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Como Easy Clone as operações de processamento salarial.

Maior produtividade na gestão de salários através da automatização e simplificação dos processos.

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Sobre

Uma cadeia de grandes armazéns com presença na Austrália e na Nova Zelândia, que emprega cerca de 50 000 pessoas em centenas de lojas.

A empresa está focada na eficiência operacional e em volumes elevados de produção.

A implementação da Easy Clone pela SpinifexIT revolucionou a eficiência do processo de processamento salarial da empresa, automatizando e simplificando os processos para aumentar a produtividade.

O Desafio

Um dos principais desafios para a loja de departamentos é gerir eficazmente a folha de pagamentos de uma força de trabalho tão numerosa. Para melhorar a eficiência, a SAP SuccessFactors procurou formas de reduzir os custos de apoio à folha de pagamentos.

A empresa utiliza uma solução completa de gestão de salários da SuccessFactors, com o apoio da empresa de serviços tecnológicos DXC Technology, que se encarrega do processamento dos salários.

Além disso, os futuros requisitos de reporte do programa «Single Touch Payroll 2» do governo australiano exigiram dados atualizados para testar esta atualização da solução SAP.

Um dos principais problemas era a falta de dados de teste atualizados, o que tornava difícil e demorado testar novas funcionalidades e atualizações, bem como resolver problemas de produção.

Um funcionário comentou que gerir uma força de trabalho desta dimensão é uma tarefa assustadora e que a criação de dados de teste para o sistema de processamento salarial estava a consumir uma quantidade excessiva de tempo e recursos.

O processo manual era propenso a erros e demorado, e não havia acesso a dados atualizados. Os dados de teste existentes são removidos do sistema sempre que este é atualizado, o que levanta questões de privacidade.

 

Perceberam que, para atingir os seus objetivos de automatização, era necessária uma ferramenta facilmente acessível a todos os membros da equipa e capaz de:

  • Cópia simultânea dos dados dos funcionários do Payroll (ECP) e do Employee Central (EC)
  • Preservar a privacidade dos dados dos funcionários
  • & transferi-lo de um funcionário para milhares de funcionários em simultâneo

Escolher o certo 

Parceiro

Na qualidade de prestadora de serviços de processamento salarial, a DXC Technology já tinha adquirido uma licença Easy Reporter da SpinifexIT Easy Reporter uso interno. Esta ferramenta de relatórios em tempo real para o SAP HCM, poderosa e fácil de utilizar, é utilizada pela DXC para otimizar a maior parte das suas necessidades diárias de reconciliação e elaboração de relatórios.

Graças a esta relação já estabelecida e à experiência positiva da DXC Technology com Easy Reporter, a SpinifexIT foi a escolha natural como parceira com quem poderiam explorar possíveis soluções para os seus desafios.

A equipa demonstrou como Easy Clone duplica e anonimiza, Easy Clone e em poucos segundos, tanto os dados atuais como os históricos do SAP HCM e do SAP SuccessFactors Employee Central. As funcionalidades do software corresponderam à extensa lista de requisitos apresentada pelo cliente.

Em particular, destacaram a forma como Easy Clone às equipas de processamento salarial realizar com eficiência testes e atividades de resolução de problemas de forma segura, utilizando dados atualizados e sincronizados, ao mesmo tempo que cumprem as normas de privacidade de dados da sua organização.

Antes de fechar o negócio, as equipas decidiram realizar uma Prova de Conceito (PoC) para garantir que a solução proposta correspondesse exatamente às necessidades. Acordaram em critérios de sucesso claros para a PoC, que foi concluída com sucesso no prazo de 60 dias, incluindo a configuração do ambiente e o processo de clonagem, a formação das equipas e a criação dos dados de teste.

 

 

Implementação do Easy Clone

Após as reuniões de apresentação, as demonstrações e o exercício de prova de conceito, decidiram avançar com o SpinifexIT Easy Clone. A empresa adquiriu Easy Clone o Employee Central (versão Lite), incluindo duas cópias completas de cliente por ano e 3 000 cópias individuais por ano.

 

Os resultados

A implementação decorreu sem problemas, e tanto a loja de departamentos como a DXC estão muito satisfeitas com Easy Clone, que reduziu significativamente o tempo e o esforço necessários para criar dados de teste. Graças à nova capacidade de copiar seletivamente subconjuntos de dados sempre que necessário, podem agora testar exaustivamente todos os aspetos do seu processamento de salários.

Um membro da equipa manifestou a sua satisfação com a flexibilidade e a eficiência da equipa da SpinifexIT. Apreciou o facto de a equipa ter dedicado tempo a compreender plenamente as suas necessidades e ter ajudado a reduzir as despesas com o apoio à gestão de salários, simplificando o processo de criação de dados e, ao mesmo tempo, cumprindo os regulamentos legais em matéria de privacidade.

Para além de uma redução quantificável do tempo e de poupanças reais nos custos, agora podem encriptar os dados após uma cópia e até mesmo encriptar todos os dados do sistema após uma cópia completa do cliente, eliminando a necessidade de recorrer ao apoio técnico de cada vez. O sistema foi implementado antes do final do exercício financeiro, fornecendo dados atualizados para cumprir os requisitos obrigatórios do sistema «Single Touch Payroll».

Todo o processo, incluindo a demonstração de viabilidade (POC), a implementação completa, a formação dos clientes e a transferência de responsabilidades, demorou 14 dias. A experiência da SpinifexIT em soluções de RH e processamento salarial, aliada a um serviço ao cliente excecional, garantiu uma implementação sem complicações da Easy Clone para o cliente.

Esta solução transformadora permitiu-lhes simplificar os seus processos, reduzir custos e riscos e concentrar-se noutros aspetos essenciais das suas operações comerciais.

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