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SpinifexIT : aspects liés à la paie lors de la mise en œuvre d'Employee Central

Deuxième partie : Aspects liés à la gestion des salaires lors de la mise en œuvre d'Employee Central

Deuxième partie : Aspects liés à la gestion des salaires lors de la mise en œuvre d'Employee Central 1024 512 SpinifexIT Marketing

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PARTIE 2 D'UNE SÉRIE DE BLOGS EN TROIS PARTIES PAR DARREN SOUTER

Bienvenue dans la deuxième partie de notre série de blogs en trois parties sur le parcours de la paie. La première partie de notre blog a abordé certaines des options qui s'offrent à vous lors du choix d'une solution de paie. Aujourd'hui, nous allons aborder certains aspects à prendre en compte lors de l'intégration de la paie dans un nouvel environnement qui est également connecté à Employee Central.

Mon expérience n'étant pas nécessairement axée sur les mises en œuvre, je vais me concentrer sur quelques sujets clés susceptibles d'être abordés dans le cadre d'une mise en œuvre typique et sur certains des éléments essentiels à prendre en compte. Bon nombre de ces points sont soulevés lors de discussions que j'ai souvent avec des clients existants à la recherche de conseils impartiaux.

Partenaire de mise en œuvre

Comme la plupart des clients ne souhaitent le faire qu'une seule fois, il est préférable de s'appuyer sur l'expérience d'un partenaire de mise en œuvre qui peut les guider tout au long du processus. Comme il peut s'agir d'un processus complexe comprenant non seulement la mise en œuvre d'Employee Central, mais aussi la migration des données, l'intégration à SAP (pour la paie) et le changement potentiel de la solution de paie, il est utile d'explorer les implications de ces options. Selon l'étendue de votre travail, vous pouvez vous contenter d'un partenaire qui ne travaille qu'avec Employee Central, mais si des changements sont apportés à la paie, vous devriez sérieusement envisager d'avoir un partenaire qui connaît et a mis en œuvre la paie SAP.

Il est également important de vérifier avec quels clients le partenaire a travaillé sur des projets antérieurs et si ces projets ont été couronnés de succès ! Je pense également qu'il est utile de vérifier les références des consultants individuels qui travailleront sur le projet, car la dernière chose que vous souhaitez est un groupe de consultants inexpérimentés qui apprennent tout en mettant en œuvre votre projet. 

Plan de projet de mise en œuvre

Bien que cela puisse sembler évident, assurez-vous d'avoir un plan réaliste pour le projet de mise en œuvre. Ce plan doit inclure le travail nécessaire pour effectuer une mise en œuvre complète de bout en bout et doit inclure un grand nombre de tâches permettant de vérifier que toutes les formes de processus et de tâches liées à la paie continuent de fonctionner au moment de la mise en service afin de garantir que les employés sont payés correctement.

Il est donc conseillé de consacrer suffisamment de temps et d'efforts à la migration précise des données RH et aux processus de validation. Il convient également de s'assurer que de multiples tests parallèles de paie sont exécutés, que des vérifications des fichiers bancaires sont effectuées et que les tâches de soutien à la mise en service et à l'après-mise en service sont programmées. C'est le type de tâches qui doivent être incluses dans l'étendue du projet afin de garantir une opération de paie sans faille.

La mise en œuvre d'Employee Central et de la paie est un processus complexe. Nous vous recommandons donc de vérifier les références de votre partenaire afin de vous assurer qu'il a une expérience préalable de la mise en œuvre d'Employee Central et de la paie.

Migration des données vers Employee Central

Lors de toute mise en œuvre d'Employee Central, vous devrez migrer les données de base de votre système SAP On-Premise actuel vers Employee Central. Ceci est typique de la plupart des implémentations qui ont une portée de conversion de données.

Dans le cas d'une migration à partir de SAP HCM, SAP fournit heureusement une aide pour ce processus. Elle se présente sous la forme de rapports ABAP qui peuvent être utilisés pour l'extraction des données. Lors de la planification d'une mise en œuvre/migration, il est important de comprendre qui est spécifiquement responsable de l'extraction, de la manipulation, de la migration et de la validation de ces données. Est-ce la responsabilité du partenaire de mise en œuvre ou est-ce une tâche qui incombe à votre équipe interne ou au client ?

Cette étape peut souvent être rendue plus complexe s'il est nécessaire de remapper les données existantes et de tenir compte des infotypes/champs spécifiques au client. Cela implique souvent un travail supplémentaire de développement ou d'extraction, ainsi qu'un temps important pour la manipulation et la validation manuelles des données une fois qu'elles sont chargées dans Employee Central.

NOTE :

Réplication des données vers SAP HCM

Lors de l'implémentation d'Employee Central avec SAP Payroll, il est nécessaire de déterminer quel système est le système clé pour la saisie des données de base (généralement, il s'agit d'Employee Central). Cependant, comme la solution de paie SAP a besoin de certaines données pour permettre le traitement, vous devez être en mesure de répliquer les données de base vers la solution de paie.

Il existe plusieurs options. SAP fournit la solution SAP Cloud Integration avec des accélérateurs pour accélérer la mise en place de ce transfert de données. Il existe également d'autres solutions telles que Boomi. Pour les clients de Employee Central Payroll (ECP), SAP fournit un programme de réplication point à point pour transférer ces données vers l'environnement ECP.  

Quelle que soit la solution que vous utilisez, vous devez vous assurer que cela est inclus dans la portée et le plan de mise en œuvre. La réplication et le test de ces données doivent également faire partie du processus d'exécution parallèle, car les données de base seront conservées dans Employee Central, puis répliquées dans l'environnement de paie.

Enfin, vous devez également tenir compte des rapports ABAP liés à la paie et des rapports standard qui seront encore utilisés dans le système de paie. Je vous recommande de répliquer suffisamment de données dans l'environnement de paie pour permettre la poursuite de tous les rapports pertinents. Bien entendu, vous aurez besoin de suffisamment de données pour exécuter tous les calculs et processus de paie avec précision, y compris le traitement de fin d'année et la validation des résultats de fin d'année.

Que faire avec les rapports et interfaces ABAP ?

De nombreux clients SAP HCM ont personnalisé des rapports ABAP pour répondre à un besoin spécifique de l'entreprise. Dans de nombreux cas, ces rapports ont été développés à partir de zéro pour répondre à une exigence de reporting unique, ou un rapport SAP a été copié et modifié pour accéder à des données supplémentaires afin d'établir un rapport sur un certain ensemble d'exigences de reporting HCM. Sans ces rapports ABAP personnalisés, le processus de reporting est souvent réalisé par extraction manuelle de données dans des outils tels que MS Excel afin de créer le reporting requis. Le problème est qu'il s'agit d'un processus manuel.

Heureusement, avec la plupart des options (si vous conservez SAP Payroll), vous pouvez choisir d'emporter votre ABAP avec vous. Que vous restiez sur site, que vous passiez à l'ECP, à une option d'hébergement de SAP Payroll, ou même à un grand nombre de services externalisés, il existe toujours des options permettant de disposer de la fonctionnalité ABAP. Cela peut signifier que les rapports fonctionneront sans modification ou, dans certains cas, qu'ils devront être retravaillés car les données peuvent être conservées différemment dans SAP ou dans Employee Central.

NOTE :

PRO TIP :

Ce sont quelques-unes des questions que je pose à mes clients depuis 15 ans lorsque je travaille avec eux sur la rationalisation et l'automatisation du reporting. La nécessité d'un reporting personnalisé est souvent essentielle dans SAP Payroll lorsque vous commencez à chercher à rationaliser le reporting et les interfaces, mais cela ne doit pas nécessairement se faire par le biais d'ABAP codé en dur.

Ce processus global est la raison pour laquelle j'ai vu de nombreuses équipes de paie au fil des ans passer près de 50% de leur temps global à la production de rapports, car le processus de création de rapports ABAP n'est pas simple et la plupart des clients ont recours à ces processus manuellement avec de nombreux extraits de SAP HCM et de la paie et dans des outils tels que MS Excel pour produire ces rapports.

Au fil des ans, j'ai observé que l'étendue des rapports qui ont été identifiés et fournis pendant la mise en œuvre finit par être un sous-ensemble par rapport à, disons, 12 mois après la mise en service. Souvent, les clients ont 20 à 30 rapports au début de la mise en œuvre et le double six mois plus tard. Certains clients ont même atteint 200+ rapports après 12 mois.

Heureusement, celui de SpinifexIT Easy Reporter de SpinifexIT constitue une alternative parfaite. Il s'agit d'une solution qui s'intègre à votre système SAP et qui est livrée avec de nombreux rapports prédéfinis. Elle vous offre la flexibilité nécessaire pour créer des processus de reporting spécifiques au client sans avoir besoin de ressources techniques. L'équipe HCM/Payroll peut utiliser cette solution pour créer les rapports, interfaces et extraits dont elle a besoin directement dans un environnement de production. Easy Reporter peut en fait être utilisé dans toutes les options de paie identifiées dans le premier blog.

Enfin, si vous décidez que vous avez toujours besoin des rapports ou interfaces existants, vous devez vérifier que les données sont entièrement disponibles dans le même système. Un bon exemple que j'ai vu chez plusieurs clients est qu'ils peuvent choisir de ne pas répliquer les structures organisationnelles d'Employee Central. Cela signifie que les rapports qui affichent ce type d'informations peuvent ne plus être pertinents.

Documents - Smart Forms, HR Forms, Adobe Forms

De la même manière que pour le reporting, de nombreux clients ont également créé des fonctionnalités personnalisées pour produire des formulaires et des lettres afin de diffuser facilement des informations aux employés, à la direction et aux parties externes. Ces opérations sont souvent réalisées au moyen de programmes personnalisés et de fonctionnalités SAP telles que Smartforms, HR Forms ou AdobeForms.

Dans de nombreux cas, il s'agit de formulaires tels que

  • Lettres de révision des salaires
  • Relevés de récompenses totaux
  • Contrats de travail
  • Dossiers de bienvenue du personnel
  • Formulaires législatifs locaux

L'un des défis est que les données de ces documents doivent provenir à la fois du système de paie SAP et de l'environnement Employee Central. Dans la plupart des cas, ces documents doivent être reproduits et accessibles depuis l'environnement Employee Central.

Heureusement, SAP a la possibilité de créer des documents personnalisés. Ceux-ci peuvent être créés par votre administrateur dans votre environnement par le biais de la génération de documents d'Employee Central. Cela vous permet de créer des documents de type texte avec des données de champ récupérées pour l'employé à partir des champs d'Employee Central.

 

PRO TIP :

Souvent, les documents RH personnalisés peuvent être complexes, et pour ces documents, une option alternative peut être nécessaire. Si tel est le cas, SpinifexIT offre une solution d'extension intégrée à Employee Central, connue sous le nom de Strato. Strato vous permet de contrôler le formatage complet du document avec la possibilité d'insérer des graphiques, des logos, de formater le texte pour reproduire les exigences du client. En outre, grâce à Strato, vous pouvez intégrer des sections dans le document en fonction d'une logique conditionnelle. Des décisions telles que la société de l'employé, le type d'emploi, le sexe, etc. peuvent toutes être incluses dans un document pour vous permettre de créer facilement tout document requis. Les relevés de rémunération totale et les contrats des employés sont deux exemples de documents complexes que nous avons vus dans notre base de clients.

Fonctionnalité personnalisée

De nombreux clients ont intégré des fonctionnalités personnalisées dans leur système SAP. Dans la plupart des cas, c'est l'occasion de revoir et de supprimer une grande partie de cette fonctionnalité dans le cadre de la nouvelle mise en œuvre. Dans le nouveau monde du cloud, s'il est possible de créer des fonctionnalités personnalisées, elles sont créées dans Employee Central et peuvent être limitées à des écrans plus simples grâce à la fonctionnalité MDF (MetaData Framework) de SuccessFactors. Les fonctionnalités plus complexes peuvent être créées via la SAP Cloud Platform. Il serait utile de chercher des moyens de réaliser ce dont vous avez besoin au sein du système standard, mais si cela n'est pas possible, il serait préférable de rechercher un fournisseur spécifique qui offre ce que vous voulez. Si ces options ne vous permettent pas d'obtenir ce que vous voulez, il est possible d'opter pour une fonctionnalité personnalisée.

Considérations relatives à SAP HCM

Comme il s'agit souvent d'un moment propice pour envisager d'autres changements, il peut être utile d'examiner un peu plus en profondeur l'utilisation de votre solution sur site actuelle. De nombreux clients utilisent l'évaluation des temps pour deux raisons principales. Le premier est d'interpréter les entrées de temps (telles que les présences) et de déterminer les sorties (Wagetypes) en fonction des règles de gestion, par exemple lorsqu'un employé doit recevoir des paiements plus élevés (heures supplémentaires), ou lorsqu'un employé peut recevoir une indemnité de repas. C'est peut-être le moment de revoir ce processus (y compris la manière dont vous introduisez ces heures dans le système) et d'envisager une solution de gestion du temps et des présences. Il n'est pas conseillé aux clients qui migrent vers Employee Central Payroll d'utiliser la solution standard d'évaluation des temps.

Vous disposez peut-être déjà d'un système de gestion du temps et des présences, mais même si c'est le cas, vous devez vérifier auprès de votre partenaire de mise en œuvre s'il est intégré à Employee Central et/ou s'il fait partie de la nouvelle solution de paie.

Un autre domaine est celui des contingents de congés. Employee Central dispose d'un module Time Off qui peut remplacer la fonctionnalité existante des quotas de congés SAP. Vous devez vous assurer et valider que ce module couvre vos règles et exigences de gestion, et s'il est considéré comme faisant partie de la portée de la mise en œuvre.

Enfin, si vous disposez déjà d'un portail de libre-service pour les employés ou pour les gestionnaires, vous devez vérifier quelles fonctionnalités sont encore nécessaires et si elles font double emploi avec Employee Central. Souvent, de nombreux rapports sont exécutés par le manager et un processus de validation doit être mené pour vérifier quels rapports doivent encore être conservés et disponibles. Si votre organisation ne se trouve plus dans SAP, vous devez considérer comment ces rapports fonctionneront après la migration vers Employee Central. 

Courses parallèles

Dans le cadre de toutes les mises en œuvre de la paie, il est nécessaire de valider que la paie fonctionne et calcule correctement avant de la mettre en service. Cela implique généralement une comparaison des mêmes résultats entre l'ancien système de RH et de paie et le nouveau système. Dans la plupart des cas, cela implique plusieurs exécutions. La raison en est qu'il est nécessaire de valider les résultats d'une période de paie à l'autre.

Les éléments à prendre en compte sont les suivants :

  • Avoir au moins 2 paies parallèles
  • De préférence, une course en fin de mois
  • Exécution parallèle pour chaque tranche de paie (mensuelle, bimensuelle, hebdomadaire)
  • Validation des résultats de la paie, y compris la rémunération actuelle, les impôts, les déductions, les heures supplémentaires, les chiffres de l'année en cours, les congés accumulés et les écritures financières.

Un conseil de pro :

Il est également important de les exécuter comme des scénarios réels. J'ai vu des clients qui avaient simplement saisi les données de base d'une paie, mais qui n'avaient pas déclenché les recalculs rétrospectifs de la paie. Cela a causé des problèmes après la mise en service. Il est beaucoup plus simple de résoudre ces problèmes avant la mise en service. Je vous recommande donc d'essayer de faire en sorte que vos exécutions parallèles soient aussi proches que possible de scénarios réels.

Vous devez vous assurer que le plan de projet prévoit suffisamment de temps pour effectuer ces exécutions parallèles, ainsi que pour résoudre les problèmes éventuels. Cette période constitue souvent un défi, car votre équipe de paie sera très probablement chargée de vérifier la plupart des résultats, et en même temps, elle devra souvent assumer son rôle quotidien. D'où, si possible, prévoyez des ressources supplémentaires pour cette période du projet.

Changements de processus

Avec Employee Central, un grand nombre de processus mis en œuvre par votre organisation depuis de nombreuses années vont changer. Cela signifie qu'il y aura beaucoup de changements internes dans votre organisation. Bien qu'un système comme Employee Central soit beaucoup plus intuitif que la solution SAP précédente, il y aura tout de même des changements et vous devez prévoir du temps pour la mise à jour des manuels et des procédures, le maintien en poste du personnel, le changement des rôles et la communication du nouveau processus, entre autres choses. 

En direct

Il est important de planifier le moment de votre mise en service. La migration des données de votre système de production existant et le passage aux nouveaux processus prendront probablement un certain temps. De nombreuses mises en œuvre SAP antérieures ont aligné cette période sur le début de l'exercice financier (selon votre région), de sorte que des éléments tels que le rapport de fin d'année dans le nouveau système peuvent ne pas être aussi critiques.

Vous devez vous assurer qu'il n'y a pas d'autres projets critiques au moment de la mise en service, et vous devez vous assurer que le personnel clé est disponible et qu'il n'est pas en vacances ou en train de participer à d'autres activités à cette période.

Il doit également y avoir un plan de soutien du nouvel environnement pendant au moins les quatre premières semaines suivant la mise en service. C'est souvent à ce moment-là que des problèmes inattendus peuvent survenir et vous devez être en mesure de tirer parti de l'expertise de vos partenaires pendant cette période.

Enfin, vous devez commencer à penser à l'après mise en service et à la meilleure façon de la prendre en charge. Comme SuccessFactors publie des versions trimestrielles, il est important de comprendre au moins le contenu de ces versions et l'impact qu'elles peuvent avoir sur votre système et vos processus. Dans la plupart des cas, il ne devrait pas y avoir d'impact, mais de nouvelles fonctionnalités sont toujours disponibles et votre partenaire peut vous conseiller sur ce qu'il vous recommande de mettre en œuvre.

Résumé

La mise en œuvre d'Employee Central et de la Paie est une initiative de grande envergure, il est donc important de la planifier. Vous avez beaucoup de dépenses liées aux ressources internes, aux consultants, aux partenaires, à SAP ainsi qu'à d'autres tiers. Même si vous décidez de laisser la paie sur place et de ne mettre en œuvre qu'Employee Central, la plupart de ces éléments doivent être pris en compte dans le champ d'application car ils auront un impact.

Il est important de comprendre l'ensemble de ce processus et de profiter des enseignements d'autres clients qui sont passés par là. 

Pour vous aider, les informations ci-dessus sont résumées sous la forme d'une liste de contrôle que vous pouvez utiliser pour planifier votre migration. 

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager certaines de vos expériences de mise en œuvre, n'hésitez pas à commenter mon billet ou à nous envoyer un courriel à l'adresse [email protected]. Je répondrai à vos questions et commentaires dès que j'en aurai l'occasion.

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