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Sind Sie bereit für die Einführung von SAP STP?

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Sind Sie bereit für die Einführung von SAP STP?

In meinem vorherigen Blogbeitraghabe ich einige meiner Ansichten zur Single-Touch-Payroll-Lösung (STP) von SAP sowie einige Überlegungen geteilt, die Sie bei der Implementierung in Ihren bestehenden Lohnabrechnungsprozess berücksichtigen sollten.

Im heutigen Beitrag werde ich einige technische Details zur STP-Lösung von SAP vorstellen, darunter die Mindestsystemanforderungen, die Konfiguration und die Implementierung.

SAP hat in den letzten zwölf Monaten über die bevorstehende STP-Lösung und deren Systemanforderungen gesprochen, und nun, da sie kurz vor der Einführung steht, wurde bestätigt, dass Kunden tatsächlichmindestens ein bestimmtes SAP-HR-Support-Pack-Levelbenötigen,umdiese neue Lösung nutzen zu können.

Für Kunden, deren SAP-Version stark veraltet ist, ist es jetzt an der Zeit, mit der Planung dieser Arbeiten zu beginnen. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick darüber, welches Mindestniveau Sie je nach Ihrem aktuellen SAP-Release erreichen müssen.In allen Fällen gilt der Synchronisationszeitpunkt vom 10. Mai als Mindestanforderung für das HR-Niveau.

Zusätzliche Anforderungen

SAP stellt seinen Kunden die STP-Lösungim Rahmen des regulären Upgrade-Prozesses zur Verfügung. Dabei handelt es sich jedoch nicht um die vollständige Lösung, da die Möglichkeit fehlt, die Datei über einen sicheren, verschlüsselten Prozess physisch an die ATO zu übermitteln.

Um diese Anforderung zu erfüllen, sind zusätzliche Funktionen erforderlich. SAP empfiehlt den Einsatzder Lösung „SAP Cloud Platform Integration“ (SCPI).Hier können Sie mehr über SCPI erfahren und die Standardpreise einsehen. SAP hatjedochSonderkonditionen vereinbart, um Kunden eine schnelle Migration zu STP zu ermöglichen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Vertriebsmitarbeiter oder Partner, um dies näher zu besprechen.

Zwar schreibt die ATO die Verwendung von SCPI nicht vor, doch wird von den Organisationen erwartet, dass sie deren Anforderung erfüllen: Übertragungen und Kommunikation sollten sicher und gemäß dem EbMS3/AS4-Protokoll verschlüsselt sein. Sollten Sie sich für die Einführung von SCPI entscheiden, benötigen Sie als Mindestanforderung wahrscheinlich ein SCPI-System für Test- und Produktionszwecke.

Wie Sie sehen, können die oben aufgeführten wenigen Schritte schnell zu einem größeren Projekt werden. Für die meisten Kunden bedeutet dies, dass sie sich auf folgende Anforderungen vorbereiten müssen:

Entwicklungsumgebung

In der Entwicklungsumgebung werden Sie zunächst die System-Upgrades installieren und die neue STP-Lösung konfigurieren. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Hinweise dazu, was hier zu tun ist.

  • Das System auf die Mindestanforderungen für den HR-Support aktualisieren
  • Installieren Sie die STP-Lösung. HINWEIS: Wenn Sie das System auf den neuesten HRSP-Stand aktualisieren, müssen Sie kein separates STP-Update installieren.
  • Passen Sie Ihre Schemata, Gehaltsarten, ABN-Angaben und Konfigurationsverbindungen zur SAP Cloud Platform Integration-Lösung an
  • Entwicklung von Unit-Tests für das oben Genannte
  • Testmigration von Clustern zur Erstellung neuer STP-Daten
  • Prüfung der Abrechnungsläufe
  • Prüfung der STP-Datenerstellungsberichte
  • Wenn Sie mit der Lösung zufrieden sind, planen Sie die Übertragung dieser Änderungen in die Testumgebung

Testumgebung

In der Testumgebung können Sie die STP-Lösung mit aktuelleren Mitarbeiterdaten testen. Es empfiehlt sich, vor Beginn dieses Projekts eine Kopie Ihrer Produktionsumgebung anzulegen, damit Sie den gesamten Prozess einschließlich der Umstellung der Abrechnungsergebnisse anhand Ihrer aktuellen Daten (aus dem Jahr 2019) testen können. Andernfalls müssen Sie möglicherweise Testdaten erstellen, um die Abläufe in der Produktionsumgebung zu simulieren.

  • Kopieren Sie das Produktionssystem oder klonen Sie Daten aus der Produktion (sofern Sie über ein entsprechendes Tool verfügen)
  • Aktualisieren Sie die Umgebung auf die neuesten Support-Packs (gemäß der Entwicklung)
  • Konfigurationstransporte importieren
  • Umstellung der Gehaltsabrechnungscluster
  • Den Prozess zur Erstellung der STP-Datei testen
  • Einrichtung der SAP Cloud Platform Integration-Lösung und deren Anbindung für Testzwecke
  • Testen Sie die verschlüsselte Übertragung an die ATO
  • Überprüfen Sie die Ausführung der Abrechnungsläufe
  • Die Erstellung der STP-Datei erneut testen
  • Das Getriebe erneut an das ATO anschließen

Produktion – Inbetriebnahme

Sobald alles vollständig getestet ist, haben Sie die Möglichkeit, STP in Betrieb zu nehmen. Dies erfolgt häufig über ein Wochenende, da die SAP-Umgebung aktualisiert, die Abrechnungscluster umgestellt und einige zusätzliche Tests durchgeführt werden müssen. Während der Inbetriebnahme sind unter anderem folgende Schritte erforderlich:

  • Aktualisieren Sie die Umgebung auf die neuesten Support-Packs
  • Konfigurationstransporte importieren
  • Konvertieren Sie die Lohn- und Gehaltscluster, um sie für STP vorzubereiten
  • Weitere Tests durchführen

Die verbleibenden Schritte sind dann Teil Ihres üblichen Abrechnungsprozesses.Beispiel: Beider nächsten Abrechnung erstellen Sie die erste STP-Datei zur Übermittlung an die ATO und senden diese ab.  

Die Aktualisierung Ihrer HR-Support-Pakete sowie die Konfiguration und das Testen von STP stellen zwar keine gravierende Änderung dar, erfordern jedoch einen gewissen Zeit- und Arbeitsaufwand. Eine vorausschauende Planung ist unerlässlich, um diesen Prozess zu optimieren. Im Rahmen dieser Vorbereitungen empfehlen wir Ihnen, auch die folgenden wichtigen Maßnahmen zu berücksichtigen:

  • Überprüfen undoptimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Planen Siedie Ressourcen fürIhr STP-Projekt unter Berücksichtigung von Faktoren wie Konfiguration, Datenvalidierung, Testberichterstattung und Abschluss
  • Überprüfen Sieden Stand IhresSAP-HR-Support-Packs und planen Sie gegebenenfalls das Upgrade
  • Entdeckenund legen Sie Ihre Optionen für die Dateiübertragung fest:
  • SAP Cloud Platform Integration (SCPI) ist die einfachste Option
  • Sie können sich auch über die Dienste Ihrer Clearingstelle informieren, wie beispielsweise Click Super und Plum
  • Erfahren Sie mehr über ATO-konforme Gateways

Ein Upgrade der HR-Support-Packs kann zusätzlich zur STP-Lösung zahlreiche neue Funktionen mit sich bringen. Dies kann auch umfangreichere Tests erfordern, um sicherzustellen, dass es keine Auswirkungen auf Ihre produktive Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt.

Hier ist also Teil 2 meiner dreiteiligen Blogserie.Falls du dir noch einmal Teil 1 ansehen möchtest, klicken Sie hier.Nächste Woche veröffentlichen wirTeil 3, in dem ich über die Bedeutung der STP-Abstimmung spreche und darüber, wie Easy STP von SpinifexIT diesen Prozess schneller, besser und einfacher machen kann.

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