Część druga: Uwagi dotyczące płac podczas wdrożenia centrali pracowniczej
Część druga: Uwagi dotyczące płac podczas wdrożenia centrali pracowniczej https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/SpinifexIT-Payroll-considerations-during-an-employee-central-implementation-1024x512.jpg 1024 512 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2019/03/SpinifexIT-Payroll-considerations-during-an-employee-central-implementation-1024x512.jpgPobierz naszą BEZPŁATNĄ listę kontrolnąz rozważaniami na temat płac podczas wdrażania centralnego systemu pracowniczego . Wypełnij poniższy formularz, aby otrzymać kopię.
CZĘŚĆ 2 TRZYCZĘŚCIOWEJ SERII BLOGÓW DARRENA SOUTERA
Witamy w drugiej części naszego trzyczęściowego cyklu blogów o podróży Payroll'a. W pierwszej części naszego bloga omówiliśmy niektóre z opcji, które masz przy wyborze rozwiązania płacowego. Dzisiaj, omówimy niektóre z rozważań podczas integracji Płac do nowego środowiska, które jest również podłączone do Employee Central.
Ponieważ moje tło nie jest koniecznie koncentruje się na wdrożeniach, mam zamiar skupić się na kilku kluczowych tematów, które mogą pojawić się w typowej realizacji i niektóre z kluczowych elementów do rozważenia. Wiele z tych pozycji pojawiają się podczas dyskusji, które często mam z istniejących klientów szukających bezstronnej porady.
Partner wdrożeniowy
Ponieważ większość klientów chciałaby zrobić to tylko raz, najlepiej polegać na doświadczeniu partnera wdrożeniowego, który może poprowadzić ich przez ten proces. Ponieważ może to być złożony proces z nie tylko wdrożenie Employee Central, ale jeden, który obejmuje migrację danych, integrację z powrotem do SAP (dla Payroll) i potencjalnie zmiana rozwiązania Payroll, warto zbadać konsekwencje takich opcji. W zależności od zakresu pracy, może być w porządku z partnerem, który pracuje tylko z Employee Central, ale jeśli są zmiany w Payroll, należy poważnie rozważyć posiadanie partnera, który również zna i wdrożył SAP Payroll.
Ważne jest również, aby sprawdzić, z którymi klientami partner pracował w poprzednich projektach i czy takie projekty zostały uznane za sukces! Uważam również, że warto jest sprawdzić referencje poszczególnych konsultantów, którzy będą pracować nad projektem, ponieważ ostatnią rzeczą, jakiej pragniesz, jest grupa niedoświadczonych konsultantów uczących się podczas realizacji Twojego projektu.
Plan projektu wdrożeniowego
Choć może się to wydawać oczywiste, należy upewnić się, że masz realistyczny plan dla projektu wdrożeniowego. Plan ten powinien obejmować prace wymagane do wykonania pełnego wdrożenia end-to-end i musi zawierać wiele zadań, które sprawdzają, że wszystkie formy płac związanych procesów i zadań nadal działać na go-live, aby ostatecznie zapewnić, że pracownicy są dokładnie wypłacane.
W związku z tym, jako wskazówka, upewnij się, że odpowiedni czas i wysiłek jest przeznaczony na dokładną migrację danych kadrowych i procesy walidacji. Powinien również istnieć przydział, aby upewnić się, że wykonywane są równoległe wielokrotne testowe przebiegi listy płac, przeprowadzane są kontrole plików bankowych oraz zaplanowane są zadania wsparcia go-live i post-go-live. Są to rodzaje zadań, które muszą być uwzględnione w zakresie projektu, aby pomóc w zapewnieniu bezproblemowej operacji płacowej.
Wdrożenie Employee Central z Payroll jest złożonym procesem, więc ponownie zalecamy sprawdzenie referencji od partnera, aby upewnić się, że mają oni wcześniejsze doświadczenie zarówno we wdrożeniach Employee Central, jak i Payroll.
Migracja danych do Employee Central
Podczas każdego wdrożenia Employee Central konieczne jest przeprowadzenie migracji danych podstawowych z obecnego systemu SAP On-Premise do Employee Central. Jest to typowe dla większości wdrożeń, które mają zakres konwersji danych.
Jednak w przypadku migracji z SAP HCM, na szczęście SAP zapewnia pewną pomoc w tym procesie. Jest to w formie raportów ABAP, które mogą być użyte do ekstrakcji danych. Podczas planowania wdrożenia/migracji ważne jest, aby zrozumieć, kto konkretnie jest odpowiedzialny za ekstrakcję danych, manipulację, migrację i walidację tych danych. Czy jest to odpowiedzialność partnera wdrożeniowego, czy jest to coś, co twój wewnętrzny zespół / klient będzie zrobić?
Etap ten może być bardziej złożony, jeśli zachodzi potrzeba ponownego mapowania istniejących danych i uwzględnienia infotypów/pól specyficznych dla klienta. Często wiąże się to z dodatkowymi pracami programistycznymi lub ekstrakcyjnymi, jak również ze znacznym nakładem czasu na ręczną manipulację i walidację danych po ich załadowaniu do Employee Central.
UWAGA:
Replikacja danych z powrotem do SAP HCM
Podczas wdrażania rozwiązania Employee Central z SAP Payroll należy określić, który system jest kluczowym systemem do wprowadzania danych głównych (na ogół jest to Employee Central). Ponieważ jednak rozwiązanie SAP Payroll wymaga pewnych danych, aby umożliwić przetwarzanie, należy mieć możliwość replikacji danych głównych do rozwiązania Payroll.
Istnieje tu kilka możliwości. SAP udostępnia rozwiązanie SAP Cloud Integration z akceleratorami przyspieszającymi konfigurację tego transferu danych. Istnieją również inne rozwiązania, takie jak Boomi. Dla klientów Employee Central Payroll (ECP), SAP zapewnia program replikacji punkt-punkt do przenoszenia tych danych do środowiska ECP.
Bez względu na to, jakie rozwiązanie można użyć, należy upewnić się, że jest to zawarte w zakresie i planie wdrożenia. Replikacja i testowanie tego powinno być również częścią procesu równoległego uruchomienia, ponieważ dane główne będą utrzymywane w Employee Central, a następnie replikowane w dół do środowiska płacowego.
Wreszcie, należy również rozważyć, które raporty ABAP i standardowe raporty związane z płacami będą nadal używane w systemie płacowym. Zalecam replikację wystarczającej ilości danych w dół do środowiska płacowego, aby umożliwić kontynuację wszystkich istotnych raportów, i oczywiście będziesz potrzebował wystarczającej ilości danych, aby uruchomić wszystkie obliczenia i procesy płacowe dokładnie, w tym przetwarzanie na koniec roku i walidację wyników na koniec roku.
Co zrobić z raportami i interfejsami ABAP?
Istnieje wielu klientów SAP HCM, którzy dostosowali raporty ABAP do specyficznych potrzeb firmy. W wielu przypadkach zostały one opracowane od podstaw w celu dopasowania do unikalnych wymagań raportowania lub raport SAP został skopiowany i zmodyfikowany w celu uzyskania dostępu do dodatkowych danych, aby raportować w odniesieniu do określonego zestawu wymagań raportowania HCM. Bez tych niestandardowych raportów ABAP, proces raportowania jest często wykonywany przez ręczną ekstrakcję danych do narzędzi takich jak MS Excel w celu utworzenia raportowania, które jest wymagane. Problem polega na tym, że jest to proces ręczny.
Na szczęście, w przypadku większości opcji (jeśli zachowujesz SAP Payroll), możesz zdecydować się na zabranie ABAP ze sobą. Niezależnie od tego, czy pozostajesz na miejscu, przechodzisz do ECP, przechodzisz do hostowanej opcji SAP Payroll, czy nawet przechodzisz do wielu usług outsourcingowych, nadal istnieją opcje wokół posiadania funkcjonalności ABAP. Może to oznaczać, że raporty będą działać bez modyfikacji, a w niektórych przypadkach mogą wymagać przeróbek, ponieważ dane mogą być przechowywane inaczej w systemie SAP lub mogą być teraz przechowywane w Employee Central.
UWAGA:
PRO TIP:
To niektóre z pytań, które zadaję klientom od 15 lat, kiedy pracuję z nimi w zakresie usprawniania i automatyzacji raportowania. Potrzeba niestandardowego raportowania jest często niezbędna w SAP Payroll, gdy zaczynasz patrzeć na usprawnienie raportowania i interfejsów, ale nie musi to być zrobione poprzez twardo zakodowany ABAP.
Ten ogólny proces jest powodem, dla którego widziałem wiele Zespołów Płacowych na przestrzeni lat, które spędzają prawie 50% swojego całkowitego czasu na tworzeniu raportów, ponieważ proces budowania raportów ABAP nie jest prosty i większość klientów ucieka się do robienia tych procesów ręcznie z wieloma ekstraktami z SAP HCM i Płac i do narzędzi takich jak MS Excel do tworzenia takich raportów.
Przez lata zaobserwowałem, że zakres raportów, które zostały zidentyfikowane i dostarczone w trakcie realizacji kończy się być podzbiorem w porównaniu do, powiedzmy, 12 miesięcy po go-live. Często klienci będą mieli 20-30 raportów początkowo na go-live i będzie podwoiła się w ciągu 6 miesięcy później. Niektórzy klienci osiągnęli nawet 200+ raportów po 12 miesiącach.
Na szczęście, SpinifexIT's Easy Reporter jest tutaj doskonałą alternatywą. Jest to rozwiązanie, które mieści się w systemie SAP i jest dostarczane z wieloma wstępnie dostarczonymi raportami i zapewnia elastyczność, aby móc tworzyć procesy raportowania specyficzne dla klienta bez potrzeby korzystania z zasobów technicznych. Zespół HCM/Payroll może korzystać z tego rozwiązania do tworzenia raportów, interfejsów i wyciągów zgodnie z ich potrzebami bezpośrednio w środowisku produkcyjnym. Easy Reporter może być faktycznie stosowany we wszystkich opcjach płacowych, które zostały zidentyfikowane w pierwszym blogu.
Wreszcie, jeśli zdecydujesz, że nadal potrzebujesz istniejących raportów lub interfejsów, powinieneś sprawdzić, czy dane są w pełni dostępne w tym samym systemie. Dobrym przykładem, z jakim spotkałem się w przypadku kilku klientów, jest fakt, że mogą oni zdecydować się nie replikować Struktur organizacyjnych z Employee Central. Oznacza to, że raporty, które wyświetlają tego typu informacje, mogą nie być już istotne.
Dokumenty - Smart Forms, HR Forms, Adobe Forms
W podobny sposób jak w przypadku decyzji o raportowaniu, wielu klientów stworzyło również niestandardową funkcjonalność do tworzenia formularzy i listów, aby w łatwy sposób dystrybuować informacje do pracowników, kierownictwa i stron zewnętrznych. Często odbywa się to za pomocą niestandardowych programów i funkcji SAP, takich jak Smartforms, HR Forms lub AdobeForms.
W wielu przypadkach obejmuje to takie formy jak
- Listy przeglądu wynagrodzeń
- Zestawienia nagród ogółem
- Umowy o pracę
- Pakiety powitalne dla pracowników
- Lokalne formy legislacyjne
Jednym z wyzwań jest to, że dane do tych dokumentów mogą wymagać dostępu zarówno z systemu SAP Payroll, jak i środowiska Employee Central. W większości przypadków dokumenty te muszą być odtwarzane i udostępniane z poziomu środowiska Employee Central.
Na szczęście SAP ma możliwość tworzenia dokumentów niestandardowych. Mogą one zostać utworzone przez administratora w danym środowisku za pomocą funkcji Employee Central Document Generation. Pozwala to na tworzenie dokumentów tekstowych z danymi pól pobranymi dla pracownika z pól Employee Central.
PRO TIP:
Często niestandardowe dokumenty kadrowe mogą być skomplikowane i w przypadku takich dokumentów może być wymagana opcja alternatywna. Jeśli tak jest w tym przypadku, SpinifexIT oferuje zintegrowane rozwiązanie rozszerzające do Employee Central, znane jako Strato. Strato pozwala kontrolować pełne formatowanie dokumentu z możliwością wstawiania grafiki, logotypów, formatowania tekstu w celu powielenia wymagań klienta. Ponadto, poprzez Strato, można osadzać sekcje w dokumencie w oparciu o logikę warunkową. Decyzje takie jak kod firmy pracownika, typ zatrudnienia, płeć itp. mogą być zawarte w dokumencie, aby umożliwić łatwe tworzenie dowolnego dokumentu, który jest wymagany. Całkowite zestawienia nagród i umowy pracownicze to dwa przykłady złożonych dokumentów, które widzieliśmy w naszej bazie klientów.
Funkcjonalność niestandardowa
Wielu klientów wbudowało w swój system SAP niestandardowe funkcjonalności. W większości przypadków jest to okazja, aby przejrzeć i usunąć wiele z tej funkcjonalności w ramach nowego wdrożenia. W nowym świecie chmury, podczas gdy niestandardowa funkcjonalność może być tworzona, jest ona tworzona w ramach Employee Central i może być ograniczona do prostszych ekranów poprzez funkcjonalność SuccessFactors MetaData Framework (MDF). Bardziej złożona funkcjonalność może być tworzona poprzez SAP Cloud Platform. Warto byłoby poszukać sposobów na osiągnięcie tego, czego potrzebujesz w ramach standardowego systemu, ale jeśli nie jest to możliwe, najlepiej byłoby poszukać konkretnego dostawcy, który zapewnia to, czego chcesz. Sugeruje się, że jeśli te opcje nie zapewniają tego, czego potrzebujesz, wtedy niestandardowa funkcjonalność byłaby opcją.
Uwagi dotyczące SAP HCM
Ponieważ jest to często dobry moment na rozważenie innych zmian, może warto nieco głębiej zastanowić się, do czego wykorzystywane jest obecne rozwiązanie On-Premise. Wielu klientów używa Oceny Czasu Pracy do dwóch kluczowych celów. Pierwszym z nich jest interpretacja danych wejściowych czasu pracy (takich jak obecności) i określenie danych wyjściowych (Wagetypes) w oparciu o reguły biznesowe, takie jak kiedy pracownik powinien otrzymać wyższe płatności (nadgodziny), lub kiedy pracownik może otrzymać dodatek na posiłki. To może być dobry czas, aby przejrzeć ten proces (w tym, jak uzyskać te czasy w systemie) i spojrzeć na rozwiązanie czasu i rejestracji. Nie jest wskazane, aby klienci, którzy migrują do Employee Central Payroll, korzystali ze standardowego rozwiązania do oceny czasu pracy.
Być może masz już system czasu pracy i obecności, ale nawet jeśli tak, należy potwierdzić z partnerem wdrożeniowym, czy jest to zintegrowane z Employee Central i / lub część nowego rozwiązania płacowego.
Kolejnym obszarem są limity urlopowe. Employee Central posiada moduł Time Off, który może zastąpić istniejącą funkcjonalność SAP Leave Quotas. Należy upewnić się i zatwierdzić, że moduł ten obejmuje zasady i wymagania biznesowe oraz czy jest on uważany za część zakresu wdrożenia.
Wreszcie, jeśli masz już portal Samoobsługi Pracownika lub Samoobsługi Menedżera, należy sprawdzić, które funkcje są nadal wymagane i czy są one powielane w ramach Employee Central. Często wiele raportów jest wykonywanych przez menedżera i należy przeprowadzić proces walidacji, aby sprawdzić, które raporty muszą pozostać i być nadal dostępne. Jeśli organizacja może nie mieć już siedziby w SAP, należy zastanowić się, jak te raporty będą działać po migracji do Employee Central.
Biegi równoległe
Jako część wszystkich wdrożeń listy płac, istnieje potrzeba sprawdzenia, czy lista płac działa i oblicza się prawidłowo przed uruchomieniem na żywo na liście płac. Zazwyczaj polega to na porównaniu tych samych wyników z dotychczasowego systemu kadrowo-płacowego z nowym systemem. W większości przypadków wymaga to wielu przebiegów. Powodem wielu przebiegów jest to, że istnieje potrzeba sprawdzenia poprawności wyników przepływających z okresu rozliczeniowego do okresu rozliczeniowego.
Rzeczy, które należy wziąć pod uwagę to:
- Posiadanie co najmniej 2 równoległych przebiegów listy płac
- Preferowany jeden przebieg na koniec miesiąca
- Równoległy przebieg dla każdego obszaru listy płac (Miesięcznie, Co tydzień, Co dwa tygodnie)
- Walidacja wyników płacowych, w tym bieżącej płacy, podatków, potrąceń, nadgodzin, danych z całego roku, naliczania urlopów i księgowań finansowych.
Pro tip:
Ważne jest również, aby uruchomić je jako rzeczywiste scenariusze. Widziałem klientów, którzy wprowadzili tylko podstawowe dane dotyczące wynagrodzenia, ale nie uruchomili retrospektywnego przeliczania wynagrodzenia. Spowodowało to problemy po uruchomieniu systemu. O wiele prościej jest naprawić te problemy przed uruchomieniem, dlatego zalecam, aby równoległe uruchomienia były jak najbardziej zbliżone do rzeczywistych scenariuszy.
Należy upewnić się, że plan projektu przewiduje wystarczającą ilość czasu na wykonanie tych równoległych przebiegów, jak również daje czas na usunięcie wszelkich problemów. W tym okresie, jest to często trudny czas, ponieważ Państwa zespół płacowy będzie najprawdopodobniej odpowiedzialny za sprawdzenie większości wyników, a jednocześnie nadal będzie musiał wykonywać swoje codzienne obowiązki. Stąd, jeśli to możliwe, zapewnij dodatkowe zasoby na ten okres projektu.
Zmiany w procesie
Dzięki Employee Central zmianie ulegnie wiele procesów, które Twoja organizacja realizowała przez wiele lat. Oznacza to, że w organizacji dojdzie do wielu wewnętrznych zmian. Chociaż system taki jak Employee Central jest znacznie bardziej intuicyjny niż poprzednie rozwiązanie SAP, nadal będą pewne zmiany i należy przewidzieć czas na rzeczy, takie jak aktualizacja podręczników i procedur, utrzymanie pracowników, zmiana ról i komunikacji nowego procesu wśród wielu innych rzeczy.
Idź na żywo
Ważne jest, aby zaplanować czas uruchomienia systemu na żywo. Prawdopodobnie będzie potrzebny czas na migrację danych z istniejącego systemu produkcyjnego i przejście na nowe procesy. Wiele poprzednich wdrożeń SAP dostosowało to do początku roku finansowego (w zależności od regionu), dzięki czemu takie elementy jak raportowanie na koniec roku w nowym systemie mogą nie być tak krytyczne.
Należy upewnić się, że nie ma innych krytycznych projektów w tym samym czasie Go na żywo, i należy upewnić się, że kluczowy personel jest dostępny i nie jest na zaplanowanych wakacjach lub innych działań w tym czasie.
Powinien również istnieć plan wspierania nowego środowiska przez co najmniej pierwsze 4 tygodnie po uruchomieniu. To jest często, gdy wszelkie nieoczekiwane problemy mogą się pojawić i chcesz być w stanie wykorzystać doświadczenie swoich partnerów w tym okresie.
Wreszcie, powinieneś zacząć myśleć o post Go live i jak najlepiej to wesprzeć. Ponieważ SuccessFactors ma kwartalne wydania, ważne jest, aby przynajmniej zrozumieć, co jest w tych wydaniach i jaki to może mieć wpływ na Twój system i procesy. W większości przypadków nie powinno być żadnego wpływu, ale zawsze jest nowa funkcjonalność staje się dostępna, a Twój partner może doradzić Ci, co zalecałby wdrożyć.
Streszczenie
Wdrożenie Employee Central wraz z Payroll to duża inicjatywa, dlatego ważne jest jej zaplanowanie. Masz wiele wydatków związanych z zasobów wewnętrznych, konsultantów, partnerów, SAP, jak również innych stron trzecich. Nawet jeśli zdecydujesz się zostawić Payroll On-Premise i po prostu wdrożyć Employee Central, większość z tych pozycji powinny być nadal brane pod uwagę w zakresie, ponieważ nie będzie pewien wpływ.
Ważne jest, aby zrozumieć cały ten proces i skorzystać z doświadczeń innych klientów, którzy przeszli przez ten proces.
Aby pomóc dalej, powyższe informacje są podsumowane w liście kontrolnej, którą można wykorzystać podczas planowania migracji. Możesz użyć powyższego formularza, aby pobrać kopię dla siebie.
Jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś podzielić się swoimi doświadczeniami z wdrożenia, nie wahaj się skomentować mojego wpisu lub napisz do nas na adres [email protected]. Odpowiem na Twoje pytania i komentarze przy każdej nadarzającej się okazji.
