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Bonne année ! Ou peut-être…

Bonne année ! Ou peut-être… 1024 512 SpinifexIT Marketing

C'est un refrain familier dans les services de paie de toute l'Amérique du Nord : le traitement de fin d'année n'est pas une partie de plaisir ! Alors pourquoi est-ce si difficile ? Dans cet article, nous allons explorer les maux de tête les plus courants, et comment les étouffer dans l'œuf - en ciblant les organisations qui utilisent des systèmes de paie SAP.

Pour lancer la conversation, je vais d'abord fournir quelques indications concernant la configuration des rubriques. Si vous créez de nouvelles rubriques en cours d'année et que vous ne vous rendez compte qu'en fin d'année que vous n'avez pas configuré l'imposition correctement, eh bien cela peut poser un gros problème. Ou peut-être que ce n'est pas une nouvelle rubrique qui est en cause, mais des rubriques existantes parce qu'une autorité fiscale a changé de réglementation et que vous deviez modifier votre configuration en conséquence... mais que vous ne l'avez pas fait.

Le deuxième point concerne les questions relatives à votre Calculs des taxes - ces scénarios où les impôts ne sont pas calculés correctement, et où vous vous retrouvez avec des cas de déséquilibre ou des impôts s'arrêtant aux mauvais plafonds. Il s'agit là de problèmes que vous souhaitez détecter en cours d'année, immédiatement, et non en fin d'année.

Le troisième sujet que nous allons aborder est Les données de base des employés - par exemple, s'assurer que les nouveaux employés ont fourni des numéros de sécurité sociale ou d'assurance sociale valides, ou que les employés qui ont déménagé au cours de l'année ont suivi les étapes appropriées pour que leur adresse soit mise à jour.

Et enfin, ces ajustements manuels de fin d'année ajustements manuelsdes éléments tels que les avantages non monétaires qui doivent être ajoutés aux montants imposables de l'année précédente des employés, soit en utilisant l'infotype 221, soit en effectuant des entrées directement dans le module US Tax Reporter de SAP.

Nous allons maintenant nous plonger plus profondément dans chacun de ces domaines.  

Configuration des rubriques

La personne responsable de la création des rubriques dans votre organisation - c'est-à-dire vous - connaît sans doute très bien la table T512W. Les cumuls, les classes d'évaluation et les classes de traitement font tous partie de cette configuration. J'ai dressé ci-dessous la liste des classes de traitement qui ont un impact sur la manière dont les rubriques sont taxées (aux États-Unis), ainsi que quelques classes de cumul à connaître. Donc, au minimum, je suggère que votre script de configuration des rubriques comprenne ces éléments.

      • PC 64 Indicateur de formule alternative
      • PC 65 415 catégorie de limite
      • PC 67 Prorogation de l'impôt sur le travail
      • PC 68 Type de paiement pour le calcul de la taxe
      • PC 69 Contribution imposable/non imposable
      • PC 70 Proration de l'impôt sur le travail (salariés)
      • PC 71 Classification fiscale des rubriques (Ce point est essentiel)
      • Cumul /102 (salaires 401k)
      • Cumul /114 Salaires de base BSI

Pour les salaires canadiens, les spécificités sont un peu différentes ; vous trouverez ci-dessous les éléments de configuration des rubriques liés à l'impôt que je vous suggère de surveiller :

      • PC 52 Cumul dans les DT bruts pour l'indemnisation des travailleurs
      • PC 65 Définition des gains soumis à l'impôt-santé
      • PC 69 Définition des gains cotisables au titre de l'indemnisation des travailleurs
      • PC 72 Dérivation de la GST et des autres taxes de vente pour l'impôt sur le revenu
      • PC 84 Définition des gains assurables du PPIP
      • Cumul des salaires imposables WTs : /102, /103, 104, 105, /112, /113, /118, /119, /120, /121, /122, /130, /131, /132, /140, /141, /142, /152, /153, /154, /158, /160, /161, /162, /163, /164,

Je propose également que, quel que soit le mécanisme que vous utilisez pour demander qu'une configuration de transport soit déplacée dans le paysage, il exige que soit jointe une matrice d'essai. Même les super-utilisateurs bien qualifiés qui effectuent la configuration devraient être tenus de tester leurs modifications avant de les mettre en œuvre dans la production.

En plus de cela, je recommande une sorte de approbation par signature soit nécessaire. Cela peut signifier quelque chose de différent pour vous par rapport à d'autres organisations, en fonction de la façon dont vos équipes de support SAP sont structurées, mais il doit y avoir une personne qui doit examiner et donner son accord.

Enfin, effectuez test de régression pour tous les changements apportés - ne tombez pas dans le piège de ne tester que la version attendus changements attendus. Et quand je parle de tests de régression, voici ce que je veux dire : Exécutez votre processus de paie avant le changement, puis un rapport avec les résultats pertinents, puis appliquez les changements ; répétez ensuite le processus afin de pouvoir comparer les résultats avant et après. Et assurez-vous que votre population de test de régression - si ce n'est pas une population complète d'employés - contient un bon échantillon représentatif des différents types d'employés, des horaires de travail et des autorités fiscales.

Pour ma dernière recommandation concernant la configuration des rubriques, nous comprenons tous que vous devez parfois ajuster la configuration en raison de forces extérieures - comme une autorité fiscale créant une nouvelle réglementation concernant certains types de paiements aux employés. Pour rester au courant de tout changement de ce type qui pourrait affecter votre configuration, voici quelques suggestions :

  1. Restez membre d'organisations telles que l'American Payroll Association ou l'Association canadienne de la paie. Cela vous donnera accès aux annonces sur le site Web concernant les modifications du régime fiscal, ainsi que la possibilité d'assister aux conférences des sections locales et nationales.
  2. Une autre façon de se tenir au courant est de s'abonner aux listes de diffusion déployées par les différentes administrations fiscales, ce qui vous permettra de recevoir des informations par courrier électronique au lieu de devoir vous rappeler de vérifier par vous-même les informations mises à jour.
  3. Enfin, il est toujours bon de revoir périodiquement votre configuration dans le système. En plus de la configuration des rubriques que j'ai mentionnée plus haut, il est bon de revoir de temps en temps votre configuration du modèle fiscal américain SAP (tables T5ute/y/m) pour vous assurer que rien ne vous a échappé.

Calculs des taxes

Dans ce domaine, il y a quelques audits périodiques que je suggère de faire, tout au long de l'année, en commençant par un examen de votre Sécurité sociale, Medicare, FUTA et SUTA (pour les États-Unis) et de leurs équivalents canadiens (cpp/qpp/ei/qpip). CPP/QPP/EI/QPIP/PPIP. Par exemple, comparez les montants de la retenue de l'employé et de la contrepartie de l'employeur pour voir s'ils sont synchronisés ; effectuez également des tests pour déterminer si les montants réels de l'impôt enregistrés correspondent aux salaires imposables multipliés par leurs taux respectifs.

En plus de ces contrôles, n'oubliez pas de vérifier le calcul exact de la surtaxe Medicare américaine supplémentaire pour les personnes gagnant plus de 200 000 dollars par an, et confirmez que tous les impôts plafonnés (par ex. CPP/QPP/EI, US Social Security, US FUTA/SUTA) s'arrêtent aux plafonds appropriés pour l'année.

Enfin, deux tables sont gérées dans SAP en ce qui concerne les taux et les plafonds de chômage des États américains. BTXRATE et T5UTXDe plus, les mêmes données sont saisies directement dans le logiciel BSI de BSI. Vous voudrez vous assurer et vérifier que les valeurs à tous ces endroits sont synchronisées les unes avec les autres. D'un point de vue canadien, les constantes utilisées dans les calculs de taxes sont stockées dans les tables T511K et T5KTC (telles que mises à jour chaque année par SAP via les HRSP) - assurez-vous de confirmer que votre système a été mis à jour en temps voulu chaque année.

Voici quelques autres bonnes pratiques pour éviter les problèmes de calcul de la taxe : si vous utilisez le module Tax Reporter de SAP pour générer des formulaires américains tels que les W2, les 941 et les rapports de chômage, vous devez générer des tests pour ces formulaires, sur une base mensuelle ou trimestrielle, et lorsque vous le faites, vérifiez toujours le journal qui est produit pour toute erreur ou message d'avertissement. Je vous suggère également d'effectuer périodiquement "des rapprochements "à trois voies entre le Tax Reporter, les écritures du grand livre et les résultats du cluster de paie.

De la même manière, vous pouvez exécuter le programme canadien T4, RPCYERK0plusieurs fois au cours de l'année en mode "test", en confirmant les résultats et en surveillant les messages d'erreur et les refus des employés.

Données de base des employés

En ce qui concerne les données de base des employés, nous allons aborder certaines des meilleures pratiques que vous devriez suivre lorsque vous effectuez des audits.

Tout d'abord, contrôlez les employés qui demandent exonération fiscale - peut-être même en contactant ces employés pour vérifier que les données sont correctes.

Ensuite, je suggérerais d'auditer les administrations fiscales des résidents, du travail et du chômage - info types 207, 208 et 209 pour les États-Unis, et info types 461, 462, 463, 464 pour le Canada - de plusieurs façons différentes :

  1. Par rapport à l'adresse de l'employé (info type SAP 6)
  2. Comparé à d'autres données du système qui pourraient indiquer la localisation, comme par exemple le secteur du personnel ou le centre de coûts.
  3. Comparez les valeurs des différents types d'informations entre elles - il existe évidemment des raisons légitimes pour lesquelles certaines organisations ne sont pas obligées de les faire concorder - mais sachez ce qui serait logique pour votre population d'employés et recherchez-le.

Et enfin, vérifiez les SSN/SIN trouvés dans le type d'information 2, pour s'assurer que tous les employés ont des numéros valides.

Pour aller plus loin, étendez votre processus d'audit pour y inclure contacter vos employés pour qu'ils valident les données dont vous disposez sur eux, comme le SSN/SIN, les adresses, les statuts d'exonération fiscale. Et bien sûr, incluez dans vos notifications les instructions pour faire corriger toute donnée incorrecte - et si les employés peuvent la corriger eux-mêmes via un portail ESS, c'est encore mieux !

Réglages manuels

Le dernier sujet mentionné dans notre discussion d'ouverture était les ajustements manuels. J'ai quelques bonnes pratiques à partager, en commençant par ..... NE LES FAITES PAS 😊

Mais comme ce n'est probablement pas faisable.....do incorporez autant d'ajustements que possible dans vos paies régulières pour minimiser le nombre de décalages nécessaires, et rapprochez les 221 de type info qui sont créés de ceux qui sont ramassés et effectivement traités dans la paie - assurez-vous qu'il n'y a pas d'ajustements de fin d'année entrés mais qui n'ont pas été poussés jusqu'au bout.

Dans la mesure du possible, je vous recommande vivement de travailler avec vos interlocuteurs pour limiter la nécessité de ces ajustements - bonne chance pour cela, n'est-ce pas ? Mais si vous parvenez à convaincre les unités opérationnelles d'adopter des pratiques favorables au processus de paie, cela vous soulagera d'une partie du casse-tête.

Voici un exemple de pratique commerciale que vous pouvez influencer : envisagez d'utiliser l'année fiscale plutôt que l'année civile lorsque c'est possible, afin d'éviter que tout le travail ne tombe à la fin de l'année. Par exemple, j'ai travaillé dans une entreprise où les employés avaient tous l'usage d'un véhicule de fonction. Ces employés devaient consigner toute utilisation personnelle de la voiture et nous fournir ces données chaque année afin qu'une valeur imputée puisse être calculée et ajoutée aux résultats de leur paie. Selon la politique de l'entreprise, l'année pour ces accumulations s'étendait du 1er décembre au 30 novembre, ce qui donnait au service de la paie le temps d'enregistrer les ajustements au cours du mois de décembre, au lieu d'une ruée de dernière minute en janvier.

Enfin, si vous utilisez US Tax Reporter, vous savez qu'il existe une option permettant de saisir directement les ajustements, via des entrées manuelles dans les tableaux, en forçant les ajustements sur les formulaires - comme les W2 - sans jamais passer par les données de base ou le calcul de la paie. C'est un outil formidable qui a son utilité, mais je vous conseille de l'utiliser avec parcimonie et de conserver votre documentation pour justifier les entrées effectuées et fournir une piste d'audit.

Alors, où est-ce que SpinifexIT entre en jeu ?

Maintenant que nous avons passé en revue certains des plus grands défis de fin d'année et offert quelques suggestions pour relever ces défis, je veux bien sûr vous présenter un produit Spinifex qui a été conçu pour traiter ces questions très efficacement. Ce produit s'appelle Easy Balance et nous avons une version américaine et une version canadienne.

Easy Balance est en fait une suite de rapports spécialement conçus pour les audits et les validations des charges sociales.

Par exemple, Easy Balance comprend des rapports qui vérifient les résultats négatifs indésirables, comme par exemple les montants d'impôt, ce qui entraînera une erreur lors de l'exécution de vos W2 ou T4. Les rapports Easy Balance fournissent des résultats à un niveau élevé et incluent la possibilité d'analyser des chiffres spécifiques, afin de localiser facilement ce qui crée un problème. Une autre fonctionnalité d'EB vous permet de valider la configuration de vos rubriques, en termes d'assujettissement à l'impôt, afin de résoudre les problèmes de rubriques mentionnés plus haut dans cette discussion.

Easy Balance Les fonctions peuvent être classées dans les quatre grandes catégories suivantes : - les fonctions de gestion des ressources humaines

  1. Validation de la configuration relative aux taxes
  2. Des rapports d'exception livrés à l'avance - par exemple, dont le salaire FICA, multiplié par 0,062, ne correspond PAS à l'impôt retenu ? Ou, pour le Canada, les employés dont la province aux fins de l'impôt sur la santé ne correspond pas à leur province d'emploi.
  3. Rapprochement entre le déclarant fiscal américain, les résultats de la paie, et même les écritures du grand livre général
  4. La correspondance, comme la vérification de l'adresse/SSN que nous venons de mentionner, ainsi que les documents expliquant les résultats du W2 américain aux employés.

Quel que soit l'outil de reporting choisi, les suggestions que nous avons mentionnées aujourd'hui, mises en œuvre à des points de contrôle tout au long de l'année, permettront, je l'espère, de réduire le stress de fin d'année de votre service de paie. Et si vous souhaitez utiliser un outil de reporting spécialement conçu pour ces besoins, je vous recommande de suivre les conseils suivants contrôle Easy Balance!

Votre représentant SpinifexIT se fera un plaisir de vous présenter les caractéristiques du produit dans le cadre d'une démonstration gratuite, afin que vous puissiez voir par vous-même ce que nous pouvons faire pour vous aider à passer une bonne année. "bonne année"..

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