Wzmocnij potencjał swojego centrum doskonałości dzięki rozwiązaniu Help Desk firmy SpinifexIT
Pracownicy działu kadr i płac na co dzień zajmują się szerokim spektrum spraw, od podstawowych kwestii dotyczących przyznawania urlopów po bardziej specjalistyczne problemy związane z wynagrodzeniami.
Złożone zapytania dotyczą zazwyczaj wynagrodzeń i świadczeń, ponieważ wymagają one zachowania poufności i dokładności. Brak bezpośredniej reakcji na takie zapytania prowadzi do spadku motywacji pracowników oraz naraża firmę na ryzyko kontroli i nieprzestrzeganie wymogów prawnych. Sytuacja, w której wielu pracowników działu obsługi próbuje odpowiedzieć na jedno złożone zapytanie, może powodować niepotrzebne opóźnienia i frustrację zarówno po stronie pracownika, jak i personelu obsługi.
Za najlepszą praktykę uważa się posiadanie jednego źródła rzetelnych i aktualnych informacji wyświetlanych na jednym ekranie.
Rozwiązanie firmy SpinifexIT przeznaczone do obsługi zapytań pracowników usprawnia procesy związane z systemem SAP HCM oraz wspólnymi usługami płacowymi, umożliwiając użytkownikom szybkie wyszukiwanie informacji i rozwiązywanie problemów z poziomu jednego ekranu w systemie SAP. Nawet mniej doświadczeni pracownicy będą w stanie natychmiastowo zajmować się złożonymi zapytaniami.
Umożliwienie pracownikom pierwszego szczebla zespołu ds. kadr i płac udzielanie odpowiedzi na tego typu pytania w ciągu kilku minut pozwala im poświęcić więcej czasu i skupić się na rozwiązywaniu najtrudniejszych wyzwań.
Bardziej wydajne
Zintegrowane z interfejsem SAP
Dokładność
Poproś o prezentację
Prośba o rozmowę wstępną
Dowiedz się więcej
Firma SpinifexIT pomogła międzynarodowej korporacji, dla której najważniejszy jest pracownik, usprawnić sposób świadczenia usług z zakresu kadr i płac.
Poznaj Easy Help Desk®
Procesy pozwalające zaoszczędzić czas, które ograniczają nakład pracy w centrum usług wspólnych ds. płac i zarządzania kapitałem ludzkim o 80 procent
Ilu pracowników obsługi potrzeba, aby odpowiedzieć na jedno skomplikowane zapytanie dotyczące listy płac, i ile czasu zajmie im jego rozwiązanie?
Pracownica zwróciła się do zespołu ds. wspólnych usług kadrowych z pytaniem o niedopłatę za dwa okresy rozliczeniowe. Ponieważ nie pracuje w biurze, kopię odcinka wypłaty otrzymuje pocztą od swojego bezpośredniego przełożonego. Od tamtej pory zgubiła tę kopię, ale doskonale pamięta te rozbieżności.
Zadzwoniła pod numer centrum obsługi i poprosiła o: 1) przesłanie jej kopii odcinka wypłaty, 2) sprawdzenie, dlaczego wystąpiła rozbieżność w wysokości wynagrodzenia i jaka jest jej kwota, 3) informację, czy niedopłata wpłynie na jej następną wypłatę, oraz 4) czy można to jak najszybciej skorygować i wypłacić zaległą kwotę.
Po pierwsze:Pierwszy specjalista ds. kadr, który odebrał połączenie, zdołał zweryfikować dane pracownicy i zlecić wysłanie jej odcinka wypłaty pocztą, jednakże potrzebuje on dodatkowego upoważnienia, aby uzyskać dostęp do szczegółów dotyczących wynagrodzenia, a ponieważ nie posiada przeszkolenia w zakresie systemu SAP, nie dysponuje ani odpowiednimi umiejętnościami, ani uprawnieniami, by udzielić odpowiedzi na jej pytanie. Pracownica została przełączona na kolejnego konsultanta.
Po drugie:Zapytanie zostało przekazane do pracownika pomocy technicznej posiadającego dostęp do systemu SAP. Podczas rozmowy telefonicznej pracownik pomocy technicznej przez ponad 15 minut sprawdzał w systemie SAP odcinek wypłaty pracownika, jego zawartość oraz dane historyczne, co wymagało przejścia przez kilka ścieżek menu. Ponieważ nie zajmuje się on bezpośrednio rozliczaniem wynagrodzeń, poprosił pracownika o poczekanie na linii, a następnie przekierował połączenie do specjalisty ds. płac.
Po trzecie: Specjalistads. płac ponownie weryfikuje tożsamość pracownicy i prosi ją o ponowne przedstawienie sprawy. Następnie przez kolejne 10 minut loguje się do systemu SAP, aby sprawdzić wyniki rozliczenia płacowego pracownicy, przeglądając różne podmenu, po czym potwierdza zgłoszony problem.
Poinformowała pracownicę o przyczynie niedopłaty i poradziła jej, aby złożyła zgłoszenie do działu płac, aby zapewnić skorygowanie wypłaty w następnym okresie rozliczeniowym. Specjalistka ds. płac była w stanie przedstawić wyliczenie wysokości następnej wypłaty, jednak aby zmiany te weszły w życie, pracownica musi wysłać oficjalną wiadomość e-mail z prośbą o prawidłową wypłatę.
Zespół ds. usług wspólnych potrzebował trzech osób oraz ponad 45 minut swojego czasu i czasu pracownika, aby zorientować się w sytuacji, zbadać jej przyczyny i zaproponować rozwiązanie.
Pracownik i tak musiał podjąć pewne działania ze swojej strony, mimo że to nie on popełnił błąd.
Efekt? Zmarnowany czas pracy, sfrustrowany pracownik i nierozwiązana sprawa.
Specjalista ds. wsparcia kadrowego korzystający z Easy Helpdesk
Po pierwsze:Pierwsza specjalistka ds. wsparcia kadrowego, która odebrała połączenie, zdołała zweryfikować dane pracownika. Uruchamia ona Easy Help Desk konsoli SAP i na jednym ekranie widzi następujące informacje:
• Informacje z odcinka wypłaty pracownika oraz dane historyczne
• Rozbieżności zgłoszone przez pracownika
• Opcja przesłania odcinka wypłaty pracownika do jego przełożonego, którego zadaniem jest przekazanie go zespołowi
• Aktualne dane dotyczące wynagrodzenia, z których wynika, że brakująca kwota jest w trakcie wypłaty
• Opcja szczegółowej analizy rozbieżności oraz aktualizacji danych płacowych pracownika w celu skorygowania informacji
Wszystko załatwiono podczas jednej rozmowy telefonicznej między pracownikiem a jednym pracownikiem działu usług wspólnych, w mniej niż 8 minut.Wyniki są jednoznaczne.
W opisanej sytuacji wdrożenie Easy Help Desk firmy SpinifexIT pozwala zwiększyć wydajność działu usług wspólnych o 80%.