Stärken Sie Ihr Kompetenzzentrum mit der Helpdesk-Lösung von SpinifexIT
Die Mitarbeiter in der Personal- und Lohnbuchhaltung befassen sich täglich mit einer Vielzahl von Themen, die von einfachen Fragen zur Urlaubsvergabe bis hin zu speziellen Problemen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung reichen.
Komplexe Anfragen beziehen sich in der Regel auf Vergütung und Sozialleistungen, da sie ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Genauigkeit erfordern. Werden diese nicht direkt geklärt, führt dies zu einer Demotivation der Mitarbeiter und setzt das Unternehmen dem Risiko von Prüfungen sowie der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften aus. Wenn mehrere Support-Mitarbeiter versuchen, eine komplexe Anfrage zu beantworten, kann dies zu unnötigen Verzögerungen und Frustration sowohl beim Mitarbeiter als auch bei Ihren Support-Mitarbeitern führen.
Es gilt als bewährte Vorgehensweise, korrekte und aktuelle Informationen aus einer Hand auf einem einzigen Bildschirm bereitzustellen.
Die Lösung von SpinifexIT für Mitarbeiteranfragen vereinfacht die Shared-Service-Prozesse in SAP HCM und der Personalabrechnung, indem sie es den Benutzern ermöglicht, Anfragen direkt in SAP auf einem einzigen Bildschirm schnell zu recherchieren und zu bearbeiten. Selbst neue Mitarbeiter sind damit in der Lage, komplexe Anfragen sofort zu bearbeiten.
Wenn Sie die Mitarbeiter der ersten Ebene Ihres HR-/Lohnbuchhaltungsteams in die Lage versetzen, solche Fragen innerhalb weniger Minuten zu beantworten, können diese mehr Zeit darauf verwenden, sich auf die Lösung Ihrer schwierigsten Herausforderungen zu konzentrieren.
Effizienter
Integriert in die SAP-Schnittstelle
Genauigkeit
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SpinifexIT hat einem weltweit tätigen, mitarbeiterorientierten Unternehmen dabei geholfen, die Erbringung seiner Personal- und Gehaltsabrechnungsdienstleistungen zu verbessern.
Lernen Sie Easy Help Desk® kennen
Zeitsparende Prozesse, die den Aufwand für das Shared Service Center in den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personalmanagement um 80 Prozent reduzieren
Wie viele Support-Mitarbeiter sind erforderlich, um eine komplexe Anfrage zur Gehaltsabrechnung zu beantworten, und wie lange werden sie dafür benötigen?
Eine Mitarbeiterin wandte sich wegen einer Unterzahlung in zwei Abrechnungsperioden an ihr HR-Shared-Services-Team. Da sie nicht im Büro arbeitet, erhält sie ihre Gehaltsabrechnung per Post von ihrem direkten Vorgesetzten. Sie hat ihre Kopie inzwischen verloren, erinnert sich aber noch genau an die Unstimmigkeiten.
Sie rief die Nummer des Servicezentrums an und bat um Folgendes: 1) eine Kopie ihrer Gehaltsabrechnung, die ihr zugesandt werden sollte, 2) eine Überprüfung, warum es eine Abweichung bei ihrem Gehalt gab und in welcher Höhe, 3) die Auskunft, ob sich die Unterzahlung noch auf ihr nächstes Gehalt auswirken würde, und 4) die Frage, ob dies so schnell wie möglich korrigiert und nachgezahlt werden könne.
Zunächst:Der erste HR-Supportmitarbeiter, der den Anruf entgegennahm, konnte ihre Personalien bestätigen und ihre Gehaltsabrechnung zum Versand vorbereiten. Da er jedoch für den Zugriff auf Gehaltsdaten eine zusätzliche Berechtigung benötigt und nicht in SAP geschult ist, verfügt er weder über die erforderlichen Kenntnisse noch über die Berechtigung, um ihre Frage zu beantworten. Die Mitarbeiterin wurde in die Warteschleife gelegt, bis ein Mitarbeiter der nächsten Ebene verfügbar war.
Zweitens:Die Anfrage wurde an einen Helpdesk-Mitarbeiter weitergeleitet, der über SAP-Zugriff verfügt. Während des Telefonats überprüfte der Mitarbeiter über 15 Minuten lang die Gehaltsabrechnung, den Inhalt und die historischen Daten des Mitarbeiters in SAP, da hierfür mehrere SAP-Menüpunkte durchlaufen werden mussten. Da dieser Mitarbeiter nicht unbedingt für die Gehaltsabrechnung zuständig ist, bat er den Mitarbeiter, kurz in der Leitung zu warten, während er den Anruf an einen Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung weiterleitete.
Drittens: DieLohnbuchhalterin überprüft noch einmal die Identität der Mitarbeiterin und bittet sie, ihr Anliegen noch einmal zu schildern. Die Lohnbuchhalterin meldet sich bei SAP an, um die Abrechnungsergebnisse der Mitarbeiterin weitere 10 Minuten lang zu überprüfen, wobei sie verschiedene Menüpunkte durchgeht, bevor sie das Problem bestätigt.
Sie klärte die Mitarbeiterin über die Ursache der Unterzahlung auf und riet ihr, einen Lohnantrag zu stellen, um sicherzustellen, dass der Fehler bei der nächsten Gehaltsabrechnung korrigiert wird. Die Lohnbuchhalterin konnte eine Berechnung des nächsten Gehalts vorlegen, doch damit diese wirksam wird, muss die Mitarbeiterin eine formelle E-Mail senden, in der sie die korrekte Auszahlung beantragt.
Das Shared-Services-Team benötigte drei Mitarbeiter und mehr als 45 Minuten seiner eigenen Zeit sowie der Zeit des Mitarbeiters, um das Problem zu erfassen, die Ursachen zu ermitteln und eine Lösung zu finden.
Der Mitarbeiter musste dennoch seinerseits etwas unternehmen, obwohl er gar nicht derjenige war, der den Fehler gemacht hatte.
Das Ergebnis? Verschwendete Arbeitszeit, ein frustrierter Mitarbeiter und eine ungelöste Anfrage.
HR-Support-Spezialist mit Easy Helpdesk
Erstens:Die erste HR-Support-Mitarbeiterin, die den Anruf entgegennahm, konnte die Anmeldedaten des Mitarbeiters überprüfen. Sie startet Easy Help Desk die SAP-Konsole und sieht auf einem einzigen Bildschirm die folgenden Informationen:
• Die Informationen auf der Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterin sowie historische Daten
• Die von der Mitarbeiterin gemeldeten Unstimmigkeiten
• Eine Option, die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterin an ihren Vorgesetzten zu senden, der diese dann an sein Team weiterleiten muss
• Aktuelle Gehaltsdaten, aus denen hervorgeht, dass die Nachzahlung noch aussteht
• Eine Option, die Unstimmigkeit genauer zu untersuchen und die Gehaltsdaten der Mitarbeiterin zu aktualisieren, um die Informationen zu korrigieren
Ein einziges Telefonat zwischen dem Mitarbeiter und einem Mitarbeiter des Shared Service, das weniger als 8 Minuten dauert.Die Ergebnisse sind eindeutig.
In diesem Szenario steigert der Einsatz Easy Help Desk von SpinifexIT die Effizienz Ihrer Shared Services um 80 %.