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Parte III B: Dicas adicionais para otimizar o seu processo de processamento salarial

Parte III B: Dicas adicionais para otimizar o seu processo de processamento salarial 150 150 SpinifexIT Marketing

Anteriormente, abordei algumas das áreas da gestão de salários que podem ser otimizadas, com a possibilidade de obter poupanças significativas. A secção anterior abordou vários itens, incluindo o Centro de Controlo de Folha de Pagamento e Relatórios no Sistema de Folha de Pagamento. O artigo de hoje continuará a destacar várias áreas-chave que observamos diariamente nas nossas conversas com os nossos clientes.

Para muitos clientes, o único meio de comunicação automatizada com os funcionários é através dos recibos de vencimento. No entanto, existem frequentemente muitos processos manuais que requerem dados do sistema de processamento salarial.

Em muitas organizações, algumas das seguintes áreas envolvem um processo bastante manual:

  • Revisões e aumentos salariais– Cartas ou documentos para indicar os dados salariais antigos e novos
  • Novas contratações e mudanças de cargo –Cartas para destacar os detalhes do novo cargo/função
  • Mudança de emprego/cargo –Elaboração de novos contratos de trabalho
  • Cartas de rescisão– Declaração de indemnizações por rescisão e saldos de férias
  • Cartas de remuneração total / remuneração– Documento que descreve todos os detalhes salariais, benefícios e condições de trabalho

Embora a SAP forneça documentos como recibos de vencimento para disponibilizar as informações relativas à folha de pagamentos dos funcionários, não há grande variedade de outros documentos. Isto deve-se ao facto de a apresentação final ser diferente para a maioria dos clientes e, muitas vezes, bastante específica.

Muitos destes pedidos pontuais são frequentemente realizados uma vez por ano. Na maioria dos casos, assemelham-se bastante à elaboração de relatórios, podendo envolver um processo bastante manual de extração e manipulação dos dados apenas para os reunir. Assim que os dados estiverem disponíveis, serão formatados num documento, carta ou formulário, muitas vezes através da função de mala direta.

Existem algumas formas pelas quais tenho visto os clientes a implementar estes processos. Entre elas, destacam-se:

  • SAP Smartforms / Formulários de RH– É possível criar um Smartform que, em conjunto com um relatório ABAP, permite gerar correspondência para o colaborador. Esta é frequentemente uma excelente forma de criar as cartas e os documentos de que a sua organização necessita. Embora não implique custos adicionais de hardware ou de licenças, a desvantagem é que requer um programador para a sua criação e que quaisquer alterações exigem trabalho de desenvolvimento adicional. 
  • Adobe Forms – Ésemelhante aoSmartforms e permite criar documentos personalizados para cada cliente. Tal como o Smartforms, é uma boa opção, mas tenha em conta que a sua criação requer um especialista e, neste caso, provavelmente implicará custos adicionais com licenças.
  • MailMerge – Muitosclientes utilizam a mala direta para criar cartas e outra correspondência. Os dados são frequentemente obtidos a partir de uma consulta ad hoc, de um relatório ou de um extrato do Excel. Esta é uma boa forma de criar um documento que se precisa de produzir com frequência. A desvantagem é que os dados e a correspondência têm, muitas vezes, de ser reunidos manualmente.
  • Manualmente –Cada um dosprocessos acima referidosapresenta diferentes níveis de automatização. O processo mais comum consiste simplesmente em atualizar manualmente modelos ou documentos do Word. Isto implica preencher manualmente os campos com dados do SAP. Trata-se do processo mais manual e mais suscetível a erros e, embora seja adequado para um número reduzido de cartas por ano, implica uma maior carga administrativa, pelo que deve ser evitado sempre que possível.

A correspondência com os funcionários pode ser uma área onde é possível otimizar os seus processos, uma vez que, muitas vezes, é necessário recorrer a um especialista para elaborar este tipo de relatório ou documento. As opções automatizadas, como o SmartForms ou o AdobeForms, continuarão a exigir recursos técnicos adicionais caso sejam necessárias alterações.

CONSIDERAÇÕES: Se assinalou alguma destas opções, talvez seja aconselhável rever os seus processos de produção de documentos.

SpinifexIT e Criação de Documentos

Ao longo dos anos, muitos dos nossos clientes têm precisado de fornecer informações complexas aos seus colaboradores, que têm de ser apresentadas de forma diferente de um relatório. Estas informações são frequentemente apresentadas sob a forma de um documento PDF, que pode incluir dados combinados com texto, gráficos, imagens, etc.

Através do Easy Documents da SpinifexIT Easy Documents e Strato , fornecemos aos clientes documentos como Declarações de Remuneração Total, Contratos de Trabalho, Declarações de Rendimentos, Declarações de Emprego e Cartas de Revisão Salarial.

Estes documentos podem ser acedidos através da nossa interface Web com um simples clique, em vez de se recorrer a métodos mais antigos, como a impressão e a distribuição de documentos.

Quer utilize uma solução no local ou na nuvem, irá ter atualizações no seu ambiente SAP. Alterações legislativas, novas versões do SAP, etc., serão implementadas ao longo do ano. Se mudou para o Employee Central e/ou o Employee Central Payroll, de repente as suas atualizações poderão ocorrer muito mais rapidamente do que no seu ambiente local anterior. 

Embora em muitas áreas seja possível simplesmente aceitar as atualizações, a recomendação é que, no que diz respeito à Folha de Pagamentos, é importante manter um processo de verificação dessas atualizações e melhorias. Especialmente porque os clientes podem ter regras personalizadas na Folha de Pagamentos, é importante verificar se tudo funciona corretamente com as novas funcionalidades.

Os aspetos a ter em conta são os seguintes:

  1. Como verificar se o sistema de processamento salarial funciona corretamente após a atualização para os pacotes de suporte mais recentes
  2. Verificação do fecho do exercício – É frequentemente necessário reconciliar os valores do fecho do exercício antes de concluir o processo de fecho do exercício. Este processo pode, muitas vezes, ser extenso e complexo.

Uma recomendação que tenho visto muitos clientes seguirem é a de estabelecer um processo para este tipo de atualizações. Um dos melhores processos que tenho visto muitos clientes adotarem é garantir que, num ambiente de TESTE, o processamento da folha de pagamentos funcione da mesma forma após uma atualização, tal como funcionava antes.

A melhor forma de o fazer é dispor de um processo para extrair todos os tipos de remuneração da folha de pagamentos e verificar se são exatamente os mesmos antes e depois da atualização. Embora se trate de um processo manual de extração e comparação em ferramentas como o Excel, é o melhor método que conheço para verificar se a folha de pagamentos continua a produzir os resultados corretos.NOTA:Este procedimento deve ser realizado com resultados idênticos ou próximos dos dados de produção.

Recomendamos que esteja ciente destes aspetos e que fale com o seu parceiro de implementação caso tenha alguma preocupação de que possa estar em risco em qualquer uma destas áreas.

CONSIDERAÇÕES: Se assinalou alguma destas opções, talvez seja aconselhável falar com o seu parceiro de implementação sobre como otimizar melhor este processo.

Ferramentas da SpinifexIT para otimizar os testes de atualização

Embora a maior parte do processo de verificação da folha de pagamentos possa ser realizada manualmente, há sempre formas mais eficazes de o fazer. Muitos dos nossos clientes utilizam o Easy Reporter da SpinifexIT para fazer comparações de dados antes e depois no seu sistema. 

Além disso, o Easy Clone permite-lhe copiar grupos de funcionários diretamente de um sistema de produção para um sistema de teste sem a necessidade de efetuar uma cópia completa do sistema. Este é frequentemente um processo muito útil que agiliza o teste destas atualizações, uma vez que pode selecionar um grupo de funcionários e ter sempre dados de produção 100% precisos no seu ambiente de teste (e até mesmo nos ambientes de desenvolvimento).

 

É bastante raro que um cliente implemente todas as funcionalidades de HCM de uma só vez, especialmente quando tem várias empresas, entidades e países envolvidos.

Por conseguinte, no âmbito da implementação e do suporte de um sistema existente, deve ter sempre em conta a necessidade de uma implementação contínua de novas funcionalidades. Embora isso não deva afetar o seu sistema atual, aqueles que já passaram por esta experiência sabem bem que, muitas vezes, a integração de novos países acarreta efeitos colaterais indesejados.

É apenas algo que deve ter em conta caso venha a implementar novos sistemas de processamento salarial ou novos países no futuro, especialmente ao tentar alterar a configuração e/ou as definições existentes para um novo país (o que também poderá afetar outros países, caso se utilizem funcionalidades comuns).

Quaisquer atualizações na configuração devem incluir um processo simplificado para verificar isso. É muito importante poder comparar os resultados da folha de pagamentos antes e depois, para garantir que a nova configuração não causa qualquer problema.

Decidi incluir uma secção sobre o processamento de fim de ano, apesar de este ser semelhante à elaboração de relatórios e à reconciliação. No entanto, uma vez que se trata de um processo que ocorre uma vez por ano e que é bastante complexo, falamos frequentemente com os clientes especificamente sobre este processo e sobre a forma como o gerem.

Embora o sistema de processamento salarial pague aos funcionários e o SAP também forneça todos os relatórios legais necessários no final do ano, a maioria dos clientes recorre a um processo manual para reconciliar e verificar se os valores do processamento salarial correspondem aos relatórios de fim de ano.

Como este é frequentemente um processo demorado, muitos clientes desenvolveram procedimentos complexos para verificar os seus valores de fim de ano, envolvendo muitas vezes várias extrações de dados, manipulações no Excel, etc. Na maioria dos casos que observei, isto implica frequentemente a execução de relatórios, como o «Wagetype Reporter», para extrair dados para uma ferramenta como o Excel e, em seguida, comparar esses valores com os valores reportados na solução de fim de ano. O objetivo é ter um processo para validar os pagamentos que efetuou à administração fiscal ao longo do ano.

Esta reconciliação também tem, muitas vezes, de ser realizada num prazo curto e é, geralmente, um processo diferente para cada país. A maioria dos clientes dispõe de algum tipo de processo, seja ele manual, um programa ABAP ou mesmo uma solução fornecida pela SAP. Independentemente da forma como efetua a reconciliação, recomendo vivamente que otimize este processo, uma vez que a maior parte dos relatórios de fim de ano se baseia na configuração e é frequente que algo passe despercebido e não seja comunicado à autoridade fiscal.

CONSIDERAÇÕES: Se assinalou alguma destas opções, talvez seja aconselhável falar com o seu parceiro de implementação sobre como otimizar melhor este processo.

SpinifexIT e o final do ano

O processo de encerramento do exercício tem sido, na verdade, uma das nossas principais áreas de poupança de tempo para os clientes desde o início e, atualmente, dispomos de um produto de encerramento do exercício otimizado paraa Austrália, os Estados Unidos e o Canadá.

 Estas soluções baseiam-se nos processos padrão da SAP e simplificam muitas das áreas em que, atualmente, podem existir inúmeras etapas manuais. Aspetos como a reconciliação, a elaboração de relatórios sobre os resultados de fim de ano, a divulgação de informações aos colaboradores e muitos outros estão incluídos nestas soluções.

Pode consultar as nossas soluções para Reconciliação de Folhas de Pagamento na Austrália e Reconciliação de Folhas de Pagamento dos EUA/Canadá clicando nestes links.

Muitas organizações não consideram que isto seja algo que devam otimizar, mas, em cada período de pagamento, surgem frequentemente muitas questões dirigidas à equipa de processamento salarial (ou a uma equipa específica de assistência) com dúvidas sobre o processamento salarial. Alguns exemplos podem ser

  • Por que é que o meu salário baixou?
  • O que é este pagamento retroativo?
  • O meu imposto está correto?
  • Como posso verificar se o meu saldo de férias está correto?

Muitas destas questões (e podem existir dezenas de variações) exigem tempo para serem investigadas, analisadas e comunicadas ao colaborador. Muitas vezes, dispor de relatórios ou cartas para responder a estas questões pode ser útil, mas isso nem sempre é tido em conta, uma vez que se trata frequentemente de pedidos pontuais.

Infelizmente, não existe uma resposta padrão fácil para muitos destes tipos de situações e, na maioria dos casos, tudo se resume a ter especialistas disponíveis para responder a estas questões ou para investigar os problemas. Sempre quepossível, sugiro analisar os pedidos mais comuns e procurar formas de simplificar a forma como lhes dá resposta. Seja através da utilização de relatórios SAP existentes para investigar, cartas em formatos predefinidos que possam ser preenchidas para ajudar a responder/explicar as questões, ou simplesmente procedimentos sobre como investigar alguns destes itens. Sem esta mentalidade de procurar melhorar a sua eficiência, isto será sempre um encargo adicional para a sua equipa.

CONSIDERAÇÕES – Se assinalou alguma das seguintes opções, poderá haver margem para melhorias no seu serviço de assistência e na resolução de questões

As áreas acima referidas são apenas algumas das que tenho abordado com os clientes ao longo de muitos anos e espero que lhe dêem algumas ideias sobre as áreas em que poderá concentrar-se para otimizar o seu dia-a-dia. 

Mesmo hoje em dia, em que temos clientes a transferir parte dos seus dados para a nuvem e, em muitos casos, a transferir a gestão de salários para a nuvem (Employee Central Payroll), verificamos que estes mesmos processos, que podem representar uma carga administrativa para a maioria dos clientes, podem ser simplificados.

A SAP tem feito bons progressos nesta simplificação com ferramentas como o Payroll Control Center, mas, além disso,a SpinifexITespecializou-se nesta área e oferece excelentes produtos e processos para simplificar ainda mais a sua gestão de salários.

Teremos todo o prazer em falar consigo sobre qualquer um dos processos acima referidos e sobre possíveis formas de os otimizar. Contacte-nos através do endereço [email protected] ou visite o nosso site para marcar uma chamada de apresentação.

Também pode responder a esta publicação e entrarei em contacto consigo o mais rapidamente possível.

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