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SpinifexIT – Überlegungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung bei der Einführung von Employee Central

Teil 2: Überlegungen zur Personalabrechnung bei der Einführung von Employee Central

Teil 2: Überlegungen zur Personalabrechnung bei der Einführung von Employee Central 1024 512 SpinifexIT Vermarktung

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TEIL 2 EINER DREITEILIGEN BLOG-SERIE VON DARREN SOUTER

Willkommen zum zweiten Teil unserer dreiteiligen Blogreihe über die Entwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.Im ersten Teil unseres Blogs haben wir einige der Optionen besprochen, die Ihnen bei der Auswahl einer Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung stehen.Heute gehen wir auf einige Aspekte ein, die bei der Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in eine neue Umgebung zu beachten sind, die ebenfalls mit Employee Central verbunden ist.

Da mein Hintergrund nicht unbedingt auf Implementierungen ausgerichtet ist, werde ich mich auf einige Schlüsselthemen konzentrieren, die bei einer typischen Implementierung auftauchen können, sowie auf einige der wichtigsten Punkte, die zu berücksichtigen sind. Viele dieser Punkte tauchen in Diskussionen auf, die ich oft mit bestehenden Kunden führe, die unvoreingenommenen Rat suchen.

Implementierungspartner

Da die meisten Kunden dies wahrscheinlich nur einmal durchführen möchten, sollten sie sich am besten auf die Erfahrung einesImplementierungspartnersverlassen, der sie durch diesen Prozess begleitet. Da es sich hierbei um einenkomplexen Prozesshandeln kann, der nicht nur die Implementierung von Employee Central umfasst, sondern auch die Datenmigration, die Rückintegration in SAP (für die Personalabrechnung) und möglicherweise einen Wechsel der Abrechnungslösung beinhaltet, lohnt es sich, die Auswirkungen solcher Optionen zu prüfen.  Je nach Umfang Ihrer Aufgaben reicht möglicherweise ein Partner aus, der sich ausschließlich auf Employee Central spezialisiert hat. Sollten jedoch Änderungen an der Personalabrechnung anstehen, sollten Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, einen Partner zu beauftragen, der auch über Kenntnisse in SAP Payroll verfügt und diese Lösung bereits implementiert hat.

Es ist außerdem wichtig zuüberprüfen, mit welchen Kunden der Partnerbereits bei früheren Projektenzusammengearbeitet hatund ob diese Projekte als Erfolg gewertet wurden! Ich halte es zudem für sinnvoll, Referenzen der einzelnen Berater einzuholen, die an dem Projekt arbeiten werden, denn das Letzte, was Sie wollen, ist eine Gruppe unerfahrener Berater, die während der Umsetzung Ihres Projekts erst noch lernen müssen. 

Plan des Implementierungsprojekts

Auch wenn dies selbstverständlich erscheinen mag, stellen Sie bitte sicher, dass Sie über einenrealistischenPlan für das Implementierungsprojekt verfügen. Dieser Plan sollte den Arbeitsaufwand für eine vollständige End-to-End-Implementierung umfassen und zahlreiche Aufgaben enthalten, mit denen sichergestellt wird, dass alle Prozesse und Aufgaben im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung nach dem Go-Live weiterhin reibungslos funktionieren, damit die Mitarbeiter letztendlich korrekt bezahlt werden.

Daher der Tipp:Stellen Sie sicher, dass ausreichend Zeit und Aufwand für die korrekte Migration der Personaldaten und die Validierungsprozesse eingeplant werden.Außerdem sollte Zeit vorgesehen werden, um sicherzustellen, dass mehrere parallele Testläufe der Gehaltsabrechnung durchgeführt, Bankdateien überprüft und Supportaufgaben für den Go-Live-Zeitpunkt sowie die Zeit danach eingeplant werden. Dies sind die Aufgaben, die in den Projektumfang aufgenommen werden müssen, um einen reibungslosen Ablauf der Gehaltsabrechnung zu gewährleisten.

Die Implementierung der Mitarbeiterzentrale mit Gehaltsabrechnung ist ein komplexer Prozess, daher empfehlen wir Ihnen auch hier, die Referenzen Ihres Partners zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er über Erfahrungen sowohl mit der Implementierung der Mitarbeiterzentrale als auch der Gehaltsabrechnung verfügt.

Datenmigration zur Mitarbeiterzentrale

Während einer Implementierung der Mitarbeiterzentrale müssen Sie die Stammdaten aus Ihrem aktuellen SAP-On-Premise-System in die Mitarbeiterzentrale migrieren. Dies ist typisch für die meisten Implementierungen, die einen Datenkonvertierungsumfang haben.

Bei einer Migration aus SAP HCM bietet SAP glücklicherweise Unterstützung bei diesem Prozess an. Diese erfolgt in Form von ABAP-Reports, die zur Extraktion der Daten genutzt werden können. Bei der Planung einer Implementierung oder Migrationist es wichtig zu klären, wer konkret für die Datenextraktion, -bearbeitung, -migration und -validierung verantwortlich ist. Liegtdiesinder Verantwortung des Implementierungspartners, oder wird dies von Ihrem internen Team bzw. dem Kunden übernommen?

Diese Phase kann oft komplexer gestaltet werden, wenn es notwendig ist, vorhandene Daten neu abzubilden und auf kundenspezifische Infotypen/Felder einzugehen. Dies ist häufig mit zusätzlicher Entwicklungs- oder Extraktionsarbeit sowie mit erheblichem Zeitaufwand für die manuelle Manipulation und Validierung der Daten nach dem Laden in die Mitarbeiterzentrale verbunden.

HINWEIS:

Datenreplikation zurück zu SAP HCM

Bei der Einführung der Mitarbeiterzentrale mit der SAP-Personalabrechnung muss festgelegt werden, welches System das Schlüsselsystem für die Erfassung der Stammdaten ist (in der Regel ist dies die Mitarbeiterzentrale). Da die SAP Payroll Solution jedoch bestimmte Daten für die Verarbeitung benötigt, müssen Sie die Stammdaten in die Payroll Solution replizieren können.

Hier gibt es einige Optionen. SAP liefert die SAP Cloud-Integrationslösung mit Beschleunigern aus, um die Einrichtung dieses Datentransfers zu beschleunigen. Es gibt auch andere Lösungen wie z.B. Boomi. Für Kunden der Employee Central Payroll (ECP) stellt SAP ein Punkt-zu-Punkt-Replikationsprogramm für die Übertragung dieser Daten in die ECP-Umgebung zur Verfügung.  

Unabhängig davon, welche Lösung Sie verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass diese im Implementierungsumfang und -plan enthalten ist. Die Replikation und das Testen dieser Lösung sollten ebenfalls Teil des Parallelisierungsprozesses sein, da die Stammdaten in der Mitarbeiterzentrale gepflegt und anschließend in die Abrechnungsumgebung repliziert werden.

Schließlich sollten Sie sich auch überlegen, welche abrechnungsrelevanten ABAP-Reports und Standardreports in der Personalabrechnung noch verwendet werden. Ich empfehle, dass Sie genügend Daten in die Personalabrechnungsumgebung replizieren, damit alle relevanten Auswertungen weiterlaufen können, und natürlich benötigen Sie genügend Daten, um alle Berechnungen und Prozesse der Personalabrechnung, einschließlich der Jahresabschlussverarbeitung und der Validierung der Jahresabschlussergebnisse, genau ausführen zu können.

Was ist mit ABAP Reports & Interfaces zu tun?

Es gibt viele SAP-HCM-Kunden, die ABAP-Berichte an spezifische Unternehmensanforderungen angepasst haben. In vielen Fällen wurden diese entweder von Grund auf neu entwickelt, um einer besonderen Berichtsanforderung gerecht zu werden, oder es wurde ein SAP-Bericht kopiert und so angepasst, dass er auf zusätzliche Daten zugreifen kann, um bestimmte HCM-Berichtsanforderungen zu erfüllen. Ohne diese benutzerdefinierten ABAP-Berichte erfolgt die Berichterstellung oft durch manuelles Extrahieren von Daten in Tools wie MS Excel, um die erforderlichen Berichte zu erstellen.  Das Problem ist, dass es sich hierbei um einen manuellen Prozess handelt.

Glücklicherweise können Sie bei den meisten Optionen (wenn Sie die SAP-Personalabrechnung führen) Ihren ABAP mitnehmen. Ob Sie nun vor Ort bleiben, zum ECP wechseln, auf eine gehostete SAP-Personalabrechnung umsteigen oder sogar auf viele der ausgelagerten Services wechseln, es gibt immer noch Möglichkeiten, ABAP-Funktionalität zu nutzen. Dies kann bedeuten, dass die Berichte ohne Modifikationen funktionieren, oder in einigen Fällen müssen sie nachbearbeitet werden, da die Daten in SAP möglicherweise anders gehalten werden oder jetzt in der Mitarbeiterzentrale gespeichert sind.

HINWEIS:

PRO TIPP:

Das sind einige der Fragen, die ich meinen Kunden in den letzten 15 Jahren gestellt habe, wenn ich mit ihnen an der Optimierung und Automatisierung der Berichterstellung gearbeitet habe. Der Bedarf an benutzerdefinierten Berichten ist in der SAP-Personalabrechnung oft unverzichtbar, wenn man sich mit der Optimierung von Berichten und Schnittstellen befasst, aber dies muss nicht unbedingt über fest programmiertes ABAP erfolgen.

Dieser Gesamtprozess ist der Grund dafür, dass ich im Laufe der Jahre beobachtet habe, dass viele Lohnbuchhaltungsteamsfast 50 % ihrer gesamten Arbeitszeit mit der Erstellung von Berichtenverbringen, da die Erstellung von ABAP-Berichten nicht einfach ist und die meisten Kunden darauf zurückgreifen, diese Prozesse manuell durchzuführen, indem sie zahlreiche Extrakte aus SAP HCM und der Lohnbuchhaltung in Tools wie MS Excel übertragen, um solche Berichte zu erstellen.

Im Laufe der Jahre habe ich beobachtet, dass der Umfang der Berichte, die während der Implementierung identifiziert und bereitgestellt wurden, im Vergleich zu beispielsweise 12 Monaten nach dem Go-Live letztlich nur einen Teil davon ausmacht. Oftmals verfügen Kunden zu Beginn des Go-Live über 20 bis 30 Berichte, deren Anzahl sich innerhalb von sechs Monaten verdoppelt hat. Einige Kunden haben nach 12 Monaten sogar mehr als 200 Berichte erreicht.

Zum Glück gibt es den Easy Reporter von SpinifexIT hier eine perfekte Alternative. Es handelt sich um eine Lösung, die in Ihrem SAP-System integriert ist, viele vorgefertigte Berichte enthält und Ihnen die Flexibilität bietet, kundenspezifische Berichtsprozesse zu erstellen, ohne dass technische Ressourcen erforderlich sind. Das HCM-/Payroll-Team kann diese Lösung nutzen, um die benötigten Berichte, Schnittstellen und Extrakte direkt in einer Produktionsumgebung zu erstellen.Easy Reporter tatsächlich in allen im ersten Blogbeitrag genannten Payroll-Optionen eingesetzt werden.

Sollten Sie schließlich zu dem Schluss kommen, dass Sie die bestehenden Berichte oder Schnittstellen weiterhin benötigen, sollten Siesicherstellen, dass die Daten im selben System vollständig verfügbar sind. Ein gutes Beispiel, das ich bei mehreren Kunden beobachtet habe, ist, dass sie sich dafür entscheiden, die Organisationsstrukturen aus Employee Central nicht zu replizieren. Dies bedeutet dann, dass die Berichte, die diese Art von Informationen anzeigen, möglicherweise nicht mehr relevant sind.

Dokumente – Smart Forms, HR-Formulare, Adobe-Formulare

In ähnlicher Weise wie bei der Berichtsentscheidung haben viele Kunden auch kundenspezifische Funktionen zur Erstellung von Formularen und Briefen entwickelt, um Informationen einfach an Mitarbeiter, Management und externe Parteien zu verteilen. Dies geschieht oft über benutzerdefinierte Programme und SAP-Funktionalitäten wie Smartforms, HR Forms oder AdobeForms.

In vielen Fällen gehören dazu Formulare wie

  • Gehaltsüberprüfungsschreiben
  • Gesamte Belohnungsaussagen
  • Arbeitsverträge
  • Willkommenspakete für Mitarbeiter
  • Lokale Gesetzgebungsformulare

Eine der Herausforderungen besteht darin, dass die Daten für diese Belege sowohl aus dem SAP-Personalabrechnungssystem als auch aus dem zentralen Umfeld der Mitarbeiter stammen müssen. In den meisten Fällen müssen diese Dokumente aus dem zentralen Umfeld der Mitarbeiter reproduziert und abgerufen werden.

Glücklicherweise hat SAP die Möglichkeit, benutzerdefinierte Dokumente zu erstellen. Diese können von Ihrem Administrator in Ihrer Umgebung über die zentrale Dokumentengenerierung der Mitarbeiter angelegt werden. Auf diese Weise können Sie textbasierte Dokumente mit Felddaten erstellen, die für den Mitarbeiter aus den zentralen Feldern des Mitarbeiters abgerufen werden.

 

PRO TIPP:

Oftmals sind benutzerdefinierte HR-Dokumente komplex, und für diese Dokumente ist möglicherweise eine alternative Lösung erforderlich. Ist dies der Fall, bietet SpinifexIT eine integrierte Erweiterungslösung für Employee Central an, bekannt als Strato. Mit Strato können Sie die gesamte Formatierung des Dokuments steuern und Grafiken sowie Logos einfügen sowie den Text so formatieren, dass er den Kundenanforderungen entspricht. Darüber hinaus können Sie über Strato Abschnitte auf Basis bedingter Logik in das Dokument einbetten. Entscheidungen wie der Buchungskreis des Mitarbeiters, die Beschäftigungsart, das Geschlecht usw. können alle in ein Dokument einfließen, sodass Sie problemlos jedes erforderliche Dokument erstellen können. Gesamtvergütungsaufstellungen und Arbeitsverträge sind zwei Beispiele für komplexe Dokumente, die wir bei unseren Kunden häufig sehen.

Kundenspezifische Funktionalität

Viele Kunden haben kundenspezifische Funktionen in ihr SAP-System integriert. In den meisten Fällen ist dies eine Gelegenheit, viele dieser Funktionen im Rahmen der neuen Implementierung zu überprüfen und zu entfernen. In der neuen Cloud-Welt können zwar benutzerdefinierte Funktionen erstellt werden, aber sie werden in der Mitarbeiterzentrale erstellt und können über die MDF-Funktionalität (SuccessFactors MetaData Framework) auf einfachere Bildschirme beschränkt werden. Die komplexere Funktionalität kann über die SAP Cloud Platform realisiert werden. Es wäre sinnvoll, nach Wegen zu suchen, um das zu erreichen, was Sie innerhalb des Standardsystems benötigen, aber wenn dies nicht möglich ist, ist es am besten, nach einem bestimmten Lieferanten zu suchen, der das liefert, was Sie wollen. Es wird vorgeschlagen, dass, wenn diese Optionen nicht das bieten, was Sie benötigen, dann wäre eine benutzerdefinierte Funktionalität eine Option.

Überlegungen zu SAP HCM

Da dies oft ein guter Zeitpunkt ist, um weitere Änderungen in Betracht zu ziehen, lohnt es sich vielleicht, etwas genauer zu untersuchen, wofür Ihre aktuelle On-Premise-Lösung genutzt wird.Viele Kunden nutzen die Zeitauswertung für zwei Hauptzwecke. Zum einen dient sie dazu, dieeingegebenen Zeiten(z. B. Anwesenheiten) auszuwerten und auf der Grundlage von Geschäftsregelndie entsprechenden Ausgabedaten(Lohnarten) zuermitteln– beispielsweise wann ein Mitarbeiter eine höhere Vergütung (Überstunden) erhalten sollte oder wann ihm eine Verpflegungspauschale zusteht.  Dies könnte ein guter Zeitpunkt sein, diesen Prozess (einschließlich der Art und Weise, wie Sie diese Zeiten in das System eingeben) zu überprüfen und sich eine Zeiterfassungslösung anzusehen. Für Kunden, die auf Employee Central Payroll umsteigen, ist esnichtratsam, die Standardlösung für die Zeitauswertung zu verwenden.

Möglicherweise haben Sie bereits ein Zeiterfassungssystem, aber selbst wenn Sie dies tun, sollten Sie Ihrem Implementierungspartner mitteilen, ob dieses mit der Mitarbeiterzentrale und/oder einem Teil der neuen Abrechnungslösung integriert ist.

Ein weiterer Bereich sind dieUrlaubsquoten. Employee Central verfügt über ein Modul für Abwesenheiten, das die bestehende SAP-Funktionalität für Urlaubsquoten ersetzen kann. Sie sollten sicherstellen und überprüfen, ob dieses Modul Ihren Geschäftsregeln und Anforderungen entspricht und ob es als Teil des Implementierungsumfangs in Betracht gezogen wird.

Zu guter Letzt sollten Sie, falls Sie bereits über einEmployee-Self-Service-oderManager-Self-Service-Portalverfügen, prüfen, welche Funktionen weiterhin benötigt werden und ob diese in Employee Central doppelt vorhanden sind. Häufig werden viele Berichte vom Vorgesetzten erstellt, weshalb ein Validierungsprozess durchgeführt werden sollte, um festzustellen, welche Berichte weiterhin benötigt werden und verfügbar bleiben müssen. Falls Ihr Unternehmen möglicherweise nicht mehr auf SAP setzt, sollten Sie überlegen, wie diese Berichte nach der Migration zu Employee Central gehandhabt werden sollen. 

Parallellauf

Im Rahmen aller Abrechnungsimplementierungen ist es notwendig, die korrekte Ausführung und Berechnung der Personalabrechnung zu überprüfen, bevor Sie in die Personalabrechnung gehen. Dabei werden in der Regel die gleichen Ergebnisse aus dem alten HR- und Abrechnungssystem mit dem neuen System verglichen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um mehrere Durchläufe. Der Grund für mehrere Durchläufe ist, dass die Ergebnisse, die von Abrechnungszeitraum zu Abrechnungszeitraum fließen, validiert werden müssen.

Zu den zu berücksichtigenden Punkten gehören:

  • Mindestens 2 parallele Abrechnungsläufe haben
  • Vorzugsweise ein Lauf über das Monatsende hinweg.
  • Parallellauf für jeden Abrechnungskreis (monatlich, vierzehntägig, wöchentlich)
  • Validierung der Abrechnungsergebnisse einschließlich laufender Löhne, Steuern, Abzüge, Überstunden, Jahreszahlen, Urlaubsabgrenzung und Finanzbuchungen.

Profi-Tipp:

Es ist außerdem wichtig, diese als realistische Szenarien durchzuspielen.  Ich habe Kunden gesehen, die zwar die Basisdaten für eine Abrechnung eingegeben, aber keine rückwirkenden Neuberechnungen der Abrechnung angestoßen haben. Dies hat nach dem Go-Live zu Problemen geführt. Es ist viel einfacher, diese Probleme vor dem Go-Live zu beheben, daher würde ich Ihnen empfehlen, Ihre Testläufe so realitätsnah wie möglich zu gestalten.

Sie sollten sicherstellen, dass der Projektplan genügend Zeit für die Durchführung dieser parallelen Läufe vorsieht und auch Zeit für die Behebung etwaiger Probleme einräumt. Diese Phase ist oft eine Herausforderung, da Ihr Lohnbuchhaltungsteam höchstwahrscheinlich für die Überprüfung der meisten Ergebnisse zuständig sein wird und gleichzeitig häufig weiterhin seine täglichen Aufgaben erfüllen muss. Daher stellen Sie nach Möglichkeit zusätzliche Ressourcen für diesen Projektabschnitt bereit.

Prozessänderungen

Mit Employee Central wird es eine große Anzahl von Prozessen geben, die Ihr Unternehmen seit vielen Jahren durchführt und die sich nun ändern werden. Das bedeutet, dass es viele interne Veränderungen in Ihrer Organisation geben wird. Obwohl ein System wie Employee Central viel intuitiver ist als die bisherige SAP-Lösung, wird es immer noch einige Änderungen geben, und Sie sollten Zeit für Dinge wie die Aktualisierung von Handbüchern und Verfahren, die Mitarbeiterbindung, den Rollenwechsel und die Kommunikation des neuen Prozesses und vieles mehr einplanen. 

Live gehen

Es ist wichtig, den Zeitpunkt Ihres Go-Live zu planen. Die Datenmigration aus Ihrem bestehenden Produktivsystem und die Umstellung auf neue Prozesse wird wahrscheinlich einige Zeit in Anspruch nehmen. Viele frühere SAP-Implementierungen haben dies auf den Beginn des Geschäftsjahres ausgerichtet (je nach Region), so dass Punkte wie das Year End Reporting im neuen System möglicherweise nicht so kritisch sind.

Sie sollten sicherstellen, dass es keine anderen kritischen Projekte gleichzeitig gibt, wenn Sie live gehen, und Sie sollten sicherstellen, dass wichtige Mitarbeiter verfügbar sind und nicht zu geplanten Ferien oder anderen Aktivitäten in dieser Zeit weg sind.

Es sollte außerdem einPlan zur Unterstützung der neuen Umgebung für mindestens die ersten vier Wochen nach der Inbetriebnahme vorliegen. In dieser Zeit treten häufig unerwartete Probleme auf, und Sie möchten in dieser Phase auf das Fachwissen Ihrer Partner zurückgreifen können.

Schließlich sollten Sie sich Gedanken überdie Zeit nach der Inbetriebnahmemachen und darüber, wie Sie diese am besten unterstützen können. Da SuccessFactors vierteljährliche Releases veröffentlicht, ist es wichtig, zumindest zu verstehen, was diese Releases beinhalten und welche Auswirkungen sie auf Ihr System und Ihre Prozesse haben könnten. In den meisten Fällen dürfte es keine Auswirkungen geben, doch es werden ständig neue Funktionen verfügbar, und Ihr Partner kann Sie beraten, welche davon er Ihnen zur Implementierung empfehlen würde.

Zusammenfassung

Die Einführung von Employee Central zusammen mit der Personalabrechnung ist ein umfangreiches Projekt, weshalb eine sorgfältige Planung unerlässlich ist. Dabei fallen erhebliche Kosten für interne Ressourcen, Berater, Partner, SAP sowie andere Drittanbieter an.Selbst wenn Sie sich dafür entscheiden, die Personalabrechnung weiterhin vor Ort zu betreiben und lediglich Employee Central einzuführen, sollten die meisten dieser Punkte dennoch im Projektumfang berücksichtigt werden, da sich dennoch gewisse Auswirkungen ergeben werden.

Es ist wichtig, diesen gesamten Prozess zu verstehen und die Erkenntnisse anderer Kunden zu nutzen, die diesen Prozess durchlaufen haben. 

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir die oben genannten Informationen in einerChecklistezusammengefasst, die Sie bei der Planung Ihrer Migration nutzen können. Über das obige Formular können Sie sich eine Kopie herunterladen. 

Falls Sie Fragen haben oder Ihre Erfahrungen mit der Umsetzung teilen möchten, zögern Sie bitte nicht, meinen Beitrag zu kommentieren oder uns eine E-Mail an[email protected] zu senden. Ich werde Ihre Fragen und Kommentare beantworten, sobald ich dazu komme.

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