Le blog Spinifexit réconciliant la paie à touche unique

Rapprochement de la paie à touche unique

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Considérations relatives à la réconciliation

Au cours des 15 dernières années, l'une de mes principales fonctions a consisté à travailler avec les clients sur le processus de récapitulatif des paiements, et en particulier sur le rapprochement et le reporting supplémentaire de leurs données de récapitulatif des paiements. Presque tous les clients SAP ont mis en place un processus de validation des données de récapitulatif des paiements. La plupart d'entre eux le font à la fin de l'année, mais une grande partie de nos clients effectuent également un rapprochement par période de paie.

Dans le cadre de la PTS, vous pouvez vous demander s'il est encore nécessaire de procéder à une réconciliation, et comment le faire.

La réponse courte est Oui, il y a toujours un besoin de réconciliation à faire.

Étant donné que la solution STP est toujours basée sur la configuration de Wagetype et les données des employés (très similaires aux résumés de paiement) et qu'il est maintenant nécessaire de transmettre les données à l'ATO sur une base hebdomadaire, il est toujours nécessaire de procéder à un rapprochement.

Pour comprendre ce besoin, la déclaration suivante fait partie du nouveau processus STP, et comme vous pouvez le voir, il est nécessaire de déclarer que les données sont correctes avant de les transmettre à l'ATO. 

La plupart des clients avec lesquels j'ai travaillé au fil des ans seraient réticents à signer le fichier de transmission sans aucune sorte de validation. 

Un exemple simple de ce qui peut se passer est que si un wagetype n'est pas marqué pour le STP, il ne sera pas signalé à l'ATO. Sans une certaine forme de réconciliation, cela peut passer inaperçu.

Vous trouverez ci-dessous quelques domaines de réconciliation qui, selon nous, seront nécessaires :

Je vais vivre

Au départ, lors du Go Live, il est nécessaire de valider le processus STP. Il ne s'agit pas seulement de vérifier que les packs de support ont été chargés correctement, mais aussi de savoir si votre configuration est complète et si ce processus fonctionne avec les données de vos employés. 

Voici quelques-uns des domaines dans lesquels vous souhaitez effectuer des contrôles de validation :

  • Vérifier la conversion en cours d'année des résultats de paie existants vers les nouveaux clusters.
  • Valider que l'exécution de la paie calcule et met à jour correctement les tables du cluster STP.
  • Vérifiez que le processus de déclaration STP qui prend les informations du cluster de paie (à partir des nouvelles tables ACRT, SETP et SABN) et crée les données pour la transmission à l'ATO.

La meilleure approche que je puisse vous suggérer est de vous assurer que votre rapprochement des récapitulatifs de paiement est à jour afin de pouvoir comparer les valeurs originales des récapitulatifs de paiement aux valeurs STP (dans les tableaux STP). REMARQUE : Il ne s'agit pas d'une correspondance 1 à 1, mais cela devrait vous donner une indication que la configuration et les calculs STP sont corrects.

II Périodes de rémunération normales

Une fois que vous aurez mis en service le système, vous voudrez disposer d'un processus permettant de vérifier que vos chiffres STP correspondent à ce que l'employé a été payé. Gardez à l'esprit que même si tout s'équilibre au moment de la mise en service, au cours d'une année normale, il peut y avoir de nouvelles configurations dans votre système, de nouveaux types de salaires utilisés pendant la paie, et de nouveaux scénarios également. (Par exemple, vous pouvez avoir une paie rétrospective sur les deux dernières années qui pourrait ne pas être rapportée correctement).

Comme pour les résumés de paiement, lorsque les clients doivent imprimer les relevés de fin d'année, il est nécessaire de vérifier les chiffres dans le fichier STP. Il est si facile d'oublier un wagetype, d'avoir un wagetype configuré pour être inclus dans la mauvaise catégorie STP ou de ne pas être marqué pour être inclus dans le rapport STP.

Pour effectuer le rapprochement, la plupart des clients ont un processus dans lequel ils veulent vérifier que les paiements effectués à l'employé au moment de son départ correspondent à ce qui a été déclaré lors du traitement STP.

Voici quelques exemples du processus de réconciliation :

Vérification des figures STP

  • Identification des wagetypes qui sont payés à l'employé (l'exécution de wagetype reporter est un processus courant pour obtenir ces informations).
  • Mettez-les en correspondance avec les paiements STP calculés - Vous pouvez télécharger les données du rapport STP dans un fichier Excel.
  • Incluant les valeurs de STP Override

Il s'agit toutefois d'un processus assez manuel, car il est nécessaire de tenir des registres des types de salaires versés à l'employé, d'établir une feuille de calcul Excel détaillée ou de créer d'autres processus.

Quel que soit le mode de rapprochement, il est important de disposer d'une méthode pour vérifier vos chiffres STP et, bien entendu, plus vous simplifierez le processus, moins vous aurez de frais généraux à payer pour chaque période de paie.

Les points suivants sont des éléments que je recommanderais lorsque vous cherchez à créer un processus de réconciliation.

  1. Pensez à l'objectif visé ici et assurez-vous que vous suivez un processus intelligent et reproductible.
  2. Gardez à l'esprit que vous devez effectuer cette opération pour chaque période de paie ; essayez donc de la simplifier.
  3. Considérez tous vos domaines de paie et leurs différentes fréquences.
  4. N'oubliez pas que les employés peuvent être transférés d'une zone de paie à l'autre ; assurez-vous que votre processus est adapté à cette situation.
  5. Si vous avez plusieurs NPA, assurez-vous que votre processus en tient compte.
  6. Assurez-vous d'inclure les employés licenciés
  7. Décidez si vous allez inclure la possibilité de passer outre les chiffres et incluez cela dans votre processus.

C'est un domaine dans lequel SpinifexIT travaille depuis de nombreuses années et, dans le cadre de la nouvelle solution STP, nous avons modifié notre solution Easy Payment Summary Reconciliation pour qu'elle prenne également en compte le STP.

Rencontrez Easy STP

Notre solution Easy STP prend notamment en charge les domaines suivants :

  • Validation de la configuration - Vérifier la configuration de Wagetype STP et la configuration de l'ABN du rapport.
  • Vérification préalable des données de base - Vérifier auprès de l'employé que les données sont correctes avant de créer le fichier STP.
  • Rapports de réconciliation - Rapports de réconciliation pour la mise en service (vérification de la conversion STP) et également rapports de réconciliation paye par paye en cours.
  • Rapport sur le STP - Des rapports supplémentaires sont fournis pour rendre compte du STP et aider à la réconciliation dans l'ensemble de l'entreprise.
  • Analyse des valeurs STP - Rapport au niveau de l'employé avec une analyse détaillée de la façon dont les valeurs STP sont calculées et d'où elles proviennent (y compris les dérogations).

Les clients existants de Easy Payment Summaries recevront notre solution Easy STP dans le cadre de la mise à niveau normale de nos solutions.

Résumé

La solution STP de SAP sera publiée le 11 octobre 2018. Il est temps pour vous de commencer à planifier la mise à niveau et la mise en œuvre de votre solution. Bien qu'en tant que client SAP, vous bénéficiez d'un report jusqu'en mai 2019, nous ne vous recommandons pas d'attendre trop longtemps car il y aura pas mal de travail à faire.

Dans le cadre de cette préparation, nous vous recommandons de discuter avec SAP de l'option d'utiliser l'intégration de la plateforme SAP Cloud et de vous assurer que vos équipes techniques sont impliquées dans la mise à niveau du pack SAP HR Support.

Pour de nombreux clients, il s'agit également d'un projet de grande envergure, car la mise à niveau des packs de support RH peut intégrer de nombreuses nouvelles fonctionnalités en plus de la solution STP. Les tests peuvent donc être assez poussés pour s'assurer qu'il n'y a pas d'impact sur votre paie de production.

Je continuerai à créer des blogs tels que celui-ci au cours des 6 prochains mois. Veuillez consulter notre page STP sur le site Web SpinifexIT pour vous tenir au courant de toute information pertinente.

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