Zamknij
Wpisz tutaj swój tekst

Migracja danych

Rozwiązania blogowe SpinifexIT wspierające przejście na centralę pracowniczą
Wykorzystanie rozwiązań SpinifexIT do wsparcia przejścia na centralę pracowniczą
 Wykorzystanie rozwiązań SpinifexIT do wsparcia przejścia na centralę pracowniczą 1024 512 SpinifexIT

Wyzwanie

Więc zdecydowałeś się przejść do Employee Central z on-premise systemu SAP HCM, gratulacje dołączasz do grona niektórych z najlepszych firm na świecie i będzie uzyskanie najlepszego w swojej klasie systemu. Mamy nadzieję, że znalazłeś doskonały partner integracji systemu, aby pomóc Ci z przeniesieniem, po zakończeniu projektowania i budowy wszystko, co musisz zrobić, to migracja danych.

Tak, to prawda, ulubiony temat wszystkich. Chociaż może nie trzeba wykonać wszystkie aspekty techniczne i będzie miał wsparcie ze strony zespołu SI na koniec dnia, jesteś ostatecznie będzie odpowiedzialny za zapewnienie sukcesu migracji danych do Employee Central. To jest rzeczywiście dobra rzecz, oczywiście firma najlepiej rozumie dane i jest w stanie dostarczyć najbardziej dokładne informacje do zespołu SI. Złą wiadomością jest to, że standardowe narzędzia migracji są trochę techniczne, więc kto ma czas, aby naprawdę nauczyć się jakiegoś nowego złożonego systemu tylko dla jednorazowej migracji?

Jeśli jesteś jeszcze na wcześniejszym etapie procesu, gorąco polecam zapoznanie się z artykułami opublikowanymi niedawno przez Darren Souter dotyczące ważnych kwestii przed i w trakcie przejścia na nowy system. Możesz również skorzystać z bezpłatna lista kontrolna do pobrania które dołączyliśmy, aby rozpocząć planowanie ze swoim zespołem.

O mnie

Możesz mówić do mnie Brendon. Pracuję z SAP HCM od nieco ponad dziesięciu lat i w tym czasie pracowałem nad wieloma dużymi projektami wdrożenia i migracji SAP. Rozwiązania SpinifexIT a w innych musiałem robić wszystko po staremu! Jako Architekt Rozwiązań w SpinifexIT, jestem tutaj, aby pomóc podkreślić, w jaki sposób możemy pomóc w realizacji Employee Central. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

W jaki sposób SpinifexIT może włączyć się w proces migracji danych Employee Central

Możesz mówić do mnie Brendon. Pracuję z SAP HCM od nieco ponad dziesięciu lat i w tym czasie pracowałem nad wieloma dużymi projektami wdrożenia i migracji SAP. Rozwiązania SpinifexIT a w innych musiałem robić wszystko po staremu! Jako Architekt Rozwiązań w SpinifexIT, jestem tutaj, aby pomóc podkreślić, w jaki sposób możemy pomóc w realizacji Employee Central. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Krok 1: Czyszczenie danych - Wszystkie dane powinny być tak dokładne i poprawne, jak to tylko możliwe przed ekstrakcją i załadowaniem. Easy ReporterRozbudowana funkcjonalność pozwala na szybkie wykrycie wyjątków, zanim staną się one trudnymi do rozwiązania błędami.

Krok 2: Ekstrakcja i tłumaczenie danych - zawsze będzie wymagane pewne tłumaczenie między dwoma systemami. Easy Reporter zapewnia narzędzia do szybkiej konwersji formatów danych lub wartości z jednego systemu do drugiego. Wyodrębnione pliki mogą być dostarczone w dokładnym formacie wymaganym do przesłania do Employee Central.

Krok 3: Uzgadnianie danych - opcjonalny dodatek umożliwia stronie Easy Reporter połączenie się z systemem Employee Central i dostarczenie raportów zawierających zarówno dane SAP, jak i Employee Central, co pozwala szybko i łatwo potwierdzić sukces załadowania danych.

Oczyszczanie danych przed migracją

Kiedy wypełniasz swój nowy, błyszczący system danymi, ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest przyniesienie niedokładnych informacji. Miejmy nadzieję, że w przeszłości skupiałeś się na integralności danych, co oznacza, że nie powinieneś mieć zbyt wielu problemów z danymi. Ale nawet jeśli tak jest, jest prawdopodobnie kilka rzeczy, które trzeba będzie sprawdzić, aby zapewnić płynną migrację.

Jako prosty przykład, pomyśl o polu w SAP, które nie jest obowiązkowe obecnie, ale będzie obowiązkowe w środowisku Employee Central, może to być preferowane imię pracownika.

Easy Reporter może pomóc w zidentyfikowaniu tych problemów i śledzeniu ich w trakcie całego projektu, dzięki czemu można zapewnić płynną migrację w momencie zakończenia ostatecznego ładowania danych. Oprócz standardowych, wstępnie dostarczonych kontroli integralności danych, szybciej i łatwiej będzie skonfigurować własne raporty w poszukiwaniu brakujących danych lub innych problemów związanych z integralnością danych.

Ekstrakcja i przekształcanie danych

Kiedy wypełniasz swój nowy, błyszczący system danymi, ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest przyniesienie niedokładnych informacji. Miejmy nadzieję, że w przeszłości skupiałeś się na integralności danych, co oznacza, że nie powinieneś mieć zbyt wielu problemów z danymi. Ale nawet jeśli tak jest, jest prawdopodobnie kilka rzeczy, które trzeba będzie sprawdzić, aby zapewnić płynną migrację.

Jako prosty przykład, pomyśl o polu w SAP, które nie jest obowiązkowe obecnie, ale będzie obowiązkowe w środowisku Employee Central, może to być preferowane imię pracownika.

Easy Reporter może pomóc w zidentyfikowaniu tych problemów i śledzeniu ich w trakcie całego projektu, dzięki czemu można zapewnić płynną migrację w momencie zakończenia ostatecznego ładowania danych. Oprócz standardowych, wstępnie dostarczonych kontroli integralności danych, szybciej i łatwiej będzie skonfigurować własne raporty w poszukiwaniu brakujących danych lub innych problemów związanych z integralnością danych.

Możesz skorzystać z wielu wspaniałych funkcji, aby naprawdę uzyskać pliki, których potrzebujesz przy minimalnym wysiłku:

  • Zaawansowane możliwości mapowania
  • Wyjście pliku interfejsu CSV z prostym lub złożonym przypisaniem pól
  • Konwersja formatów pól bezpośrednio w raporcie
  • Prześlij swoje odwzorowania z arkusza kalkulacyjnego, aby szybko uzupełnić raport

Sprawdzanie dokładności wczytywania danych

Po uruchomieniu plików przez programy ładujące w Employee Central, będziesz chciał sprawdzić logi i upewnić się, że wszystko przeszło w porządku. Nie tylko, ale proponuję zrobić krok dalej i sprawdzić, czy dane w Employee Central zakończył się w systemie zgodnie z oczekiwaniami, i to jest poprawnie dopasować swoje dane w systemie źródłowym. Easy Reporter może pomóc tutaj, jak również!

Używając SuccessFactors connector add-on dla Easy Reporter, możemy raportować dane SAP HCM obok siebie z danymi SuccessFactors Employee Central. Oznacza to, że można zbudować kilka prostych raportów w celu sprawdzenia, czy dane w Employee Central są zgodne z SAP HCM.

Po pierwsze, prawdopodobnie trzeba będzie przynajmniej sprawdzić, czy masz właściwą liczbę pracowników w odpowiednich grupach w Employee Central, a następnie prawdopodobnie chcesz drill down na niektórych konkretnych pól kluczowych, aby zapewnić ich dokładność. Jako przykład poniższy raport weryfikuje imię i nazwisko pracownika oraz jego status zatrudnienia:

Dobrą rzeczą w budowaniu tych raportów na wczesnym etapie jest to, że mogą one być również używane po uruchomieniu, aby upewnić się, że replikacja działa prawidłowo.

Porównywanie wyników w równoległych uruchomieniach listy płac

Kiedy już wszystkie dane są wypełnione, a system jest gotowy do testowania, na pewno planujesz wykonać kilka równoległych przebiegów listy płac, aby upewnić się, że lista płac przed i po wdrożeniu daje takie same wyniki. Złożoność tego etapu będzie wiele zależy od tego, jak zdecydowałeś się postępować z wdrożeniem - może dokonałeś znaczących zmian w swoim systemie płacowym, aby wspierać Employee Central lub może zachowałeś system płacowy prawie dokładnie taki sam. Tak czy inaczej, jest to krytyczna część wdrożenia i Easy Reporter jest ponownie tutaj, aby pomóc.

Easy Reporter zawiera kilka prostych, ale potężnych funkcji, które pozwalają na import danych z pliku tekstowego do raportu. W przykładzie pracy równoległej może to być wykorzystane do uruchomienia raportu względem listy płac w SAP HCM, zaimportowania wyników z poprzedniego uruchomienia i szybkiego wskazania różnic. W zależności od poziomu wprowadzonych zmian, możesz chcieć nieco przekształcić dane - na przykład grupując wiele starszych typów płac w jeden typ płac w nowych obliczeniach listy płac. Możesz łatwo mapować dane podczas importowania pliku lub po ich zaimportowaniu i wyświetleniu w raporcie. Być może zechcesz zobaczyć listę typów płac razem w raporcie, aby porównać je bez utraty szczegółów.

Jako przykład, zobacz poniżej, gdzie raportujemy wyniki SAP Payroll wraz z importowanymi danymi z dotychczasowej listy płac:

Ten wysokopoziomowy raport pomoże Ci zidentyfikować wszelkie istotne różnice pomiędzy obliczeniami płac. Alternatywnie możesz uruchomić dodatkowe raporty, aby porównać na bardziej szczegółowym poziomie i pokazać różnice pomiędzy poszczególnymi typami płac.

Dowiedz się więcej o Easy Reporter, naszym łatwym w użyciu, elastycznym rozwiązaniu do migracji danych Employee Central. 

Zaplanuj wizytę rozpoznawczą

Kilka końcowych rozważań przed rozpoczęciem procesu migracji danych centrali pracowniczej

Przyznam, że staram się, aby brzmiało to łatwo, ponieważ wierzę, że możemy uprościć proces migracji danych, ale oczywiście jest kilka rzeczy, na które warto zwrócić uwagę.

  • Czy planujesz wykonać wiele załadowań danych dla różnych etapów budowy systemu? W większości przypadków, możesz spodziewać się, że będziesz musiał wprowadzić pewne dane do środowisk programistycznych, testowych i produkcyjnych, aby wesprzeć projekt i budowę systemu.
  • Czy każde z tych obciążeń będzie miało inne wymagania? Prawie na pewno zmieni się zakres pracowników i pól danych.
  • Jak szybko można reagować na nowe wymagania w plikach ładunków? Dzięki Easy Reporter dodanie nowego pola lub aktualizacja transformacjizajmuje tylko kilka minut .
  • Jak po uruchomieniu systemu utrzymywać aktualność danych w systemach SAP HCM i Employee Central? SpinifexIT Easy Clone umożliwia kopiowanie i szyfrowanie danych między systemami SAP HCM i Employee Central w celu zachowania zgodności i aktualności wszystkich systemów dzięki bezpiecznym szyfrowanym danym. Kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej o Easy Clone.

To dopiero początek!

To daje Ci tylko małą próbkę wielu sposobów, w jakie rozwiązania SpinifexIT - w szczególności Easy Reporter- mogą pomóc w Twoim projekcie wdrożeniowym. Oczywiście jest wiele rzeczy, w których możemy Ci pomóc, gdy już zaczniesz działać, więc pamiętaj, aby śledzić dodatkowe posty zawierające więcej informacji na temat naszych rozwiązań. Możesz również przejść na naszą stronę internetową , aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie rozwiązań i przypadkach użycia.

SpinifexIT już od 15 lat specjalizuje się w dostarczaniu przyjaznych dla użytkownika narzędzi raportowania dla klientów SAP i zawsze poszukuje nowych sposobów, aby pomóc naszym klientom w optymalizacji procesów przy użyciu naszych najlepszych w swojej klasie narzędzi.

Bądź na bieżąco z wszystkimi nowościami SpinifexIT. Śledź nas na LinkedIn, Twitter oraz Facebook aby otrzymać bezpłatne zaproszenia na nasze webinaria i spotkania grupy odkrywczej w Twojej okolicy.

Ten artykuł został pierwotnie udostępniony przez Brendon Andrews-Warmuth na jego profilu Linkedin. Brendon ostatnio przeniósł się z Melbourne do Frankfurtu aby wesprzeć rosnącą obecność SpinifexIT w sieci EMEA. Brendon koncentruje się głównie na wdrożeniach SAP Successfactors, technologii Cloud oraz zaangażowaniu Partnerów i Klientów.

SpinifexIT Rozważania płacowe podczas wdrożenia centrali pracowniczej
Część druga: Uwagi dotyczące płac podczas wdrożenia centrali pracowniczej
 Część druga: Uwagi dotyczące płac podczas wdrożenia centrali pracowniczej 1024 512 SpinifexIT

Pobierz naszą BEZPŁATNĄ listę kontrolnąz rozważaniami na temat płac podczas wdrażania centralnego systemu pracowniczego . Wypełnij poniższy formularz, aby otrzymać kopię.

CZĘŚĆ 2 TRZYCZĘŚCIOWEJ SERII BLOGÓW DARRENA SOUTERA

Witamy w drugiej części naszego trzyczęściowego cyklu blogów o podróży Payroll'a. W pierwszej części naszego bloga omówiliśmy niektóre z opcji, które masz przy wyborze rozwiązania płacowego. Dzisiaj, omówimy niektóre z rozważań podczas integracji Płac do nowego środowiska, które jest również podłączone do Employee Central.

Ponieważ moje tło nie jest koniecznie koncentruje się na wdrożeniach, mam zamiar skupić się na kilku kluczowych tematów, które mogą pojawić się w typowej realizacji i niektóre z kluczowych elementów do rozważenia. Wiele z tych pozycji pojawiają się podczas dyskusji, które często mam z istniejących klientów szukających bezstronnej porady.

Partner wdrożeniowy

Ponieważ większość klientów chciałaby zrobić to tylko raz, najlepiej polegać na doświadczeniu partnera wdrożeniowego, który może poprowadzić ich przez ten proces. Ponieważ może to być złożony proces z nie tylko wdrożenie Employee Central, ale jeden, który obejmuje migrację danych, integrację z powrotem do SAP (dla Payroll) i potencjalnie zmiana rozwiązania Payroll, warto zbadać konsekwencje takich opcji. W zależności od zakresu pracy, może być w porządku z partnerem, który pracuje tylko z Employee Central, ale jeśli są zmiany w Payroll, należy poważnie rozważyć posiadanie partnera, który również zna i wdrożył SAP Payroll.

Ważne jest również, aby sprawdzić, z którymi klientami partner pracował w poprzednich projektach i czy takie projekty zostały uznane za sukces! Uważam również, że warto jest sprawdzić referencje poszczególnych konsultantów, którzy będą pracować nad projektem, ponieważ ostatnią rzeczą, jakiej pragniesz, jest grupa niedoświadczonych konsultantów uczących się podczas realizacji Twojego projektu. 

Plan projektu wdrożeniowego

Choć może się to wydawać oczywiste, należy upewnić się, że masz realistyczny plan dla projektu wdrożeniowego. Plan ten powinien obejmować prace wymagane do wykonania pełnego wdrożenia end-to-end i musi zawierać wiele zadań, które sprawdzają, że wszystkie formy płac związanych procesów i zadań nadal działać na go-live, aby ostatecznie zapewnić, że pracownicy są dokładnie wypłacane.

W związku z tym, jako wskazówka, upewnij się, że odpowiedni czas i wysiłek jest przeznaczony na dokładną migrację danych kadrowych i procesy walidacji. Powinien również istnieć przydział, aby upewnić się, że wykonywane są równoległe wielokrotne testowe przebiegi listy płac, przeprowadzane są kontrole plików bankowych oraz zaplanowane są zadania wsparcia go-live i post-go-live. Są to rodzaje zadań, które muszą być uwzględnione w zakresie projektu, aby pomóc w zapewnieniu bezproblemowej operacji płacowej.

Wdrożenie Employee Central z Payroll jest złożonym procesem, więc ponownie zalecamy sprawdzenie referencji od partnera, aby upewnić się, że mają oni wcześniejsze doświadczenie zarówno we wdrożeniach Employee Central, jak i Payroll.

Migracja danych do Employee Central

Podczas każdego wdrożenia Employee Central konieczne jest przeprowadzenie migracji danych podstawowych z obecnego systemu SAP On-Premise do Employee Central. Jest to typowe dla większości wdrożeń, które mają zakres konwersji danych.

Jednak w przypadku migracji z SAP HCM, na szczęście SAP zapewnia pewną pomoc w tym procesie. Jest to w formie raportów ABAP, które mogą być użyte do ekstrakcji danych. Podczas planowania wdrożenia/migracji ważne jest, aby zrozumieć, kto konkretnie jest odpowiedzialny za ekstrakcję danych, manipulację, migrację i walidację tych danych. Czy jest to odpowiedzialność partnera wdrożeniowego, czy jest to coś, co twój wewnętrzny zespół / klient będzie zrobić?

Etap ten może być bardziej złożony, jeśli zachodzi potrzeba ponownego mapowania istniejących danych i uwzględnienia infotypów/pól specyficznych dla klienta. Często wiąże się to z dodatkowymi pracami programistycznymi lub ekstrakcyjnymi, jak również ze znacznym nakładem czasu na ręczną manipulację i walidację danych po ich załadowaniu do Employee Central.

UWAGA:

Replikacja danych z powrotem do SAP HCM

Podczas wdrażania rozwiązania Employee Central z SAP Payroll należy określić, który system jest kluczowym systemem do wprowadzania danych głównych (na ogół jest to Employee Central). Ponieważ jednak rozwiązanie SAP Payroll wymaga pewnych danych, aby umożliwić przetwarzanie, należy mieć możliwość replikacji danych głównych do rozwiązania Payroll.

Istnieje tu kilka możliwości. SAP udostępnia rozwiązanie SAP Cloud Integration z akceleratorami przyspieszającymi konfigurację tego transferu danych. Istnieją również inne rozwiązania, takie jak Boomi. Dla klientów Employee Central Payroll (ECP), SAP zapewnia program replikacji punkt-punkt do przenoszenia tych danych do środowiska ECP.  

Bez względu na to, jakie rozwiązanie można użyć, należy upewnić się, że jest to zawarte w zakresie i planie wdrożenia. Replikacja i testowanie tego powinno być również częścią procesu równoległego uruchomienia, ponieważ dane główne będą utrzymywane w Employee Central, a następnie replikowane w dół do środowiska płacowego.

Wreszcie, należy również rozważyć, które raporty ABAP i standardowe raporty związane z płacami będą nadal używane w systemie płacowym. Zalecam replikację wystarczającej ilości danych w dół do środowiska płacowego, aby umożliwić kontynuację wszystkich istotnych raportów, i oczywiście będziesz potrzebował wystarczającej ilości danych, aby uruchomić wszystkie obliczenia i procesy płacowe dokładnie, w tym przetwarzanie na koniec roku i walidację wyników na koniec roku.

Co zrobić z raportami i interfejsami ABAP?

Istnieje wielu klientów SAP HCM, którzy dostosowali raporty ABAP do specyficznych potrzeb firmy. W wielu przypadkach zostały one opracowane od podstaw w celu dopasowania do unikalnych wymagań raportowania lub raport SAP został skopiowany i zmodyfikowany w celu uzyskania dostępu do dodatkowych danych, aby raportować w odniesieniu do określonego zestawu wymagań raportowania HCM. Bez tych niestandardowych raportów ABAP, proces raportowania jest często wykonywany przez ręczną ekstrakcję danych do narzędzi takich jak MS Excel w celu utworzenia raportowania, które jest wymagane. Problem polega na tym, że jest to proces ręczny.

Na szczęście, w przypadku większości opcji (jeśli zachowujesz SAP Payroll), możesz zdecydować się na zabranie ABAP ze sobą. Niezależnie od tego, czy pozostajesz na miejscu, przechodzisz do ECP, przechodzisz do hostowanej opcji SAP Payroll, czy nawet przechodzisz do wielu usług outsourcingowych, nadal istnieją opcje wokół posiadania funkcjonalności ABAP. Może to oznaczać, że raporty będą działać bez modyfikacji, a w niektórych przypadkach mogą wymagać przeróbek, ponieważ dane mogą być przechowywane inaczej w systemie SAP lub mogą być teraz przechowywane w Employee Central.

UWAGA:

PRO TIP:

To niektóre z pytań, które zadaję klientom od 15 lat, kiedy pracuję z nimi w zakresie usprawniania i automatyzacji raportowania. Potrzeba niestandardowego raportowania jest często niezbędna w SAP Payroll, gdy zaczynasz patrzeć na usprawnienie raportowania i interfejsów, ale nie musi to być zrobione poprzez twardo zakodowany ABAP.

Ten ogólny proces jest powodem, dla którego widziałem wiele Zespołów Płacowych na przestrzeni lat, które spędzają prawie 50% swojego całkowitego czasu na tworzeniu raportów, ponieważ proces budowania raportów ABAP nie jest prosty i większość klientów ucieka się do robienia tych procesów ręcznie z wieloma ekstraktami z SAP HCM i Płac i do narzędzi takich jak MS Excel do tworzenia takich raportów.

Przez lata zaobserwowałem, że zakres raportów, które zostały zidentyfikowane i dostarczone w trakcie realizacji kończy się być podzbiorem w porównaniu do, powiedzmy, 12 miesięcy po go-live. Często klienci będą mieli 20-30 raportów początkowo na go-live i będzie podwoiła się w ciągu 6 miesięcy później. Niektórzy klienci osiągnęli nawet 200+ raportów po 12 miesiącach.

Na szczęście, SpinifexIT's Easy Reporter jest tutaj doskonałą alternatywą. Jest to rozwiązanie, które mieści się w systemie SAP i jest dostarczane z wieloma wstępnie dostarczonymi raportami i zapewnia elastyczność, aby móc tworzyć procesy raportowania specyficzne dla klienta bez potrzeby korzystania z zasobów technicznych. Zespół HCM/Payroll może korzystać z tego rozwiązania do tworzenia raportów, interfejsów i wyciągów zgodnie z ich potrzebami bezpośrednio w środowisku produkcyjnym. Easy Reporter może być faktycznie stosowany we wszystkich opcjach płacowych, które zostały zidentyfikowane w pierwszym blogu.

Wreszcie, jeśli zdecydujesz, że nadal potrzebujesz istniejących raportów lub interfejsów, powinieneś sprawdzić, czy dane są w pełni dostępne w tym samym systemie. Dobrym przykładem, z jakim spotkałem się w przypadku kilku klientów, jest fakt, że mogą oni zdecydować się nie replikować Struktur organizacyjnych z Employee Central. Oznacza to, że raporty, które wyświetlają tego typu informacje, mogą nie być już istotne.

Dokumenty - Smart Forms, HR Forms, Adobe Forms

W podobny sposób jak w przypadku decyzji o raportowaniu, wielu klientów stworzyło również niestandardową funkcjonalność do tworzenia formularzy i listów, aby w łatwy sposób dystrybuować informacje do pracowników, kierownictwa i stron zewnętrznych. Często odbywa się to za pomocą niestandardowych programów i funkcji SAP, takich jak Smartforms, HR Forms lub AdobeForms.

W wielu przypadkach obejmuje to takie formy jak

  • Listy przeglądu wynagrodzeń
  • Zestawienia nagród ogółem
  • Umowy o pracę
  • Pakiety powitalne dla pracowników
  • Lokalne formy legislacyjne

Jednym z wyzwań jest to, że dane do tych dokumentów mogą wymagać dostępu zarówno z systemu SAP Payroll, jak i środowiska Employee Central. W większości przypadków dokumenty te muszą być odtwarzane i udostępniane z poziomu środowiska Employee Central.

Na szczęście SAP ma możliwość tworzenia dokumentów niestandardowych. Mogą one zostać utworzone przez administratora w danym środowisku za pomocą funkcji Employee Central Document Generation. Pozwala to na tworzenie dokumentów tekstowych z danymi pól pobranymi dla pracownika z pól Employee Central.

 

PRO TIP:

Często niestandardowe dokumenty kadrowe mogą być skomplikowane i w przypadku takich dokumentów może być wymagana opcja alternatywna. Jeśli tak jest w tym przypadku, SpinifexIT oferuje zintegrowane rozwiązanie rozszerzające do Employee Central, znane jako Strato. Strato pozwala kontrolować pełne formatowanie dokumentu z możliwością wstawiania grafiki, logotypów, formatowania tekstu w celu powielenia wymagań klienta. Ponadto, poprzez Strato, można osadzać sekcje w dokumencie w oparciu o logikę warunkową. Decyzje takie jak kod firmy pracownika, typ zatrudnienia, płeć itp. mogą być zawarte w dokumencie, aby umożliwić łatwe tworzenie dowolnego dokumentu, który jest wymagany. Całkowite zestawienia nagród i umowy pracownicze to dwa przykłady złożonych dokumentów, które widzieliśmy w naszej bazie klientów.

Funkcjonalność niestandardowa

Wielu klientów wbudowało w swój system SAP niestandardowe funkcjonalności. W większości przypadków jest to okazja, aby przejrzeć i usunąć wiele z tej funkcjonalności w ramach nowego wdrożenia. W nowym świecie chmury, podczas gdy niestandardowa funkcjonalność może być tworzona, jest ona tworzona w ramach Employee Central i może być ograniczona do prostszych ekranów poprzez funkcjonalność SuccessFactors MetaData Framework (MDF). Bardziej złożona funkcjonalność może być tworzona poprzez SAP Cloud Platform. Warto byłoby poszukać sposobów na osiągnięcie tego, czego potrzebujesz w ramach standardowego systemu, ale jeśli nie jest to możliwe, najlepiej byłoby poszukać konkretnego dostawcy, który zapewnia to, czego chcesz. Sugeruje się, że jeśli te opcje nie zapewniają tego, czego potrzebujesz, wtedy niestandardowa funkcjonalność byłaby opcją.

Uwagi dotyczące SAP HCM

Ponieważ jest to często dobry moment na rozważenie innych zmian, może warto nieco głębiej zastanowić się, do czego wykorzystywane jest obecne rozwiązanie On-Premise. Wielu klientów używa Oceny Czasu Pracy do dwóch kluczowych celów. Pierwszym z nich jest interpretacja danych wejściowych czasu pracy (takich jak obecności) i określenie danych wyjściowych (Wagetypes) w oparciu o reguły biznesowe, takie jak kiedy pracownik powinien otrzymać wyższe płatności (nadgodziny), lub kiedy pracownik może otrzymać dodatek na posiłki. To może być dobry czas, aby przejrzeć ten proces (w tym, jak uzyskać te czasy w systemie) i spojrzeć na rozwiązanie czasu i rejestracji. Nie jest wskazane, aby klienci, którzy migrują do Employee Central Payroll, korzystali ze standardowego rozwiązania do oceny czasu pracy.

Być może masz już system czasu pracy i obecności, ale nawet jeśli tak, należy potwierdzić z partnerem wdrożeniowym, czy jest to zintegrowane z Employee Central i / lub część nowego rozwiązania płacowego.

Kolejnym obszarem są limity urlopowe. Employee Central posiada moduł Time Off, który może zastąpić istniejącą funkcjonalność SAP Leave Quotas. Należy upewnić się i zatwierdzić, że moduł ten obejmuje zasady i wymagania biznesowe oraz czy jest on uważany za część zakresu wdrożenia.

Wreszcie, jeśli masz już portal Samoobsługi Pracownika lub Samoobsługi Menedżera, należy sprawdzić, które funkcje są nadal wymagane i czy są one powielane w ramach Employee Central. Często wiele raportów jest wykonywanych przez menedżera i należy przeprowadzić proces walidacji, aby sprawdzić, które raporty muszą pozostać i być nadal dostępne. Jeśli organizacja może nie mieć już siedziby w SAP, należy zastanowić się, jak te raporty będą działać po migracji do Employee Central. 

Biegi równoległe

Jako część wszystkich wdrożeń listy płac, istnieje potrzeba sprawdzenia, czy lista płac działa i oblicza się prawidłowo przed uruchomieniem na żywo na liście płac. Zazwyczaj polega to na porównaniu tych samych wyników z dotychczasowego systemu kadrowo-płacowego z nowym systemem. W większości przypadków wymaga to wielu przebiegów. Powodem wielu przebiegów jest to, że istnieje potrzeba sprawdzenia poprawności wyników przepływających z okresu rozliczeniowego do okresu rozliczeniowego.

Rzeczy, które należy wziąć pod uwagę to:

  • Posiadanie co najmniej 2 równoległych przebiegów listy płac
  • Preferowany jeden przebieg na koniec miesiąca
  • Równoległy przebieg dla każdego obszaru listy płac (Miesięcznie, Co tydzień, Co dwa tygodnie)
  • Walidacja wyników płacowych, w tym bieżącej płacy, podatków, potrąceń, nadgodzin, danych z całego roku, naliczania urlopów i księgowań finansowych.

Pro tip:

Ważne jest również, aby uruchomić je jako rzeczywiste scenariusze. Widziałem klientów, którzy wprowadzili tylko podstawowe dane dotyczące wynagrodzenia, ale nie uruchomili retrospektywnego przeliczania wynagrodzenia. Spowodowało to problemy po uruchomieniu systemu. O wiele prościej jest naprawić te problemy przed uruchomieniem, dlatego zalecam, aby równoległe uruchomienia były jak najbardziej zbliżone do rzeczywistych scenariuszy.

Należy upewnić się, że plan projektu przewiduje wystarczającą ilość czasu na wykonanie tych równoległych przebiegów, jak również daje czas na usunięcie wszelkich problemów. W tym okresie, jest to często trudny czas, ponieważ Państwa zespół płacowy będzie najprawdopodobniej odpowiedzialny za sprawdzenie większości wyników, a jednocześnie nadal będzie musiał wykonywać swoje codzienne obowiązki. Stąd, jeśli to możliwe, zapewnij dodatkowe zasoby na ten okres projektu.

Zmiany w procesie

Dzięki Employee Central zmianie ulegnie wiele procesów, które Twoja organizacja realizowała przez wiele lat. Oznacza to, że w organizacji dojdzie do wielu wewnętrznych zmian. Chociaż system taki jak Employee Central jest znacznie bardziej intuicyjny niż poprzednie rozwiązanie SAP, nadal będą pewne zmiany i należy przewidzieć czas na rzeczy, takie jak aktualizacja podręczników i procedur, utrzymanie pracowników, zmiana ról i komunikacji nowego procesu wśród wielu innych rzeczy. 

Idź na żywo

Ważne jest, aby zaplanować czas uruchomienia systemu na żywo. Prawdopodobnie będzie potrzebny czas na migrację danych z istniejącego systemu produkcyjnego i przejście na nowe procesy. Wiele poprzednich wdrożeń SAP dostosowało to do początku roku finansowego (w zależności od regionu), dzięki czemu takie elementy jak raportowanie na koniec roku w nowym systemie mogą nie być tak krytyczne.

Należy upewnić się, że nie ma innych krytycznych projektów w tym samym czasie Go na żywo, i należy upewnić się, że kluczowy personel jest dostępny i nie jest na zaplanowanych wakacjach lub innych działań w tym czasie.

Powinien również istnieć plan wspierania nowego środowiska przez co najmniej pierwsze 4 tygodnie po uruchomieniu. To jest często, gdy wszelkie nieoczekiwane problemy mogą się pojawić i chcesz być w stanie wykorzystać doświadczenie swoich partnerów w tym okresie.

Wreszcie, powinieneś zacząć myśleć o post Go live i jak najlepiej to wesprzeć. Ponieważ SuccessFactors ma kwartalne wydania, ważne jest, aby przynajmniej zrozumieć, co jest w tych wydaniach i jaki to może mieć wpływ na Twój system i procesy. W większości przypadków nie powinno być żadnego wpływu, ale zawsze jest nowa funkcjonalność staje się dostępna, a Twój partner może doradzić Ci, co zalecałby wdrożyć.

Streszczenie

Wdrożenie Employee Central wraz z Payroll to duża inicjatywa, dlatego ważne jest jej zaplanowanie. Masz wiele wydatków związanych z zasobów wewnętrznych, konsultantów, partnerów, SAP, jak również innych stron trzecich. Nawet jeśli zdecydujesz się zostawić Payroll On-Premise i po prostu wdrożyć Employee Central, większość z tych pozycji powinny być nadal brane pod uwagę w zakresie, ponieważ nie będzie pewien wpływ.

Ważne jest, aby zrozumieć cały ten proces i skorzystać z doświadczeń innych klientów, którzy przeszli przez ten proces. 

Aby pomóc dalej, powyższe informacje są podsumowane w liście kontrolnej, którą można wykorzystać podczas planowania migracji. Możesz użyć powyższego formularza, aby pobrać kopię dla siebie. 

Jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś podzielić się swoimi doświadczeniami z wdrożenia, nie wahaj się skomentować mojego wpisu lub napisz do nas na adres [email protected]. Odpowiem na Twoje pytania i komentarze przy każdej nadarzającej się okazji.

Część pierwsza: Uwagi dotyczące płac podczas migracji do chmury
 Część pierwsza: Uwagi dotyczące płac podczas migracji do chmury 150 150 SpinifexIT

TRZYCZĘŚCIOWA SERIA BLOGÓW DARRENA SOUTERA

W ciągu ostatnich 10+ lat, z żywym zainteresowaniem obserwowałem wiele różnych zapowiedzi ze strony SAP. Wiele z nich kończyło się z niewielkim rozmachem, ale zakup SuccessFactors przez SAP był czymś zupełnie innym. Od samego początku, rozmach był już obecny z wieloma istniejącymi klientami używającymi części (tj. modułów) SuccessFactors Solution. W ostatnim czasie, dzięki ciągłym inwestycjom w SuccessFactors Employee Central, ten impet jeszcze się zwiększył i wielu istniejących Klientów On-Premise postanowiło przenieść się do Chmury.

Jednak dla większości z tych klientów, SAP Payroll jest bardzo ważnym czynnikiem ze względu na ścisłą integrację i zależność od istniejącego rozwiązania SAP HCM. Ostatnie ogłoszenie SAP, które przedłuża żywotność Payroll do 2030 roku, daje więcej możliwości dla obecnych klientów. Niektóre reakcje i możliwe skutki tego rozszerzenia udokumentowałem na moim blogu kilka tygodni temu. Jak większość klientów, mamy również nadzieję usłyszeć więcej wiadomości na temat tego, co to rozwiązanie będzie zawierać, i jakie są plany SAP dla rozwiązania Next Generation Payroll.

Dobrą wiadomością jest to, że obecny SAP Payroll jest niezwykle potężnym i elastycznym rozwiązaniem i że większość klientów ma różne opcje dostępne dla ich Payroll i jak to może być wdrożone w przyszłości.

Tworzę serię blogów dla klientów i organizacji, które są w takiej sytuacji. Podzielimy ją na kilka części, aby poruszyć następujące kluczowe tematy:

  • Jakie są moje opcje przy przechodzeniu do Employee Central?
  • Rozważania podczas wdrożenia nowego rozwiązania płacowego z Employee Central - Na jakie funkcjonalne przypadki użycia i obszary techniczne należy zwrócić uwagę?
  • Usprawnienie dalszych procesów operacyjnych w nowym zintegrowanym środowisku płacowym

Przyjrzymy się wszystkim rozwiązaniom, które dostarcza SAP oraz omówimy niektóre ze zmian technicznych, takich jak HANA declustered tables i wiele innych obszarów.

Zanim opowiem o tych sprawach, chciałbym się przedstawić.

Pracę w SAP rozpocząłem jako członek zespołu, który zbudował rozwiązanie dla australijskiego kraju w zakresie płac. Od tego czasu jestem zaangażowany w projektowanie i budowanie naszych zintegrowanych rozwiązań programowych SpinifexIT dla SAP HCM/Payroll, których ostatecznym celem jest zapewnienie możliwości w rękach specjalistów ds. płac i kadr, które ujawniają wartość w ich pracy i wydajności w ich płacach i HR operacyjnych procesów biznesowych oraz zarządzanie takimi procesami....Niezależnie od tego, czy będzie to automatyzacja raportowania, która ujawnia wgląd w dokładność listy płac pracowników, automatyzacja list rekrutacyjnych i umów o pracę dla nowych pracowników, narzędzia przyspieszające testowanie aktualizacji listy płac, rozwiązania pomagające w rozwiązywaniu złożonych zapytań dotyczących listy płac, automatyzacja interfejsów z osobami trzecimi, które wymagają informacji płacowych i bankowych, czy też dostarczanie wbudowanych niestandardowych funkcji płacowych lub kadrowych przy użyciu naszych rozwiązań w celu zaspokojenia konkretnych potrzeb klienta.... To tylko kilka przykładów możliwości, które z pasją dostarczam takim profesjonalistom, ponieważ w moich oczach specjaliści ds. płac i kadr są nieokrzesanymi superbohaterami, którzy niestrudzenie pracują w trosce o pracownika i proces cyklu życia pracownika!

W tej chwili z dumą mogę powiedzieć, że mamy ponad 800 instalacji w ponad 40 krajach, w których nasze rozwiązania codziennie dodają wartości profesjonalistom z branży kadrowo-płacowej, to jest właśnie to, co robimy, to jest moja pasja!

Ok, więc porozmawiajmy teraz trochę o SAP Payroll i SuccessFactors. W ciągu ostatnich kilku lat uważnie śledziłem ogłoszenia od SAP, które obejmują SuccessFactors, HANA, Payroll Control Center i HR Renewal, i pracowałem z wieloma klientami, aby pomóc im poruszać się w zrozumieniu tych rozwiązań i co to oznacza dla nich.

Dlatego też sensowne jest dla mnie prowadzenie bloga na temat SAP Payroll i dzielenie się moimi poglądami oraz niektórymi najlepszymi praktykami, których byliśmy świadkami dzięki naszym wdrożeniom i doświadczeniom z klientami. Będę prowadził ten blog w sposób ogólny i w stosownych przypadkach odwołam się do naszych rozwiązań i treści SpinifexIT, ponieważ nasi klienci znaleźli znaczącą wartość w wykorzystaniu tego rozwiązania w różnych obszarach cyklu życia operacyjnego SAP Payroll i HR.

Zacznij śledzić mnie lub nasz Strona LinkedIn SpinifexIT aby nie przegapić żadnych aktualizacji na ten temat.

Zaczynajmy.

Kadry i Płace - opcje migracji dla klientów

Jak SAP często stwierdził, klienci mogą zacząć gdziekolwiek i wszędzie. Nie inaczej jest w obszarze HCM, a klienci mają do dyspozycji wiele opcji. Niektóre z kluczowych bieżących opcji dostępnych dla klientów są wymienione poniżej

  • Migracja do Employee Central i pozostawienie listy płac w modelu On-Premise
  • Migracja do Employee Central, a także migracja Payroll do Employee Central Payroll
  • Migracja do Employee Central i migracja listy płac do opcji hostowanej
  • Migracja do Employee Central i przeniesienie listy płac do zewnętrznego dostawcy, takiego jak ADP, NGA lub innych dostawców usług płacowych.
  • Klienci nie mogą teraz nic zrobić - pozostać w siedzibie firmy i korzystać z narzędzi takich jak HR Renewal

Jak widać, istnieje wiele opcji dostępnych dla Payroll Business. Każda z nich ma różne ścieżki migracji z różną złożonością. Jednak jasny komunikat od SAP jest taki, że przyszłość danych głównych pracowników jest w Employee Central (w chmurze).

Z moich rozmów z wieloma klientami i partnerami wynika, że jest to ważna część przyszłego krajobrazu SAP i prawdopodobnie taka, którą większość klientów podejmie w ciągu najbliższych lat. Dobra wiadomość jest taka, że jest jeszcze czas, aby to odpowiednio zaplanować i uwzględnić w swoich przyszłych planach. Przejście jest projektem, który powinien być starannie zaplanowany, ponieważ nie jest to tylko migracja, ale transformacja biznesowa i należy zwrócić uwagę na przegląd wewnętrznych procesów biznesowych HCM podczas tej migracji.

Jeśli chodzi o Payroll, istnieje wiele dostępnych opcji.

Migracja do Employee Central i utrzymanie płac w siedzibie firmy

Jedną z najprostsze opcji jest utrzymanie Payroll On-Premise i przeniesienie funkcji HR do Employee Central.

Widzieliśmy już wielu klientów, którzy zdecydowali się na takie podejście, ponieważ nadal pozwala to na zabezpieczenie przyszłości firmy za pomocą Employee Central, ale z zachowaniem istniejących zasad płacowych, które są już w użyciu.

Opcja ta nie oznacza, że nie można skorzystać z niektórych nowych funkcjonalności wewnątrz SAP, w tym Centrum Kontroli P łac, które pozwala skonfigurować listę płac jako proces, który może być uruchamiany z widoku przeglądarki lub bezpośrednio z Employee Central.

Wielu klientów wdraża również SAP HANA jako część ich ogólnego środowiska ERP. Ma to również dużą zaletę w przypadku Payroll Control Center, ponieważ Payroll Control Center zapisuje do nowych Payroll Declustered Tables, które mogą być zoptymalizowane dla zapytań SAP HANA. Może to skutkować bardzo szybkimi kontrolami walidacyjnymi, aby upewnić się, że listy płac są poprawne i dokładne.

Podczas tego procesu jedną z większych prac jest integracja pomiędzy Employee Central a systemem płac. Ponieważ większość danych jest obecnie przechowywana za pośrednictwem Employee Central, konieczna jest migracja danych istotnych dla listy płac do systemu SAP. Obejmuje to większość podstawowych informacji dotyczących płac, ale niektórzy klienci, którzy mają istniejące procesy, kontynuują również migrację danych takich jak struktury organizacyjne i inne bardziej ogólne dane dotyczące pracowników. Naprawdę ważne jest, aby zastanowić się, jaki jest Twój cel tutaj w zakresie informacji, które wychodzą z systemu płac i jakie procesy mają być migrowane do SuccessFactors.

 

Migracja do Employee Central i przeniesienie listy płac do Employee Central Payroll (ECP)

W wielu przypadkach, klient chce całkowicie usunąć infrastrukturę i koszty, które siedzi w ich działalności podczas przechodzenia do pełnego rozwiązania w chmurze. W tym przypadku, jedną z lepiej zintegrowanych opcji jest SAP Employee Central Payroll Solution. Jest to rozwiązanie hostowane, które SAP dostarcza w modelu subskrypcyjnym.

W przypadku Employee Central Payroll jest to traktowane jako nowe wdrożenie. Zaletą tego podejścia jest to, że wielu klientów przez lata tworzyło ręcznie intensywne praktyki, ma złożone procesy płacowe i w wielu przypadkach korzysta ze starych wersji rozwiązań SAP, ma możliwości infrastruktury, które zbliżają się do końca życia. Jest to okazja, aby ponownie przeanalizować całe ich wdrożenie i powtórzyć ten proces.

PRO:

Nadal można przenosić transporty ze starego systemu do nowego. Niestandardowa konfiguracja może być nadal migrowana do nowego rozwiązania, aby przyspieszyć wdrożenie, z kilkoma wyjątkami.

PRO:

Integracja jest znacznie ściślej kontrolowana. Rozwiązanie ECP nie wymaga od użytkownika konfiguracji SAP Cloud Integration, a zamiast tego wykorzystuje procesy integracyjne, które są wbudowane w system SAP ECP.

CON:

Niektóre funkcjonalności, takie jak Ocena czasu pracy i inne funkcjonalności typu Non-Payroll nie powinny być używane w ramach Centralnego Środowiska Płacowego Pracowników.

Kilku partnerów SAP oferuje również opcję multi tenanted tutaj (Oznacza to, że wielu klientów może korzystać z tego samego sprzętu w tym samym systemie SAP), który ma zalety środowiska SAP ECP, ale jest również związany z niektórych rozwiązań partnerskich, które pozwalają na szybsze wdrożenie z akceleratorów. To nadal wymaga wdrożenia (Podobnie jak w przypadku opcji Employee Central Payroll), ale pozwala na pewne oszczędności, jeśli można wykorzystać niektóre z predefiniowanych opcji, takich jak konfiguracja kraju.

Migracja do Employee Central i przeniesienie płac do rozwiązania hostowanego

Jeśli nie chcesz przebudować wiele procesów płacowych, ale chciałbyś wycofać swój sprzęt i infrastrukturę, inną opcją może być użycie Hosted Payroll Service Solution. Jest to opcja, jeśli celem jest, aby przenieść całą infrastrukturę z obecnego środowiska, i zasadniczo zachować swój system płac, jak to jest obecnie.

Nie słyszałem od żadnych klientów, którzy mogli podjąć to, ale ta opcja jest omówiona bardziej szczegółowo w różnych blogach. Jeden, który kwestionuje tę opcję dla średnich i dużych przedsiębiorstw jest w następujący sposób. Jarret Pazahanick wyjaśnia, dlaczego w swoim blogu.

Migracja do EC i przeniesienie listy płac do strony trzeciej, takiej jak ADP, NGA.

Jeśli celem jest całkowita transformacja procesów biznesowych, kolejną opcją może być przejście na usługę Managed Service Payroll (nadal wykorzystującą SAP Payroll jako silnik do dostarczania płac). Podczas gdy ta opcja jest również reimplementacją listy płac, można to zrobić z partnerem i przyjąć wiele z ich własnych predefiniowanych konfiguracji dla poszczególnych krajów, dla których prowadzisz listę płac.

Podczas gdy z jednej strony, opcja ta może być postrzegana jako podobna do przejścia do ECP Solution, to w rzeczywistości ma wiele więcej opcji, w tym tylko zapewnienie hostowanego rozwiązania płacowego aż do całkowitego outsourcingu płac do dostawcy.  

Nie podejmuj żadnych działań i kontynuuj korzystanie z obecnego systemu SAP HCM

POZOSTAĆ W SIEDZIBIE FIRMY

Ostatnią opcją jest rzeczywiście nic nie robić i po prostu śledzić ścieżkę migracji SAP zaoferuje swoim klientom. SAP podał teraz ścieżkę migracji (planowaną od 2023 roku), aby przejść do rozwiązania S4/HANA sidecar, co pozwoli na szybką migrację do podobnego środowiska SAP, zachować swoje rozwiązanie kadrowo-płacowe (z wyjątkiem rekrutacji i uczenia się).

Oczywiście w ciągu najbliższych 12 lat innowacje w chmurze będą znacznie większe niż istniejący system on-premise. Może się okazać, że jest on przestarzały, a to może ostatecznie wymusić przejście na Employee Central.

Podsumowując...

Nie wydaje się, że jest moment gromadzenia z coraz więcej klientów wprowadzających w planach migracji ich rdzeń HCM do Employee Central i innych modułów SuccessFactors. SAP koncentruje się na rozwoju w chmurze. Na szczęście ma to również przepływ na efekt z powrotem do rozwiązań On-Premise z aplikacji, takich jak Payroll Control Center jest dostępny do użytku w chmurze lub On-Premise.

Decyzja wraca teraz do potrzeb biznesowych. Rozważ to:

  • Czy chcesz ponownie wdrożyć swój SAP Payroll?
  • Jak dużą transformację biznesową chciałbyś przeprowadzić za jednym zamachem?
  • Czy chcesz nadal samodzielnie zarządzać listą płac?

Wybór należy do Ciebie i jesteś rozpieszczany możliwościami wyboru. Warto naprawdę rozważyć dostępne opcje, zamiast czekać na to, co nieuniknione.

W naszej następnej części tego bloga, będziemy mówić więcej o wdrożeniu i niektórych rozważań z naciskiem na listę płac.