Fallstudie: Central Michigan University

Die Herausforderung

Die Central Michigan University durchlief einen komplizierten Prozess, um die Anforderungen an die Lohnberichte und den Abgleich zu erfüllen.

Wie die meisten Lohn- und Gehaltsabteilungen gleicht das Team der CMU die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sorgfältig ab, um die bundes-, landes- und kommunalrechtlichen Vorschriften sowie die Prüfungsstandards der Universität einzuhalten.

Um die Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erfüllen, entwickelte CMU im Laufe der Jahre zahlreiche benutzerdefinierte ABAP-Berichte, darunter auch ein Kostenverteilungsprozess, der die Gehälter zusammen mit dem entsprechenden Prozentsatz an Renten und Sozialleistungen aufteilt.

“That process was very complicated and did not allow us accurate reporting from SAP without writing custom ABAP programs,” said Kim Wagester, Assistant Controller for Financial Services.

Als die Entwicklungsressourcen schwanden, führten die Zeit, die für manuelle Aufgaben aufgewendet wurde, sowie der Aufwand für die Entwicklung, das Testen und das Modifizieren von benutzerdefiniertem Berichtscode dazu, dass die CMU nach einem effizienteren und kostengünstigeren Weg suchte, um ihre SAP Payroll und Steuerdaten und -ergebnisse auszuwerten und abzugleichen.

Die Lösung

Die CMU wandte sich an SpinifexIT, um ihren Anwendern zu helfen, kosteneffizientere Lohn- und Steuerberichte unter Verwendung der neuesten SAP-Gehaltsabrechnungsdaten zu erstellen.

Die Universität implementierte zunächst Easy Reporter, was es den Anwendern ermöglichte, Berichte zu erstellen und zu pflegen, die zuvor nur mit kostspieliger ABAP-Entwicklung möglich waren. Nach einer kurzen Schulung durch das SpinifexIT-Lösungsteam begannen die Benutzer schnell damit, ihre eigenen Berichte in den Bereichen Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Organisationsmanagement, Zeitmanagement und mehr zu erstellen - ohne Entwicklung oder technische Unterstützung.

Zusätzlich zu Easy Reporter erwarb die CMU die SpinifexIT-Lösung Easy Balance für die Lohn- und Steuerabstimmung. Die integrierten Gehaltsabrechnungsberichte und Tools von Easy Balance ermöglichen es den Benutzern der CMU, Unterschiede und Ausnahmen in den Ergebnissen der Lohn- und Steuerabrechnung, die sonst Probleme oder Verzögerungen verursachen würden, leicht zu erkennen und zu analysieren.

Die Ergebnisse

Vor der Einführung von Easy Balance verbrachte das CMU-Lohnabrechnungsteam viel Zeit damit, wichtige Lohn- und Steuerdaten manuell auf Fehler zu überprüfen. Beispielsweise überwachte das Team die FICA-Befreiungen, musste aber nach Jahresende noch unentdeckte Fehler korrigieren, wenn die Abgabefristen näherrückten.

Die von Easy Balance vorab gelieferten Berichte ermöglichten es dem Team, proaktiv zu sein und Fehler bei der FICA-Befreiung und anderen wichtigen Lohn- und Steuerdaten das ganze Jahr über aufzuspüren, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und Stressreduzierung am Jahresende führte.

Die CMU konnte Easy Balance auch nutzen, um die Überwachung der nicht eingezogenen FICA-Beiträge ihrer Mitarbeiter zu unterstützen. Dieser Prozess war früher sehr umständlich und schwierig zu überwachen, aber die benutzerfreundlichen Berichte von Easy Balancereduzieren manuelle Eingriffe, indem sie nur Ergebnisse zu Fehlern und Diskrepanzen liefern. Einen Bericht zu erstellen, um Ausnahmen und Abweichungen zu finden, ist jetzt eine einfache Aufgabe, die jederzeit während des Jahres und nicht nur am Jahresende durchgeführt werden kann.

Das CMU-Team hat eine unmittelbare Auswirkung auf ihre Lohnlisten- und Steuerabstimmungsprozesse festgestellt, die letztendlich zu einer viel weniger komplizierten, weniger stressigen Steuerberichterstattung führen wird. Trotz dieser Erfolge gibt Wagester zu, dass sie das Potenzial von Easy Balance noch nicht voll ausgeschöpft haben. „Wir gehen davon aus, dass wir in Zukunft noch viele weitere Vorteile von Easy Balance herausfinden werden“, fügte sie hinzu.

Erfahrungsbericht

“Since implementing Easy Balance, we have been able to more easily find discrepancies in tax reporting such as unemployment, uncollected FICA and zero federal withholding. These reports save hours of reconciliation time over our old process.”

- Kim Wagester
Stellvertretende Controllerin/Finanzdienstleistungen