Renforcez votre centre d'excellence grâce à la solution d'assistance de SpinifexIT
Le personnel chargé des ressources humaines et de la paie traite quotidiennement une grande variété de questions, allant des simples demandes de congés aux problèmes spécifiques liés à la rémunération.
Les demandes complexes portent généralement sur les salaires et les avantages sociaux, car elles exigent un certain niveau de confidentialité et de précision. Ne pas y répondre directement entraîne une démotivation des employés et expose l'entreprise à des risques d'audit ainsi qu'à un non-respect des exigences légales. Le fait que plusieurs membres du personnel d'assistance tentent de répondre à une même demande complexe peut entraîner des retards inutiles et susciter de la frustration tant chez l'employé que chez votre personnel d'assistance.
Disposer d'une source unique d'informations exactes et à jour sur un seul écran est considéré comme une bonne pratique.
La solution de SpinifexIT dédiée aux demandes des employés simplifie les processus de SAP HCM et de gestion de la paie en mode de services partagés, en permettant aux utilisateurs de rechercher et de résoudre rapidement les demandes depuis un seul écran au sein de SAP. Même les collaborateurs les moins expérimentés seront en mesure de traiter immédiatement les demandes les plus complexes.
En donnant à votre équipe de soutien RH/paie de première ligne les moyens de répondre à ce type de questions en quelques minutes, vous leur permettez de consacrer davantage de temps et d'énergie à la résolution de vos défis les plus complexes.
Plus efficace
Intégré à l'interface SAP
Précision
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Demande d'entretien préliminaire
En savoir plus
SpinifexIT a aidé une entreprise internationale axée sur l'humain à améliorer la manière dont elle fournit ses services de ressources humaines et de gestion de la paie.
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Des processus permettant de gagner du temps et de réduire de 80 % la charge de travail du centre de services partagés dédié à la paie et à la gestion des ressources humaines
Combien de membres du personnel d'assistance faut-il pour répondre à une demande complexe concernant la paie, et combien de temps leur faudra-t-il pour y répondre ?
Une employée a interrogé son équipe des services RH partagés au sujet d'un sous-paiement sur deux périodes de paie. Comme elle ne travaille pas au bureau, son supérieur hiérarchique lui envoie sa copie de fiche de paie par courrier. Elle a depuis égaré cette copie, mais se souvient très bien des écarts constatés.
Elle a appelé le centre de service et a demandé : 1) qu'on lui envoie une copie de sa fiche de paie, 2) qu'on vérifie la raison de l'écart constaté sur son salaire et le montant concerné, 3) si ce manque à payer allait encore avoir une incidence sur son prochain salaire, et 4) s'il était possible de rectifier la situation et de lui verser le montant dû rétroactivement dès que possible.
Tout d'abord :le premier chargé du service des ressources humaines qui a pris l'appel a pu vérifier ses identifiants et lui envoyer sa fiche de paie par courrier ; cependant, il avait besoin d'une autorisation supplémentaire pour accéder aux détails de sa paie et, n'ayant pas suivi de formation sur SAP, il ne disposait ni des compétences ni de l'autorisation nécessaires pour répondre à sa question. L'employée a donc été mise en attente en attendant qu'un agent d'un niveau supérieur prenne le relais.
Deuxièmement :la demande a été transmise à un spécialiste du service d'assistance disposant d'un accès à SAP. Pendant la conversation téléphonique, le spécialiste de la paie a vérifié la fiche de paie de l'employé, son contenu et les données historiques dans SAP pendant plus de 15 minutes, car cela nécessitait de parcourir plusieurs chemins de menu dans SAP. Comme il ne s'occupe pas nécessairement du calcul de la paie, il a demandé à l'employé de patienter pendant qu'il transférait l'appel à un spécialiste de la paie.
Troisièmement : lespécialiste de la paie vérifie à nouveau l'identité de l'employée et lui demande de lui exposer une nouvelle fois son problème. Il se connecte à SAP pour vérifier les résultats de paie de l'employée pendant encore 10 minutes, en parcourant plusieurs menus, avant de confirmer le problème.
Elle a expliqué à l'employée la nature de la sous-rémunération et lui a conseillé de remplir un formulaire de paie afin de garantir la correction de cette erreur lors de la prochaine période de paie. La spécialiste de la paie a pu fournir un calcul de son prochain salaire, mais pour que cela prenne effet, l'employée doit envoyer un e-mail officiel demandant le paiement correct.
Il a fallu trois personnes de l'équipe des services partagés et plus de 45 minutes de leur temps et de celui de l'employé pour cerner le problème, en rechercher les causes et proposer une solution.
L'employé a tout de même dû intervenir de son côté, même si ce n'était pas de sa faute au départ.
Résultat ? Du temps de travail perdu, un employé frustré et une demande restée sans réponse.
Spécialiste du soutien RH utilisant Easy Helpdesk
Tout d'abord :la première spécialiste du support RH qui a pris l'appel a pu vérifier les identifiants de l'employé. Elle a lancé Easy Help Desk la console SAP et, sur un seul écran, elle a pu consulter les informations suivantes :
• Les informations figurant sur la fiche de paie de l'employée et l'historique des données
• Les écarts signalés par l'employée
• Une option permettant d'envoyer la fiche de paie de l'employée à son responsable, qui est chargé de la transmettre à son équipe
• Les données de paie actuelles, qui indiquent que le versement du montant manquant est toujours en cours
• Une option permettant d'examiner en détail l'écart et de mettre à jour les données de paie de l'employée afin de corriger les informations
Tout cela en un seul appel entre l'employé et un seul collaborateur du service partagé, en moins de 8 minutes.Les résultats sont clairs.
Dans ce cas de figure, l'utilisation Easy Help Desk de SpinifexIT permet d'augmenter de 80 % l'efficacité de vos services partagés.