależnie od branży zawsze interesowało mnie, jak zwiększyć jej wydajność. Dlatego 15 lat temu zacząłem tworzyć rozwiązania uzupełniające do systemu SAP, z których – z dumą mogę powiedzieć – korzystają na co dzień setki firm w większości głównych krajów na całym świecie. Rozwiązania te od początku były tworzone z myślą o konkretnych potrzebach klientów, a z biegiem lat przekształciły się w kompleksowy zestaw narzędzi.

Poniżej omówię niektóre z nich, ale nawet jeśli nie interesują Cię narzędzia dodatkowe, poniższe informacje pozwolą Ci zapoznać się z kilkoma obszarami, którym warto się przyjrzeć, aby usprawnić dział płac – w niektórych przypadkach wystarczy wykorzystać standardowe procesy SAP, z których być może obecnie nie korzystasz.

No dobrze – przyjrzyjmy się teraz kilku obszarom, które wymagają poprawy.

Zmiana sposobu myślenia – obsługa listy płac (Centrum kontroli płac)

Jednym z głównych tematów, które poruszają klienci podczas rozmów, jestsystem Employee Central oraz to, jak wpłynie on na sposób korzystania z systemu HCM przez pracowników. Interfejs użytkownika jest świetnym rozwiązaniem, które zapewnia łatwy dostęp do danych, a pracownicy mogą samodzielnie aktualizować większość informacji.

Możliwość bezpośredniego przeglądania i aktualizowania danych przez pracowników znacznie usprawnia ich interakcję z systemem.

Jednakże, gdy odwiedzam wielu z tych klientów, z punktu widzenia działu płac bardzo często zdarza się, że zespół ds. płac nadal loguje się do systemu SAP za pomocą interfejsu SAPGUI i bezpośrednio stamtąd przeprowadza rozliczenia płacowe. Inni klienci mogą korzystać z WebGUI lub NetWeaver Business Client (NWBC).

Nie zmienia to jednak w zasadzie sposobu, w jaki zespół ds. płac funkcjonuje na co dzień.

Warto jednak zwrócić uwagę na kilka pozytywnych aspektów. Jednym z nich jest nowsze rozwiązanie do obsługi płac, które firma SAP oferuje w najnowszych wersjach oprogramowania, znane pod nazwąPayroll Control Center.

Rozwiązanie to funkcjonuje już od ponad trzech lat i przez ten czas miałem zaszczyt obserwować jego ewolucję – od początkowej koncepcji usprawnionego sposobu sprawdzania i analizowania błędów w listach płac, aż po możliwość samodzielnego przeprowadzania procesu rozliczania wynagrodzeń. W tym samym okresie konfiguracja i wdrażanie tego narzędzia uległy uproszczeniu i uważam, że obecnie jest to rozwiązanie, z którego klienci mogą czerpać ogromne korzyści.

Centrum kontroli płacumożliwia teraz realizację całego procesu rozliczania wynagrodzeń (w tym wykrywanie i analizowanie błędów w rozliczeniach) za pośrednictwem przejrzystego interfejsu użytkownika, z którego można korzystać bezpośrednio z poziomu Employee Central.

Jedną z rzeczywistych zalet tego rozwiązania jest to, że czas potrzebny na wdrożenie nowego pracownika w zespole ds. płac może być znacznie krótszy, ponieważ dysponuje on jasno określonym procesem i prostszymi etapami obsługi płac. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy mamy do czynienia ze złożonym systemem płacowym, obejmującym wiele etapów oraz różne kraje lub obszary płacowe, gdzie Centrum Kontroli Płac może uwzględnić te elementy w ramach zdefiniowanego procesu.

Uważam, że Centrum Zarządzania Płacami jest obecnie rozwiązaniem, które większość klientów powinna wziąć pod uwagę, jeśli rozważa możliwości usprawnienia niektórych procesów związanych z obsługą płac.

SpinifexIT i Centrum Zarządzania Płacami

SAP wprowadza standard Rapid Deployment Solution , co oznacza, że nie musisz konfigurować wszystkiego od podstaw, ale nadal wymaga to wdrożenia i sporej wiedzy technicznej, zwłaszcza jeśli chcesz dostosować kontrole walidacyjne.

Jako alternatywa dla standardowego rozwiązania SAP, SpinifexIT zbudował nasze własne rozwiązanie, które wykorzystuje naszą wiedzę techniczną. Easy Reporter do szybkiego wdrożenia (bez wiedzy technicznej) kontroli walidacji listy płac. Wbudowaliśmy również wiele dodatkowych funkcji na szczycie standardowego rozwiązania Payroll Control Center, aby usprawnić jego działanie i zintegrować z codziennymi procesami.Aby uzyskać więcej informacji na temat dodatku SpinifexIT Payroll Control Center, proszę kliknij tutaj.

Usprawnienie sprawozdawczości płacowej i uzgadniania rozliczeń

Prawie każdy klient, którego odwiedzam, ponosi pewne koszty związane z wewnętrznym raportowaniem. Potrzeba ta z roku na rok stale rośnie, ponieważ większość klientów chce wykorzystywać informacje z systemu płacowego do podejmowania trafniejszych decyzji biznesowych. Oto kilka przykładów obszarów, w których zapotrzebowanie to rośnie:

  • Wzrosło zapotrzebowanie na audyt płacowy, zwłaszcza ze względu na coraz bardziej zróżnicowaną strukturę zatrudnienia
  • Konieczność przekazywania informacji kierownictwu w celu usprawnienia zarządzania firmą
  • Tworzenie wyciągów do rozwiązań innych dostawców (przykładem jest raportowanie potrąceń dostawców)
  • Uzgadnianie listy płac

Raporty standardowe– SAP oferuje już sporo raportów, które zaspokajają wiele typowych potrzeb. Możliwe jest generowanie raportów dotyczących rodzajów wynagrodzeń, sald urlopów, infotypów i wielu innych obszarów. Jednak gdy standardowe raporty nie do końca odpowiadają potrzebom klienta, często konieczne jest skorzystanie z innych metod.Upewnij się, że Twój zespół sprawdzi standardowe raporty, zanim zacznie rozważać inne opcje. Skontaktuj się z partnerem wdrożeniowym, jeśli Twój zespół nie ma pewności, jakie raporty są dostępne.

Zapytania ad hoc –Wiele raportów, a zwłaszcza tych dotyczących danych podstawowych pracowników, można tworzyć za pomocą zapytań ad hoc. Narzędzie to pozwala zespołowi tworzyć potrzebne raporty bez konieczności stosowania ręcznych procedur lub niestandardowych rozwiązań programistycznych.Jest to doskonały sposób na tworzenie wszelkich raportów, których może potrzebować zespół, przy minimalnym nakładzie pracy.

Excel –Najpopularniejsze i najprostsze rozwiązanie, ale wiąże się z największym nakładem pracy. Typowy proces polega na uruchomieniu kilku istniejących raportów SAP i wyeksportowaniu danych do plików lokalnych. Pliki te można następnie załadować do programu Excel lub podobnych narzędzi w celu utworzenia raportów lub analizy danych zgodnie z wymaganiami.Czasami jest to jedyny szybki i łatwy sposób na sporządzenie potrzebnych raportów. Należy jednak pamiętać, że tworzenie raportów w ten sposób może wiązać się z dużą ilością pracy ręcznej i nakładów, nie wspominając już o podatności na błędy.

Raporty niestandardowe –Chociaż może to być proces czasochłonny, wielu naszych klientów decyduje się na rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb, aby uzyskać pożądane wyniki. Może to polegać na pozyskaniu danych niedostępnych w standardowych raportach, stworzeniu niezbędnych formuł lub po prostu na wyświetleniu raportu w atrakcyjnej formie internetowej.Jest to doskonały sposób na usprawnienie procesu raportowania, w którym obecnie tworzenie raportów wymaga wielu czynności wykonywanych ręcznie.

Wreszcie, choć większość potrzeb związanych z raportowaniem dotyczy poziomu firmy, w ciągu roku często pojawiają się doraźne prośby o informacje ze strony różnych działów i kierowników. Prośby te mają czasem charakter jednorazowy, a czasem powtarzają się przy każdej wypłacie lub co miesiąc. Wszystko to może znacznie zwiększyć obciążenie zespołu ds. płac.Często nie da się uniknąć tych doraźnych wniosków. Jeśli to możliwe, warto spróbować wykorzystać niektóre z powyższych procesów, zwłaszcza gdy takie doraźne prośby zaczynają stać się częstym zjawiskiem.

SpinifexIT i raportowanie

Jest to dziedzina, w której firma SpinifexIT specjalizuje się od ponad 15 lat. Raportowanie i uzgadnianie list płac stanowią część podstawowych rozwiązań o wartości dodanej oferowanych przez firmę SpinifexIT.

Obecny SpinifexIT Easy Reporter ma dostęp do większości danych z modułu Payroll HCM i w ciągu ostatnich kilku lat udostępnił te dane za pośrednictwem menu Raporty internetowe . Umożliwia to generowanie raportów bezpośrednio z Employee Central, co z kolei zapewnia pracownikom lub menedżerom bezpośredni dostęp do niektórych kluczowych informacji dotyczących płac.

Dostęp do tych raportów można uzyskać za pośrednictwem naszego interfejsu internetowego za pomocą jednego kliknięcia, zamiast korzystać ze starszych metod, takich jak ABAP czy ekstrakcja danych i ich przetwarzanie w programie Excel.

 Podsumowanie

W niniejszym wpisie przedstawiono przegląd niektórych obszarów, które można usprawnić w systemie SAP HR i Płace. Istnieje wiele innych obszarów, które również można usprawnić; zostaną one omówione w drugiej części tego wpisu. Będą to między innymi takie obszary, jak

  • Korespondencja z pracownikami

  • Usprawnianie aktualizacji systemu SAP

  • Postępowanie w przypadku zmian konfiguracji

  • Procedury związane z zamknięciem roku

  • Dostęp działu pomocy technicznej do danych w celu udzielania odpowiedzi na pytania pracowników

Nawet dzisiaj, gdy klienci przenoszą część swoich danych do chmury, a w wielu przypadkach przenoszą tam również obsługę płac (Employee Central Payroll), widzimy, że w dziale płac wciąż istnieje wiele ręcznych procesów, które można by usprawnić.

Firma SAP poczyniła znaczne postępy w zakresie usprawniania procesów dzięki takim narzędziom jak Payroll Control Center, jednak firma SpinifexIT wyspecjalizowała się w tej dziedzinie i oferuje doskonałe produkty oraz procesy, które pozwolą jeszcze bardziej usprawnić obsługę płac.

Chętnie omówimy z Państwem każdy z powyższych procesów oraz możliwe sposoby ich usprawnienia.

 

Możesz także polubić