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Comment Easy Clone les opérations de paie.

Amélioration de la productivité dans le domaine de la gestion des salaires grâce à l'automatisation et à la rationalisation des processus.

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À propos

Cette chaîne de grands magasins, qui opère en Australie et en Nouvelle-Zélande, emploie environ 50 000 personnes dans des centaines de magasins.

L'entreprise se concentre sur l'efficacité opérationnelle et les volumes de produits élevés.

La mise en œuvre de la solution Easy Clone par SpinifexIT a révolutionné l'efficacité de la paie de l'entreprise, en automatisant et en rationalisant les processus afin d'améliorer la productivité.

Le défi

L'un des principaux défis de ce grand magasin est de gérer efficacement la paie d'un effectif aussi important. Pour améliorer l'efficacité, SAP SuccessFactors a cherché des moyens de réduire les coûts de gestion de la paie.

L'entreprise déploie une solution de paie SuccessFactors de bout en bout, soutenue par la société de services technologiques DXC Technology, qui traite la paie.

De plus, l'obligation de déclaration « Single Touch Payroll 2 » que le gouvernement australien s'apprête à mettre en place a nécessité des données à jour pour tester cette mise à niveau de la solution SAP.

L'un des principaux problèmes était l'absence de données de test actualisées, ce qui rendait difficile et fastidieux le test de nouvelles fonctionnalités et de mises à jour ou le dépannage des problèmes de production.

Un employé a fait remarquer que la gestion d'un effectif de cette ampleur est une tâche décourageante et que la création de données de test pour le système de paie prenait beaucoup de temps et de ressources.

Le processus manuel était source d'erreurs et chronophage, et il n'était pas possible d'accéder à des données à jour. Les données de test existantes sont supprimées du système à chaque mise à jour, ce qui pose des problèmes de confidentialité.

 

Ils ont réalisé que pour atteindre leurs objectifs d'automatisation, ils avaient besoin d'un outil facilement accessible par tous les membres de l'équipe, et capable de.. :

  • Copie simultanée des données des employés de la Paie (ECP) et des employés de la Centrale des employés (EC)
  • Préserver la confidentialité des données des employés
  • & le transmettre simultanément à des milliers d'employés

Choisir le bon 

Partenaire

En tant que prestataire de services de gestion de la paie, DXC Technology avait déjà acquis une licence Easy Reporter de SpinifexIT Easy Reporter des fins internes. Cet outil de reporting en temps réel, à la fois puissant et convivial, destiné à SAP HCM, est utilisé par DXC pour rationaliser la plupart de ses opérations quotidiennes de rapprochement et de reporting.

Grâce à cette relation établie et à l'expérience positive de DXC Technology avec Easy Reporter, SpinifexIT était un choix naturel de partenaire avec lequel ils pouvaient explorer les solutions possibles à leurs défis.

L'équipe a démontré comment Easy Clone permettait, en quelques secondes, de dupliquer et d'anonymiser Easy Clone les données actuelles et historiques issues de SAP HCM et de SAP SuccessFactors Employee Central. Les fonctionnalités du logiciel répondaient à l'ensemble des exigences formulées par le client.

En particulier, ils ont apprécié la façon dont Easy Clone permet aux équipes de paie de mener efficacement des activités de test et de dépannage sécurisées avec des données actualisées et synchronisées, tout en respectant les normes de confidentialité des données de leur organisation.

Avant de conclure l'accord, les équipes ont décidé de mener une démonstration de faisabilité (PoC) afin de s'assurer que la solution proposée répondait exactement aux besoins. Elles se sont mises d'accord sur des critères de réussite clairs pour cette PoC, qui a été menée à bien en 60 jours, comprenant la mise en place de l'environnement et du processus de clonage, la formation des équipes et la création des données de test.

 

 

Mise en œuvre Easy Clone

Après les réunions de découverte, les démonstrations et l'exercice PoC, ils ont décidé d'aller de l'avant avec SpinifexIT Easy Clone. L'entreprise a acheté Easy Clone pour Employee Central (version Lite), y compris deux copies client complètes par an et 3 000 copies individuelles par an.

 

Les résultats

L'implémentation s'est déroulée sans problème, et le grand magasin et DXC sont tous deux ravis de Easy Clone, qui a considérablement réduit le temps et les efforts nécessaires à la création de données de test. Grâce à leur nouvelle capacité à copier sélectivement des sous-ensembles de données à la demande, ils peuvent désormais tester minutieusement tous les aspects de leur traitement des salaires.

Un membre du personnel a exprimé sa satisfaction quant à la flexibilité et à l'efficacité de l'équipe de SpinifexIT. Il a apprécié le fait que l'équipe ait pris le temps de bien comprendre ses besoins et qu'elle ait contribué à réduire les dépenses liées à l'assistance salariale en rationalisant le processus de création des données tout en respectant les réglementations légales en matière de protection de la vie privée.

Outre un gain de temps mesurable et des économies réelles, ils peuvent désormais crypter les données après une copie et même crypter l'ensemble des données du système après une copie complète du client, ce qui évite de faire appel au support technique à chaque fois. Le système a été mis en place avant la fin de l'exercice financier, fournissant ainsi des données à jour pour répondre à l'obligation relative au système « Single Touch Payroll ».

L'ensemble du processus, comprenant la démonstration de faisabilité, la mise en œuvre complète, la formation des clients et la passation de pouvoir, a duré 14 jours. L'expertise de SpinifexIT en matière de solutions RH et de paie, associée à un service client exceptionnel, a permis une mise en œuvre sans heurts de la Easy Clone pour le client.

Cette solution innovante leur a permis de rationaliser leurs processus, de réduire leurs coûts et leurs risques, et de se concentrer sur d'autres aspects essentiels de leurs activités.

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