Steigerung der Effizienz im Helpdesk um 80 %

Angetrieben von SpinifexITs Easy Help Desk® für SAP®

Stärken Sie Ihr Kompetenzzentrum mit der Helpdesk-Lösung von SpinifexIT

Die Mitarbeiter der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung haben täglich mit einer Vielzahl von Problemen zu tun, die von grundlegenden Fragen der Urlaubsverteilung bis hin zu speziellen Problemen im Zusammenhang mit der Vergütung reichen.

Komplexe Anfragen beziehen sich in der Regel auf Löhne und Sozialleistungen, da sie ein gewisses Maß an Vertraulichkeit und Genauigkeit erfordern. Werden diese Fragen nicht beantwortet, führt dies zur Demotivation der Mitarbeiter und setzt das Unternehmen dem Risiko von Prüfungen und der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften aus. Wenn mehrere Support-Mitarbeiter versuchen, eine komplexe Anfrage zu beantworten, kann dies zu unnötigen Verzögerungen und Frustration führen, sowohl beim Mitarbeiter als auch bei Ihren Support-Mitarbeitern.

Eine einzige Quelle für korrekte und aktualisierte Informationen auf einem einzigen Bildschirm zu haben, gilt als beste Praxis.

SpinifexITs Lösung für Mitarbeiteranfragen vereinfacht SAP HCM- und Payroll-Shared-Service-Prozesse, indem sie es den Nutzern ermöglicht, Anfragen schnell zu recherchieren und von einem einzigen Bildschirm innerhalb von SAP aus zu lösen. Selbst Nachwuchskräfte werden in die Lage versetzt, komplexe Anfragen sofort zu bearbeiten.

Wenn Sie die erste Ebene Ihres HR-/Lohnbuchhaltungs-Supportteams in die Lage versetzen, diese Art von Fragen innerhalb weniger Minuten zu beantworten, haben sie mehr Zeit und können sich auf die Lösung Ihrer schwierigsten Probleme konzentrieren.

80%

effizienter

100%

integriert in das SAP UI

100%

genau

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Vereinbaren Sie einen Telefontermin

SpinifexIT unterstützte ein weltweites Unternehmen, das den Menschen in den Mittelpunkt stellt, dabei, die Art und Weise zu verbessern, in der es seine HR- und Gehaltsabrechnungsdienste erbringt.

Helpdesk-Lösungen

Das 60-köpfige Team war in der Lage, schnell und einfach auf alle Mitarbeiteranfragen zu reagieren, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Mitarbeiterbescheinigungen, Gesamtvergütungen und mehr.

Zahlungsbegleitlisten

Automatisierte Jahresendabstimmungsberichte für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Steuer, die die Saison stress- und problemfrei machen

Reporting

Mit einfacher "Drag-and-Drop“-Funktionalität wurden aus verschiedenen Datenquellen über 100 komplexe Bereichte erstellt, so dass es keine kundensprezifische ABAP-Entwicklung mehr benötigt.

Dokumentenerstellung

Abschaffung der manuellen Dokumentenverteilung und einfacher Zugriff auf unternehmensweite Dokumente und Briefe durch Selbstbedienung

Easy Help Desk® kennenlernen

Zeitsparende Prozesse, die den Aufwand für Gehaltsabrechnung und HCM Shared Service Center um 80 Prozent reduzieren

Real-time Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Sehen Sie historische und aktuelle Informationen zu den Abrechnungsergebnissen in Real-time. Anstatt für Ihre Recherche mühselig durch SAP zu navigieren, stellt Easy Help Desk alle Ressourcen in einer intuitiven UI zur Verfügung, so dass auch weniger SAP erfahrene Mitarbeiter möglichst alle Fragen sofort beantworten können.

Secure, single view

Alle Informationen, die zur Lösung der Anfragen Ihrer Mitarbeiter erforderlich sind, werden in der SAP-Umgebung sicher aufbewahrt. Easy Help Desk ist zu 100 % in die SAP-Oberfläche integriert – das Verlassen von Bildschirmmasken und das Wechseln von Registerkarten gehören somit der Vergangenheit an.

Automatisierte, intelligente Analysen

Easy Help Desk reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach HCM- und Gehaltsabrechnungsanfragen von Mitarbeitern. Es hilft, automatisch SAP-Stammdatenänderungen und Ereignisse wie Rückwirkung zu erkennen, die sich auf die Gehaltsergebnisse auswirken, und zeigt Erklärungen für die Änderungen auf.

Zugriff auf Personalberichte und -dokumente

Easy Help Desk ermöglicht Ihrem Team den einfachen Zugriff auf die erforderlichen Informationen Ihrer Mitarbeiter (Gehaltsabrechnungen, COEs und Steuerdokumente) über einen einzigen Bildschirm. Dokumentanfragen können sofort an die Mitarbeiter gesendet werden.

Wie viele Support-Mitarbeiter sind erforderlich, um eine komplexe Gehaltsabrechnungsanfrage zu beantworten, und wie lange wird es dauern, bis sie diese Anfrage gelöst haben?

Eine Mitarbeiterin erkundigte sich bei ihrem HR Shared Services Team nach einer Unterbezahlung für zwei Lohnperioden. Da sie kein Büroangestellter ist, erhält sie die Kopie ihrer Gehaltsabrechnung von ihrem direkten Vorgesetzten per Post. Seitdem hat sie ihre Kopie verloren, erinnert sich aber deutlich an die Unstimmigkeiten.

Sie rief die Nummer des Servicecenters an und bat um Folgendes: 1) die Zusendung einer Kopie ihrer Gehaltsabrechnung, 2) die Klärung der Frage, warum und in welcher Höhe ihr Gehalt nicht stimmt, 3) die Klärung der Frage, ob sich die Unterzahlung noch auf ihr nächstes Gehalt auswirkt, und 4) die Klärung der Frage, ob sie so schnell wie möglich korrigiert und nachgezahlt werden kann.

Das „HR Shared Services“-Team

Erstens: Der erste HR-Support-Spezialist, der den Anruf entgegennahm, konnte ihre Anmeldedaten bestätigen und ihre Gehaltsabrechnung zur Post bringen, benötigte jedoch eine zusätzliche Berechtigung, um auf die Gehaltsdaten zuzugreifen, und da er nicht SAP-geschult ist, verfügt er weder über die erforderlichen Kenntnisse noch die Berechtigung, um ihre Frage zu beantworten. Die Mitarbeiterin wurde in die Warteschleife für den nächsthöheren Sachbearbeiter gesetzt.

Zweitens: Die Anfrage wurde an einen Helpdesk-Spezialisten weitergeleitet, der Zugang zu SAP hat. Während des Telefongesprächs überprüfte der Spezialist für Gehaltsabrechnung über 15 Minuten lang die Gehaltsabrechnung, den Inhalt und die historischen Daten des Mitarbeiters in SAP, da er mehrere SAP-Menüpfade durchlaufen musste. Da sie nicht unbedingt die Gehaltsabrechnung durchführen, baten sie den Mitarbeiter, in der Warteschleife zu bleiben, während sie die Leitung an einen Spezialisten für die Gehaltsabrechnung weiterleiteten.

Drittens: Der Lohnbuchhalter bestätigt die Identität der Mitarbeiterin und bittet sie, ihr Problem noch einmal zu schildern. Der Spezialist für Personalabrechnung loggt sich in SAP ein, um die Abrechnungsergebnisse des Mitarbeiters weitere 10 Minuten lang zu validieren, wobei er mehrere Menüs aufruft, bevor er das Problem bestätigt.

Sie weist die Mitarbeiterin auf die Art der Unterzahlung hin und rät ihr, ein Lohnabrechnungsticket einzureichen, um die Korrektur im nächsten Lohnzeitraum sicherzustellen. Die Fachkraft für Lohn- und Gehaltsabrechnung konnte eine Berechnung des nächsten Gehalts vorlegen, aber damit diese wirksam wird, muss die Mitarbeiterin eine formelle E-Mail mit der Bitte um eine korrekte Zahlung senden.

Das Shared-Service-Team benötigte drei Ressourcen und mehr als 45 Minuten seiner und der Zeit der anfragenden Mitarbeiterin, um das Problem zu verstehen, die Ursachen zu klären und eine Lösung zu finden.

Der Arbeitnehmer musste trotzdem etwas tun, auch wenn es gar nicht sein Fehler war.

Das Ergebnis? Vergeudete Arbeitsstunden, ein frustrierter Mitarbeiter und eine ungelöste Anfrage.

Der HR-Support-Spezialist unter Einsatz des Easy Helpdesk

Erstens: Die erste Personalsachbearbeiterin, die den Anruf entgegennahm, konnte die Anmeldedaten des Mitarbeiters bestätigen. Sie ruft Easy Help Desk von der SAP-Konsole aus auf und sieht auf einem einzigen Bildschirm die folgenden Informationen:

- Informationen über die Lohnabrechnung des Mitarbeiters und historische Daten
- Die vom Mitarbeiter gemeldeten Unstimmigkeiten
- die Möglichkeit, die Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters an seinen Vorgesetzten zu senden, der sie an sein Team weiterleiten kann
- Aktuelle Lohndaten, die anzeigen, dass die Unterzahlung noch unterwegs ist
- die Möglichkeit, die Unstimmigkeiten aufzuschlüsseln und die Gehaltsabrechnungsdaten des Mitarbeiters zu aktualisieren, um die Informationen zu korrigieren

Alles in einem Anruf zwischen dem Mitarbeiter und einer Shared Service-Ressource, in weniger als 8 Minuten. Die Ergebnisse sind eindeutig.

In diesem Szenario steigert der Einsatz der SpinifexIT-Lösung Easy Help Desk die Effizienz Ihrer gemeinsamen Dienste um 80%.

Die Helpdesk-Lösung von SpinifexIT ermöglicht Ihrem Support inder Personalabteilung folgendes:

Fragen der Mitarbeiter zur Gehaltsabrechnung schneller zu beantworten

Die Ursache von Abrechnungsabweichungen zu identifizieren

Die Ergebnisse und Daten von einer Bildschirmmaske aus zu überprüfen

Eine nahtlose Integration mit weiteren SpinifexIT Lösungen

Ermöglichen Sie es den Mitarbeitern der ersten Ebene, mehr Antworten zu Gehaltsabrechnung und HR zu geben.

Stärker qualifiziertes Personal Personal entlasten, damit diese sich auf die Lösung der schwierigsten Fälle konzentrieren

Eine wesentliche Steigerung der Effizienz und eine durchschnittliche Zeitersparnis von 80 % zu erzielen