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Brianna Souter

Easy Clone
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Easy Validate
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Australien Easy STP
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Easy Reporter Berichterstellung und Schnittstellenentwicklung) – Überblick
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SAP-zertifizierte Lösungen, die Ihnen helfen, „Clean Core“ zu erreichen
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Kunden gewinnen: Zeitoptimierung und Steigerung der Effizienz
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Kunde gewinnt

Wie Easy Clone die Lohn- und Gehaltsabrechnung Easy Clone .

Steigerung der Produktivität in der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch Automatisierung und Optimierung von Prozessen.

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Über

Eine in Australien und Neuseeland tätige Kaufhauskette beschäftigt in Hunderten von Filialen rund 50.000 Mitarbeiter.

Das Unternehmen legt den Schwerpunkt auf betriebliche Effizienz und hohe Produktionsmengen.

Die Implementierung der Easy Clone durch SpinifexIT hat die Effizienz der Lohn- und Gehaltsabrechnung des Unternehmens revolutioniert, indem Prozesse automatisiert und optimiert wurden, um die Produktivität zu steigern.

Die Herausforderung

Eine der größten Herausforderungen für das Kaufhaus besteht darin, die Gehaltsabrechnung für eine so große Belegschaft effizient zu verwalten. Um die Effizienz zu steigern, suchte SAP SuccessFactors nach Möglichkeiten, die Kosten für die Gehaltsabrechnung zu senken.

Das Unternehmen setzt eine umfassende End-to-End-Lohnabrechnungslösung von SuccessFactors ein, die vom Technologiedienstleister DXC Technology unterstützt wird, der die Lohnabrechnung durchführt.

Zudem erforderte die bevorstehende Meldepflicht im Rahmen des „Single Touch Payroll 2“-Systems der australischen Regierung aktuelle Daten, um dieses SAP-Lösungs-Upgrade zu testen.

Ein großes Problem war der Mangel an aktuellen Testdaten, was das Testen neuer Funktionen und Upgrades sowie die Behebung von Problemen im Produktivbetrieb erschwerte und zeitaufwändig machte.

Ein Mitarbeiter merkte an, dass die Verwaltung einer so großen Belegschaft eine gewaltige Aufgabe sei und dass die Erstellung von Testdaten für das Lohnabrechnungssystem übermäßig viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehme.

Der manuelle Prozess war fehleranfällig und zeitaufwendig, und es bestand kein Zugriff auf aktuelle Daten. Die vorhandenen Testdaten werden bei jeder Systemaktualisierung aus dem System gelöscht, was Datenschutzprobleme mit sich bringt.

 

Ihnen wurde klar, dass sie zur Erreichung ihrer Automatisierungsziele ein Tool benötigten, das für alle Teammitglieder leicht zugänglich ist und folgende Funktionen bietet:

  • Gleichzeitiges Kopieren von Daten sowohl aus „Payroll Employees“ (ECP) als auch aus „Employee Central“ (EC)
  • Wahrung des Datenschutzes bei Mitarbeiterdaten
  • & es gleichzeitig an Tausende von Mitarbeitern weiterleiten

Die richtige Wahl treffen 

Partner

Als Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleistungen hatte DXC Technology Easy Reporter von SpinifexIT bereits Easy Reporter den eigenen internen Gebrauch lizenziert. Dieses leistungsstarke und benutzerfreundliche Echtzeit-Reporting-Tool für SAP HCM wird von DXC eingesetzt, um den Großteil der täglichen Abstimmungs- und Berichtsanforderungen zu optimieren.

Dank dieser langjährigen Beziehung und der positiven Erfahrungen von DXC Technology mit Easy Reporter war SpinifexIT die naheliegende Wahl als Partner, mit dem gemeinsam mögliche Lösungen für die bestehenden Herausforderungen erörtert werden konnten.

Das Team demonstrierte, wie Easy Clone sowohl aktuelle als auch historische Daten aus SAP HCM und SAP SuccessFactors Employee Central innerhalb von Sekunden Easy Clone dupliziert und anonymisiert. Die Funktionen der Software entsprachen den umfangreichen Anforderungen des Kunden.

Insbesondere schätzten sie, dass Easy Clone den Lohnbuchhaltungsteams Easy Clone , mit aktuellen, synchronisierten Daten effizient sichere Tests und Fehlerbehebungsmaßnahmen durchzuführen und dabei gleichzeitig die Datenschutzstandards ihres Unternehmens einzuhalten.

Bevor der Vertrag endgültig unterzeichnet wurde, beschlossen die Teams, einen Proof of Concept (PoC) durchzuführen, um sicherzustellen, dass die vorgeschlagene Lösung genau den Anforderungen entsprach. Sie einigten sich auf klare Erfolgskriterien für den PoC, der innerhalb von 60 Tagen erfolgreich abgeschlossen wurde – einschließlich der Einrichtung der Umgebung und des Klonprozesses, der Schulung der Teams und der Erstellung der Testdaten.

 

 

Easy Clone implementieren

Nach den ersten Besprechungen, Vorführungen und dem Proof-of-Concept-Test entschieden sie sich für die Einführung von SpinifexIT Easy Clone. Das Unternehmen erwarb Easy Clone Employee Central (Lite-Version), einschließlich zweier Vollklienten-Kopien pro Jahr und 3.000 Einzelkopien pro Jahr.

 

Die Ergebnisse

Die Implementierung verlief reibungslos, und sowohl das Kaufhaus als auch DXC sind von Easy Clone begeistert, da sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung von Testdaten dadurch erheblich verringert hat. Dank der neuen Möglichkeit, bei Bedarf gezielt Teilmengen von Daten zu kopieren, können sie nun alle Aspekte ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung gründlich testen.

Ein Mitarbeiter äußerte sich zufrieden über die Flexibilität und Effizienz des SpinifexIT-Teams. Er schätzte besonders, dass sich das Team die Zeit genommen hatte, seine Anforderungen genau zu erfassen, und dazu beitrug, die Kosten für die Lohnbuchhaltung zu senken, indem es den Prozess der Datenerstellung optimierte und dabei die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einhielt.

Neben einer messbaren Zeitersparnis und tatsächlichen Kosteneinsparungen können sie nun die Daten nach einer Kopie verschlüsseln und sogar die gesamten Systemdaten nach einer vollständigen Client-Kopie verschlüsseln, wodurch der technische Support nicht mehr bei jedem Vorgang benötigt wird. Das System wurde noch vor Ende des Geschäftsjahres implementiert und lieferte aktuelle Daten für die vorgeschriebene „Single Touch Payroll“-Anforderung.

Der gesamte Prozess, einschließlich des POC, der vollständigen Implementierung, der Kundenschulung und der Übergabe, dauerte 14 Tage. Die Fachkompetenz von SpinifexIT im Bereich Personal- und Lohnbuchhaltungslösungen in Verbindung mit einem hervorragenden Kundenservice sorgte für eine reibungslose Implementierung der Easy Clone beim Kunden.

Dank dieser transformativen Lösung konnten sie ihre Prozesse optimieren, Kosten und Risiken senken und sich auf andere wichtige Aspekte ihres Geschäftsbetriebs konzentrieren.

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Kundengewinn: Rationalisierung der Implementierung von SAP PCC
 Kundengewinn: Rationalisierung der Implementierung von SAP PCC 1024 683 Brianna Souter
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Kunde gewinnt

Optimierung der Implementierung des SAP Payroll Control Center

Einsatz des „Payroll Control Center“ und von Easy STP von SpinifexIT Easy STP eine effiziente Umsetzung.

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Über

Eine australische Behörde mit mehr als 1600 Mitarbeitern plant die Einführung der SAP-Lösung „Payroll Control Center“ (PCC).

Nachdem die Entscheidung für die Einführung von PCC gefallen war, bestand der nächste Schritt darin, einen geeigneten Partner für die Umsetzung zu finden.

Nach Prüfung der verfügbaren Optionen wurde beschlossen, einen Implementierungspartner auszuwählen, der die Implementierung beschleunigen, zusätzliche Funktionen anbieten und den Kunden in die Lage versetzen kann, die PCC-Lösung in Zukunft anzupassen.

Die Herausforderung

Die Behörde nutzt SAP HCM und die Lohn- und Gehaltsabrechnung seit mehr als zwanzig Jahren. Vor kurzem erkannte die Behörde die Notwendigkeit, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zu vereinfachen.

Die Notwendigkeit von Veränderungen wurde noch dringlicher, als die Behörde feststellte, dass ihr Lohnbuchhalter einen Großteil seiner Zeit damit verbrachte, Probleme außerhalb von SAP zu identifizieren und zu untersuchen, wobei er sich auf Tabellenkalkulationen, eine umfangreiche Checkliste und manuelle Prozesse stützte, um Ausnahmen bei der Lohnabrechnung zu bearbeiten.

Erschwerend kam hinzu, dass diese Schritte und Kontrollen nicht vollständig dokumentiert waren und das Wissen über deren Durchführung ausschließlich beim Lohnbuchhalter lag, was ein eindeutiges Schlüsselpersonenrisiko darstellte. Zudem kam es häufig zu Fehlern bei der Lohnabrechnung.

Der Agentur gefiel insbesondere, dass die SAP-Lösung einen klar definierten Prozess für die Durchführung der wichtigsten Schritte der Personalabrechnung sowie einen nachprüfbaren Prozess für die Fehlerprüfung vor der Abrechnung ermöglicht. Sie war sich bewusst, dass die Implementierung nicht einfach sein würde, da das Unternehmen über zahlreiche komplexe Validierungsprüfungen verfügte, von denen viele entweder umfangreiche zusätzliche Konfigurationen oder kundenspezifische Entwicklungen erforderten.

Ihnen war zudem bewusst, dass SpinifexIT eine Lösung zur Optimierung der Konfiguration des SAP Payroll Control Center anbot, und gemeinsam mit ihrem Implementierungspartner setzten sie sich mit der Easy PCC „SpinifexIT Easy PCC auseinander.

Nach einer erfolgreichen Vorführung der Lösung „Payroll Control Center (PCC)“ von SpinifexIT für SAP war die Agentur sehr beeindruckt, was zur Entscheidung führte, diese Lösung zu implementieren.

 

Dadurch konnten sie:

  • Erstellen Sie schnell benutzerdefinierte Validierungsregeln ohne Programmieraufwand
  • Eine auf die Bedürfnisse der Behörde zugeschnittene detaillierte Untersuchung
  • Option „Detaillierte Mitarbeiteranalyse“ zur weiteren Untersuchung
  • Möglichkeit, bestehende Easy Reporter und -Schnittstellen auszuführen

Die richtige Wahl treffen 

Partner

SpinifexIT beliefert die Behörde seit vielen Jahren mit seinen hochgeschätzten Lohnabrechnungslösungen wie Easy Reporter Easy STP.

Easy Reporter die leistungsstarke, benutzerfreundliche Echtzeit-Berichtslösung von SpinifexIT, mit der Unternehmen effektivere Berichte, Analysen und Schnittstellen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Personalwesen erstellen können. Die Lösung optimiert und automatisiert die SAP-Lohn- und Gehaltsabrechnung und bietet Zugriff auf SAP-HCM-Daten sowie auf Felder aus SuccessFactors Employee Central, was sie zu einem wertvollen Werkzeug für Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilungen macht.

Easy STP Unternehmen dabei, die „Single Touch Payroll“-Initiative des australischen Finanzamts umzusetzen und fehlerfreie Lohnabrechnungssysteme zu gewährleisten.

Easy PCC

Angesichts der langjährigen Zusammenarbeit zwischen der Behörde und SpinifexIT lag es nahe, dass sich die Behörde mit Easy PCC von SpinifexIT befasste. Diese Software bietet zusätzliche Funktionen, die die Implementierung der SAP-Lösung „Payroll Control Center“ beschleunigen, sowie eine Vielzahl von Erweiterungen, die deren Leistungsfähigkeit steigern. Besonders begeistert war die Behörde von der Möglichkeit, Easy PCCeigene Validierungsregeln zu erstellen – genau das, was sie benötigte.

Glücklicherweise hatte die Behörde bereits zahlreiche Berichte mithilfe der Easy Reporter „SpinifexIT Easy Reporter erstellt. Diese Berichte konnten dann mit nur minimalen Änderungen für die PCC-Validierungsprüfungen wiederverwendet werden. Gleichzeitig wurde dem Unternehmen die Vorgabe erteilt, vollständig auf kundenspezifische Entwicklungen zu verzichten; Easy PCC sie ihre benutzerdefinierten Regeln Easy PCC ohne eigenen Code erstellen.

All diese Faktoren sprachen eindeutig für den Einsatz der SpinifexIT Easy PCC in Verbindung mit dem SAP Payroll Control Center, da die Easy PCC es dem Kunden ermöglicht, eigene Validierungsregeln zu erstellen, ohne dass hierfür ein technisches Team erforderlich ist.

Neben der Einrichtung der ersten Fehlerprüfungen Easy PCC auch den Zeitaufwand der Lohnbuchhaltungsteams für die Fehlerermittlung erheblich reduzieren.

Da während der Implementierung und auch in Zukunft unterschiedliche Abrechnungsszenarien auftreten können, können Teams schnell zusätzliche Validierungsprüfungen für die Abrechnung hinzufügen, um den Abrechnungsprozess weiter zu optimieren. Dies spart Zeit, Kosten und Aufwand, da die Abhängigkeit von Entwicklung und Wartung entfällt.

Ein Mitarbeiter der Behörde zeigte sich zufrieden und erklärte: „Wir schätzten es sehr, dass wir unser vorhandenes Fachwissen mit Easy Reporter von SpinifexIT nutzen konnten, die zur Erstellung von Validierungsregeln eingesetzt wird.“

„Außerdem war es eine entscheidende Voraussetzung, dass kein benutzerdefinierter ABAP-Code erforderlich sein durfte, und nach ersten Gesprächen schien es, als würde die Lösung von SpinifexIT dies ermöglichen.“

Easy Reporter vom PC aus ausführen

Neben der Möglichkeit, Lohn- und Gehaltsabrechnungsprüfungen zu erstellen, bietet die SpinifexIT Easy PCC den weiteren Vorteil, dass alle vorhandenen Easy Reporter direkt über den Payroll Control Center-Prozess ausgeführt werden können.

Beispielsweise können Berichte wie die Abstimmung zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung, das Lohnregister oder die Urlaubssalden automatisch erstellt werden. Vor allem aber lassen sich Schnittstellen oder Exporte in externe Dateien direkt aus der Easy Reporter heraus ausführen. All dies ist vollständig in einen PCC-Schritt integriert.

Wie Easy PCC sich Easy PCC in das SAP Payroll Control Center Easy PCC ?

Die Ergebnisse

Nach einem erfolgreichen Ausschreibungsverfahren freute sich SpinifexIT sehr, dass sich die Regierungsbehörde für den Kauf der Easy PCC entschied, um die Implementierung und Bereitstellung des SAP PCC zu optimieren.

Die Implementierung des Payroll Control Center ist derzeit im Gange. Insgesamt hat dies nicht nur die Gesamtdauer der Implementierung des Payroll Control Center um mehrere Monate verkürzt, sondern dem Kunden auch die volle Kontrolle über seine künftigen Gehaltsabrechnungen verschafft, da er diese nun selbst erstellen kann

 

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Kundengewinn: Schließung der Lücke bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
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Kundengewinnung

Die Lücke bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung schließen

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Der Kunde war kürzlich auf SAP Employee Central Payroll umgestiegen, und bei einer kürzlich durchgeführten Prüfung durch eine der vier großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wurden mehrere Mängel in den Abgleichprozessen der Lohn- und Gehaltsabrechnung des Kunden festgestellt.

Die Herausforderung

Dem Kunden fehlte eine Funktion zur operativen Berichterstattung, was zu folgenden Problemen führte:

  • Ad-hoc-Abstimmungsprozesse für die Lohnabrechnung wurden in Excel durchgeführt.
  • Begrenzte Prüfungs- und Compliance-Prozesse.
  • Die Einhaltung der Vergabevorschriften war gefährdet.
  • Der Datenschutz war ein Bereich, der Anlass zur Sorge gab.

Auswirkungen

Der Leiter der Lohnbuchhaltung konnte einige der derzeitigen Prozesse identifizieren und vorhersagen, die zu Problemen hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zu Risiken für das Unternehmen führen könnten. Darüber hinaus erkannte der Finanzcontroller, dass auch die Datenintegrität gefährdet war.

Die Ergebnisse

SpinifexIT Easy Reporter©, ein von SAP zertifiziertes Produkt für die Personalabrechnung in Employee Central, wurde ausgewählt, um die Anforderungen des Kunden an die operative Berichterstattung im Bereich der Personalabrechnung zu erfüllen.

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