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El blog de SpinifexIT te ayuda a optimizar tu proceso de gestión de nóminas

Tercera parte A: Optimiza tu proceso de gestión de nóminas

Tercera parte A: Optimiza tu proceso de gestión de nóminas 1024 512 SpinifexIT Marketing

Si me preguntaran si alguna vez he visto un equipo de nóminas que no tenga margen para la eficiencia, tendría que decir que no. Esto no quiere decir que no vea muchos procesos totalmente inteligentes y eficientes, pero con la Nómina, siempre hay nuevos retos y cambios, lo que significa que es un proceso que a menudo evoluciona.

Este blog se centrará en algunas de las áreas de eficiencia en las que he visto a los clientes racionalizar totalmente sus nóminas. Esto significa que pueden hacer mucho más con los recursos existentes y centrarse en ofrecer muchas soluciones de valor añadido en lugar de limitarse a procesar la nómina.

Aprovechará al máximo este blog si utiliza o planea aplicar...

  • Nómina SAP On-Premise
  • Nómina de Employee Central
  • Nómina mediante un proveedor de servicios gestionados (ADP, NGA)
  • Ejecución de la nómina de SAP en las instalaciones con datos maestros en el Centro de Empleados

No siempre se sabe con claridad dentro de una organización lo que se necesita para que los empleados cobren. Aunque nos gustaría pensar que es sólo cuestión de apretar un botón mágico el día de la paga, nunca es así. Especialmente en el mundo de hoy, las cosas se vuelven más complejas y la nómina es una de ellas.

La mayoría de las empresas tienen nóminas en varios países, muchas frecuencias de nóminas, empleados a tiempo completo, a tiempo parcial, eventuales y muchos de estos empleados con acuerdos de pago individuales o con reglas de pago complejas. Muchos clientes tienen sistemas externos de tiempo y asistencia que alimentan su nómina, y ahora muchos clientes tienen la integración de la Central de Empleados a la Nómina.

Uf, me siento cansado sólo de pensarlo.

Para procesar una nómina, a menudo hay que dedicar varios días a la introducción de datos, a la realización de nóminas de prueba y a las validaciones que preceden a la ejecución de la nómina, sólo para asegurarse de que los cálculos son correctos.

Entonces, una vez que se ha ejecutado la paga, ¿se acabó todo?

No hay suerte - En este momento es cuando hay que llevar a cabo otros procesos. Cosas como la distribución de informes a la dirección, la creación de nóminas, la conciliación de las nóminas (a menudo cosas locales como impuestos, pagos a proveedores y otras tareas como el fin de año), interfaces con otros sistemas.

Junto con estos elementos, el equipo de nóminas suele recibir consultas del servicio de asistencia técnica de los empleados sobre su sueldo (sueldos bajos, sueldos altos, requisitos de certificados/formularios, etc.). En algunos de los clientes que veo, esto puede suponer de varios cientos a varios miles de llamadas en un mes. En muchos casos, un equipo se reserva específicamente para atender las consultas sobre la paga.

Por último, hay cosas clave a lo largo del año, como los aumentos de sueldo, las contrataciones/despidos (a menudo en masa) y el procesamiento de fin de año. También hay actualizaciones y cambios ocasionales en los cálculos, y/o nuevas nóminas (como podría ser el caso de una nueva adquisición o incluso la fusión de varias soluciones de nóminas).

La mayoría de nosotros sólo vemos la nómina al final de cada semana o mes, pero hay mucho que hacer para conseguirlo. Ahora me siento realmente cansado sólo de pensar en los equipos de nóminas de todo el mundo.

Hacer sencillo lo complejo

Como he visitado a muchos clientes a lo largo de los años, uno de mis intereses es escuchar a los clientes sobre cómo realizan todas estas tareas en una semana normal. En muchos de estos casos, hay especialistas en la mayoría de las organizaciones, que simplemente no se van de vacaciones en ciertos momentos del año, ya que simplemente no pueden dejar esto en manos de otra persona.

Independientemente del área, siempre me ha interesado cómo hacerla más eficiente. Por eso, hace 15 años, empecé a desarrollar soluciones complementarias a SAP, de las que me enorgullece decir que se utilizan a diario en cientos de empresas de los principales países del mundo. Estas soluciones siempre se han creado pensando directamente en el cliente y, con el paso de los años, han evolucionado hasta convertirse en un conjunto completo de soluciones.

A continuación haré referencia a algunas de ellas, pero incluso si no le interesan las herramientas complementarias, lo que sigue le dará una idea de algunas de las áreas que puede examinar para agilizar un departamento de nóminas, en algunos casos sólo con procesos estándar de SAP que quizá no esté utilizando actualmente.

Ok - Empecemos a ver algunas de las áreas de mejora.

Cambio de mentalidad - Ejecución de la nómina (Centro de Control de la Nómina)

Uno de los puntos clave que escucho cuando hablo con los clientes es cómo hablan de Employee Central, y cómo esto cambiará la forma en que los empleados están comprometidos con el sistema HCM. La interfaz de usuario es fantástica porque ofrece un método fácil de acceder a los datos, y los empleados pueden actualizar la mayoría de los datos por sí mismos.

La posibilidad de que los empleados vean y actualicen el sistema directamente supone una gran mejora en la forma en que pueden interactuar con el sistema.

Sin embargo, al mismo tiempo, cuando visito a muchos de estos clientes, desde el punto de vista de la Nómina, es muy común que el Equipo de Nómina siga entrando en el sistema SAP a través de pantallas SAPGUI y ejecutando la Nómina directamente desde aquí. Otros clientes pueden estar utilizando WebGui, o NetWeaver Business Client (NWBC).

Sin embargo, no está cambiando realmente la forma en que el equipo de nóminas trabaja día a día.

Sin embargo, hay algunas cosas buenas a tener en cuenta. Una de ellas es una nueva solución de nómina que SAP ofrece en las últimas versiones llamada Centro de Control de Nómina.

Hace ya más de 3 años que existe esta herramienta, y durante este tiempo he tenido el privilegio de haber visto su evolución desde el concepto inicial de una forma racionalizada de comprobar y examinar los errores de las nóminas hasta poder ejecutar el proceso de las mismas. Durante este mismo periodo, la configuración y la puesta en marcha de esta herramienta se ha simplificado, y creo que ahora es una solución de la que los clientes pueden beneficiarse enormemente.

El Centro de Control de Nómina le permite ahora ejecutar el proceso de nómina de principio a fin (incluyendo la identificación y el examen de los errores de la nómina), todo ello a través de una bonita interfaz de usuario que puede ejecutarse directamente desde la Central de Empleados.

Un beneficio real de esto, es que la capacitación de un nuevo empleado en el equipo de nómina puede ser mucho menor ya que tienen un proceso claramente definido y pasos más simples para ejecutar la nómina. Especialmente si usted tiene una nómina compleja con múltiples pasos y diferentes países o áreas de nómina, donde el Centro de Control de Nómina puede atender a estos en un proceso definido.

Creo que el Centro de Control de Nómina es ahora algo que la mayoría de los clientes deberían considerar si están buscando opciones para agilizar algunos de sus procesos de nómina.

SpinifexIT y Centro de Control de Nóminas

SAP ofrece un estándar Centro de Control de Nómina Solución de Despliegue Rápido, lo que significa que usted no tiene que configurar todo completamente desde cero, pero esto todavía requiere una implementación y una buena cantidad de Experiencia Técnica, especialmente si usted quiere personalizar las Verificaciones de Validación.

Como alternativa a la solución estándar de SAP, SpinifexIT ha construido su propia solución pre-delegada que aprovecha Easy Reporter para un rápido despliegue (sin conocimientos técnicos) de los controles de validación de la nómina. También hemos incorporado muchas funciones adicionales a la solución estándar del Centro de Control de Nóminas para agilizar su funcionamiento e integrarlo en sus procesos diarios.Para más información sobre el complemento del Centro de Control de Nóminas de SpinifexIT, por favor haga clic aquí.

Racionalización de los informes y la conciliación de las nóminas

Casi todos los clientes a los que visito tienen algún tipo de sobrecarga para la elaboración de informes internos. Esta necesidad crece constantemente cada año, ya que la mayoría de los clientes buscan utilizar la información del Sistema de Nómina para tomar mejores decisiones empresariales. Algunos ejemplos de áreas que están aumentando en demandas incluyen

  • Mayor necesidad de auditar las nóminas, especialmente debido a la mayor complejidad de los empleados
  • Necesidad de hacer llegar la información a los directivos para que gestionen mejor su negocio
  • Creación de extractos en soluciones de terceros (el informe de deducción de proveedores es un ejemplo)
  • Conciliación de la nómina

Informes estándar: SAP ya ofrece bastantes informes que satisfacen muchas de sus necesidades habituales. Es posible elaborar informes sobre tipos de salario, saldos de vacaciones, infotipos y muchas otras áreas. Sin embargo, cuando los informes estándar no satisfacen del todo las necesidades del cliente, a menudo es necesario recurrir a otros métodos. Asegúrese de que su equipo comprueba los informes estándar antes de buscar otras opciones. Póngase en contacto con su socio de implementación si su equipo no está seguro de qué informes están disponibles.

AdhocQuery - Muchos requisitos de informes y especialmente aquellos con datos maestros de los empleados, pueden ser construidos a través de Adhoc Query. Esta herramienta permite a su equipo construir los informes requeridos sin necesidad de recurrir a procesos manuales o al desarrollo personalizado. Esta es una gran manera de construir cualquier informe que su equipo pueda requerir, sin mucha sobrecarga.

Excel - Es el más común y sencillo, pero es el que más gastos generales conlleva. El proceso habitual consiste en ejecutar varios informes SAP existentes y extraer los datos en archivos locales. A continuación, estos archivos pueden cargarse en Excel o en herramientas similares para crear los informes o analizar los datos según sea necesario. A veces, ésta es la única forma rápida y sencilla de producir los informes que se necesitan. Sin embargo, hay que tener en cuenta que esto puede suponer mucho trabajo manual y gastos generales para crear los informes, por no mencionar que son susceptibles de cometer errores.

Informes personalizados: aunque este proceso puede llevar mucho tiempo, muchos clientes recurren al desarrollo personalizado para obtener lo que desean. Esto puede ser para obtener datos que no están disponibles a través de los informes estándar, o para construir las fórmulas necesarias, o simplemente para mostrar el informe en un formato web agradable. Se trata de una forma estupenda de agilizar la elaboración de informes en los casos en los que actualmente hay que seguir muchos pasos manuales para crearlos.

Por último, aunque muchas de las necesidades de informes son a nivel de la empresa, a menudo hay muchas solicitudes de información ad hoc de diferentes departamentos y gerentes a lo largo del año. Estas solicitudes son a veces puntuales o recurrentes en cada nómina o mensualmente. Todo esto puede añadir mucha sobrecarga al equipo de nóminas. A menudo no hay forma de evitar estas solicitudes adhoc. Si es posible, intente reutilizar algunos de los procesos anteriores, especialmente si estas solicitudes adhoc comienzan a convertirse en solicitudes comunes.

SpinifexIT y la presentación de informes

Esta es un área en la que SpinifexIT se ha especializado durante más de 15 años. Los informes de nómina y la conciliación forman parte de las soluciones de valor añadido que ofrece SpinifexIT.

El actual SpinifexIT Easy Reporter tiene acceso a la mayoría de los datos de Payroll HCM, y en los últimos años, ha hecho que estos datos sean accesibles a través del Informes Web menú. Esto permite la ejecución de informes directamente desde la Central de Empleados, lo que permite a los empleados o a los gestores acceder directamente a parte de la información básica de la nómina.

Se puede acceder a estos informes a través de nuestro front-end web con sólo pulsar un botón, en lugar de depender de enfoques más antiguos como ABAP, o la extracción de datos y la manipulación en Excel.

 Resumen

Este blog ha dado una visión general de algunas de las áreas que pueden ser racionalizadas en SAP HR y Payroll. Hay muchas otras áreas que también se pueden racionalizar y que se describirán en la segunda parte de este blog. Esto incluirá áreascomo

  • Correspondencia de los empleados

  • Agilización de las actualizaciones de SAP

  • Cómo hacer frente a los cambios de configuración

  • Procesos de fin de año

  • Acceso del servicio de asistencia a los datos para responder a las consultas de los empleados

Incluso hoy en día, cuando tenemos clientes que trasladan parte de sus datos a la nube, e incluso en muchos casos trasladan la nómina a la nube (Employee Central Payroll), vemos que todavía hay muchos procesos manuales en torno al equipo de nóminas que podrían racionalizarse.

SAP ha avanzado mucho en esta racionalización con herramientas como el Centro de Control de Nómina, pero además, SpinifexIT se ha especializado en esta área y cuenta con grandes productos y procesos para racionalizar aún más su nómina.

Estaremos encantados de hablar con usted sobre cualquiera de los procesos mencionados y las posibles formas de agilizar estos elementos.

 

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