Zamknij
Wpisz tutaj swój tekst

Część trzecia B: Dodatkowe wskazówki, jak usprawnić proces naliczania płac

Część trzecia B: Dodatkowe wskazówki, jak usprawnić proces naliczania płac 150 150 SpinifexIT

    Wcześniej mówiłem o niektórych obszarach w płacach, które mogą być usprawnione z możliwością ogromnych oszczędności. W poprzedniej części omówiłem kilka elementów, w tym Centrum Kontroli Płac oraz Raportowanie w ramach systemu płacowego. W dzisiejszym artykule będziemy kontynuować podkreślanie kilku kluczowych obszarów, które widzimy codziennie w naszych rozmowach z naszymi klientami.

    Dla wielu klientów jedyną metodą zautomatyzowanej komunikacji z pracownikami są ich odcinki płacowe. Jednak często istnieje wiele ręcznych procesów, które wymagają danych w systemie płacowym.

    Niektóre z poniższych obszarów są w wielu organizacjach procesem dość ręcznym:

    • Przeglądy wynagrodzeń i podwyżki - Listy lub dokumenty podkreślające stare/nowe szczegóły dotyczące wynagrodzeń
    • Nowi pracownicy i zmiany stanowisk - Listy podkreślające szczegóły nowego stanowiska/stanowiska
    • Zmiana pracy / stanowiska - Tworzenie nowych umów o pracę
    • Listy o rozwiązaniu umowy o pracę - zgłaszanie sald wynagrodzeń i urlopów z tytułu rozwiązania umowy o pracę
    • Listy całkowitego wynagrodzenia / rekompensaty - Dokument opisujący pełne szczegóły dotyczące wynagrodzenia, świadczeń i warunków zatrudnienia

    Podczas gdy SAP zapewnia takie elementy jak listy płac, aby zapewnić informacje o wynagrodzeniu pracownika, nie ma zbyt wiele w drodze innej korespondencji. Wynika to z faktu, że dane wyjściowe są różne dla większości klientów, a często bardzo unikalne.

    Wiele z tych doraźnych wniosków jest często składanych raz do roku. Dla większości z nich, jest to bardzo podobne do raportowania, gdzie może być dość ręczny proces wokół wyodrębniania i manipulowania danymi tylko po to, aby zebrać je razem. Gdy dane są już dostępne, zostaną sformatowane do postaci dokumentu, listu lub formularza, często z wykorzystaniem funkcji mail merge.

    Istnieje kilka sposobów, które widziałem, jak klienci budują te procesy. Należą do nich:

    • SAP Smartforms / Formularze HR- Możliwe jest zbudowanie Smartform, który w połączeniu z raportem ABAP może wyprodukować korespondencję do pracownika. Jest to często świetny sposób na budowanie listów i dokumentów wymaganych przez organizację. Podczas gdy nie ma to żadnych dodatkowych kosztów sprzętowych lub licencyjnych, minusem jest to, że wymaga to programisty do ich zbudowania, a następnie wszelkie modyfikacje będą wymagały dalszej pracy rozwojowej. 
    • Adobe Forms - Jest to rozwiązanie podobne do Smartforms i pozwala na tworzenie dokumentów specyficznych dla klienta. Podobnie jak Smartforms, jest to dobra opcja, ale należy pamiętać, że nie wymaga eksperta do ich budowy, a w tym przypadku, prawdopodobnie będzie wymagać dodatkowych kosztów licencji.
    • MailMerge - Wielu klientów używa mail merge do tworzenia listów i innej korespondencji. Często są to informacje przekazywane z zapytań Adhoc, raportów lub wyciągów z Excela. Jest to dobry sposób na tworzenie dokumentów, które często są potrzebne. Wadą tego rozwiązania jest to, że dane i korespondencja często muszą być składane ręcznie.
    • Ręcznie - Powyższe procesy mają różne poziomy automatyzacji. Najczęstszym procesem jest po prostu ręczne aktualizowanie szablonów lub dokumentów. Oznacza to ręczne wypełnianie pól danymi z SAP. Jest to najbardziej ręczny i podatny na błędy proces i chociaż będzie on dobry dla minimalnej ilości listów rocznie, ma największy narzut, więc należy go unikać, gdy jest to możliwe.

    Korespondencja pracownicza może być obszarem, w którym można usprawnić proces, ponieważ często do stworzenia tego typu raportu lub dokumentu potrzebny jest ekspert. Zautomatyzowane opcje, takie jak SmartForms lub AdobeForms będą nadal wymagać dodatkowych kosztów ogólnych zasobów technicznych, jeśli potrzebne są jakiekolwiek zmiany.

    ROZWAŻANIA: Jeśli zaznaczyłeś którąkolwiek z tych opcji, możesz chcieć przyjrzeć się swoim procesom produkcji dokumentów.

    SpinifexIT i tworzenie dokumentów

    Przez lata wielu naszych klientów potrzebowało przekazać pracownikowi złożone informacje, które muszą być sformatowane w inny sposób niż raport. Jest to często wyjście w postaci dokumentu PDF, który może pokazywać dane zmieszane ze słowami, wykresami, obrazami itp.

    Przez SpinifexIT'a Easy Documents i Strato rozwiązań dokumentowych, dostarczyliśmy klientom takie dokumenty jak Total Rewards Statements, Employment Contracts, Statement of Earnings, Statement of Employment oraz Pay Review Letters.

    Dokumenty te mogą być dostępne za pomocą naszego interfejsu internetowego po naciśnięciu jednego przycisku, zamiast polegać na starszych metodach, takich jak drukowanie i dystrybucja dokumentów.

    Niezależnie od tego, czy jesteś w siedzibie firmy, czy w chmurze, będziesz mieć aktualizacje środowiska SAP. Zmiany legislacyjne, nowe wersje SAP itp. będą ładowane przez cały rok. Jeśli przeniosłeś się do Employee Central i / lub Employee Central Payroll, nagle aktualizacje mogą odbywać się znacznie szybciej niż w poprzednim świecie on-premise.

    Podczas gdy w wielu obszarach, można po prostu zaakceptować aktualizacje, zalecenie jest takie, że po stronie Payroll, ważne jest, aby nadal mieć proces wokół sprawdzania tych aktualizacji i uaktualnień. Zwłaszcza, że klienci mogą mieć niestandardowe reguły w Payroll, ważne jest, aby sprawdzić, czy to wszystko działa z nową funkcjonalnością.

    Sprawy, które należy wziąć pod uwagę to:

    1. Jak najlepiej sprawdzić, czy Lista płac działa poprawnie po aktualizacji do najnowszych pakietów wsparcia
    2. Kontrola na koniec roku - często zachodzi potrzeba uzgodnienia danych na koniec roku przed zakończeniem procesu zamknięcia roku. Może to być często duży i skomplikowany proces.

    Jedną z rekomendacji, którą widziałem u wielu klientów, jest posiadanie procesu wokół tego typu aktualizacji. Jednym z najlepszych procesów, które widziałem u wielu klientów, jest zapewnienie, że w środowisku TEST, lista płac działa tak samo po aktualizacji, jak przed.

    Najlepszym sposobem na to jest posiadanie procesu wyodrębnienia wszystkich typów płac i porównania, że są one dokładnie takie same przed i po aktualizacji. Chociaż jest to ręczny proces wyodrębniania i porównywania w narzędziach takich jak Excel, jest to najlepsza metoda, jaką widziałem, aby potwierdzić, że lista płac nadal produkuje prawidłowe wyniki. UWAGA: Powinno to być wykonywane z wynikami, które są takie same lub zbliżone do danych produkcyjnych.

    Zalecamy, aby mieć tego świadomość i porozmawiać z partnerem wdrożeniowym, jeśli masz jakiekolwiek obawy, że możesz być narażony na ryzyko w którymkolwiek z tych obszarów.

    ROZWAŻANIA: Jeśli zaznaczyłeś którykolwiek z nich, możesz chcieć porozmawiać ze swoim partnerem wdrożeniowym o tym, jak usprawnić to lepiej.

    Narzędzia SpinifexIT usprawniające testowanie aktualizacji

    Chociaż większość procesu sprawdzania listy płac można wykonać ręcznie, zawsze istnieją lepsze sposoby, aby to zrobić. Wielu z naszych klientów korzysta z rozwiązania SpinifexIT Easy Reporter aby przeprowadzić porównanie danych przed i po w swoim systemie. 

    Ponadto SpinifexIT's Easy Clone pozwala na kopiowanie grup pracowników bezpośrednio z systemu produkcyjnego do systemu testowego bez konieczności wykonywania pełnej kopii systemu. Jest to często bardzo przydatny proces, który usprawnia testowanie tych aktualizacji, ponieważ można wybrać grupę pracowników i zawsze mieć 100% dokładne dane produkcyjne w środowisku testowym (a nawet rozwojowym).

     

    To jest bardziej na rzadkiej stronie, że klient pójdzie na żywo z wszystkich funkcji HCM w jednym zamachem, zwłaszcza gdy klient ma wiele firm, podmiotów i krajów zaangażowanych.

    Dlatego też, jako część każdego wdrożenia i wsparcia istniejącego systemu, należy zawsze wziąć pod uwagę, że istnieje potrzeba ciągłego roll-out funkcjonalności. Chociaż nie powinno to mieć wpływu na istniejący system, ci z was, którzy przeszli przez to często wiedzą, że często występują niepożądane skutki uboczne z nowych krajów.

    Jest to po prostu coś, czego należy być świadomym, jeśli w końcu wprowadzimy nowe listy płac lub kraje w przyszłości, zwłaszcza gdy próbujemy zmienić istniejącą konfigurację i/lub ustawienia dla nowego kraju (może to również wpłynąć na inne kraje, jeśli używają wspólnej funkcjonalności).

    Wszelkie aktualizacje konfiguracji powinny mieć uproszczony proces sprawdzania tego. Możliwość porównania wyników listy płac przed i po jest bardzo ważna, aby upewnić się, że nic nie zostało zepsute w nowej konfiguracji.

    Zdecydowałem się umieścić sekcję dotyczącą przetwarzania na koniec roku, mimo że jest to proces podobny do raportowania i uzgadniania. Ponieważ jednak jest to proces wykonywany raz w roku i dość złożony, często rozmawiamy z klientami właśnie o tym procesie i o tym, jak sobie z nim radzą.

    Podczas gdy Payroll zapłaci pracownikom, a SAP zapewni również wszelkie potrzeby raportowania legislacyjnego na koniec roku, większość klientów ma ręczny proces uzgadniania i weryfikacji, czy dane płacowe pasują do raportowania na koniec roku.

    Ponieważ jest to często czasochłonny proces, wielu klientów opracowało złożone procesy sprawdzania danych na koniec roku, często obejmujące wiele wyciągów danych, manipulacje w Excelu itp. W większości przypadków, które widziałem, często wiąże się to z uruchomieniem raportów takich jak wagetype reporter w celu wyodrębnienia danych do narzędzia takiego jak Excel, a następnie porównanie tych wartości z wartościami zgłoszonymi w rozwiązaniu na koniec roku. Ma to na celu posiadanie procesu walidacji płatności dokonanych do urzędu skarbowego w ciągu roku.

    Uzgodnienie to często musi być również wykonane w krótkim czasie i jest zazwyczaj innym procesem dla każdego kraju. Większość klientów ma jakiś rodzaj procesu, czy to ręczny, program ABAP, czy nawet coś, co dostarcza SAP. Bez względu na sposób uzgadniania, bardzo polecam posiadanie bardziej zoptymalizowanego procesu w tym zakresie, ponieważ większość raportowania na koniec roku opiera się na konfiguracji i często łatwo jest coś przeoczyć i nie zgłosić tego do urzędu skarbowego.

    ROZWAŻANIA: Jeśli zaznaczyłeś którykolwiek z nich, możesz chcieć porozmawiać ze swoim partnerem wdrożeniowym o tym, jak usprawnić to lepiej.

    SpinifexIT i koniec roku

    Proces zamknięcia roku był jednym z naszych pierwszych kluczowych obszarów oszczędności czasu dla klientów, a obecnie mamy usprawniony produkt zamknięcia roku dla Australii, Stanów Zjednoczonych i Kanady.

     Rozwiązania te opierają się na standardowych procesach SAP i usprawniają wiele obszarów, które dziś mogą mieć wiele ręcznych kroków wokół. Rzeczy takie jak Uzgodnienie, Raportowanie na koniec roku Figures, Dystrybucja informacji do pracowników i wiele innych są zawarte w tych rozwiązaniach.

    Możesz zobaczyć nasze rozwiązania dla Uzgadnianie płac w Australii i Uzgadnianie płac w USA/Kanadzie klikając na te linki.

    Wiele organizacji nie uważa, że jest to coś, co mogłyby usprawnić, ale przy każdej wypłacie, często wiele pytań wraca do zespołu ds. płac (lub konkretnego zespołu help desk) z zapytaniami dotyczącymi płac. Niektóre przykłady mogą być następujące

    • Dlaczego moje wynagrodzenie spadło?
    • Co to jest to wynagrodzenie Retro?
    • Czy mój podatek jest prawidłowy?
    • Jak mogę sprawdzić, czy stan mojego urlopu jest prawidłowy?

    Wiele z tych pytań (a mogą być dziesiątki wariantów) wymaga czasu na zbadanie, przeanalizowanie i przedstawienie pracownikowi raportu. Często posiadanie dostępnych raportów lub listów z odpowiedziami na te pytania może pomóc, ale często nie jest brane pod uwagę, ponieważ są to często prośby ad hoc.

    Niestety, nie ma łatwej, standardowej odpowiedzi na wiele z tych typów scenariuszy, a w większości przypadków sprowadza się to do posiadania ekspertów dostępnych do odpowiedzi na te pytania lub do zbadania problemów. Tam, gdzie to możliwe, proponuję przyjrzeć się wspólnym zapytaniom i poszukać sposobów na usprawnienie sposobu udzielania odpowiedzi. Czy to poprzez wykorzystanie istniejących raportów SAP do badania, listy w predefiniowanych formatach, które można wypełnić, aby pomóc odpowiedzieć/wyjaśnić zapytania lub po prostu procedury, jak zbadać niektóre z tych pozycji. Bez tego sposobu myślenia, aby spojrzeć na poprawę wydajności, to zawsze będzie to koszt ogólny dla zespołu.

    KONSEKWENCJE - Jeśli zaznaczyłeś/aś którąkolwiek z poniższych opcji, być może masz możliwość poprawy swojej pracy w dziale pomocy technicznej i rozwiązywania problemów

    Powyższe to tylko niektóre z obszarów, o których rozmawiałem z klientami przez wiele lat i mam nadzieję, że dadzą ci kilka pomysłów na obszary, na których możesz być w stanie skupić się na usprawnianiu swojego dnia na dzień. 

    Nawet dzisiaj, gdy mamy klientów przenoszących część swoich danych do chmury, a nawet w wielu przypadkach przenoszących listę płac do chmury (Employee Central Payroll), widzimy, że te same procesy, które mogą być kosztem ogólnym dla większości klientów, mogą być usprawnione.

    SAP poczynił duże postępy w tym usprawnianiu dzięki narzędziom takim jak Centrum Kontroli Płac, ale dodatkowo SpinifexIT wyspecjalizował się w tym obszarze i dostarcza świetne produkty i procesy do dalszego usprawniania listy płac.

    Chętnie porozmawiamy z Państwem o każdym z powyższych procesów i potencjalnych sposobach ich usprawnienia. Skontaktuj się z nami pod adresem [email protected] lub odwiedź naszą stronę internetową, aby umówić się na wizytę rozpoznawczą.

    Możesz również odpowiedzieć na ten post, a ja skontaktuje się z Tobą najszybciej.

    ***

    ZOBACZ POWIĄZANE ARTYKUŁY

    1. Uwagi dotyczące płac podczas migracji do chmury
    2. Uwagi dotyczące płac podczas wdrożenia Employee Central (z bezpłatną listą kontrolną do pobrania dla Ciebie i Twojego kierownika ds. wdrożenia)
    3. Usprawnij proces naliczania płac (część 1)
    4. Dodatkowe wskazówki, jak usprawnić proces naliczania płac (część 2)
    Share this post
      Możesz także polubić