Entrar em contacto
Agende uma demonstração
SpinifexIT Feliz Ano Novo!

Feliz Ano Novo! Ou será que…

Feliz Ano Novo! Ou será que… 1024 512 SpinifexIT Marketing

É um refrão bem conhecido nos departamentos de processamento salarial de toda a América do Norte — o processamento de fim de ano não tem graça nenhuma! Então, por que tem de ser tão difícil? Neste artigo, vamos explorar os problemas mais comuns e como resolvê-los logo no início — com foco nas organizações que utilizam sistemas de processamento salarial SAP.

Para dar início à conversa, vou começar por dar algumas dicas sobre configuração das rubricas salariais. Se criar novas rubricas salariais durante o ano e só no final do ano se aperceber que não configurou a tributação corretamente, isso pode ser um grande problema. Ou talvez o problema não seja uma nova rubrica salarial, mas sim as existentes, porque uma autoridade fiscal alterou os regulamentos e era necessário alterar a configuração em conformidade... mas não o fez.  

O segundo ponto diz respeito a questões relacionadas com os seus cálculos de impostos – aqueles cenários em que os impostos não estão a ser calculados corretamente e acaba por ter casos de desequilíbrio ou impostos a parar nos limites máximos errados. São todas coisas que se quer detectar durante o ano, imediatamente, e não no final do ano.

O terceiro tema que iremos abordar é Dados de Referência dos Colaboradores – por exemplo, garantir que os novos colaboradores tenham fornecido números de segurança social ou de seguro social válidos, ou que os colaboradores que se mudaram durante o ano tenham seguido os passos adequados para atualizar os seus endereços.

E, por fim, aqueles ajustes manuais de fim de ano; itens como benefícios não monetários que precisam de ser adicionados aos montantes tributáveis acumulados dos funcionários, seja utilizando o infotipo 221 ou talvez apenas fazendo entradas diretamente no módulo US Tax Reporter do SAP.

Vamos agora aprofundar cada uma dessas áreas.  

Configuração de rubricas salariais

Quem quer que seja na sua organização o responsável pela criação de rubricas salariais – o que pode ser você – está, sem dúvida, muito familiarizado com a tabela T512W. Acumulações, classes de avaliação e classes de processamento fazem todas parte dessa configuração – e listei abaixo para si as classes de processamento que têm impacto na forma como as rubricas salariais são tributadas (nos EUA), além de algumas classes de acumulação a ter em conta. Assim, no mínimo, sugiro que o seu script de configuração de rubricas salariais inclua estes itens.

      • PC 64 Indicador de fórmula alternativa
      • PC 65 Categoria de limite 415
      • PC 67 Proporcionalização do Imposto sobre o Trabalho
      • PC 68 Tipo de pagamento para cálculo de impostos
      • PC 69 Contribuição tributável/não tributável
      • PC 70 Rateio do imposto sobre o trabalho (assalariados)
      • PC 71 Classificação fiscal do tipo de remuneração (Este é fundamental)
      • Acumulação /102 (salários do plano 401k)
      • Acumulação /114 Salários-base BSI

No que diz respeito às folhas de pagamento canadianas, os detalhes são um pouco diferentes; abaixo estão os elementos de configuração das rubricas salariais relacionadas com impostos que sugiro que acompanhem de perto:

      • PC 52: Acumulação no salário bruto para efeitos de seguro de acidentes de trabalho
      • PC 65 Definição de rendimentos sujeitos ao Imposto de Saúde
      • PC 69 Definição de rendimentos tributáveis para efeitos de seguro de acidentes de trabalho
      • PC 72 Cálculo do GST e de outros impostos sobre vendas para efeitos do imposto sobre o rendimento
      • PC 84 Definição de rendimentos seguráveis ao abrigo do PPIP
      • Códigos de acumulação de salário tributável: /102, /103, 104, 105, /112, /113, /118, /119, /120, /121, /122, /130, /131, /132, /140, /141, /142, /152, /153, /154, /158, /160, /161, /162, /163, /164,

Sugiro também que, independentemente do mecanismo utilizado para solicitar a transferência de uma configuração pelo ambiente, seja obrigatório anexar uma matriz de testes. Mesmo os superutilizadores altamente qualificados responsáveis pela configuração devem ser obrigados a testar as suas alterações antes de as implementar em produção.

Além disso, recomendo algum tipo de aprovação por assinatura . Isto pode ter um significado diferente para si em comparação com outras organizações, dependendo da forma como as suas equipas de suporte SAP estão estruturadas, mas deve haver alguém responsável por rever e dar a aprovação final.

Por fim – realizar testes de regressão para quaisquer alterações feitas – não caia na armadilha de testar apenas o alterações esperadas . E quando digo testes de regressão, eis o que quero dizer: Execute o seu processo de processamento salarial antes da alteração, seguido de um relatório com os resultados pertinentes; em seguida, aplique as alterações; e repita o processo para poder comparar os resultados antes e depois. E certifique-se de que a sua amostra para os testes de regressão – se não for a totalidade dos funcionários – contém uma boa amostra representativa de diferentes tipos de funcionários, horários de trabalho e autoridades fiscais.

Quanto à minha recomendação final sobre a configuração das rubricas salariais – todos sabemos que, por vezes, é necessário ajustar a configuração devido a fatores externos –, como, por exemplo, uma autoridade fiscal que crie uma nova regulamentação relativa a determinados tipos de pagamentos aos funcionários. Para se manter a par de quaisquer alterações deste tipo que possam afetar a sua configuração, eis algumas sugestões:

  1. Mantenha a sua filiação em organizações como a American Payroll Association ou a Canada Payroll Association. Isso dar-lhe-á acesso a comunicados no site sobre alterações na regulamentação fiscal, além da oportunidade de participar em conferências das secções locais e nacionais.
  2. Outra forma de se manter a par das novidades é subscrever as listas de correio eletrónico disponibilizadas pelas várias autoridades fiscais, o que lhe permitirá receber as informações diretamente, em vez de ter de se lembrar de verificar por si próprio se há atualizações.
  3. E, por último, é sempre aconselhável rever periodicamente a sua configuração no sistema. Revisar a configuração do seu Modelo Fiscal SAP dos EUA (tabelas T5ute/y/m), além da configuração das rubricas salariais que mencionei acima, de vez em quando, é uma boa ideia para garantir que nada lhe escapou.

Cálculos fiscais

Nesta área, há algumas auditorias periódicas que eu sugeriria realizar ao longo do ano, começando por uma revisão do seu Segurança Social, Medicare, FUTA e SUTA (para os EUA) e os equivalentes canadianos de CPP/QPP/EI/QPIP/PPIP.  Por exemplo, compare os montantes da retenção na fonte do empregado e da contrapartida do empregador para verificar se estão em sintonia; além disso, realize testes para determinar se os montantes fiscais efetivamente registados correspondem aos salários tributáveis multiplicados pelas respetivas taxas.

Para além destas verificações, não se esqueça de verificar se o cálculo da sobretaxa adicional do Medicare dos EUA para as pessoas com rendimentos superiores a 200 mil dólares por ano está correto e de confirmar se todos os impostos com limites máximos (por exemplo, CPP/QPP/EI, Segurança Social dos EUA, FUTA/SUTA dos EUA) estão a ser calculados até aos limites máximos adequados para o ano.

E, por fim, existem duas tabelas mantidas no SAP relativas às taxas de desemprego e aos limites máximos nos estados dos EUA, nomeadamente as tabelas BTXRATE e T5UTX, além de os mesmos dados serem introduzidos diretamente no aplicação BSI . Deve certificar-se de que os valores em todos esses locais estão sincronizados entre si. Do ponto de vista canadiano, as constantes utilizadas nos cálculos fiscais são armazenadas nas tabelas T511K e T5KTC (atualizadas anualmente pela SAP através dos HRSPs) – certifique-se de que o seu sistema é atualizado atempadamente todos os anos.

Outras boas práticas para evitar problemas no cálculo de impostos incluem: se utilizar o módulo Tax Reporter da SAP para gerar formulários dos EUA, como os W-2, 941 e relatórios de desemprego, deve realizar simulações para estes formulários, numa base mensal ou trimestral, e, quando o fizer, verifique sempre o registo gerado para detetar eventuais erros ou mensagens de aviso. Sugiro também que realize periodicamente reconciliações “triplas” entre o Tax Reporter, os lançamentos no livro-razão e os resultados do cluster de folhas de pagamento.  

Da mesma forma, pode executar o programa canadiano T4, RPCYERK0, várias vezes ao longo do ano no modo «teste», confirmando os resultados e verificando se há mensagens de erro e rejeições de funcionários.  

Dados mestre dos funcionários

Passando agora aos dados mestre dos funcionários, vamos abordar algumas das melhores práticas que deve seguir ao realizar auditorias.

Em primeiro lugar, verifique os funcionários que solicitam isenção fiscal – talvez até contactando esses funcionários para verificar se os dados estão corretos

Em seguida, sugeriria a realização de uma auditoria autoridades fiscais responsáveis pela tributação de residentes, do trabalho e do desemprego – tipos de informação 207, 208 e 209 para os EUA, e tipos de informação 461, 462, 463, 464 para o Canadá – de algumas formas diferentes:

  1. Comparado com o endereço do colaborador (tipo de informação SAP 6)
  2. Em comparação com outros dados do sistema que possam indicar a localização, como, por exemplo, a área de pessoal ou o centro de custos
  3. Compare os valores entre os diferentes tipos de informação – é claro que existem razões válidas para que, em algumas organizações, estes não tenham de coincidir –, mas identifique o que faria sentido para o seu quadro de pessoal e procure isso.

E, por fim, verificar o números de segurança social encontrados no tipo de informação 2, para garantir que todos os funcionários têm números válidos.

Vá um passo além – alargue o seu processo de auditoria para incluir o contacto os seus colaboradores para que validem os dados que tem sobre eles, tais como o número de segurança social (SSN/SIN), moradas e estatutos de isenção fiscal. E, claro, inclua nas suas notificações as instruções para corrigir quaisquer dados incorretos – e se os colaboradores puderem corrigi-los eles próprios através de um portal ESS, tanto melhor!

Ajustes manuais

O último tema abordado na nossa discussão inicial foi o dos ajustes manuais. Tenho algumas boas práticas para partilhar, começando por… SIMPLESMENTE NÃO OS FAÇA 😊

Mas, como isso provavelmente não é viável... procure incorporar o máximo possível de ajustes nas suas folhas de pagamento regulares para minimizar o número de ciclos extraordinários necessários e compare os formulários do tipo 221 que são criados com aqueles que são selecionados e efetivamente processados na folha de pagamento – certifique-se de que não há ajustes de fim de ano introduzidos mas que não foram totalmente processados.

Na medida do possível, recomendo vivamente que colabore com as partes interessadas para reduzir a necessidade destes ajustes – boa sorte com isso, não é? Mas se conseguir convencer as unidades de negócio a adotarem práticas que facilitem o processo de processamento salarial, isso irá aliviar-lhe um pouco a dor de cabeça.

Eis um exemplo de uma prática empresarial que pode influenciar: considere utilizar os limites do ano fiscal em vez dos anos civis, sempre que possível, para evitar que todo o trabalho se concentre no final do ano. Por exemplo, eu trabalhava numa empresa onde todos os funcionários tinham à disposição um veículo da empresa. Esses funcionários tinham de registar qualquer utilização pessoal do carro e fornecer-nos esses dados anualmente, para que se pudesse calcular um valor imputado e adicioná-lo aos seus resultados salariais.  A política da empresa definia o ano para essas acumulações como sendo de 1 de dezembro a 30 de novembro – dando ao departamento de pagamentos tempo para registar os ajustes durante dezembro, em vez de uma correria de última hora em janeiro.

E, por fim, se utiliza o US Tax Reporter, sabe que existe uma opção para introduzir diretamente os ajustamentos, através de lançamentos manuais na tabela, aplicando esses ajustamentos nos formulários — como os W2 — sem que estes passem pelos dados mestre ou pelo cálculo da folha de pagamentos. É uma excelente ferramenta e tem a sua utilidade — mas sugiro que a utilize com moderação e que mantenha a documentação necessária para justificar os lançamentos efetuados e fornecer uma pista de auditoria.

Então, qual é o papel da SpinifexIT nisto?

Agora que já abordámos alguns dos maiores desafios do final do ano e apresentámos algumas sugestões para os superar, quero, naturalmente, apresentar-vos um produto da Spinifex que foi concebido para lidar com estas questões de forma muito eficiente. Esse produto chama-se Easy Balance e temos versões tanto para os EUA como para o Canadá.  

Easy Balance , essencialmente, um conjunto de relatórios especificamente concebido para auditorias e validações de impostos sobre os salários.

Por exemplo, Easy Balance relatórios que verificam a existência de resultados negativos indesejados, como, por exemplo, nos montantes fiscais, o que resultaria num erro ao processar os seus formulários W2 ou T4.  Easy Balance apresentam resultados de alto nível e incluem a capacidade de aprofundar a análise em números específicos, para localizar facilmente o que está exatamente a causar um problema. Outras funcionalidades oferecidas pelo EB permitem-lhe validar a configuração dos seus tipos de salário, no que diz respeito à forma como a sua tributação foi definida, abordando as questões relacionadas com os tipos de salário mencionadas anteriormente nesta discussão.

Easy Balance podem ser classificadas nestes quatro temas principais –

  1. Validação da configuração fiscal
  2. Relatórios de exceções pré-gerados – por exemplo, de quem o salário FICA, multiplicado por 0,062, NÃO corresponde ao imposto retido na fonte? Ou, no caso do Canadá, de funcionários cuja província para efeitos do imposto de saúde não corresponde à província onde trabalham.
  3. Reconciliação entre o relatório fiscal dos EUA, os resultados da folha de pagamentos e até mesmo os lançamentos no livro-razão
  4. Correspondência, tal como a verificação de morada/número de segurança social acima referida, bem como documentos que expliquem os resultados do formulário W2 dos EUA aos funcionários

Independentemente da ferramenta de relatórios que escolher, esperamos que as sugestões que mencionámos hoje — quando implementadas em etapas ao longo do ano — ajudem a aliviar um pouco do stress de fim de ano que o seu departamento de recursos humanos enfrenta. E se pretender utilizar uma ferramenta de relatórios concebida especificamente para estas necessidades, a minha recomendação final é que experimente o Easy Balance!

O seu representante da SpinifexIT terá todo o prazer em mostrar-lhe as funcionalidades do produto numa demonstração gratuita, para que possa ver por si mesmo o que podemos fazer para o ajudar a ter um «Feliz Ano Novo».

Também pode gostar