Les solutions du blog SpinifexIT pour soutenir votre passage à la centralisation des employés

Utilisation des solutions SpinifexIT pour soutenir votre passage à l'Employee Central

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Le défi

Vous avez donc décidé de passer de votre système SAP HCM à Employee Central. Félicitations, vous rejoignez les rangs des plus grandes entreprises du monde et bénéficiez d'un système de premier ordre. Avec un peu de chance, vous avez trouvé un excellent partenaire d'intégration de système pour vous aider à effectuer le transfert. Une fois qu'il a terminé la conception et la construction, il ne vous reste plus qu'à migrer les données.

Oui, c'est vrai, le sujet préféré de tous. Bien que vous n'ayez pas à vous occuper de tous les aspects techniques et que vous puissiez compter sur le soutien de votre équipe SI, c'est à vous qu'incombe la responsabilité de la réussite de la migration des données vers Employee Central. C'est en fait une bonne chose, car c'est évidemment l'entreprise qui comprend le mieux les données et qui est en mesure de fournir les informations les plus précises à l'équipe SI. La mauvaise nouvelle, c'est que les outils de migration standard sont tous un peu techniques. Qui a le temps d'apprendre un nouveau système complexe juste pour une migration ponctuelle ?

Si vous êtes encore un peu plus tôt dans le processus, je vous recommande vivement de consulter les articles récemment publiés par Darren Souter concernant les considérations importantes avant et pendant le passage à un nouveau système. Vous pouvez également utiliser la liste de contrôle téléchargeable gratuitement que nous avons inclus pour commencer à planifier avec votre équipe.

A propos de moi

Vous pouvez m'appeler Brendon. Je travaille avec SAP HCM depuis un peu plus de dix ans maintenant et, au cours de cette période, j'ai participé à un certain nombre de grands projets de mise en œuvre et de migration SAP. Solutions SpinifexIT et dans les autres, j'ai dû faire les choses à l'ancienne ! En tant qu'architecte de solutions chez SpinifexIT, je suis ici pour mettre en évidence les façons dont nous pouvons vous aider dans la mise en œuvre d'Employee Central. Lisez la suite pour en savoir plus.

Où SpinifexIT peut s'intégrer dans le processus de migration des données de Employee Central ?

Étape 1 : Nettoyage des données - Toutes les données doivent être aussi précises et correctes que possible avant leur extraction et leur chargement. Easy ReporterLes puissantes fonctionnalités d'EMC vous permettent de détecter rapidement les exceptions avant qu'elles ne deviennent des erreurs difficiles à résoudre.

Étape 2 : Extraction et traduction des données - Il y aura toujours une traduction à faire entre deux systèmes. Easy Reporter fournit les outils nécessaires pour convertir rapidement les formats de données ou les valeurs d'un système à l'autre. Les fichiers extraits peuvent être fournis dans le format exact requis pour le téléchargement du système central des employés.

Étape 3 : Rapprochement des données - Un module complémentaire optionnel permet à Easy Reporter de se connecter au système Employee Central et de fournir des rapports contenant à la fois des données SAP et Employee Central, ce qui vous permet de confirmer rapidement et facilement le succès du chargement des données.

Nettoyage des données avant la migration

Lorsque vous remplissez votre nouveau système de données, la dernière chose que vous voulez faire est d'apporter des informations inexactes. Avec un peu de chance, vous avez mis l'accent dans le passé sur l'intégrité des données, ce qui signifie que vous ne devriez pas avoir trop de problèmes avec vos données. Mais même si c'est le cas, il y a probablement des choses que vous devrez vérifier pour assurer une migration en douceur.

Prenons un exemple simple : pensez à un champ dans SAP qui n'est pas obligatoire actuellement mais qui le sera dans votre environnement Employee Central, peut-être le nom préféré des employés.

Easy Reporter peut vous aider à identifier ces problèmes et à en assurer le suivi tout au long de votre projet, afin de garantir une migration sans heurts au moment du chargement final des données. En plus des contrôles d'intégrité des données standard prélivrés, il sera plus rapide et plus facile de configurer vos propres rapports pour rechercher les données manquantes ou d'autres problèmes d'intégrité des données.

Extraction et transformation des données

Prenons un exemple simple : pensez à un champ dans SAP qui n'est pas obligatoire actuellement mais qui le sera dans votre environnement Employee Central, peut-être le nom préféré des employés.

Vous pouvez profiter d'un certain nombre de fonctions intéressantes pour obtenir les fichiers dont vous avez besoin avec un minimum d'efforts :

Capacité de cartographie avancée
Sortie d'un fichier d'interface CSV avec des affectations de champs simples ou complexes
Conversion des formats de champs directement dans le rapport
Téléchargez vos cartographies à partir d'une feuille de calcul pour compléter rapidement le rapport.

Vérification de l'exactitude des chargements de données

Une fois que vous aurez fait passer les fichiers par les programmes de chargement dans Employee Central, vous voudrez vérifier les journaux et vous assurer que tout s'est bien passé. De plus, je vous suggère d'aller un peu plus loin et de vérifier que les données d'Employee Central se sont retrouvées dans le système comme vous l'aviez prévu, et qu'elles correspondent correctement à vos données dans le système source. Easy Reporter peut vous aider ici aussi !

Grâce à l'add-on connecteur SuccessFactors pour Easy Reporter, nous pouvons générer des rapports sur les données SAP HCM et les données SuccessFactors Employee Central. Cela signifie que vous pouvez créer quelques rapports simples pour vérifier que les données d'Employee Central correspondent à celles de SAP HCM.

Tout d'abord, vous devrez probablement vérifier que vous avez le bon nombre d'employés dans les bons groupes dans Employee Central, puis vous voudrez probablement approfondir certains champs clés spécifiques pour vous assurer de leur exactitude. Par exemple, le rapport ci-dessous vérifie le nom et le statut d'emploi d'un employé :

L'avantage de créer ces rapports à un stade précoce est qu'ils peuvent également être utilisés après la mise en service pour vérifier que la réplication fonctionne correctement.

Comparaison de vos résultats dans des cycles de paie parallèles

Une fois que toutes les données auront été saisies et que votre système sera prêt à être testé, vous aurez certainement l'intention d'effectuer un certain nombre d'exécutions parallèles de la paie pour vous assurer que la paie avant et après l'implémentation donne les mêmes résultats. La complexité de cette étape dépendra en grande partie de la façon dont vous avez choisi de procéder pour votre mise en œuvre - peut-être avez-vous apporté des modifications importantes à votre système de paie pour prendre en charge Employee Central ou peut-être avez-vous conservé le système de paie presque tel quel. Quoi qu'il en soit, il s'agit d'une étape critique de votre mise en œuvre et Easy Reporter est là pour vous aider.

Easy Reporter comprend une fonctionnalité simple mais puissante qui vous permet d'importer des données d'un fichier texte dans votre rapport. Dans l'exemple de l'exécution parallèle, cette fonctionnalité peut être utilisée pour exécuter un rapport sur la paie dans SAP HCM, importer les résultats d'une exécution précédente et vous indiquer rapidement les différences. En fonction du niveau de modification que vous avez effectué, vous souhaiterez peut-être transformer un peu les données, par exemple en regroupant plusieurs anciennes rubriques en une seule rubrique dans les nouveaux calculs de paie. Vous pouvez facilement mapper les données lors de l'importation du fichier ou une fois qu'elles sont importées et affichées dans le rapport. Il se peut que vous souhaitiez voir une liste de rubriques ensemble dans le rapport afin de les comparer sans perdre les détails.

À titre d'exemple, nous présentons ci-dessous les résultats de la paie SAP ainsi que les données importées de l'ancienne paie :

Ce rapport de haut niveau vous aidera à identifier les différences majeures entre vos calculs de paie. Vous pouvez également exécuter des rapports supplémentaires pour effectuer une comparaison à un niveau plus détaillé et montrer les différences entre les rubriques.

Pour en savoir plus sur Easy Reporter, notre solution flexible et facile à utiliser pour la migration des données du centre des employés.

Quelques considérations finales avant de commencer le processus de migration des données de votre centrale d'employés

J'admets que j'ai voulu rendre cela facile parce que je pense que nous pouvons simplifier le processus de migration des données, mais il y a bien sûr quelques points auxquels vous devez faire attention.

Prévoyez-vous d'effectuer de nombreux chargements de données pour différentes étapes de la construction du système ? Dans la plupart des cas, vous pouvez vous attendre à devoir introduire certaines données dans les environnements de développement, de test et de production pour soutenir la conception et la construction.
Chacune de ces charges aura-t-elle des exigences différentes ? Il est presque certain que le champ d'action des employés et les champs de données changeront.
À quelle vitesse pouvez-vous répondre à de nouvelles exigences dans les fichiers de chargement ? Avec Easy Reporter ,il suffit de quelques minutes pour ajouter un nouveau champ ou mettre à jour vos transformations.
Une fois que vous serez en service, comment allez-vous maintenir les données à jour dans vos systèmes SAP HCM et Employee Central ? SpinifexIT Easy Clone vous permet de copier et de brouiller les données entre SAP HCM et Employee Central pour que tous vos systèmes restent alignés et à jour avec des données brouillées sécurisées. Cliquez sur ici pour en savoir plus sur Easy Clone.

Ce n'est qu'un début !

Ceci ne vous donne qu'un petit échantillon des nombreuses façons dont les solutions SpinifexIT - en particulier Easy Reporter- peuvent vous aider dans votre projet de mise en œuvre. Bien entendu, nous pouvons également vous aider dans de nombreux domaines une fois que vous aurez mis en service votre système, alors gardez un œil sur d'autres articles contenant plus d'informations sur nos solutions. Vous pouvez également vous rendre sur notre site Web pour en savoir plus sur notre gamme de solutions et de cas d'utilisation.

Depuis 15 ans, SpinifexIT est spécialisé dans la fourniture d'outils de reporting conviviaux aux clients SAP. Nous sommes toujours à la recherche de nouvelles façons d'aider nos clients à optimiser leurs processus à l'aide de nos meilleurs outils.

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Cet article a été initialement partagé par Brendon Andrews-Warmuth sur son profil Linkedin. Brendon a récemment a déménagé de Melbourne à Francfort pour soutenir la présence croissante de SpinifexIT dans le réseau EMEA. Brendon se concentre principalement sur la mise en œuvre de SAP Successfactors, la technologie Cloud et l'engagement des partenaires et des clients.

SpinifexIT Considérations relatives à la paie lors de la mise en œuvre d'un système central pour les employés

Deuxième partie : Considérations relatives à la paie lors de la mise en œuvre d'Employee Central

Deuxième partie : Considérations relatives à la paie lors de la mise en œuvre d'Employee Central https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/SpinifexIT-Payroll-considerations-during-an-employee-central-implementation-1024x512.jpg 1024 512 SpinifexIT SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/SpinifexIT-Payroll-considerations-during-an-employee-central-implementation-1024x512.jpg 8 mai 2018 19 août 2020

Téléchargez notre liste de contrôle GRATUITE des points à prendre en compte pour la paie lors de la mise en place d'un système central de gestion des employés . Remplissez le formulaire ci-dessous pour en recevoir une copie.

PARTIE 2 D'UNE SÉRIE DE BLOGS EN TROIS PARTIES PAR DARREN SOUTER

Bienvenue dans la deuxième partie de notre série de blogs en trois parties sur le parcours de la paie. La première partie de notre blog a abordé certaines des options qui s'offrent à vous lors du choix d'une solution de paie. Aujourd'hui, nous allons aborder certains aspects à prendre en compte lors de l'intégration de la paie dans un nouvel environnement qui est également connecté à Employee Central.

Mon expérience n'étant pas nécessairement axée sur les mises en œuvre, je vais me concentrer sur quelques sujets clés susceptibles d'être abordés dans le cadre d'une mise en œuvre typique et sur certains des éléments essentiels à prendre en compte. Bon nombre de ces points sont soulevés lors de discussions que j'ai souvent avec des clients existants à la recherche de conseils impartiaux.

Partenaire de mise en œuvre

Comme la plupart des clients ne souhaitent le faire qu'une seule fois, il est préférable de s'appuyer sur l'expérience d'un partenaire de mise en œuvre qui peut les guider tout au long du processus. Comme il peut s'agir d'un processus complexe comprenant non seulement la mise en œuvre d'Employee Central, mais aussi la migration des données, l'intégration à SAP (pour la paie) et le changement potentiel de la solution de paie, il est utile d'explorer les implications de ces options. Selon l'étendue de votre travail, vous pouvez vous contenter d'un partenaire qui ne travaille qu'avec Employee Central, mais si des changements sont apportés à la paie, vous devriez sérieusement envisager d'avoir un partenaire qui connaît et a mis en œuvre la paie SAP.

Il est également important de vérifier avec quels clients le partenaire a travaillé sur des projets antérieurs et si ces projets ont été couronnés de succès ! Je pense également qu'il est utile de vérifier les références des consultants individuels qui travailleront sur le projet, car la dernière chose que vous souhaitez est un groupe de consultants inexpérimentés qui apprennent tout en mettant en œuvre votre projet.

Plan de projet de mise en œuvre

Bien que cela puisse sembler évident, assurez-vous d'avoir un plan réaliste pour le projet de mise en œuvre. Ce plan doit inclure le travail nécessaire pour effectuer une mise en œuvre complète de bout en bout et doit inclure un grand nombre de tâches permettant de vérifier que toutes les formes de processus et de tâches liées à la paie continuent de fonctionner au moment de la mise en service afin de garantir que les employés sont payés correctement.

Il est donc conseillé de consacrer suffisamment de temps et d'efforts à la migration précise des données RH et aux processus de validation. Il convient également de s'assurer que de multiples tests parallèles de paie sont exécutés, que des vérifications des fichiers bancaires sont effectuées et que les tâches de soutien à la mise en service et à l'après-mise en service sont programmées. C'est le type de tâches qui doivent être incluses dans l'étendue du projet afin de garantir une opération de paie sans faille.

La mise en œuvre d'Employee Central et de la paie est un processus complexe. Nous vous recommandons donc de vérifier les références de votre partenaire afin de vous assurer qu'il a une expérience préalable de la mise en œuvre d'Employee Central et de la paie.

Migration des données vers Employee Central

Lors de toute mise en œuvre d'Employee Central, vous devrez migrer les données de base de votre système SAP On-Premise actuel vers Employee Central. Ceci est typique de la plupart des implémentations qui ont une portée de conversion de données.

Dans le cas d'une migration à partir de SAP HCM, SAP fournit heureusement une aide pour ce processus. Elle se présente sous la forme de rapports ABAP qui peuvent être utilisés pour l'extraction des données. Lors de la planification d'une mise en œuvre/migration, il est important de comprendre qui est spécifiquement responsable de l'extraction, de la manipulation, de la migration et de la validation de ces données. Est-ce la responsabilité du partenaire de mise en œuvre ou est-ce une tâche qui incombe à votre équipe interne ou au client ?

Cette étape peut souvent être rendue plus complexe s'il est nécessaire de remapper les données existantes et de tenir compte des infotypes/champs spécifiques au client. Cela implique souvent un travail supplémentaire de développement ou d'extraction, ainsi qu'un temps important pour la manipulation et la validation manuelles des données une fois qu'elles sont chargées dans Employee Central.

NOTE :

Réplication des données vers SAP HCM

Lors de l'implémentation d'Employee Central avec SAP Payroll, il est nécessaire de déterminer quel système est le système clé pour la saisie des données de base (généralement, il s'agit d'Employee Central). Cependant, comme la solution de paie SAP a besoin de certaines données pour permettre le traitement, vous devez être en mesure de répliquer les données de base vers la solution de paie.

Il existe plusieurs options. SAP fournit la solution SAP Cloud Integration avec des accélérateurs pour accélérer la mise en place de ce transfert de données. Il existe également d'autres solutions telles que Boomi. Pour les clients de Employee Central Payroll (ECP), SAP fournit un programme de réplication point à point pour transférer ces données vers l'environnement ECP.

Quelle que soit la solution que vous utilisez, vous devez vous assurer que cela est inclus dans la portée et le plan de mise en œuvre. La réplication et le test de ces données doivent également faire partie du processus d'exécution parallèle, car les données de base seront conservées dans Employee Central, puis répliquées dans l'environnement de paie.

Enfin, vous devez également tenir compte des rapports ABAP liés à la paie et des rapports standard qui seront encore utilisés dans le système de paie. Je vous recommande de répliquer suffisamment de données dans l'environnement de paie pour permettre la poursuite de tous les rapports pertinents. Bien entendu, vous aurez besoin de suffisamment de données pour exécuter tous les calculs et processus de paie avec précision, y compris le traitement de fin d'année et la validation des résultats de fin d'année.

Que faire avec les rapports et interfaces ABAP ?

De nombreux clients SAP HCM ont personnalisé des rapports ABAP pour répondre à un besoin spécifique de l'entreprise. Dans de nombreux cas, ces rapports ont été développés à partir de zéro pour répondre à une exigence de reporting unique, ou un rapport SAP a été copié et modifié pour accéder à des données supplémentaires afin d'établir un rapport sur un certain ensemble d'exigences de reporting HCM. Sans ces rapports ABAP personnalisés, le processus de reporting est souvent réalisé par extraction manuelle de données dans des outils tels que MS Excel afin de créer le reporting requis. Le problème est qu'il s'agit d'un processus manuel.

Heureusement, avec la plupart des options (si vous conservez SAP Payroll), vous pouvez choisir d'emporter votre ABAP avec vous. Que vous restiez sur site, que vous passiez à l'ECP, à une option d'hébergement de SAP Payroll, ou même à un grand nombre de services externalisés, il existe toujours des options permettant de disposer de la fonctionnalité ABAP. Cela peut signifier que les rapports fonctionneront sans modification ou, dans certains cas, qu'ils devront être retravaillés car les données peuvent être conservées différemment dans SAP ou dans Employee Central.

NOTE :

PRO TIP :

Ce sont quelques-unes des questions que je pose à mes clients depuis 15 ans lorsque je travaille avec eux sur la rationalisation et l'automatisation du reporting. La nécessité d'un reporting personnalisé est souvent essentielle dans SAP Payroll lorsque vous commencez à chercher à rationaliser le reporting et les interfaces, mais cela ne doit pas nécessairement se faire par le biais d'ABAP codé en dur.

Ce processus global est la raison pour laquelle j'ai vu de nombreuses équipes de paie au fil des ans passer près de 50% de leur temps global à la production de rapports, car le processus de création de rapports ABAP n'est pas simple et la plupart des clients ont recours à ces processus manuellement avec de nombreux extraits de SAP HCM et de la paie et dans des outils tels que MS Excel pour produire ces rapports.

Au fil des ans, j'ai observé que l'étendue des rapports qui ont été identifiés et fournis pendant la mise en œuvre finit par être un sous-ensemble par rapport à, disons, 12 mois après la mise en service. Souvent, les clients ont 20 à 30 rapports au début de la mise en œuvre et le double six mois plus tard. Certains clients ont même atteint 200+ rapports après 12 mois.

Heureusement, celui de SpinifexIT Easy Reporter de SpinifexIT constitue une alternative parfaite. Il s'agit d'une solution qui s'intègre à votre système SAP et qui est livrée avec de nombreux rapports prédéfinis. Elle vous offre la flexibilité nécessaire pour créer des processus de reporting spécifiques au client sans avoir besoin de ressources techniques. L'équipe HCM/Payroll peut utiliser cette solution pour créer les rapports, interfaces et extraits dont elle a besoin directement dans un environnement de production. Easy Reporter peut en fait être utilisé dans toutes les options de paie identifiées dans le premier blog.

Enfin, si vous décidez que vous avez toujours besoin des rapports ou interfaces existants, vous devez vérifier que les données sont entièrement disponibles dans le même système. Un bon exemple que j'ai vu chez plusieurs clients est qu'ils peuvent choisir de ne pas répliquer les structures organisationnelles d'Employee Central. Cela signifie que les rapports qui affichent ce type d'informations peuvent ne plus être pertinents.

Documents - Smart Forms, HR Forms, Adobe Forms

De la même manière que pour le reporting, de nombreux clients ont également créé des fonctionnalités personnalisées pour produire des formulaires et des lettres afin de diffuser facilement des informations aux employés, à la direction et aux parties externes. Ces opérations sont souvent réalisées au moyen de programmes personnalisés et de fonctionnalités SAP telles que Smartforms, HR Forms ou AdobeForms.

Dans de nombreux cas, il s'agit de formulaires tels que

Lettres de révision des salaires
Relevés de récompenses totaux
Contrats de travail
Dossiers de bienvenue du personnel
Formulaires législatifs locaux

L'un des défis est que les données de ces documents doivent provenir à la fois du système de paie SAP et de l'environnement Employee Central. Dans la plupart des cas, ces documents doivent être reproduits et accessibles depuis l'environnement Employee Central.

Heureusement, SAP a la possibilité de créer des documents personnalisés. Ceux-ci peuvent être créés par votre administrateur dans votre environnement par le biais de la génération de documents d'Employee Central. Cela vous permet de créer des documents de type texte avec des données de champ récupérées pour l'employé à partir des champs d'Employee Central.

PRO TIP :

Souvent, les documents RH personnalisés peuvent être complexes, et pour ces documents, une option alternative peut être nécessaire. Si tel est le cas, SpinifexIT offre une solution d'extension intégrée à Employee Central, connue sous le nom de Strato. Strato vous permet de contrôler le formatage complet du document avec la possibilité d'insérer des graphiques, des logos, de formater le texte pour reproduire les exigences du client. En outre, grâce à Strato, vous pouvez intégrer des sections dans le document en fonction d'une logique conditionnelle. Des décisions telles que la société de l'employé, le type d'emploi, le sexe, etc. peuvent toutes être incluses dans un document pour vous permettre de créer facilement tout document requis. Les relevés de rémunération totale et les contrats des employés sont deux exemples de documents complexes que nous avons vus dans notre base de clients.

Fonctionnalité personnalisée

De nombreux clients ont intégré des fonctionnalités personnalisées dans leur système SAP. Dans la plupart des cas, c'est l'occasion de revoir et de supprimer une grande partie de cette fonctionnalité dans le cadre de la nouvelle mise en œuvre. Dans le nouveau monde du cloud, s'il est possible de créer des fonctionnalités personnalisées, elles sont créées dans Employee Central et peuvent être limitées à des écrans plus simples grâce à la fonctionnalité MDF (MetaData Framework) de SuccessFactors. Les fonctionnalités plus complexes peuvent être créées via la SAP Cloud Platform. Il serait utile de chercher des moyens de réaliser ce dont vous avez besoin au sein du système standard, mais si cela n'est pas possible, il serait préférable de rechercher un fournisseur spécifique qui offre ce que vous voulez. Si ces options ne vous permettent pas d'obtenir ce que vous voulez, il est possible d'opter pour une fonctionnalité personnalisée.

Considérations relatives à SAP HCM

Comme il s'agit souvent d'un moment propice pour envisager d'autres changements, il peut être utile d'examiner un peu plus en profondeur l'utilisation de votre solution sur site actuelle. De nombreux clients utilisent l'évaluation des temps pour deux raisons principales. Le premier est d'interpréter les entrées de temps (telles que les présences) et de déterminer les sorties (Wagetypes) en fonction des règles de gestion, par exemple lorsqu'un employé doit recevoir des paiements plus élevés (heures supplémentaires), ou lorsqu'un employé peut recevoir une indemnité de repas. C'est peut-être le moment de revoir ce processus (y compris la manière dont vous introduisez ces heures dans le système) et d'envisager une solution de gestion du temps et des présences. Il n'est pas conseillé aux clients qui migrent vers Employee Central Payroll d'utiliser la solution standard d'évaluation des temps.

Vous disposez peut-être déjà d'un système de gestion du temps et des présences, mais même si c'est le cas, vous devez vérifier auprès de votre partenaire de mise en œuvre s'il est intégré à Employee Central et/ou s'il fait partie de la nouvelle solution de paie.

Un autre domaine est celui des contingents de congés. Employee Central dispose d'un module Time Off qui peut remplacer la fonctionnalité existante des quotas de congés SAP. Vous devez vous assurer et valider que ce module couvre vos règles et exigences de gestion, et s'il est considéré comme faisant partie de la portée de la mise en œuvre.

Enfin, si vous disposez déjà d'un portail de libre-service pour les employés ou pour les gestionnaires, vous devez vérifier quelles fonctionnalités sont encore nécessaires et si elles font double emploi avec Employee Central. Souvent, de nombreux rapports sont exécutés par le manager et un processus de validation doit être mené pour vérifier quels rapports doivent encore être conservés et disponibles. Si votre organisation ne se trouve plus dans SAP, vous devez considérer comment ces rapports fonctionneront après la migration vers Employee Central.

Courses parallèles

Dans le cadre de toutes les mises en œuvre de la paie, il est nécessaire de valider que la paie fonctionne et calcule correctement avant de la mettre en service. Cela implique généralement une comparaison des mêmes résultats entre l'ancien système de RH et de paie et le nouveau système. Dans la plupart des cas, cela implique plusieurs exécutions. La raison en est qu'il est nécessaire de valider les résultats d'une période de paie à l'autre.

Les éléments à prendre en compte sont les suivants :

Avoir au moins 2 paies parallèles
De préférence, une course en fin de mois
Exécution parallèle pour chaque tranche de paie (mensuelle, bimensuelle, hebdomadaire)
Validation des résultats de la paie, y compris la rémunération actuelle, les impôts, les déductions, les heures supplémentaires, les chiffres de l'année en cours, les congés accumulés et les écritures financières.

Un conseil de pro :

Il est également important de les exécuter comme des scénarios réels. J'ai vu des clients qui avaient simplement saisi les données de base d'une paie, mais qui n'avaient pas déclenché les recalculs rétrospectifs de la paie. Cela a causé des problèmes après la mise en service. Il est beaucoup plus simple de résoudre ces problèmes avant la mise en service. Je vous recommande donc d'essayer de faire en sorte que vos exécutions parallèles soient aussi proches que possible de scénarios réels.

Vous devez vous assurer que le plan de projet prévoit suffisamment de temps pour effectuer ces exécutions parallèles, ainsi que pour résoudre les problèmes éventuels. Cette période constitue souvent un défi, car votre équipe de paie sera très probablement chargée de vérifier la plupart des résultats, et en même temps, elle devra souvent assumer son rôle quotidien. D'où, si possible, prévoyez des ressources supplémentaires pour cette période du projet.

Changements de processus

Avec Employee Central, un grand nombre de processus mis en œuvre par votre organisation depuis de nombreuses années vont changer. Cela signifie qu'il y aura beaucoup de changements internes dans votre organisation. Bien qu'un système comme Employee Central soit beaucoup plus intuitif que la solution SAP précédente, il y aura tout de même des changements et vous devez prévoir du temps pour la mise à jour des manuels et des procédures, le maintien en poste du personnel, le changement des rôles et la communication du nouveau processus, entre autres choses.

En direct

Il est important de planifier le moment de votre mise en service. La migration des données de votre système de production existant et le passage aux nouveaux processus prendront probablement un certain temps. De nombreuses mises en œuvre SAP antérieures ont aligné cette période sur le début de l'exercice financier (selon votre région), de sorte que des éléments tels que le rapport de fin d'année dans le nouveau système peuvent ne pas être aussi critiques.

Vous devez vous assurer qu'il n'y a pas d'autres projets critiques au moment de la mise en service, et vous devez vous assurer que le personnel clé est disponible et qu'il n'est pas en vacances ou en train de participer à d'autres activités à cette période.

Il doit également y avoir un plan de soutien du nouvel environnement pendant au moins les quatre premières semaines suivant la mise en service. C'est souvent à ce moment-là que des problèmes inattendus peuvent survenir et vous devez être en mesure de tirer parti de l'expertise de vos partenaires pendant cette période.

Enfin, vous devez commencer à penser à l'après mise en service et à la meilleure façon de la prendre en charge. Comme SuccessFactors publie des versions trimestrielles, il est important de comprendre au moins le contenu de ces versions et l'impact qu'elles peuvent avoir sur votre système et vos processus. Dans la plupart des cas, il ne devrait pas y avoir d'impact, mais de nouvelles fonctionnalités sont toujours disponibles et votre partenaire peut vous conseiller sur ce qu'il vous recommande de mettre en œuvre.

Résumé

La mise en œuvre d'Employee Central et de la Paie est une initiative de grande envergure, il est donc important de la planifier. Vous avez beaucoup de dépenses liées aux ressources internes, aux consultants, aux partenaires, à SAP ainsi qu'à d'autres tiers. Même si vous décidez de laisser la paie sur place et de ne mettre en œuvre qu'Employee Central, la plupart de ces éléments doivent être pris en compte dans le champ d'application car ils auront un impact.

Il est important de comprendre l'ensemble de ce processus et de profiter des enseignements d'autres clients qui sont passés par là.

Pour vous aider, les informations ci-dessus sont résumées sous la forme d'une liste de contrôle que vous pouvez utiliser pour planifier votre migration.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager certaines de vos expériences de mise en œuvre, n'hésitez pas à commenter mon billet ou à nous envoyer un courriel à l'adresse [email protected]. Je répondrai à vos questions et commentaires dès que j'en aurai l'occasion.

Première partie : Considérations relatives à la paie lors de la migration vers le cloud computing

Première partie : Considérations relatives à la paie lors de la migration vers le cloud computing https://spinifexit.com/wp-content/themes/corpus/images/empty/thumbnail.jpg 150 150 SpinifexIT SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/themes/corpus/images/empty/thumbnail.jpg 8 mai 2018 10 décembre 2019

UNE SÉRIE DE BLOGS EN TROIS PARTIES PAR DARREN SOUTER

Au cours des dix dernières années, j'ai suivi avec un vif intérêt de nombreuses annonces de SAP. Beaucoup d'entre elles se sont soldées par un échec, mais l'achat de SuccessFactors par SAP a été quelque chose de très différent. Dès le départ, l'élan était déjà présent avec de nombreux clients existants utilisant des parties (c'est-à-dire des modules) de la solution SuccessFactors. Plus récemment, avec l'investissement continu dans SuccessFactors Employee Central, cette dynamique s'est encore accentuée avec de nombreux clients existants sur site qui cherchent à migrer vers le Cloud.

Cependant, pour la plupart de ces clients, SAP Payroll est une considération importante en raison de son intégration étroite et de sa dépendance à la solution SAP HCM existante. L'annonce récente de SAP, qui prolonge la durée de vie de Payroll jusqu'en 2030, offre davantage d'options aux clients existants. J'ai documenté certaines réactions et les effets possibles de cette extension sur mon blog il y a quelques semaines. Comme la plupart des clients, nous espérons également en savoir plus sur le contenu de cette solution et sur les plans de SAP pour la solution de paie de nouvelle génération.

La bonne nouvelle est que la solution SAP Payroll actuelle est extrêmement puissante et flexible et que la plupart des clients disposent de plusieurs options pour leur paie et la manière dont elle pourrait être déployée à l'avenir.

Je suis en train de réaliser une série de blogs pour les clients et les organisations qui se trouvent dans cette situation. Nous la divisons en plusieurs parties pour couvrir les sujets clés suivants :

Quelles sont mes options lorsque je passe à Employee Central ?
Considérations lors de la mise en œuvre de votre nouvelle solution de paie avec Employee Central - Quels sont les cas d'utilisation fonctionnels et les domaines techniques dont je dois être conscient ?
Rationalisation d'autres processus opérationnels de paie dans votre nouvel environnement de paie intégré

Nous examinerons toutes les solutions proposées par SAP et couvrirons certains des changements techniques tels que les tables déclusives HANA et bien d'autres domaines.

Avant de parler de ces choses, j'aimerais me présenter.

J'ai commencé à travailler chez SAP au sein de l'équipe qui a mis au point la solution de paie pour l'Australie. Depuis lors, j'ai participé à la conception et à la mise en place de nos solutions logicielles intégrées SpinifexIT pour SAP HCM/Payroll, dans le but ultime de mettre à la disposition des professionnels de la paie et des RH des capacités qui leur permettent de valoriser leur travail et d'améliorer l'efficacité de leurs processus opérationnels de paie et de RH, ainsi que la gestion de ces processus.....qu'il s'agisse de l'automatisation des rapports qui donnent un aperçu de l'exactitude de la paie des employés, de l'automatisation des lettres de recrutement et des contrats de travail pour les nouveaux employés, des outils pour accélérer les tests dans les mises à niveau de la paie, des solutions pour aider à répondre aux demandes complexes de paie, de l'automatisation des interfaces avec les tiers qui ont besoin d'informations sur la paie et les opérations bancaires, ou de la fourniture de fonctionnalités de paie ou de RH personnalisées et intégrées à l'aide de nos solutions pour répondre à un besoin spécifique du client..... Ce ne sont là que quelques exemples de la capacité que je suis passionné de fournir à ces professionnels, car à mes yeux, les professionnels de la paie et des RH sont des super-héros méconnus qui travaillent sans relâche pour le bien-être des employés et le processus du cycle de vie des employés !

À l'heure actuelle, je suis fier de dire que nous avons plus de 800 installations dans plus de 40 pays de nos solutions qui ajoutent chaque jour de la valeur aux professionnels de la paie et des RH, c'est tout simplement ce que nous faisons, c'est ma passion !

Parlons maintenant un peu de SAP Payroll et de SuccessFactors. Ces dernières années, j'ai suivi de près les annonces de SAP, notamment SuccessFactors, HANA, Payroll Control Center et HR Renewal, et j'ai travaillé avec de nombreux clients pour les aider à comprendre ces solutions et ce qu'elles signifient pour eux.

Il est donc logique que je tienne un blog sur SAP Payroll et que je partage mon point de vue et certaines des meilleures pratiques que nous avons observées lors de notre expérience de mise en œuvre et d'engagement avec les clients. Je vais garder ce blog général et faire référence, le cas échéant, à nos solutions et contenus SpinifexIT, car nos clients ont trouvé une valeur significative dans l'utilisation de la solution dans différents domaines du cycle de vie opérationnel SAP Payroll et HR.

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Commençons.

HR & Payroll - Options de migration pour les clients

Comme SAP l'a souvent affirmé, les clients peuvent commencer n'importe où et aller partout. Il en va de même dans le domaine de la gestion des ressources humaines (HCM), et les clients disposent de nombreuses options. Voici quelques-unes des principales options actuellement disponibles pour les clients

Migrer vers Employee Central et laisser la paie sur place
Migrer vers Employee Central et également migrer la paie vers Employee Central Payroll
Migrer vers Employee Central et migrer la paie vers une option hébergée
Migrer vers Employee Central et transférer la paie vers un sous-traitant tiers tel qu'ADP, NGA ou d'autres fournisseurs de services de paie.
Les clients ne peuvent rien faire pour l'instant - rester sur place et utiliser des outils comme HR Renewal.

Comme vous pouvez le constater, il existe un grand nombre d'options disponibles pour le secteur de la paie. Chacune d'entre elles présente des chemins de migration différents avec des complexités différentes. Cependant, le message clair de SAP est que l'avenir des données de base des employés se trouve dans Employee Central (dans le nuage).

D'après les discussions que j'ai eues avec de nombreux clients et partenaires, il s'agit d'un élément important du paysage futur de SAP, que la plupart des clients adopteront probablement dans les années à venir. La bonne nouvelle, c'est qu'il est encore temps de bien planifier cette transition et de l'intégrer dans vos plans futurs. La transition est un projet qui doit être planifié avec soin, car il ne s'agit pas seulement d'une migration, mais d'une transformation de l'entreprise et vous devez envisager de revoir les processus de gestion HCM internes pendant cette migration.

En ce qui concerne la paie, il existe un certain nombre d'options disponibles.

Migrer vers Employee Central et conserver la paie sur place

L'une des le plus simple options est de garder la paie sur place et de déplacer les fonctions RH dans Employee Central.

Nous avons déjà vu de nombreux clients adopter cette approche, car elle permet d'assurer l'avenir de l'entreprise avec Employee Central, tout en conservant les règles de paie existantes qui sont déjà en place.

Cette option ne signifie pas que vous ne pouvez pas tirer parti de certaines des nouvelles fonctionnalités de SAP, notamment le centre de contrôle de la paie, qui vous permet de configurer votre paie comme un processus pouvant être exécuté à partir d'un navigateur ou directement à partir d'Employee Central.

De nombreux clients mettent également en œuvre SAP HANA dans le cadre de leur paysage ERP global. Cela présente également un avantage important pour le Centre de contrôle de la paie, car ce dernier écrit dans de nouvelles tables séparées de la paie qui peuvent être optimisées pour les requêtes SAP HANA. Cela permet d'effectuer des contrôles de validation très rapides pour garantir l'exactitude et la précision de la paie.

Au cours de ce processus, l'un des travaux les plus importants est l'intégration entre Employee Central et le système de paie. Comme la plupart des données sont désormais gérées via Employee Central, vous devez maintenant migrer les données pertinentes pour la paie vers SAP. Cela inclut la plupart des informations de base sur la paie, mais certains clients qui ont des processus existants continuent également à migrer des données telles que les structures organisationnelles et d'autres données plus générales sur les employés. Il est vraiment important de réfléchir à votre objectif en termes d'informations provenant du système de paie et aux processus à migrer vers SuccessFactors.

Migrer vers Employee Central et déplacer la paie vers Employee Central Payroll (ECP)

Dans de nombreux cas, le client cherche à supprimer complètement l'infrastructure et les coûts liés à son activité tout en passant à une solution entièrement en nuage. Dans ce cas, l'une des options les mieux intégrées est la solution SAP Employee Central Payroll. Il s'agit d'une solution hébergée que SAP fournit sur un modèle d'abonnement.

Avec Employee Central Payroll, ceci est traité comme une nouvelle implémentation. L'avantage de cette approche est qu'au fil des ans, de nombreux clients ont mis en place des pratiques manuelles intensives, des processus de paie complexes et, dans de nombreux cas, utilisent d'anciennes versions des solutions SAP, dont l'infrastructure arrive en fin de vie. C'est l'occasion de revoir l'ensemble de leur mise en œuvre et de refaire ce processus.

PRO :

Vous pouvez toujours déplacer les transports de votre ancien système vers le nouveau. La configuration personnalisée peut toujours être migrée dans la nouvelle solution pour accélérer votre mise en œuvre, à quelques exceptions près.

PRO :

L'intégration est contrôlée de manière beaucoup plus stricte. La solution ECP ne vous oblige pas à configurer SAP Cloud Integration, mais utilise des processus d'intégration intégrés au système SAP ECP.

CON :

Certaines fonctionnalités, telles que l'évaluation du temps et d'autres fonctionnalités non liées à la paie, ne sont pas censées être utilisées dans l'environnement Employee Central Payroll.

Plusieurs partenaires SAP proposent également une option multi-locataires (ce qui signifie que plusieurs clients peuvent utiliser le même matériel dans le même système SAP), qui présente les avantages de l'environnement SAP ECP, mais est également liée à certaines solutions partenaires qui permettent une mise en œuvre plus rapide grâce à des accélérateurs. Cette option nécessite toujours une mise en œuvre (comme l'option Employee Central Payroll), mais elle permet de réaliser des économies si vous pouvez tirer parti de certaines options prédéfinies telles que la configuration du pays.

Migrer vers Employee Central et transférer la paie vers une solution hébergée

Si vous ne cherchez pas à reconstruire une grande partie de vos processus de paie, mais que vous souhaitez retirer votre matériel et votre infrastructure, une autre option peut être d'utiliser une solution de service de paie hébergée. Cette option est envisageable si votre objectif est de retirer toute l'infrastructure de votre environnement actuel et de conserver essentiellement votre système de paie tel qu'il est aujourd'hui.

Je n'ai pas eu de nouvelles de clients qui auraient choisi cette solution, mais cette option est discutée plus en détail dans différents blogs. En voici un qui remet en question cette option pour les moyennes et grandes entreprises. Jarret Pazahanick explique pourquoi dans son blog.

Migrer vers EC et transférer la paie vers une tierce partie comme ADP, NGA.

Si votre objectif est de transformer complètement vos processus de gestion, une autre option peut être de passer à un service de gestion de la paie (en utilisant toujours SAP Payroll comme moteur pour fournir la paie). Cette option consiste également à réimplémenter votre système de paie, mais vous pouvez le faire avec un partenaire et adopter une grande partie de sa configuration prédéfinie pour les différents pays pour lesquels vous gérez la paie.

Si, d'un côté, cette option peut être considérée comme similaire au passage à la solution ECP, elle offre en fait beaucoup plus d'options, y compris la simple fourniture d'une solution de paie hébergée jusqu'à l'externalisation complète de la paie au fournisseur.

Ne rien faire et continuer à utiliser le système SAP HCM actuel.

RESTER SUR PLACE

La dernière option consiste à ne rien faire et à suivre le chemin de migration que SAP propose à ses clients. SAP a maintenant donné une voie de migration (prévue à partir de 2023) pour passer à une solution S4/HANA sidecar, qui permettra une migration rapide vers un environnement SAP similaire, en conservant votre solution de RH et de paie (sauf pour le recrutement et la formation).

Bien sûr, dans les 12 prochaines années, l'innovation dans le nuage sera bien plus importante que le système existant sur site. Il se peut que vous trouviez ce système dépassé et que cela vous oblige à passer à Employee Central.

Pour résumer...

Il semble qu'un élan se dessine avec de plus en plus de clients qui prévoient de migrer leur core HCM vers Employee Central et les autres modules SuccessFactors. SAP a mis l'accent sur le développement dans le nuage. Heureusement, cela a également eu un effet d'entraînement sur les solutions sur site, avec des applications telles que le Payroll Control Center, qui peuvent être utilisées dans le nuage ou sur site.

La décision revient maintenant à un besoin commercial. Considérez ceux-ci :

Vous souhaitez réimplémenter votre système de paie SAP ?
Quelle est l'ampleur de la transformation de l'entreprise que vous souhaitez réaliser en une seule fois ?
Voulez-vous continuer à gérer votre propre paie ?

Le choix vous appartient et vous avez l'embarras du choix. Cela vaut la peine d'examiner les options disponibles plutôt que d'attendre l'inévitable.

Dans la prochaine partie de ce blog, nous parlerons davantage de la mise en œuvre et de certaines considérations, en nous concentrant plus particulièrement sur la paie.