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SpinifexIT Ein frohes neues Jahr!

Frohes neues Jahr! Oder doch nicht…

Frohes neues Jahr! Oder doch nicht… 1024 512 SpinifexIT Vermarktung

In den Gehaltsabteilungen in ganz Nordamerika ist es ein bekanntes Phänomen: Die Bearbeitung des Jahresabschlusses macht einfach keinen Spaß! Warum also muss es so schwierig sein? In diesem Artikel gehen wir auf die häufigsten Kopfschmerzen ein und zeigen, wie man sie im Keim ersticken kann - speziell für Unternehmen, die SAP-Gehaltsabrechnungssysteme einsetzen.

Um das Gespräch zu beginnen, werde ich zunächst einige Hinweise geben zu Lohnartenkonfiguration. Wenn Sie während des Jahres neue Lohnarten anlegen und dann erst am Jahresende feststellen, dass Sie die Besteuerung nicht korrekt konfiguriert haben, kann das ein großes Problem sein. Oder vielleicht ist nicht eine neue Lohnart das Problem, sondern eine bestehende, weil eine Steuerbehörde die Vorschriften geändert hat und Sie Ihre Konfiguration entsprechend anpassen mussten... aber das haben Sie versäumt.

Der zweite Punkt betrifft Probleme mit Ihrer Steuerberechnungen - Szenarien, in denen die Steuern nicht korrekt berechnet werden und Sie am Ende nicht ausgeglichene Fälle haben oder die Steuern an den falschen Obergrenzen aufhören. Das sind alles Dinge, die Sie im Laufe des Jahres sofort feststellen sollten, nicht erst am Jahresende.

Das dritte Thema, das wir besprechen werden, ist Mitarbeiter-Stammdaten - So muss z. B. sichergestellt werden, dass neue Mitarbeiter gültige Sozialversicherungs- oder Sozialversicherungsnummern angegeben haben oder dass Mitarbeiter, die im Laufe des Jahres umgezogen sind, die entsprechenden Schritte zur Aktualisierung ihrer Adressen unternommen haben.

Und schließlich werden diese Jahresend manuellen AnpassungenPosten wie Sachleistungen, die zu den zu versteuernden Jahresendbeträgen der Mitarbeiter addiert werden müssen, entweder mithilfe des Infotyps 221 oder durch direkte Eingaben in das SAP-Modul US Tax Reporter.

Lassen Sie uns nun tiefer in jedes dieser Gebiete eintauchen.  

Konfiguration der Lohnart

Wer auch immer in Ihrem Unternehmen für die Erstellung von Lohnarten zuständig ist - und das könnten Sie sein - ist zweifellos mit der Tabelle T512W sehr vertraut. Kumulationen, Auswertungsklassen und Verarbeitungsklassen gehören alle zu dieser Konfiguration - und ich habe unten für Sie die Verarbeitungsklassen aufgelistet, die sich auf die Besteuerung von Lohnarten (in den USA) auswirken, sowie einige Kumulationsklassen, die Sie kennen sollten. Ich würde also vorschlagen, dass Ihr Lohnartenkonfigurationsskript zumindest diese Punkte enthält.

      • PC 64 Indikator für alternative Formeln
      • PC 65 415 Grenzwertkategorie
      • PC 67 Arbeit Steuer Proration
      • PC 68 Zahlungsart für die Steuerberechnung
      • PC 69 Steuerpflichtiger/nicht steuerpflichtiger Beitrag
      • PC 70 Arbeitssteuerproportion (Angestellte)
      • PC 71 Lohnartensteuerklassifikation (Dieser Punkt ist entscheidend)
      • Kumulation /102 (401k Löhne)
      • Kumulation /114 BSI-Basislöhne

Bei den kanadischen Lohn- und Gehaltslisten sind die Einzelheiten etwas anders; unten sind die steuerbezogenen Lohnartenkonfigurationselemente aufgeführt, bei denen ich empfehle, den Überblick zu behalten:

      • PC 52 Kumulation in Brutto-WTs für Arbeitnehmerentgelt
      • PC 65 Definition des der Gesundheitssteuer unterliegenden Einkommens
      • PC 69 Definition des beitragspflichtigen Einkommens der Arbeitnehmer
      • PC 72 Ableitung der GST und anderer Umsatzsteuer für die Einkommensteuer
      • PC 84 Definition des PPIP Versicherbaren Lohnes
      • Steuerpflichtige Lohnkumulation WTs: /102, /103, 104, 105, /112, /113, /118, /119, /120, /121, /122, /130, /131, /132, /140, /141, /142, /152, /153, /154, /158, /160, /161, /162, /163, /164,

Ich würde auch vorschlagen, dass unabhängig von dem Mechanismus, den Sie für die Beantragung eines Konfigurationstransports durch die Landschaft verwenden, dieser das Anhängen einer Testmatrix. Selbst gut qualifizierte Superuser, die die Konfiguration vornehmen, sollten verpflichtet sein, ihre Änderungen vor der Implementierung in die Produktion zu testen.

Parallel dazu empfehle ich eine Art Unterschriftsgenehmigung erforderlich sein. Je nachdem, wie Ihre SAP-Supportteams strukturiert sind, kann dies für Sie etwas anderes bedeuten als für andere Unternehmen, aber es sollte eine Person geben, die die Dokumente überprüft und abzeichnet.

Schließlich - Durchführung Regressionstests für alle vorgenommenen Änderungen durch - tappen Sie nicht in die Falle, nur auf die erwarteten Änderungen. Und wenn ich Regressionstests sage, meine ich Folgendes: Führen Sie Ihren Gehaltsabrechnungsprozess vor der Änderung durch, erstellen Sie dann einen Bericht mit den entsprechenden Ergebnissen, wenden Sie die Änderungen an und wiederholen Sie den Prozess, damit Sie die Ergebnisse vorher und nachher vergleichen können. Und stellen Sie sicher, dass Ihre Regressionstestpopulation - wenn es sich nicht um eine vollständige Mitarbeiterpopulation handelt - einen guten Querschnitt verschiedener Mitarbeitertypen, Arbeitszeiten und Steuerbehörden enthält.

Für meine letzte Empfehlung zur Lohnartenkonfiguration - wir alle verstehen, dass man manchmal die Konfiguration aufgrund äußerer Kräfte anpassen muss - wie z.B. eine Steuerbehörde, die eine neue Regelung für bestimmte Arten von Arbeitnehmerzahlungen schafft. Um über alle Änderungen, die sich auf Ihre Konfiguration auswirken könnten, auf dem Laufenden zu bleiben, hier ein paar Vorschläge:

  1. Pflegen Sie eine Mitgliedschaft in Organisationen wie der American Payroll Association oder der ähnlichen Canada Payroll Association. Das gibt Ihnen Zugang zu den Ankündigungen auf der Website über Änderungen der Steuergesetze und die Möglichkeit, sowohl an lokalen als auch an nationalen Konferenzen teilzunehmen.
  2. Eine andere Möglichkeit, Schritt zu halten, ist, sich bei allen Mailinglisten anzumelden, die von verschiedenen Steuerbehörden eingerichtet wurden, was es Ihnen ermöglicht, Informationen an Sie weiterzugeben, anstatt sich daran zu erinnern, ganz allein nach aktualisierten Informationen zu suchen.
  3. Und schließlich ist es immer eine gute Idee, Ihre Konfiguration regelmäßig im System zu überprüfen. Die Überprüfung Ihrer Konfiguration des SAP US Steuermodells (Tabellen T5ute/y/m) zusätzlich zu der oben genannten Lohnartenkonfiguration ist eine gute Idee, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts entgleitet ist.

Steuerliche Berechnungen

In diesem Bereich gibt es einige regelmäßige Prüfungen, die ich im Laufe des Jahres vorschlagen würde, beginnend mit einer Überprüfung Ihrer Sozialversicherung, Medicare, FUTA & SUTA (für die USA) und die kanadischen Gegenstücke von CPP/QPP/EI/QPIP/PPIP. Vergleichen Sie z. B. die Beträge, die der Arbeitnehmer einbehält, mit denen des Arbeitgebers, um festzustellen, ob sie übereinstimmen.

Vergessen Sie nicht, zusätzlich zu diesen Überprüfungen die korrekte Berechnung der zusätzlichen US-Medicare-Steuer für Personen mit einem Jahreseinkommen von über 200.000 $ zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Steuern mit Obergrenzen (z.B.. CPP/QPP/EI, US-Sozialversicherung, US-FUTA/SUTA) bei den entsprechenden Höchstbeträgen für das Jahr gestoppt werden.

Und schließlich gibt es zwei Tabellen, die in SAP bezüglich der Arbeitslosenquoten und -höchstgrenzen der US-Bundesstaaten gepflegt werden, und zwar die Tabellen BTXRATE und T5UTXund die gleichen Daten werden direkt in die BSI-Software Anwendung eingegeben. Sie sollten sicherstellen und überprüfen, dass die Werte an all diesen Stellen miteinander übereinstimmen. Aus kanadischer Sicht werden die in den Steuerberechnungen verwendeten Konstanten in den Tabellen T511K und T5KTC (die jedes Jahr von SAP über die HRSPs aktualisiert werden). Vergewissern Sie sich, dass Ihr System jedes Jahr rechtzeitig aktualisiert wurde.

Einige weitere Best Practices zur Vermeidung von Problemen bei der Steuerberechnung sind: Wenn Sie das SAP Tax Reporter-Modul für die Erstellung von US-Formularen wie W2, 941 und Unemployment-Berichten verwenden, sollten Sie Testläufe Für diese Formulare sollten Sie monatlich oder vierteljährlich Testläufe durchführen und dabei das erzeugte Protokoll auf Fehler oder Warnmeldungen überprüfen. Ich schlage außerdem vor, dass Sie in regelmäßigen Abständen "Drei-Wege"-Abstimmungen zwischen Tax Reporter, den Buchungen des Hauptbuchs und den Ergebnissen des Abrechnungsclusters durchzuführen.

Auf ähnliche Weise können Sie das kanadische Programm T4 ausführen, RPCYERK0mehrmals im Laufe des Jahres im "Test"-Modus ausführen, die Ergebnisse bestätigen und auf Fehlermeldungen und Ablehnungen von Mitarbeitern achten.

Mitarbeiter-Stammdaten

Gehen wir zu den Mitarbeiterstammdaten und behandeln wir einige der besten Praktiken, die Sie bei der Durchführung von Audits befolgen sollten.

Erstens: Prüfung der Arbeitnehmer, die eine Steuerbefreiung - vielleicht sogar mit diesen Arbeitnehmern Kontakt aufnehmen, um die Richtigkeit der Angaben zu überprüfen

Als Nächstes würde ich vorschlagen, eine Prüfung Wohnsitz-, Arbeits- und Arbeitslosensteuerbehörden - Info-Typen 207, 208 und 209 für die USA und Info-Typen 461, 462, 463, 464 für Kanada - auf verschiedene Weise:

  1. Im Vergleich zur Adresse des Mitarbeiters (SAP-Infotyp 6)
  2. Im Vergleich zu anderen Systemdaten, die den Standort angeben können, wie z.B. Personalbereich oder Kostenstelle.
  3. Vergleichen Sie die Werte zwischen den Infotypen miteinander - natürlich gibt es legitime Gründe, warum einige Unternehmen nicht zustimmen müssen - aber wissen Sie, was für Ihre Mitarbeiter sinnvoll wäre und suchen Sie danach.

Und schließlich - Prüfung der SSN/SINs aus Infotyp 2, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gültige Nummern haben.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter: Erweitern Sie Ihr Auditverfahren um folgende Punkte Kontaktaufnahme mit Ihre Mitarbeiter dazu aufzufordern, die Daten zu bestätigen, die Sie über sie haben, wie z. B. SSN/SIN, Adressen, Steuerbefreiungsstatus. Und natürlich sollten Sie in Ihren Benachrichtigungen Anweisungen für die Korrektur falscher Daten geben - und wenn die Mitarbeiter diese selbst über ein ESS-Portal korrigieren können, umso besser!

Manuelle Anpassungen

Das letzte Thema, das in unserer Eröffnungsdiskussion angesprochen wurde, waren die manuellen Anpassungen. Ich möchte Ihnen einige bewährte Verfahren vorstellen, angefangen mit.... TUN SIE ES EINFACH NICHT 😊

Aber da das wahrscheinlich nicht machbar ist.......nehmen Sie so viele Anpassungen wie möglich in Ihre reguläre Gehaltsabrechnung auf, um die Anzahl der notwendigen Off-Zyklen zu minimieren, und stimmen Sie die Infotypen 221 ab, die erstellt werden, im Vergleich zu denjenigen, die in der Gehaltsabrechnung aufgenommen und tatsächlich verarbeitet werden - stellen Sie sicher, dass keine Anpassungen am Jahresende vorgenommen, aber nicht vollständig durchgesetzt werden.

Ich empfehle Ihnen dringend, so weit wie möglich mit Ihren Interessengruppen zusammenzuarbeiten, um die Notwendigkeit dieser Anpassungen zu begrenzen - viel Glück dabei, oder? Aber wenn Sie die Geschäftseinheiten davon überzeugen können, Praktiken anzuwenden, die den Prozess der Lohnbuchhaltung freundlich gestalten, wird Ihnen das Kopfschmerzen ersparen.

Hier ist ein Beispiel für eine Geschäftspraxis, die Sie beeinflussen können - ziehen Sie nach Möglichkeit die Verwendung von Jahresabschlüssen anstelle von Kalenderjahren in Betracht, um zu vermeiden, dass am Jahresende die gesamte Arbeit zu Ende geht. Zum Beispiel habe ich früher in einem Unternehmen gearbeitet, in dem die Mitarbeiter alle die Nutzung eines Firmenfahrzeugs hatten. Diese Mitarbeiter mussten jede persönliche Nutzung des Fahrzeugs protokollieren und uns diese Daten jährlich zur Verfügung stellen, damit ein rechnerischer Wert berechnet und zu ihren Gehaltsabrechnungen hinzugefügt werden konnte. Die Unternehmenspolitik legte das Jahr für diese Kumule auf den 1. Dezember bis 30. November fest - was der Personalabteilung Zeit gibt, die Anpassungen im Dezember statt in letzter Minute im Januar zu erfassen.

Und schließlich, wenn Sie den US Tax Reporter verwenden, wissen Sie, dass es eine Möglichkeit gibt, Anpassungen direkt über manuelle Tabelleneinträge vorzunehmen und Anpassungen auf die Formulare - wie die von W2 - zu zwingen, ohne jemals entweder Stammdaten oder Lohn- und Gehaltsabrechnung zu durchlaufen. Es ist ein großartiges Werkzeug und hat seinen Nutzen - aber ich würde vorschlagen, dies sparsam zu tun und Ihre Dokumentation aufzubewahren, um die vorgenommenen Eingaben zu begründen und einen Audit-Trail zu erstellen.

Wo kommt SpinifexIT ins Spiel?

Nachdem wir nun einige der größten Herausforderungen zum Jahresende durchgesprochen und einige Vorschläge zur Bewältigung dieser Herausforderungen gemacht haben, möchte ich Ihnen natürlich ein Spinifex-Produkt vorstellen, das entwickelt wurde, um diese Probleme sehr effizient zu bewältigen. Dieses Produkt heißt Easy Balance und wir haben sowohl eine US- als auch eine kanadische Version.

Easy Balance ist im Grunde eine Suite von Berichten, die speziell auf Lohnsteuerprüfungen und -validierungen ausgerichtet sind.

Zum Beispiel enthält Easy Balance Berichte, die auf unerwünschte negative Ergebnisse prüfen, wie z. B. Steuerbeträge, die zu einem Fehler bei der Erstellung Ihrer W2- oder T4-Berichte führen. Easy Balance Berichte liefern Ergebnisse auf einer hohen Ebene und bieten auch die Möglichkeit, bestimmte Zahlen aufzuschlüsseln, um leicht herauszufinden, was genau ein Problem verursacht. Andere von EB bereitgestellte Funktionen ermöglichen es Ihnen, die Konfiguration Ihrer Lohnarten in Bezug auf ihre Steuerbarkeit zu überprüfen, um die bereits erwähnten Probleme mit Lohnarten zu lösen.

Easy Balance Funktionen lassen sich in die folgenden vier Hauptthemen einteilen

  1. Validierung der steuerlichen Konfiguration
  2. Vorab zugestellte Ausnahmeberichte - z.B. wessen Fica-Lohn, multipliziert mit .062, entspricht NICHT dem Steuerabzug? Oder, für Kanada, Arbeitnehmer, deren Provinz für die Gesundheitssteuerzwecke nicht mit ihrer Provinz der Beschäftigung übereinstimmt.
  3. Abstimmung zwischen US-Steuerberichterstatter, Abrechnungsergebnissen und sogar den Hauptbuchbuchungen
  4. Korrespondenz, wie die gerade erwähnte Adress-/SSSN-Verifizierung, sowie Dokumente, die den Mitarbeitern die US W2-Ergebnisse erklären.

Unabhängig davon, welches Reporting-Tool Sie wählen, werden die heute erwähnten Vorschläge - wenn sie im Laufe des Jahres an verschiedenen Kontrollpunkten umgesetzt werden - hoffentlich den Stress am Jahresende in Ihrer Lohnbuchhaltungsabteilung etwas lindern. Und wenn Sie ein speziell für diese Bedürfnisse entwickeltes Reporting-Tool verwenden möchten, empfehle ich Ihnen abschließend Check out Easy Balance!

Ihr SpinifexIT-Vertreter demonstriert Ihnen gerne die Funktionen des Produkts im Rahmen einer kostenlosen Vorführung, damit Sie selbst sehen können, was wir tun können, um Ihnen zu helfen, ein "Frohes neues Jahr".

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