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SpinifexIT-Blog: Optimieren Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung

Teil 3A: Optimieren Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung

Teil 3A: Optimieren Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung 1024 512 SpinifexIT Vermarktung

Wenn ich gefragt würde, ob ich jemals ein Lohnbuchhaltungsteam gesehen habe, das keinen Raum für Effizienzsteigerungen hat, würde ich sagen: Nein. Das soll nicht heißen, dass ich nicht viele absolut intelligente und effiziente Prozesse sehe, aber bei der Gehaltsabrechnung gibt es immer wieder neue Herausforderungen und Veränderungen, was bedeutet, dass es sich um einen sich oft weiterentwickelnden Prozess handelt.

Dieser Blog wird sich auf einige der Bereiche für Effizienz konzentrieren, in denen ich gesehen habe, wie Kunden ihre Gehaltsabrechnung vollständig rationalisieren. Das bedeutet, dass sie mit den vorhandenen Ressourcen viel mehr erreichen können und sich darauf konzentrieren, viele wertschöpfende Lösungen anzubieten, anstatt nur die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten.

Sie werden am meisten von diesem Blog profitieren, wenn Sie eine...

  • SAP-Personalabrechnung vor Ort
  • Employee Central – Personalabrechnung
  • Abrechnung über einen Managed Service Provider (ADP, NGA)
  • Durchführung der SAP-Personalabrechnung vor Ort mit Stammdaten in der Mitarbeiterzentrale

Es ist innerhalb eines Unternehmens nicht immer klar bekannt, was es braucht, um die Mitarbeiter zu bezahlen. Obwohl wir denken möchten, dass es nur darum geht, am Zahltag einen magischen Knopf zu drücken, ist es nie der Fall. Gerade in der heutigen Welt werden die Dinge immer komplexer und die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine davon.

Die meisten Unternehmen haben eine länderübergreifende Personalabrechnung, viele Abrechnungsfrequenzen, Vollzeit-Teilzeit, Gelegenheitsarbeiter und viele dieser Mitarbeiter mit individuellen Tarifverträgen oder mit komplexen Gehaltsregeln. Viele Kunden haben externe Zeiterfassungs-Systeme, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung speisen, und jetzt haben viele Kunden eine Integration von der Mitarbeiterzentrale zur Personalabrechnung.

Puh - ich bin müde, wenn ich nur daran denke.

Um eine Abrechnung abzuwickeln, handelt es sich oft um mehrere Tage der Dateneingabe, Probeläufe und Validierungen, die in die Abrechnung führen, nur um sicherzustellen, dass die Berechnungen korrekt sind.

Und wenn die Bezahlung erfolgt ist, ist alles vorbei...?

Kein Glück - Jetzt müssen weitere Prozesse stattfinden. Dinge wie die Verteilung von Berichten an die Geschäftsleitung, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, die Abstimmung der Gehaltsabrechnung (oft lokale Dinge wie Steuern, Zahlungen an Lieferanten und andere Aufgaben wie Jahresende), Schnittstellen zu anderen Systemen.

Neben diesen Punkten nimmt das Gehaltsabrechnungsteam häufig Helpdesk-Anfragen von Mitarbeitern zu ihrem Gehalt entgegen (Niedriglohn, hohes Gehalt, Zertifikats-/Formularanforderungen usw.). Bei einigen der Kunden, die ich sehe, kann dies mehrere hundert bis mehrere tausend Anrufe pro Monat sein. In vielen Fällen wird ein Team speziell für die Bearbeitung von Lohnfragen zur Verfügung gestellt.

Schließlich gibt es das ganze Jahr über wichtige Dinge wie Gehaltserhöhungen, Einstellungen/Terminierungen (oft in Massen) und die Verarbeitung am Jahresende. Sie haben auch die Möglichkeit, gelegentlich Aktualisierungen und Änderungen an Kalkulationen vorzunehmen und/oder neue Gehaltsabrechnungen zu erstellen (wie dies bei einer Neuakquisition oder sogar bei der Zusammenführung mehrerer Abrechnungslösungen der Fall sein kann).

Die meisten von uns sehen die Gehaltsabrechnung nur am Ende jeder Woche oder jedes Monats, aber es gibt eine Menge zu tun, um dies richtig zu machen. Jetzt bin ich wirklich müde, wenn ich nur an die Lohnbuchhaltungsteams in aller Welt denke!

Den Komplex einfach machen

Da ich im Laufe der Jahre viele Kunden besucht habe, ist eines meiner Interessen, von Kunden zu hören, wie sie all diese Aufgaben in einer normalen Woche erledigen. In vielen dieser Fälle gibt es in den meisten Unternehmen Spezialisten, die zu bestimmten Zeiten des Jahres einfach nicht in den Urlaub gehen, da sie dies einfach nicht an andere weitergeben können.

Unabhängig vom Bereich habe ich mich schon immer dafür interessiert, wie man es effizienter machen kann. Deshalb habe ich vor 15 Jahren mit der Entwicklung von Add-on-Lösungen für SAP begonnen, von denen ich mit Stolz sagen kann, dass sie täglich in Hunderten von Unternehmen in den meisten wichtigen Ländern der Welt eingesetzt werden. Diese Lösungen wurden immer direkt im Hinblick auf den Kunden entwickelt und haben sich im Laufe der Jahre zu einem umfassenden Lösungspaket entwickelt.

Ich werde einige davon unten erwähnen, aber selbst wenn Sie sich nicht für Add-On-Tools interessieren, gibt Ihnen das Folgende einen Einblick in einige der Bereiche, die Sie vielleicht betrachten können, um eine Lohnbuchhaltung zu rationalisieren, in einigen Fällen nur mit Standard-SAP-Prozessen, die Sie möglicherweise nicht gerade verwenden.

OK - Schauen wir uns nun einige der verbesserungswürdigen Bereiche an.

Ändern der Denkweise - Durchführung der Personalabrechnung (Payroll Control Center)

Einer der wichtigsten Punkte, die ich in Gesprächen mit Kunden höre, ist, wie sie über Employee Central sprechen und wie dies die Art und Weise verändern wird, wie die Mitarbeiter mit dem HCM-System arbeiten. Die Benutzeroberfläche ist fantastisch, denn sie bietet einen einfachen Zugang zu den Daten, und die Mitarbeiter können die meisten Daten selbst aktualisieren.

Die Möglichkeit für Mitarbeiter, das System direkt anzusehen und zu aktualisieren, verbessert die Interaktion mit dem System erheblich.

Wenn ich jedoch viele dieser Kunden aus Sicht der Personalabrechnung besuche, ist es sehr häufig, dass sich das Abrechnungsteam immer noch über SAPGUI-Bildschirme im SAP-System anmeldet und die Personalabrechnung direkt von hier aus durchführt. Andere Kunden verwenden möglicherweise WebGui oder NetWeaver Business Client (NWBC).

Es ändert jedoch nicht wirklich die Art und Weise, wie das Payroll Team tagtäglich arbeitet.

Es gibt jedoch einige gute Dinge zu beachten. Eine davon ist eine neuere Lösung für die Personalabrechnung, die SAP in den neuesten Versionen anbietet: das Payroll Control Center.

Dieses ist herum für über 3 Jahre jetzt gewesen, und über dieser Zeit bin ich privilegiert worden, um seine Entwicklung vom Ausgangskonzept einer rationalisierten Weise gesehen zu haben, Lohn- und Gehaltsabrechnungsfehler zu überprüfen und zu überprüfen, um dann in der Lage zu sein, den Gehaltsabrechnungsprozess durchzuführen. Im gleichen Zeitraum wurde die Konfiguration und Einrichtung dieses Tools vereinfacht, und ich glaube, dass es jetzt eine Lösung ist, von der die Kunden stark profitieren können.

Mit dem Payroll Control Center können Sie jetzt den gesamten Abrechnungsprozess (einschließlich der Identifizierung und Prüfung von Abrechnungsfehlern) über eine übersichtliche Benutzeroberfläche abwickeln, die direkt aus Employee Central ausgeführt werden kann.

Ein echter Vorteil dabei ist, dass die Weiterqualifizierung eines neuen Mitarbeiters im Abrechnungsteam viel geringer ausfallen kann, da er einen klar definierten Prozess und einfachere Schritte zur Durchführung der Abrechnung hat. Insbesondere, wenn Sie eine komplexe Abrechnung mit mehreren Schritten und verschiedenen Ländern oder Abrechnungskreisen haben, für die die Abrechnungszentrale in einem definierten Prozess sorgen kann.

Ich glaube, dass das Payroll Control Center jetzt etwas ist, das die meisten Kunden in Betracht ziehen sollten, wenn sie nach Möglichkeiten suchen, einige ihrer Gehaltsabrechnungsprozesse zu rationalisieren.

SpinifexIT und Lohnbuchhaltung Kontrollzentrum

SAP liefert einen Standard Payroll Control Center Rapid Deployment Solution, was bedeutet, dass Sie nicht alles von Grund auf neu einrichten müssen, aber dies erfordert immer noch eine Implementierung und ein gewisses Maß an technischem Know-how, insbesondere wenn Sie die Validierungsprüfungen anpassen möchten.

Als Alternative zur SAP-Standardlösung, hat SpinifexIT eine eigene vorgefertigte Lösung entwickelt, die auf der Grundlage unserer Easy Reporter für den schnellen Einsatz (ohne technische Kenntnisse) der Gehaltsabrechnungsprüfung nutzt. Wir haben auch viele zusätzliche Funktionen in die Standardlösung des Payroll Control Centers eingebaut, um die Arbeitsweise zu optimieren und in Ihre täglichen Prozesse zu integrieren.Für weitere Informationen über das SpinifexIT Payroll Control Center Add-on, bitte hier klicken.

Rationalisierung des Lohnberichtswesens und der Personalabstimmung

Fast jeder Kunde, den ich besuche, wird einen gewissen Aufwand für die interne Berichterstattung haben. Dieser Bedarf wächst von Jahr zu Jahr, da die meisten Kunden die Informationen im Lohnsystem nutzen wollen, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Einige Beispiele für Bereiche, die zunehmend gefragt sind, sind unter anderem

  • Größerer Bedarf an Auditierung der Personalabrechnung, insbesondere durch komplexere Mitarbeiter
  • Notwendigkeit, Informationen an Manager weiterzugeben, um ihr Geschäft besser zu führen.
  • Erstellung von Extrakten in Drittanbieterlösungen (z.B. Vendor Deduction Reporting)
  • Personalabrechnung abstimmen

Standardberichte - SAP liefert bereits eine ganze Reihe von Berichten, die viele Ihrer üblichen Bedürfnisse abdecken. Berichte über Lohnarten, Urlaubssalden, Infotypen und viele andere Bereiche sind alle möglich. Wenn jedoch die Standardberichte den Kundenanforderungen nicht ganz gerecht werden, müssen oft andere Methoden angewandt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Standardberichte prüft, bevor es andere Optionen in Betracht zieht. Wenden Sie sich an Ihren Implementierungspartner, wenn Ihr Team nicht sicher ist, welche Berichte verfügbar sind.

Adhoc-Abfrage - Viele Berichtsanforderungen, insbesondere solche mit Mitarbeiterstammdaten, können mit der Adhoc-Abfrage erstellt werden. Mit diesem Tool kann Ihr Team die benötigten Berichte erstellen, ohne auf manuelle Prozesse oder kundenspezifische Entwicklungen zurückgreifen zu müssen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, alle Berichte, die Ihr Team benötigt, ohne großen Overhead zu erstellen.

Excel - Die gebräuchlichste und einfachste Methode, die jedoch den größten Aufwand mit sich bringt. Das übliche Verfahren besteht darin, mehrere bestehende SAP-Berichte auszuführen und die Daten in lokale Dateien zu extrahieren. Diese Dateien können dann in Excel oder ähnliche Tools geladen werden, um die Berichte zu erstellen oder die Daten wie gewünscht zu analysieren. Manchmal ist dies der einzige schnelle und einfache Weg, um die gewünschten Berichte zu erstellen. Bedenken Sie jedoch, dass die Erstellung der Berichte mit viel manueller Arbeit und Aufwand verbunden sein kann, ganz zu schweigen von der Fehleranfälligkeit.

Benutzerdefinierte Berichte - Obwohl dies ein zeitaufwändiger Prozess sein kann, wenden sich viele Kunden hier an die benutzerdefinierte Entwicklung, um das zu erhalten, was sie wollen. Dies kann der Fall sein, um Daten zu erhalten, die in Standardberichten nicht verfügbar sind, oder um die erforderlichen Formeln zu erstellen, oder einfach nur, um den Bericht in einem schönen Webformat anzuzeigen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Berichterstattung zu rationalisieren, wenn Sie derzeit möglicherweise viele manuelle Schritte zur Erstellung eines Berichts durchführen müssen.

Schließlich gibt es, obwohl ein Großteil des Berichtsbedarfs auf Unternehmensebene besteht, im Laufe des Jahres viele Ad-hoc-Anfragen von verschiedenen Abteilungen und Managern nach Informationen. Diese Anfragen sind manchmal einmalig oder wiederkehrend bei jedem Lohn oder monatlich. All dies kann zu einem erheblichen Mehraufwand für das Lohnbuchhaltungsteam führen. Oft führt kein Weg an diesen Ad-hoc-Anfragen vorbei. Wenn möglich, sollten Sie versuchen, einige der oben genannten Prozesse wiederzuverwenden, insbesondere wenn diese Ad-hoc-Anfragen zu häufigen Anfragen werden.

SpinifexIT und Reporting

Dies ist ein Bereich, auf den sich SpinifexIT seit über 15 Jahren spezialisiert hat. Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Abstimmungen gehören zu den wichtigsten Mehrwertlösungen, die SpinifexIT anbietet.

Das bestehende SpinifexIT Easy Reporter hat Zugriff auf den Großteil der Payroll HCM-Daten und hat diese Daten in den letzten Jahren über das Web-Berichterstattung Menü zugänglich gemacht. Dies ermöglicht die Ausführung von Berichten direkt aus Employee Central, was den Mitarbeitern oder Managern einen direkten Zugriff auf einige der wichtigsten Gehaltsabrechnungsdaten ermöglicht.

Auf diese Berichte kann über unser Web-Frontend per Mausklick zugegriffen werden, anstatt sich auf ältere Ansätze wie ABAP oder die Extraktion von Daten und deren Bearbeitung in Excel zu verlassen.

 Zusammenfassung

Dieser Blog hat einen Überblick über einige der Bereiche gegeben, die in SAP HR und Payroll rationalisiert werden können. Es gibt noch viele andere Bereiche, die ebenfalls rationalisiert werden können, und diese werden im zweiten Teil dieses Blogs beschrieben. Dazu gehören Bereichewie

  • Mitarbeiterkorrespondenz

  • Optimierung von SAP-Upgrades

  • Umgang mit Konfigurationsänderungen

  • Prozesse am Jahresende

  • Helpdesk Zugriff auf Daten zur Beantwortung von Mitarbeiteranfragen

Auch heute noch, wo Kunden einen Teil ihrer Daten in die Cloud verschieben und in vielen Fällen die Personalabrechnung in die Cloud verlagern (Employee Central Payroll), sehen wir, dass es immer noch viele manuelle Prozesse rund um das Payroll-Team gibt, die gestrafft werden könnten.

SAP hat durch diese Straffung mit Tools wie dem Payroll Control Center gute Fortschritte gemacht, aber darüber hinaus hat sich SpinifexIT auf diesen Bereich spezialisiert und verfügt über hervorragende Produkte und Prozesse zur weiteren Straffung Ihrer Personalabrechnung.

Wir würden uns freuen, mit Ihnen über die oben genannten Prozesse und mögliche Wege zur Rationalisierung dieser Punkte zu sprechen.

 

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