SpinifexIT-Kunde Central Michigan University

Fallstudie: Central Michigan University

Die Central Michigan University setzt auf SpinifexIT, um die Genauigkeit und Effizienz ihrer Gehaltsabrechnungen und ihrer Berichte zu erhöhen.

Die Central Michigan University (CMU) nutzt die Softwarelösungen von SpinifexIT zur Erstellung kostengünstiger Lohn- und Steuerberichte unter Verwendung von SAP Payroll-Daten. Die SpinifexIT-Lösungen Easy Reporter und Easy Balance halfen der CMU, Berichte ohne technische Unterstützung zu erstellen und Diskrepanzen bei den Lohnabrrechnungs- und Steuerergebnissen leicht zu erkennen.

SpinifexIT Cast-Studie - Central Michigan University (USA)

Über die CMU

Die 1892 gegründete CMU hat mehr als 18.000 Studenten auf ihrem Campus in Mount Pleasant und mehr als 9.000, die sich online und an über 30 Standorten in ganz Nordamerika eingeschrieben haben. Ungefähr 20 Prozent der Studenten auf dem Hauptcampus der CMU ergänzen ihren Unterricht auf dem Campus durch Online-Kurse.

Sie befindet sich unter den nur fünf Prozent der US-Universitäten, die zu den beiden höchsten Carnegie-Forschungsklassifikationen zählen. Die CMU bietet etwa 300 akademische Programme auf der Undergraduate-, Master-, Spezialisten- und Doktorandenebene an.

Anzahl der Studenten

Ungefähr 27.000

Mitarbeiter

Ungefähr 2.500

Standort

Mount Pleasant, MI, USA

SAP-Lösungen

SAP ERP 6.0

SpinifexIT-Lösungen

Optimieren Sie Ihre entscheidenden US-amerikanischen und kanadischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen zum Jahresende

Die Central Michigan University durchlief einen komplizierten Prozess, um die Anforderungen an die Lohnberichte und den Abgleich zu erfüllen.

Die Herausforderung

Die Central Michigan University durchlief einen komplizierten Prozess, um die Anforderungen an die Lohnberichte und den Abgleich zu erfüllen.

Wie die meisten Lohnbuchhaltungsabteilungen tariert das Team der CMU die Lohnsteuer sorgfältig aus und gleicht sie ab, um den Vorschriften des Bundes, der Bundesstaaten und der Kommunen sowie den Prüfungsstandards der Universität zu entsprechen. Um die Anforderungen an die Lohnberichterstattung und -abgleichung zu erfüllen, hat die CMU im Laufe der Jahre viele kundenspezifische ABAP-Berichte entwickelt, einschließlich eines Kostenverteilungsprozesses, der darauf abzielt, die Gehälter zusammen mit dem entsprechenden Prozentsatz der Pensionen und Zusatzleistungen aufzuteilen.

“That process was very complicated and did not allow us accurate reporting from SAP without writing custom ABAP programs,” said Kim Wagester, Assistant Controller for Financial Services.

Als die Entwicklungsressourcen schwanden, führten die Zeit, die für manuelle Aufgaben aufgewendet wurde, sowie der Aufwand für die Entwicklung, das Testen und das Modifizieren von benutzerdefiniertem Berichtscode dazu, dass die CMU nach einem effizienteren und kostengünstigeren Weg suchte, um ihre SAP Payroll und Steuerdaten und -ergebnisse auszuwerten und abzugleichen.

Die Lösung

Die CMU wandte sich an SpinifexIT, um ihren Anwendern dabei zu helfen, kosteneffektivere Lohnabrechnungs- und Steuerberichte unter Verwendung der neuesten SAP Payroll-Daten zu erstellen. Die Universität implementierte zunächst Easy Reporter, mit dem die Benutzer Berichte erstellen und pflegen konnten, die zuvor nur mit kostspieliger ABAP-Entwicklung möglich waren. Nach einer kurzen Schulung durch das Lösungsteam von SpinifexIT begannen die Anwender schnell damit, ihre eigenen Berichte in den Bereichen HR, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Organisationsmanagement, Zeitmanagement und mehr zu erstellen – ohne Entwicklungsarbeiten oder technische Unterstützung.

Zusätzlich zu Easy Reporter erwarb die CMU die SpinifexIT-Lösung Easy Balance für die Lohn- und Steuerabstimmung. Die integrierten Gehaltsabrechnungsberichte und Tools von Easy Balance ermöglichen es den Benutzern der CMU, Unterschiede und Ausnahmen in den Ergebnissen der Lohn- und Steuerabrechnung, die sonst Probleme oder Verzögerungen verursachen würden, leicht zu erkennen und zu analysieren.

Die Ergebnisse

Vor der Einführung von Easy Balance verbrachte das CMU-Lohnabrechnungsteam viel Zeit damit, wichtige Lohn- und Steuerdaten manuell auf Fehler zu überprüfen. Beispielsweise überwachte das Team die FICA-Befreiungen, musste aber nach Jahresende noch unentdeckte Fehler korrigieren, wenn die Abgabefristen näherrückten.

Die von Easy Balance vorab gelieferten Berichte ermöglichten es dem Team, proaktiv zu sein und Fehler bei der FICA-Befreiung und anderen wichtigen Lohn- und Steuerdaten das ganze Jahr über aufzuspüren, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und Stressreduzierung am Jahresende führte.

Die CMU konnte Easy Balance auch zur Unterstützung bei der Überwachung seitens ihrer Mitarbeiter nicht abgeholter FICA einsetzen. Dieser Prozess war früher sehr umständlich und schwierig zu überwachen, aber die benutzerfreundlichen Berichte von Easy Balance reduzieren manuelle Eingriffe, da sie nur Ergebnisse zu Fehlern und Diskrepanzen liefern. Einen Bericht zu erstellen, um Ausnahmen und Abweichungen zu finden, ist jetzt eine einfache Aufgabe, die zu jeder Zeit im Laufe des Jahres, nicht nur am Jahresende, durchgeführt werden kann.

Das CMU-Team hat eine unmittelbare Auswirkung auf ihre Lohnlisten- und Steuerabstimmungsprozesse festgestellt, die letztendlich zu einer viel weniger komplizierten, weniger stressigen Steuerberichterstattung führen wird. Trotz dieser Erfolge gibt Wagester zu, dass sie das Potenzial von Easy Balance noch nicht voll ausgeschöpft haben. „Wir gehen davon aus, dass wir in Zukunft noch viele weitere Vorteile von Easy Balance herausfinden werden“, fügte sie hinzu.

Erfahrungsbericht

“Since implementing Easy Balance, we have been able to more easily find discrepancies in tax reporting such as unemployment, uncollected FICA and zero federal withholding. These reports save hours of reconciliation time over our old process.”

Kim Wagester
Asst. Controller/Financial Services