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Optimierung der Implementierung des SAP Payroll Control Center

Einsatz des „Payroll Control Center“ und von Easy STP von SpinifexIT Easy STP eine effiziente Umsetzung.

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Über

Eine australische Behörde mit mehr als 1600 Mitarbeitern plant die Einführung der SAP-Lösung „Payroll Control Center“ (PCC).

Nachdem die Entscheidung für die Einführung von PCC gefallen war, bestand der nächste Schritt darin, einen geeigneten Partner für die Umsetzung zu finden.

Nach Prüfung der verfügbaren Optionen wurde beschlossen, einen Implementierungspartner auszuwählen, der die Implementierung beschleunigen, zusätzliche Funktionen anbieten und den Kunden in die Lage versetzen kann, die PCC-Lösung in Zukunft anzupassen.

Die Herausforderung

Die Behörde nutzt SAP HCM und die Lohn- und Gehaltsabrechnung seit mehr als zwanzig Jahren. Vor kurzem erkannte die Behörde die Notwendigkeit, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zu vereinfachen.

Die Notwendigkeit von Veränderungen wurde noch dringlicher, als die Behörde feststellte, dass ihr Lohnbuchhalter einen Großteil seiner Zeit damit verbrachte, Probleme außerhalb von SAP zu identifizieren und zu untersuchen, wobei er sich auf Tabellenkalkulationen, eine umfangreiche Checkliste und manuelle Prozesse stützte, um Ausnahmen bei der Lohnabrechnung zu bearbeiten.

Erschwerend kam hinzu, dass diese Schritte und Kontrollen nicht vollständig dokumentiert waren und das Wissen über deren Durchführung ausschließlich beim Lohnbuchhalter lag, was ein eindeutiges Schlüsselpersonenrisiko darstellte. Zudem kam es häufig zu Fehlern bei der Lohnabrechnung.

Der Agentur gefiel insbesondere, dass die SAP-Lösung einen klar definierten Prozess für die Durchführung der wichtigsten Schritte der Personalabrechnung sowie einen nachprüfbaren Prozess für die Fehlerprüfung vor der Abrechnung ermöglicht. Sie war sich bewusst, dass die Implementierung nicht einfach sein würde, da das Unternehmen über zahlreiche komplexe Validierungsprüfungen verfügte, von denen viele entweder umfangreiche zusätzliche Konfigurationen oder kundenspezifische Entwicklungen erforderten.

Ihnen war zudem bewusst, dass SpinifexIT eine Lösung zur Optimierung der Konfiguration des SAP Payroll Control Center anbot, und gemeinsam mit ihrem Implementierungspartner setzten sie sich mit der Easy PCC „SpinifexIT Easy PCC auseinander.

Nach einer erfolgreichen Vorführung der Lösung „Payroll Control Center (PCC)“ von SpinifexIT für SAP war die Agentur sehr beeindruckt, was zur Entscheidung führte, diese Lösung zu implementieren.

 

Dadurch konnten sie:

  • Erstellen Sie schnell benutzerdefinierte Validierungsregeln ohne Programmieraufwand
  • Eine auf die Bedürfnisse der Behörde zugeschnittene detaillierte Untersuchung
  • Option „Detaillierte Mitarbeiteranalyse“ zur weiteren Untersuchung
  • Möglichkeit, bestehende Easy Reporter und -Schnittstellen auszuführen

Die richtige Wahl treffen 

Partner

SpinifexIT beliefert die Behörde seit vielen Jahren mit seinen hochgeschätzten Lohnabrechnungslösungen wie Easy Reporter Easy STP.

Easy Reporter die leistungsstarke, benutzerfreundliche Echtzeit-Berichtslösung von SpinifexIT, mit der Unternehmen effektivere Berichte, Analysen und Schnittstellen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Personalwesen erstellen können. Die Lösung optimiert und automatisiert die SAP-Lohn- und Gehaltsabrechnung und bietet Zugriff auf SAP-HCM-Daten sowie auf Felder aus SuccessFactors Employee Central, was sie zu einem wertvollen Werkzeug für Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilungen macht.

Easy STP Unternehmen dabei, die „Single Touch Payroll“-Initiative des australischen Finanzamts umzusetzen und fehlerfreie Lohnabrechnungssysteme zu gewährleisten.

Easy PCC

Angesichts der langjährigen Zusammenarbeit zwischen der Behörde und SpinifexIT lag es nahe, dass sich die Behörde mit Easy PCC von SpinifexIT befasste. Diese Software bietet zusätzliche Funktionen, die die Implementierung der SAP-Lösung „Payroll Control Center“ beschleunigen, sowie eine Vielzahl von Erweiterungen, die deren Leistungsfähigkeit steigern. Besonders begeistert war die Behörde von der Möglichkeit, Easy PCCeigene Validierungsregeln zu erstellen – genau das, was sie benötigte.

Glücklicherweise hatte die Behörde bereits zahlreiche Berichte mithilfe der Easy Reporter „SpinifexIT Easy Reporter erstellt. Diese Berichte konnten dann mit nur minimalen Änderungen für die PCC-Validierungsprüfungen wiederverwendet werden. Gleichzeitig wurde dem Unternehmen die Vorgabe erteilt, vollständig auf kundenspezifische Entwicklungen zu verzichten; Easy PCC sie ihre benutzerdefinierten Regeln Easy PCC ohne eigenen Code erstellen.

All diese Faktoren sprachen eindeutig für den Einsatz der SpinifexIT Easy PCC in Verbindung mit dem SAP Payroll Control Center, da die Easy PCC es dem Kunden ermöglicht, eigene Validierungsregeln zu erstellen, ohne dass hierfür ein technisches Team erforderlich ist.

Neben der Einrichtung der ersten Fehlerprüfungen Easy PCC auch den Zeitaufwand der Lohnbuchhaltungsteams für die Fehlerermittlung erheblich reduzieren.

Da während der Implementierung und auch in Zukunft unterschiedliche Abrechnungsszenarien auftreten können, können Teams schnell zusätzliche Validierungsprüfungen für die Abrechnung hinzufügen, um den Abrechnungsprozess weiter zu optimieren. Dies spart Zeit, Kosten und Aufwand, da die Abhängigkeit von Entwicklung und Wartung entfällt.

Ein Mitarbeiter der Behörde zeigte sich zufrieden und erklärte: „Wir schätzten es sehr, dass wir unser vorhandenes Fachwissen mit Easy Reporter von SpinifexIT nutzen konnten, die zur Erstellung von Validierungsregeln eingesetzt wird.“

„Außerdem war es eine entscheidende Voraussetzung, dass kein benutzerdefinierter ABAP-Code erforderlich sein durfte, und nach ersten Gesprächen schien es, als würde die Lösung von SpinifexIT dies ermöglichen.“

Easy Reporter vom PC aus ausführen

Neben der Möglichkeit, Lohn- und Gehaltsabrechnungsprüfungen zu erstellen, bietet die SpinifexIT Easy PCC den weiteren Vorteil, dass alle vorhandenen Easy Reporter direkt über den Payroll Control Center-Prozess ausgeführt werden können.

Beispielsweise können Berichte wie die Abstimmung zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung, das Lohnregister oder die Urlaubssalden automatisch erstellt werden. Vor allem aber lassen sich Schnittstellen oder Exporte in externe Dateien direkt aus der Easy Reporter heraus ausführen. All dies ist vollständig in einen PCC-Schritt integriert.

Wie Easy PCC sich Easy PCC in das SAP Payroll Control Center Easy PCC ?

Die Ergebnisse

Nach einem erfolgreichen Ausschreibungsverfahren freute sich SpinifexIT sehr, dass sich die Regierungsbehörde für den Kauf der Easy PCC entschied, um die Implementierung und Bereitstellung des SAP PCC zu optimieren.

Die Implementierung des Payroll Control Center ist derzeit im Gange. Insgesamt hat dies nicht nur die Gesamtdauer der Implementierung des Payroll Control Center um mehrere Monate verkürzt, sondern dem Kunden auch die volle Kontrolle über seine künftigen Gehaltsabrechnungen verschafft, da er diese nun selbst erstellen kann

 

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