Por qué la eliminación del papel es buena para sus equipos de RRHH y nóminas
Por qué la eliminación del papel es buena para sus equipos de RRHH y nóminas https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2022/04/Why-going-paperless-is-good-for-your-HR-and-payroll-teams-banner-thumbnail.webp 1008 740 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2022/04/Why-going-paperless-is-good-for-your-HR-and-payroll-teams-banner-thumbnail.webpPasar a una configuración sin papel no es fácil, especialmente si su equipo ha estado acostumbrado a imprimir, firmar y almacenar documentos en carpetas. Sin embargo, hay muchas razones por las que la digitalización de los procesos y la eliminación del papel resultarán beneficiosas a largo plazo, especialmente para los equipos de RRHH y de nóminas.
1. Aumente su eficiencia
La generación de documentos y la preparación del papeleo relacionado con los RRHH y las nóminas es una parte clave de la empresa, pero la creación, el envío y la gestión manual de los documentos de los empleados y de las nóminas requieren mucho tiempo. Desde la creación de plantillas hasta asegurarse de que estos documentos no contengan errores y se envíen a tiempo a la persona adecuada, sus equipos de RRHH y nóminas dedican horas sólo a este proceso administrativo en lugar de ocuparse de otras tareas igualmente cruciales.
Al digitalizar sus procesos y prescindir del papel, no tendrá que crear constantemente documentos desde cero y correr el riesgo de enviar la información incorrecta o exponer sus datos sensibles de la nómina a destinatarios no deseados, lo que resulta costoso en muchos sentidos.
Las herramientas de generación de documentos, como Strato, tienen funciones de flujo de trabajo automatizado, plantillas personalizables y herramientas de gestión de archivos que pueden ayudar a aumentar la eficiencia y la productividad de un equipo.
Invertir en una solución de generación de documentos también significa poder utilizar otras funciones como la programación previa del envío de documentos y la recepción de notificaciones automáticas, el enrutamiento, con la posibilidad de aprobar y colocar firmas digitales, tener la capacidad de incluir múltiples traducciones (para equipos globales), y mucho más.
Strato amplía las capacidades de sus automatizaciones de flujo de trabajo de SAP SuccessFactors.
2. Garantizar el cumplimiento y la seguridad
Firmar documentos importantes y sensibles en papel puede acarrear muchos problemas, como la exposición accidental de datos, lo que podría suponer una violación de la confidencialidad. Optar por un proceso automatizado totalmente digitalizado, por ejemplo, significa que sólo los destinatarios previstos, como los empleados y sus responsables, pueden ver y firmar el documento.
Las funciones de automatización como las de Strato ofrecen una mayor seguridad al seguir los activadores de SAP SuccessFactors basados en los campos de datos de SAP SuccessFactors. Esto minimiza los riesgos de exposición al mantenerse dentro del sistema y requerir poca o ninguna intervención manual.
3. Contribuir al medio ambiente. No, de verdad.
Ser ecológico solía ser sólo una palabra de moda o un truco de relaciones públicas para que una empresa quedara bien. Hoy en día, los consumidores y las empresas se toman en serio el cambio climático y la sostenibilidad, y querrán asociarse con una organización que se preocupe por lo mismo.
La eliminación del papel y la digitalización es un buen paso para que tu organización reduzca su huella de carbono, ahorre recursos y demuestre que estás en esto a largo plazo.
En 2021, en concreto, la solución Strato de SpinifexIT para SAP SuccessFactors evitó la impresión de un total de 2 millones de hojas. Piense en lo mucho que su organización por sí sola puede marcar la diferencia.
4. Ahorrar considerablemente en costes y otros recursos
En uno de nuestros casos de éxito de clientes, una empresa minera se ahorró miles de euros en costes operativos anuales cuando implantó Strato para gestionar y automatizar sus documentos de contratación.
Por supuesto, el retorno de la inversión lleva tiempo, y la eliminación del papel y la digitalización pueden requerir cierta financiación inicial; sin embargo, el impacto en términos de eficiencia y mantenimiento operativo significa que también ahorrará dinero y recursos en otras áreas.
Y lo que es más importante, su equipo podrá gestionar los documentos de los empleados de forma más eficiente, cumplir la normativa y dedicar tiempo y recursos a otros aspectos cruciales de la empresa, lo que supone tiempo y dinero bien invertidos.
