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Cliente conseguido

Cómo Easy Clone las operaciones de nóminas.

Mayor productividad en la gestión de nóminas gracias a la automatización y optimización de los procesos.

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Acerca de

Cadena de grandes almacenes que opera en Australia y Nueva Zelanda y emplea a unas 50.000 personas en cientos de tiendas.

La empresa se centra en la eficiencia operativa y los grandes volúmenes de producto.

La implantación de la solución Easy Clone por parte de SpinifexIT ha revolucionado la eficiencia de las nóminas de la empresa, automatizando y agilizando los procesos para mejorar la productividad.

El reto

Uno de los principales retos de los grandes almacenes es la gestión eficaz de las nóminas de una plantilla tan grande. Para mejorar la eficiencia, SAP SuccessFactors buscó formas de reducir los costes de soporte de nóminas.

La empresa utiliza una solución integral de nóminas SuccessFactors, respaldada por la empresa de servicios tecnológicos DXC Technology, que procesa las nóminas.

Además, el próximo requisito de presentación de informes «Single Touch Payroll 2» del Gobierno australiano exigía disponer de datos actualizados para probar esta actualización de la solución SAP.

Uno de los principales problemas era la falta de datos de prueba actualizados, lo que dificultaba y prolongaba las pruebas de nuevas funciones y actualizaciones o la resolución de problemas de producción.

Un empleado comentó que la gestión de una plantilla de esta magnitud es una tarea de enormes proporciones y que la creación de datos de prueba para el sistema de nóminas estaba consumiendo una cantidad excesiva de tiempo y recursos.

El proceso manual era propenso a errores y requería mucho tiempo, y no había acceso a los datos actuales. Los datos de prueba existentes se eliminan del sistema con cualquier actualización del mismo, lo que crea problemas de privacidad.

 

Se dieron cuenta de que, para cumplir sus objetivos de automatización, necesitaban una herramienta fácilmente accesible para todos los miembros del equipo y capaz de:

  • Copia simultánea de los datos de los Empleados de la Nómina (ECP) y de los Empleados de la Central de Empleados (EC)
  • Mantener la privacidad de los datos de los empleados
  • & transferirlo de un empleado a miles de empleados al mismo tiempo

Elegir el adecuado 

Socio

Como proveedor de servicios de gestión de nóminas, DXC Technology ya había adquirido una licencia de Easy Reporter , de SpinifexIT, Easy Reporter su uso interno. DXC utiliza esta potente y fácil herramienta de generación de informes en tiempo real para SAP HCM con el fin de optimizar la mayor parte de sus necesidades diarias de conciliación y generación de informes.

Gracias a esta relación establecida, y a la experiencia positiva de DXC Technology con Easy Reporter, SpinifexIT fue una elección natural como socio con el que explorar posibles soluciones a sus retos.

El equipo demostró cómo Easy Clone duplica y anonimiza Easy Clone , en cuestión de segundos, tanto los datos actuales como los históricos de SAP HCM y SAP SuccessFactors Employee Central. Las capacidades del software se ajustaban a la amplia lista de requisitos del cliente.

En particular, apreciaron la forma en que Easy Clone permite a los equipos de nóminas llevar a cabo de forma eficaz actividades seguras de comprobación y resolución de problemas con datos actualizados y sincronizados, respetando al mismo tiempo las normas de privacidad de datos de su organización.

Antes de cerrar el acuerdo, los equipos decidieron llevar a cabo una prueba de concepto (PoC) para asegurarse de que la solución propuesta se ajustara exactamente a lo que se necesitaba. Acordaron unos criterios de éxito claros para la prueba de concepto, que se completó con éxito en un plazo de 60 días, incluyendo la configuración del entorno y el proceso de clonación, la formación de los equipos y la creación de los datos de prueba.

 

 

Configuración de Easy Clone

Tras las reuniones de descubrimiento, las demostraciones y el ejercicio PoC, decidieron seguir adelante con SpinifexIT Easy Clone. La empresa adquirió Easy Clone para Employee Central (versión Lite), que incluye dos copias de cliente completas al año y 3.000 copias individuales al año.

 

Los resultados

La implantación se realizó sin problemas y tanto los grandes almacenes como DXC están encantados con Easy Clone, que ha reducido enormemente el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear datos de prueba. Gracias a su nueva capacidad para copiar selectivamente subconjuntos de datos bajo demanda, ahora pueden probar a fondo todos los aspectos de su procesamiento de nóminas.

Un miembro del personal expresó su satisfacción por la flexibilidad y eficacia del equipo de SpinifexIT. Apreciaron cómo el equipo se tomó el tiempo necesario para comprender plenamente sus necesidades y ayudó a reducir los gastos de soporte de nóminas agilizando el proceso de creación de datos y cumpliendo al mismo tiempo la normativa legal sobre privacidad.

Además de una reducción cuantificable del tiempo y un ahorro real de costes, ahora pueden cifrar los datos tras realizar una copia e incluso cifrar todos los datos del sistema tras una copia completa del cliente, lo que elimina la necesidad de recurrir al servicio técnico en cada ocasión. El sistema se implementó antes de que finalizara el ejercicio fiscal, lo que permitió disponer de datos actualizados para cumplir con el requisito obligatorio del sistema «Single Touch Payroll».

Todo el proceso, incluyendo la prueba de concepto, la implementación completa, la formación del cliente y el traspaso, duró 14 días. La experiencia de SpinifexIT en soluciones de recursos humanos y nóminas, junto con un servicio de atención al cliente excepcional, garantizó una implementación fluida de la Easy Clone para el cliente.

Esta solución transformadora les ha permitido optimizar sus procesos, reducir costes y riesgos, y centrarse en otros aspectos fundamentales de sus operaciones empresariales.

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