Skontaktuj się z nami
Umów się na prezentację

Część trzecia B: Dodatkowe wskazówki dotyczące usprawnienia procesu rozliczania wynagrodzeń

Część trzecia B: Dodatkowe wskazówki dotyczące usprawnienia procesu rozliczania wynagrodzeń 150 150 Marketing SpinifexIT

Wcześniej mówiłem o niektórych obszarach w płacach, które mogą być usprawnione z możliwością ogromnych oszczędności. W poprzedniej części omówiłem kilka elementów, w tym Centrum Kontroli Płac oraz Raportowanie w ramach systemu płacowego. W dzisiejszym artykule będziemy kontynuować podkreślanie kilku kluczowych obszarów, które widzimy codziennie w naszych rozmowach z naszymi klientami.

Dla wielu klientów jedyną formą automatycznej komunikacji z pracownikami są odcinki wypłaty. Często jednak w systemie płacowym występuje wiele procesów ręcznych, które wymagają danych.

W wielu organizacjach niektóre z poniższych obszarów wiążą się z dość pracochłonnymi procesami:

  • Przeglądy wynagrodzeń i podwyżki– pisma lub dokumenty przedstawiające dotychczasowe/aktualne szczegóły dotyczące wynagrodzenia
  • Nowi pracownicy i zmiany stanowisk –pisma przedstawiające szczegóły dotyczące nowych stanowisk/zadań
  • Zmiana pracy / stanowiska –sporządzenie nowych umów o pracę
  • Pisma o rozwiązaniu stosunku pracy– zgłaszanie odpraw oraz pozostałego urlopu
  • Pismo dotyczące całkowitego wynagrodzenia / pismo dotyczące wynagrodzenia– dokument zawierający szczegółowe informacje na temat wynagrodzenia, świadczeń i warunków zatrudnienia

Chociaż system SAP udostępnia takie dokumenty jak odcinki wypłaty, zawierające informacje dotyczące wynagrodzenia pracownika, nie ma zbyt wielu innych rodzajów korespondencji. Wynika to z faktu, że format dokumentów jest różny w przypadku większości klientów i często ma charakter bardzo specyficzny.

Wiele z tych doraźnych zleceń realizowanych jest zazwyczaj raz w roku. W większości przypadków przypomina to sporządzanie raportów, gdzie samo zebranie danych wymaga często dość pracochłonnego, ręcznego procesu ich pozyskiwania i przetwarzania. Gdy dane są już dostępne, są one formatowane w postaci dokumentu, pisma lub formularza, często z wykorzystaniem korespondencji seryjnej.

Zauważyłem, że klienci tworzą te procesy na kilka sposobów. Należą do nich:

  • SAP Smartforms / Formularze HR– Możliwe jest stworzenie formularza Smartform, który w połączeniu z raportem ABAP pozwala generować korespondencję dla pracowników. Jest to często doskonały sposób na tworzenie pism i dokumentów wymaganych przez organizację. Chociaż rozwiązanie to nie wiąże się z dodatkowymi kosztami sprzętowymi ani licencyjnymi, jego wadą jest to, że do jego stworzenia potrzebny jest programista, a wszelkie modyfikacje wymagają dalszych prac programistycznych. 
  • Adobe Forms – to narzędziepodobne doSmartforms, które umożliwia tworzenie dokumentów dostosowanych do potrzeb konkretnych klientów. Podobnie jak Smartforms, jest to dobre rozwiązanie, ale należy pamiętać, że do tworzenia takich dokumentów potrzebny jest ekspert, a w tym przypadku prawdopodobnie konieczne będzie poniesienie dodatkowych kosztów związanych z licencjami.
  • Korespondencja seryjna – Wieluklientów korzysta z korespondencji seryjnej do tworzenia listów i innych pism. Dane do tych dokumentów często pochodzą z zapytania ad hoc, raportu lub wyciągu z programu Excel. Jest to dobry sposób na tworzenie dokumentów, które często trzeba sporządzać. Wadą tego rozwiązania jest to, że dane i treść korespondencji często trzeba zestawiać ręcznie.
  • Ręcznie –Każdy zpowyższych procesówcharakteryzuje się innym stopniem automatyzacji. Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest po prostu ręczna aktualizacja szablonów lub dokumentów programu Word. Oznacza to ręczne wypełnianie pól danymi z systemu SAP. Jest to proces wymagający największego nakładu pracy ręcznej i najbardziej podatny na błędy; choć sprawdzi się w przypadku niewielkiej liczby pism rocznie, wiąże się z największymi nakładami, dlatego należy go unikać, o ile to możliwe.

Korespondencja z pracownikami może stanowić obszar, w którym warto usprawnić procesy, ponieważ sporządzenie tego rodzaju raportów lub dokumentów często wymaga udziału specjalisty. Nawet w przypadku rozwiązań automatycznych, takich jak SmartForms czy AdobeForms, wprowadzenie ewentualnych zmian nadal wiąże się z dodatkowymi nakładami w zakresie zasobów technicznych.

UWAGI: Jeśli zaznaczyłeś którąkolwiek z tych opcji, warto przyjrzeć się procesom tworzenia dokumentów w Twojej firmie.

SpinifexIT i tworzenie dokumentów

Przez lata wielu naszych klientów potrzebowało przekazać pracownikowi złożone informacje, które muszą być sformatowane w inny sposób niż raport. Jest to często wyjście w postaci dokumentu PDF, który może pokazywać dane zmieszane ze słowami, wykresami, obrazami itp.

Przez SpinifexIT'a Easy Documents i Strato rozwiązań dokumentowych, dostarczyliśmy klientom takie dokumenty jak Total Rewards Statements, Employment Contracts, Statement of Earnings, Statement of Employment oraz Pay Review Letters.

Dostęp do tych dokumentów można uzyskać za pośrednictwem naszego interfejsu internetowego za pomocą jednego kliknięcia, zamiast korzystać ze starszych metod, takich jak drukowanie i dystrybucja dokumentów.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z rozwiązania lokalnego, czy w chmurze, Twoje środowisko SAP będzie podlegało aktualizacjom. W ciągu roku będą wprowadzane zmiany wynikające z przepisów prawnych, nowe wersje SAP itp. Jeśli przeszli Państwo na Employee Central i/lub Employee Central Payroll, aktualizacje mogą nagle przebiegać znacznie szybciej niż w poprzednim środowisku lokalnym. 

Chociaż w wielu obszarach wystarczy po prostu zaakceptować aktualizacje, zaleca się, aby w module Płace nadal stosować procedurę sprawdzania tych ulepszeń i aktualizacji. Zwłaszcza że klienci mogą stosować niestandardowe reguły w module Płace, ważne jest, aby upewnić się, że wszystko to działa poprawnie z nowymi funkcjami.

Warto wziąć pod uwagę następujące kwestie:

  1. Jak najlepiej sprawdzić, czy moduł płacowy działa poprawnie po aktualizacji do najnowszych pakietów serwisowych
  2. Sprawdzanie danych na koniec roku – Często konieczne jest uzgodnienie danych na koniec roku przed zakończeniem procesu zamknięcia roku. Może to być często proces rozległy i złożony.

Jedną z zaleceń, z których korzysta wielu klientów, jest wdrożenie procedury dotyczącej tego rodzaju aktualizacji. Jedną z najlepszych procedur, jakie widziałem u wielu klientów, jest upewnienie się, że w środowisku TESTOWYM system płacowy działa po aktualizacji tak samo, jak przed nią.

Najlepszym sposobem jest wdrożenie procedury polegającej na wyodrębnieniu wszystkich typów wynagrodzeń w systemie płacowym oraz sprawdzeniu, czy są one dokładnie takie same przed aktualizacją i po niej. Chociaż jest to ręczny proces polegający na wyodrębnianiu i porównywaniu danych w narzędziach takich jak Excel, to jest to najlepsza znana mi metoda pozwalająca upewnić się, że system płacowy nadal generuje prawidłowe wyniki.UWAGA:Czynność tę należy przeprowadzić na danych, które są identyczne lub zbliżone do danych produkcyjnych.

Zalecamy zwrócenie na to uwagi i skontaktowanie się z partnerem wdrożeniowym, jeśli obawiasz się, że któryś z tych obszarów może stanowić dla Ciebie zagrożenie.

UWAGI: Jeśli zaznaczyłeś którąkolwiek z tych opcji, warto porozmawiać z partnerem wdrożeniowym o tym, jak można to usprawnić.

Narzędzia SpinifexIT usprawniające testowanie aktualizacji

Chociaż większość procesu sprawdzania listy płac można wykonać ręcznie, zawsze istnieją lepsze sposoby, aby to zrobić. Wielu z naszych klientów korzysta z rozwiązania SpinifexIT Easy Reporter aby przeprowadzić porównanie danych przed i po w swoim systemie. 

Ponadto SpinifexIT's Easy Clone pozwala na kopiowanie grup pracowników bezpośrednio z systemu produkcyjnego do systemu testowego bez konieczności wykonywania pełnej kopii systemu. Jest to często bardzo przydatny proces, który usprawnia testowanie tych aktualizacji, ponieważ można wybrać grupę pracowników i zawsze mieć 100% dokładne dane produkcyjne w środowisku testowym (a nawet rozwojowym).

 

Rzadko zdarza się, aby klient wdrożył wszystkie funkcje systemu HCM jednocześnie, zwłaszcza gdy ma do czynienia z wieloma spółkami, podmiotami i krajami.

Dlatego też, w ramach wdrażania i obsługi istniejącego systemu, należy zawsze brać pod uwagę konieczność ciągłego rozszerzania jego funkcjonalności. Chociaż nie powinno to mieć wpływu na istniejący system, ci z Państwa, którzy już przez to przeszli, często wiedzą, że wprowadzanie nowych krajów wiąże się z niepożądanymi skutkami ubocznymi.

Warto o tym pamiętać, jeśli w przyszłości zdecydujesz się wdrożyć nowe systemy płacowe lub obsługę nowych krajów, zwłaszcza przy próbie zmiany istniejącej konfiguracji i/lub ustawień dla nowego kraju (może to również wpłynąć na inne kraje, jeśli korzystają one ze wspólnych funkcji).

Wszelkie zmiany w konfiguracji powinny obejmować uproszczoną procedurę sprawdzania poprawności. Możliwość porównania wyników rozliczeń płacowych przed i po zmianie ma kluczowe znaczenie dla upewnienia się, że nowa konfiguracja działa prawidłowo.

Postanowiłem dodać sekcję poświęconą rozliczeniom na koniec roku, mimo że temat ten pokrywa się z kwestiami sprawozdawczości i uzgadniania sald. Ponieważ jednak jest to proces przeprowadzany raz w roku i dość złożony, często rozmawiamy z klientami właśnie o tym zagadnieniu oraz o tym, jak sobie z nim radzą.

Chociaż dział płac zajmuje się wypłatami dla pracowników, a system SAP zapewnia również sporządzanie wszelkich wymaganych przepisami sprawozdań na koniec roku, większość klientów stosuje ręczny proces uzgadniania i weryfikacji, czy dane płacowe są zgodne ze sprawozdaniami na koniec roku.

Ponieważ jest to często proces czasochłonny, wielu klientów opracowało skomplikowane procedury sprawdzania danych na koniec roku, które często obejmują pobieranie wielu zestawień danych, operacje w programie Excel itp. W większości przypadków, z jakimi się spotkałem, polega to na generowaniu raportów, takich jak „Wagetype Reporter”, w celu wyeksportowania danych do narzędzia takiego jak Excel, a następnie porównaniu tych wartości z danymi wykazanymi w systemie rozliczeniowym na koniec roku. Ma to na celu zapewnienie procesu weryfikacji płatności dokonanych na rzecz urzędu skarbowego w ciągu roku.

Uzgodnienie to często trzeba przeprowadzić w krótkim terminie i zazwyczaj przebiega ono inaczej w każdym kraju. Większość klientów stosuje jakiś proces – czy to ręczny, oparty na programie ABAP, czy też rozwiązanie oferowane przez SAP. Niezależnie od tego, w jaki sposób przeprowadzacie uzgodnienie, zdecydowanie zalecam zoptymalizowanie tego procesu, ponieważ większość sprawozdań na koniec roku opiera się na konfiguracji i łatwo jest coś przeoczyć, przez co dane te nie zostaną zgłoszone do organów podatkowych.

UWAGI: Jeśli zaznaczyłeś którąkolwiek z tych opcji, warto porozmawiać z partnerem wdrożeniowym o tym, jak można to usprawnić.

SpinifexIT i koniec roku

Proces zamknięcia roku był jednym z naszych pierwszych kluczowych obszarów oszczędności czasu dla klientów, a obecnie mamy usprawniony produkt zamknięcia roku dla Australii, Stanów Zjednoczonych i Kanady.

 Rozwiązania te opierają się na standardowych procesach SAP i usprawniają wiele obszarów, w których obecnie konieczne jest wykonywanie wielu czynności ręcznych. Obejmują one takie zadania, jak uzgadnianie sald, sporządzanie sprawozdań dotyczących wyników na koniec roku, przekazywanie informacji pracownikom oraz wiele innych.

Możesz zobaczyć nasze rozwiązania dla Uzgadnianie płac w Australii i Uzgadnianie płac w USA/Kanadzie klikając na te linki.

Wiele organizacji nie uważa tego za obszar wymagający usprawnienia, jednak przy każdej wypłacie do działu płac (lub konkretnego zespołu pomocy technicznej) często napływają liczne pytania dotyczące listy płac. Oto kilka przykładów:

  • Dlaczego moje wynagrodzenie się zmniejszyło?
  • Czym jest ta wypłata zaległego wynagrodzenia?
  • Czy moja deklaracja podatkowa jest poprawna?
  • Jak mogę sprawdzić, czy stan mojego urlopu jest prawidłowy?

Wiele z tych pytań (a ich warianty mogą sięgać dziesiątek) wymaga czasu na zbadanie, przeanalizowanie i udzielenie odpowiedzi pracownikowi. Często pomocne jest posiadanie gotowych raportów lub pism, które pozwalają na udzielenie odpowiedzi, jednak zazwyczaj nie bierze się tego pod uwagę, ponieważ są to często doraźne prośby.

Niestety, na wiele tego typu sytuacji nie ma prostej, standardowej odpowiedzi, a w większości przypadków konieczne jest skorzystanie z pomocy ekspertów, którzy odpowiedzą na te pytania lub zbadają zgłoszone problemy. Tam, gdzieto możliwe, sugerowałbym przeanalizowanie typowych zgłoszeń i poszukiwanie sposobów na usprawnienie procesu udzielania na nie odpowiedzi. Może to polegać na wykorzystaniu istniejących raportów SAP do zbadania sprawy, listów w gotowych formatach, które można wypełnić, aby odpowiedzieć na pytania lub wyjaśnić wątpliwości, albo po prostu procedur dotyczących sposobu badania niektórych z tych spraw. Bez takiego podejścia do poprawy wydajności będzie to zawsze stanowiło obciążenie dla Twojego zespołu.

UWAGI – Jeśli zaznaczyłeś którąkolwiek z poniższych opcji, być może warto poprawić funkcjonowanie działu pomocy technicznej i proces rozwiązywania zgłoszeń

To tylko niektóre z kwestii, o których rozmawiałem z klientami przez wiele lat. Mam nadzieję, że podsuną one Państwu kilka pomysłów na obszary, na których warto się skupić, aby usprawnić codzienne działania. 

Nawet dzisiaj, gdy klienci przenoszą część swoich danych do chmury, a w wielu przypadkach nawet obsługę płac (Employee Central Payroll), widzimy, że te same procesy, które dla większości klientów stanowią obciążenie, można usprawnić.

Firma SAP poczyniła znaczne postępy w zakresie usprawniania procesów dzięki takim narzędziom jak Payroll Control Center, jednakfirma SpinifexITwyspecjalizowała się w tej dziedzinie i oferuje doskonałe produkty oraz procesy, które pozwolą jeszcze bardziej usprawnić obsługę płac.

Chętnie omówimy z Państwem każdy z powyższych procesów oraz możliwe sposoby ich usprawnienia. Prosimy o kontakt pod adresem [email protected] lub odwiedź naszą stronę internetową, aby umówić się na rozmowę wstępną.

Możesz też odpowiedzieć na ten post, a ja skontaktuję się z Tobą jak najszybciej.

***

ZOBACZ POWIĄZANE ARTYKUŁY

  1. Kwestie związane z obsługą płac podczas migracji do chmury
  2. Kwestie związane z obsługą płac podczas wdrażania systemu Employee Central(wraz z bezpłatną listą kontrolną do pobrania dla Ciebie i Twojego kierownika ds. wdrożenia)
  3. Usprawnij proces obsługi płac(część 1)
  4. Dodatkowe wskazówki dotyczące usprawnienia procesu rozliczania wynagrodzeń(część 2)
Możesz także polubić