Reconciliação do sistema de processamento de salários «Single Touch Payroll»
Reconciliação do sistema de processamento de salários «Single Touch Payroll» https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/Spinifexit-blog-reconciling-single-touch-payroll-1024x512.jpg 1024 512 SpinifexIT Marketing https://secure.gravatar.com/avatar/9ce89e6f401eaa1eb029e3621cf72127fd3fdc9b1bd7c02f7956aacc137c2382?s=96&d=mm&r=gConsiderações sobre a reconciliação
Nos últimos 15 anos, uma das minhas principais funções consistiu em trabalhar com os clientes no que diz respeito ao processo do Resumo de Pagamentos e, em particular, à reconciliação e à elaboração de relatórios adicionais sobre os dados do Resumo de Pagamentos. Praticamente todos os clientes SAP dispõem de um processo para validar os valores do Resumo de Pagamentos. A maioria faz-no no final do ano, mas uma grande parte dos nossos clientes também realiza a reconciliação por período de pagamento.
Como STP,poderá questionar-se se ainda é necessário efetuar a reconciliação e como deve fazê-lo.
A resposta curta é: Sim, ainda é necessário fazer a reconciliação.
Uma vez que a solução STP continua a basear-se na configuração do tipo de remuneração e nos dados dos funcionários (muito semelhante aos resumos de pagamentos) e tendo em conta que agora é necessário efetuar a transmissão à ATO semanalmente, continua a ser necessária a reconciliação.
Para compreender esta necessidade, a seguinte declaração faz parte do novo processo STP e, como se pode ver, é necessário declarar que os dados estão corretos antes de os transmitir à ATO.
A maioria dos clientes com quem trabalhei ao longo dos anos mostraria relutância em simplesmente aprovar o ficheiro de transmissão sem qualquer tipo de verificação.
Um exemplo simples do que pode correr mal é o seguinte: se um tipo de remuneração não estiver marcado para o STP, não será comunicado à ATO.Sem algum tipo de reconciliação, isto pode passar despercebido.
A seguir, apresentamos alguns aspetos da reconciliação que consideramos necessários:
Estou ao vivo
Inicialmente, durante a entrada em produção, é necessário validar o processo STP. Isto não serve apenas para verificar se os pacotes de suporte foram carregados corretamente, mas também para determinar se a configuração está totalmente definida e se este processo funciona com os dados dos seus próprios colaboradores.
Algumas das áreas em que seria aconselhável realizar verificações de validação são as seguintes:
- Verificar a conversão, no âmbito da implementação do STP a meio do ano, dos resultados de processamento salarial existentes para os novos clusters
- Verifique se o processamento da folha de pagamentos está a calcular e a atualizar corretamente as tabelas do cluster STP
- Verifique se o processo de relatório STP que recolhe as informações do cluster de folhas de pagamento (a partir das novas tabelas ACRT, SETP e SABN) e cria os dados para transmissão à ATO
A melhor abordagem que posso sugerir é garantir que a sua reconciliação do resumo de pagamentos esteja atualizada, para que possa comparar os valores originais do resumo de pagamentos com os valores STP (nas tabelas STP). NOTA: Não se trata de uma correspondência exata, mas deverá dar-lhe uma indicação de que a configuração e os cálculos STP estão corretos.
II Processos de pagamento normais
Depois de entrar em produção, é aconselhável dispor de um processo para comparar os valores do STP com o que foi efetivamente pago ao colaborador. Tenha em conta que, mesmo que tudo esteja em equilíbrio no momento da entrada em produção, ao longo do ano podem ser introduzidas novas configurações no sistema, utilizados novos tipos de remuneração durante o processamento salarial e surgirem novos cenários.(por exemplo, poderá haver pagamentos retroativos relativos aos últimos dois anos que possam não ser reportados corretamente)
Tal como acontece com os resumos de pagamentos, quando os clientes precisam de imprimir os extratos de fim de ano, é necessário verificar os valores no ficheiro STP. É muito fácil deixar escapar um tipo de remuneração, ter um tipo de remuneração configurado para ser incluído na categoria STP errada ou não marcado para inclusão nos relatórios STP.
Para efeitos de reconciliação, a maioria dos clientes segue um processo através do qual pretende verificar se os pagamentos efetuados ao funcionário em licença correspondem ao que é reportado durante o processamento STP.
Alguns exemplos do processo de reconciliação incluem:
Verificação dos dados do STP
- Identificar os tipos de salário pagos ao funcionário (a execução do relatório de tipos de salário é um processo comum para obter esses dados)
- Correlacionar estes dados com os pagamentos STP calculados – Pode descarregar os dados do relatório STP para um ficheiro Excel
- Incluindo valores de substituição do STP
No entanto, trata-se de um processo bastante manual, uma vez que é necessário manter registos dos tipos de salário que foram pagos ao funcionário e criar uma extensa folha de cálculo em Excel ou desenvolver outros processos.
Seja qual for a forma como efetuar a reconciliação, é importante dispor de um método para verificar os seus dados de STP e, claro, quanto mais simples for esse processo, menor será a carga administrativa por cada período de pagamento.
Os pontos a seguir são algumas sugestões que eu recomendaria ao criar um processo de reconciliação.
- Pense no objetivo e certifique-se de que está a seguir um processo inteligente e repetível
- Lembre-se de que terá de fazer isto em cada período de pagamento, por isso tente simplificar o processo
- Tenha em conta todas as suas áreas de processamento salarial e as respetivas frequências
- Lembre-se de que os funcionários podem mudar de área de processamento salarial; por isso, certifique-se de que o seu processo está preparado para essa eventualidade
- Se tiver vários números de identificação fiscal (ABN), certifique-se de que o seu processo tem isso em conta
- Certifique-se de que inclui os funcionários que foram despedidos
- Decida se pretende incluir a possibilidade de substituir os valores e incorpore essa opção no seu processo
Esta é uma área em que a SpinifexIT atua há muitos anos e, no âmbito da nova solução STP, adaptámos a nossa solução de reconciliação de resumos de pagamentos (Easy Payment Summary Reconciliation Solution) para que também seja compatível com o STP.
Conheça Easy STP
Algumas das áreas que a nossa Easy STP abrange incluem:
- Validação da configuração– Verifique a configuração do tipo de aposta STP e a configuração do relatório ABN
- Verificação prévia dos dados mestre– Verificações relativas ao funcionário para garantir que os dados estão corretos antes da criação do ficheiro STP
- Relatórios de reconciliação– Relatórios de reconciliação para a entrada em produção (verificação da conversão STP) e também relatórios de reconciliação contínua por cada pagamento
- Relatórios sobre o STP –São emitidos relatórios adicionais para dar conta do STP e ajudar na reconciliação em toda a empresa
- Análise dos valores STP– Relatórios ao nível do colaborador com detalhamento sobre como os valores STP são calculados e de onde provêm (incluindo substituições)
Os clientes atuais do Easy Payment Summaries receberão Easy STP nossa Easy STP no âmbito da atualização normal das nossas soluções.
Resumo
A solução STP da SAP será lançada a 11 de outubro de 2018. Chegou a altura de começar a planear a atualização e a implementação da sua solução. Embora, enquanto cliente SAP, disponha de um prazo de adiamento até maio de 2019, não recomendamos que espere demasiado tempo, uma vez que haverá bastante trabalho a realizar.
Como parte desta preparação, recomendamos que discuta com a SAP a possibilidade de utilizar a SAP Cloud Platform Integration e que se certifique de que as suas equipas técnicas são envolvidas no que diz respeito à atualização do SAP HR Support Pack.
Para muitos clientes, este também é um projeto de grande envergadura, uma vez que a atualização dos pacotes de suporte de RH pode introduzir muitas novas funcionalidades além da solução STP; por isso, os testes podem ser bastante extensos para garantir que não haja qualquer impacto na folha de pagamentos de produção.
Vou continuar a publicar artigos como este durante os próximos 6 meses.Visiteanossapágina STP nositeda SpinifexIT para se manter a par de todas as informações relevantes.
