Estudio de caso: Universidad Central de Michigan

El desafío

CMU experimentó un proceso complicado para cumplir los requisitos de informes de nóminas y conciliación.

Al igual que la mayoría de los departamentos de nóminas, el equipo de la CMU concilia y equilibra cuidadosamente los impuestos sobre las nóminas para cumplir la normativa federal, estatal y local, así como las normas de auditoría de la universidad.

Para cumplir los requisitos de información y conciliación de nóminas, CMU desarrolló muchos informes ABAP personalizados a lo largo de los años, incluido un proceso de distribución de gastos diseñado para dividir los salarios junto con el porcentaje adecuado de jubilación y prestaciones.

"Ese proceso era muy complicado y no nos permitía elaborar informes precisos desde SAP sin escribir programas ABAP personalizados", explica Kim Wagester, interventora adjunta de Servicios Financieros.

A medida que disminuían los recursos de desarrollo, el tiempo dedicado a tareas manuales, así como el esfuerzo necesario para desarrollar, probar y modificar el código de los informes personalizados, llevaron a CMU a buscar una forma más eficaz y menos costosa de elaborar informes y conciliar sus datos y resultados de nóminas e impuestos de SAP.

La solución

CMU recurrió a SpinifexIT para ayudar a sus usuarios a producir informes de nóminas e impuestos más rentables utilizando los últimos datos de nóminas de SAP.

La universidad implantó por primera vez Easy Reporter, que permitía a los usuarios crear y mantener informes que antes sólo eran posibles con un costoso desarrollo ABAP. Tras una breve formación impartida por el equipo de soluciones de SpinifexIT, los usuarios empezaron rápidamente a crear sus propios informes sobre RRHH, nóminas, gestión organizativa, gestión del tiempo, etc., sin necesidad de desarrollo ni asistencia técnica.

Además de Easy Reporter, CMU adquirió la solución Easy Balance de SpinifexIT para la conciliación de nóminas e impuestos. Easy BalanceLas herramientas e informes de nóminas integrados de SpinifexIT permiten a los usuarios de CMU detectar y analizar fácilmente diferencias y excepciones en los resultados de nóminas e impuestos que, de otro modo, causarían problemas o retrasos.

Los resultados

Antes de Easy Balance, el equipo de nóminas de CMU dedicaba bastante tiempo a supervisar manualmente los datos clave de nóminas e impuestos en busca de errores. Por ejemplo, el equipo controlaba las exenciones FICA, pero aún así tenía que corregir errores no descubiertos después de final de año, cuando los plazos se acercaban.

Easy BalanceLos informes preenviados de la empresa permitieron al equipo ser proactivo y detectar errores en la exención FICA y en otros datos fiscales clave de las nóminas a lo largo del año, lo que supuso un importante ahorro de tiempo y estrés a final de año.

CMU también ha podido utilizar Easy Balance para ayudar en el control de la FICA no cobrada a sus empleados. Este proceso solía ser muy engorroso y difícil de supervisar, pero los informes de fácil manejo de Easy Balancereducen la intervención manual al devolver únicamente resultados sobre errores y discrepancias. Ejecutar un informe para encontrar excepciones y desviaciones es ahora una tarea sencilla que puede realizarse en cualquier momento a lo largo del año, no sólo a final de año.

El equipo de CMU ha observado un impacto inmediato en sus procesos de conciliación de nóminas e impuestos que, en última instancia, se traducirá en una presentación de informes fiscales mucho menos complicada y estresante. A pesar de estos éxitos, Wagester admite que aún no han aprovechado todo el potencial de Easy Balance. "Prevemos encontrar muchas más ventajas de Easy Balance en el futuro", añade.

Testimonio

"Desde que implantamos Easy Balance, hemos podido encontrar más fácilmente discrepancias en los informes fiscales, como el desempleo, el FICA no cobrado y la retención federal cero. Estos informes ahorran horas de tiempo de conciliación con respecto a nuestro antiguo proceso."

- Kim Wagester
Interventora adjunta/Servicios financieros