Améliorer de 80 % l'efficacité du service d'assistance

Optimisé par Easy Help Desk® pour SAP® de SpinifexIT

Renforcez votre centre d'excellence avec la solution Help Desk de SpinifexIT

Le personnel de soutien des RH et de la paie traite quotidiennement une grande variété de questions, allant des simples questions d'attribution de congés aux problèmes spécialisés liés à la paie.

Les demandes complexes sont généralement liées aux salaires et aux avantages sociaux, car elles exigent un certain niveau de confidentialité et de précision. Le fait de ne pas y répondre entraîne directement la démotivation des employés et expose l'entreprise à des risques d'audit et de non-conformité aux exigences législatives. Le fait que plusieurs membres du personnel d'assistance tentent de répondre à une demande complexe peut entraîner des retards inutiles et de la frustration tant de la part de l'employé que de votre personnel d'assistance.

Disposer d'une source unique d'informations correctes et actualisées sur un seul écran est considéré comme une bonne pratique.

La solution de SpinifexIT pour les demandes des employés simplifie les processus de service partagé de SAP HCM et de la paie en permettant aux utilisateurs de rechercher et de résoudre rapidement les demandes à partir d'un seul écran dans SAP. Même les membres du personnel les moins expérimentés seront en mesure de traiter immédiatement les demandes complexes.

En permettant au premier niveau de votre équipe d'assistance RH/paie de répondre à ce type de questions en quelques minutes, vous leur permettez de consacrer plus de temps à la résolution de vos problèmes les plus difficiles.

80%

Plus efficace

100%

Intégré à l'interface SAP

100%

Précision

Demander une démo

Demande d'un Discovery Call

SpinifexIT a aidé une entreprise mondiale à améliorer la manière dont elle fournit ses services de RH et de paie.

Solutions Helpdesk

Permettre à son équipe de 60 personnes de répondre rapidement et facilement à toutes les demandes des employés, y compris les demandes de fiches de paie, les certificats d'employés, les déclarations de rémunération totale, etc.

Résumés des paiements

Rapports automatisés de réconciliation de fin d'année sur les salaires et les impôts, pour une saison sans stress ni tracas

Reporting

Nous avons renoncé au développement ABAP personnalisé et créé plus de 100 rapports complexes à partir de plusieurs sources de données en utilisant des fonctions de glisser-déposer faciles à utiliser.

Génération de documents

Élimination des processus manuels de distribution des documents et accès facile aux documents et lettres de l'entreprise par le biais du libre-service.

Présentation d'Easy Help Desk

Des processus permettant de gagner du temps et de réduire de 80 % les efforts du centre de services partagés pour la paie et la gestion des ressources humaines.

Informations sur la paie en temps réel

Consultez en temps réel les informations historiques et actuelles sur les résultats de paie. Plutôt que de naviguer dans SAP pour trouver des réponses, Easy Help Desk fournit toutes les ressources dans une interface intuitive, de sorte que même les non-initiés à SAP peuvent répondre aux questions d'emblée.

Une vue unique et sécurisée

Toutes les informations nécessaires pour répondre aux demandes de vos employés sont conservées en toute sécurité dans l'environnement SAP. Easy Help Desk est intégré à 100 % à l'interface SAP : quitter les écrans et changer d'onglet ne sont plus qu'un mauvais souvenir.

Analyse automatisée et intelligente

Easy Help Desk réduit le temps consacré à la recherche de requêtes relatives à la gestion des ressources humaines et à la paie des employés. Il permet d'identifier automatiquement les modifications des données de base SAP et les événements tels que la rétroactivité qui ont un impact sur les résultats de paie et de mettre en évidence les explications des modifications.

Accéder aux rapports et documents des employés

Easy Help Desk permet à votre équipe d'accéder facilement aux informations requises de vos employés (fiche de paie, COEs, et documents fiscaux) à partir d'un seul écran. Les demandes de documents peuvent être envoyées immédiatement aux employés.

Combien d'agents d'assistance sont nécessaires pour répondre à une demande complexe concernant la paie, et combien de temps leur faudra-t-il pour la résoudre ?

Une employée s'est adressée à son équipe des services partagés des RH au sujet d'un paiement insuffisant pour deux périodes de paie. Comme elle n'est pas employée de bureau, elle reçoit sa copie de fiche de paie de son supérieur direct par courrier. Elle a perdu sa copie depuis, mais se souvient parfaitement des écarts.

Elle a téléphoné au numéro du centre de service et a demandé ce qui suit : 1) qu'une copie de sa fiche de paie lui soit envoyée, 2) de vérifier la raison et le montant de l'écart de salaire, 3) de savoir si le sous-paiement affectera encore sa prochaine paie, et 4) s'il peut être rectifié et rétrocédé dans les plus brefs délais.

Équipe des services partagés RH

Premièrement : Le premier spécialiste de l'assistance RH qui a répondu à l'appel a été en mesure de confirmer ses informations d'identification et d'envoyer sa fiche de paie par la poste, mais il a besoin d'une autorisation supplémentaire pour accéder aux détails de la paie et, comme il n'est pas formé à SAP, il n'a ni les compétences ni l'autorisation pour répondre à sa question. L'employée a été mise en attente pour l'agent de niveau supérieur.

Deuxièmement : la demande a été transmise à un spécialiste du service d'assistance qui a accès à SAP. Pendant qu'il était au téléphone, le spécialiste de la paie a vérifié la fiche de paie, le contenu et les données historiques de l'employé dans SAP pendant plus de 15 minutes, car cela nécessitait de passer par plusieurs chemins de menu SAP. Comme il ne calcule pas nécessairement la paie, il demande à l'employé de rester en attente pendant qu'il transfère la ligne à un spécialiste de la paie.

Troisièmement, le spécialiste de la paie confirme à nouveau l'identité de l'employé et lui demande de relayer son problème une fois de plus. Le spécialiste de la paie se connecte à SAP pour valider les résultats de paie de l'employé pendant 10 minutes supplémentaires, en accédant à plusieurs menus, avant de confirmer le problème.

Elle a informé l'employée de la nature de son paiement insuffisant et lui a conseillé de remplir une fiche de paie afin d'assurer sa correction lors de la prochaine période de paie. Le spécialiste de la paie a pu lui fournir un calcul de sa prochaine paie, mais pour que cela prenne effet, l'employée doit envoyer un e-mail officiel demandant le paiement correct.

Il a fallu à l'équipe des services partagés trois ressources et plus de 45 minutes de leur temps et du temps de l'employé pour comprendre le problème, rechercher ses causes et fournir une solution.

L'employé a quand même dû faire quelque chose de son côté, même si ce n'était pas son erreur au départ.

Le résultat ? Des heures de travail perdues, un employé frustré et une demande de renseignements non résolue.

Spécialiste de l'assistance RH utilisant Easy Helpdesk

Premièrement : La première spécialiste du support RH qui a répondu à l'appel a pu confirmer les informations d'identification de l'employé. Elle lance Easy Help Desk à partir de la console SAP, et sur un seul écran, elle voit les informations suivantes :

- Les informations de la fiche de paie de l'employé et les données historiques.
- Les écarts signalés par l'employé
- Une option permettant d'envoyer la fiche de paie de l'employé à son responsable, qui a pour tâche de l'envoyer à son équipe
- Les données relatives à la rémunération actuelle, qui indiquent que le paiement insuffisant est toujours en cours.
- une option permettant d'approfondir l'écart et de mettre à jour les données de paie de l'employé pour corriger l'information.

Tout cela en un seul appel entre l'employé et une ressource du service partagé, en moins de 8 minutes. Les résultats sont clairs.

Dans ce scénario rencontré, l'utilisation de la solution Easy Help Desk de SpinifexIT augmente l'efficacité de vos services partagés de 80%.

La solution de help desk SpinifexIT permet au personnel de soutien des RH et de la paie de :

Répondre plus rapidement aux questions des employés de la paie

Identifier la cause des écarts de paie

Examiner les résultats et les données à partir d'un seul écran

Obtenez une intégration étroite avec les solutions de SpinifexIT

Permettre au personnel d'assistance de premier niveau de fournir davantage de réponses sur la paie et les RH.

Libérer du personnel plus qualifié pour qu'il se concentre sur la résolution des problèmes les plus difficiles.

Augmentez considérablement l'efficacité et obtenez un gain de temps moyen de 80 %.