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O blog SpinifexIT ajuda-o a otimizar o seu processo de processamento salarial

Parte III A: Simplifique o seu processo de processamento salarial

Parte III A: Simplifique o seu processo de processamento salarial 1024 512 SpinifexIT Marketing

Se me perguntassem se já vi alguma equipa de processamento salarial que não tenha margem para melhorias, teria de responder que não. Isso não quer dizer que não veja muitos processos totalmente inteligentes e eficientes, mas, no que diz respeito ao processamento salarial, há sempre novos desafios e mudanças,o que significa que se trata de um processo em constante evolução.

Este blogue irá abordar algumas das áreas de eficiência em que tenho visto os clientes otimizarem totalmente o seu processo de processamento salarial. Isto significa que conseguem fazer muito mais com os recursos existentes e concentrar-se em fornecer soluções de valor acrescentado, em vez de se limitarem apenas ao processamento salarial.

Tirará o máximo partido deste blogue se estiver a utilizar ou a planear implementar…

  • SAP Payroll On-Premise
  • Folha de Pagamento do Employee Central
  • Gestão de salários através de um prestador de serviços geridos (ADP, NGA)
  • Execução do SAP Payroll On-Premise com dados mestre no Employee Central

Nem sempre é claro, dentro de uma organização, o que é necessário para que os funcionários recebam o seu salário. Embora gostássemos de pensar que basta carregar num botão mágico no dia do pagamento, a realidade nunca é assim. Especialmente no mundo atual, as coisas tornam-se mais complexas e a gestão da folha de pagamentos é um desses aspetos.

A maioria das empresas gere a folha de pagamentos em vários países, com várias periodicidades de pagamento, empregados a tempo inteiro, a tempo parcial e temporários, sendo que muitos destes empregados têm acordos salariais individuais ou estão sujeitos a regras salariais complexas. Muitos clientes utilizam sistemas externos de controlo de assiduidade para alimentar a sua folha de pagamentos e, atualmente, muitos clientes dispõem de integração entre o Employee Central e a folha de pagamentos.

Ufa – só de pensar nisso já me sinto cansado.

Para processar uma folha de pagamentos, é frequentemente necessário dedicar vários dias à introdução de dados, a simulações de processamento e a validações antes do processamento efetivo, apenas para garantir que todos os cálculos estão corretos.

Então, assim que o pagamento for processado, está tudo resolvido…?

Sem sorte – É nesta altura que é necessário realizar outros processos. Tarefas como a distribuição de relatórios à direção, a elaboração de folhas de pagamento, a reconciliação da folha de pagamentos (muitas vezes questões locais, como impostos, pagamentos a fornecedores e outras tarefas, como o fecho do exercício), bem como interfaces com outros sistemas.

Para além destas tarefas, a equipa de processamento salarial recebe frequentemente pedidos de assistência dos funcionários relativos aos seus salários (salários baixos, salários elevados, requisitos de certificados/formulários, etc.). Em alguns dos clientes com quem trabalho, isto pode representar várias centenas a vários milhares de chamadas por mês. Em muitos casos, existe uma equipa especificamente dedicada a tratar destas questões salariais.

Por fim, há questões fundamentais ao longo do ano, tais como aumentos salariais, contratações/despedimentos (muitas vezes em massa) e o processamento de fim de ano. Além disso, ocorrem atualizações e alterações pontuais nos cálculos e/ou a integração de novas folhas de pagamento (como pode acontecer no caso de uma nova aquisição ou mesmo da fusão de várias soluções de processamento salarial).

A maioria de nós só vê o recibo de vencimento no final de cada semana ou mês, mas há muito trabalho por trás para que tudo corra bem. Agora sinto-me mesmo cansado só de pensar nas equipas de processamento salarial em todo o mundo!

Simplificar o que é complexo

Ao longo dos anos, ao visitar muitos clientes, um dos meus interesses tem sido ouvir os clientes falar sobre como realizam todas estas tarefas numa semana normal. Em muitos desses casos, há especialistas na maioria das organizações que simplesmente não tiram férias em determinadas alturas do ano, pois não conseguem delegar essas tarefas a mais ninguém.

Independentemente da área, sempre me interessei por formas de a tornar mais eficiente. Foi por isso que, há 15 anos, comecei a desenvolver soluções complementares para o SAP, das quais me orgulho de dizer que são utilizadas diariamente por centenas de empresas na maioria dos principais países do mundo. Estas soluções foram sempre concebidas a pensar diretamente no cliente e, ao longo dos anos, evoluíram para um conjunto abrangente de soluções.

Abordarei alguns destes aspetos a seguir, mas mesmo que não esteja interessado em ferramentas complementares, o que se segue irá dar-lhe uma ideia de algumas das áreas que poderá explorar para otimizar um departamento de processamento salarial, em alguns casos apenas com processos SAP padrão que talvez não esteja a utilizar atualmente.

Muito bem – Vamos começar por analisar algumas das áreas que precisam de ser melhoradas.

Mudar a mentalidade – Processamento da folha de pagamentos (Centro de Controlo da Folha de Pagamentos)

Um dos pontos principais que ouço quando falo com os clientes é a forma como se referem aoEmployee Central e como isto irá alterar a forma como os colaboradores interagem com o sistema de gestão de recursos humanos. A interface do utilizador é fantástica, pois oferece uma forma fácil de aceder aos dados, e os próprios colaboradores podem atualizar a maior parte dos dados.

A possibilidade de os funcionários visualizarem e atualizarem o sistema diretamente representa uma melhoria significativa na forma como interagem com o sistema.

No entanto, ao mesmo tempo, quando visito muitos desses clientes, do ponto de vista da gestão de salários, é muito comum que a equipa de gestão de salários continue a iniciar sessão no sistema SAP através das telas do SAPGUI e a processar os salários diretamente a partir daí. Outros clientes podem estar a utilizar o WebGUI ou o NetWeaver Business Client (NWBC).

No entanto, isso não está realmente a alterar a forma como a equipa de recursos humanos trabalha no dia-a-dia.

No entanto, há alguns aspetos positivos a ter em conta. Um deles é uma solução de processamento salarial mais recente que a SAP disponibiliza nas versões mais recentes, denominada«Payroll Control Center».

Esta ferramenta já existe há mais de três anos e, ao longo deste tempo, tive o privilégio de acompanhar a sua evolução, desde o conceito inicial de uma forma simplificada de verificar e analisar erros na folha de pagamentos até à capacidade de executar o próprio processo de processamento salarial. Ao longo deste mesmo período, a configuração e a implementação desta ferramenta foram simplificadas, e acredito que é agora uma solução da qual os clientes podem tirar grande proveito.

O Centro de Controlo da Folha de Pagamentospermite-lhe agora executar todo o processo de processamento salarial (incluindo a identificação e análise de erros na folha de pagamentos), tudo através de uma interface de utilizador intuitiva que pode ser acedida diretamente a partir do Employee Central.

Uma vantagem real disto é que a formação de um novo colaborador na equipa de processamento salarial pode ser muito mais curta, uma vez que existe um processo claramente definido e etapas mais simples para a execução do processamento salarial. Especialmente se tiver um processamento salarial complexo, com várias etapas e diferentes países ou áreas de processamento salarial, em que o Centro de Controlo de Processamento Salarial pode dar resposta a estas necessidades através de um processo definido.

Considero que o Centro de Controlo de Folhas de Pagamento é, atualmente, uma opção que a maioria dos clientes deveria ter em conta, caso estejam à procura de formas de otimizar alguns dos seus processos de gestão de salários.

SpinifexIT e Centro de Controlo de Folhas de Pagamento

A SAP disponibiliza uma solução padrão Solução de Implementação Rápida , o que significa que não é necessário configurar tudo do zero, mas isto ainda requer uma implementação e um nível considerável de conhecimentos técnicos, especialmente se pretender personalizar as verificações de validação.

Como alternativa à solução SAP padrão, a SpinifexIT desenvolveu a nossa própria solução pré-configurada, que tira partido do nosso Easy Reporter para uma implementação rápida (sem necessidade de conhecimentos técnicos) das verificações de validação da folha de pagamentos. Também incorporámos muitas funções adicionais à solução padrão do Payroll Control Center para otimizar o seu funcionamento e integração nos seus processos diários.Para mais informações sobre o complemento SpinifexIT Payroll Control Center, por favor clique aqui.

Simplificação dos relatórios e da reconciliação da folha de pagamentos

Quase todos os clientes que visito têm alguma carga de trabalho relacionada com a elaboração de relatórios internos. Esta necessidade tem vindo a aumentar constantemente a cada ano, uma vez que a maioria dos clientes pretende utilizar as informações do sistema de processamento salarial para tomar melhores decisões empresariais. Alguns exemplos de áreas em que a procura está a aumentar incluem

  • Maior necessidade de auditoria à folha de pagamentos, especialmente devido à maior complexidade dos funcionários
  • Necessidade de transmitir informações aos gestores para que possam gerir melhor os seus negócios
  • Criação de extratos em soluções de terceiros (os relatórios de deduções de fornecedores são um exemplo)
  • Reconciliação da folha de pagamentos

Relatórios padrão– O SAP já disponibiliza vários relatórios que atendem a muitas das suas necessidades mais comuns. É possível gerar relatórios sobre tipos de remuneração, saldos de férias, infotipos e muitas outras áreas. No entanto, quando os relatórios padrão não satisfazem totalmente as necessidades do cliente, é frequentemente necessário recorrer a outros métodos.Certifique-se de que a sua equipa verifica os relatórios padrão antes de considerar outras opções. Contacte o seu parceiro de implementação se a sua equipa não tiver a certeza de quais os relatórios disponíveis.

Consulta Ad Hoc –Muitos requisitos de relatórios, especialmente aqueles que envolvem dados mestre de funcionários, podem ser criados através da Consulta Ad Hoc. Esta ferramenta permite que a sua equipa crie os relatórios necessários sem ter de recorrer a processos manuais ou a desenvolvimento personalizado.Esta é uma excelente forma de criar quaisquer relatórios de que a sua equipa possa necessitar, sem grande esforço adicional.

Excel – A opçãomais comum e simples, mas que implica mais trabalho. O processo habitual consiste em executar vários relatórios SAP existentes e extrair os dados para ficheiros locais. Estes ficheiros podem depois ser carregados no Excel ou em ferramentas semelhantes para criar os relatórios ou analisar os dados conforme necessário.Por vezes, esta é a única forma rápida e fácil de produzir os relatórios de que necessita. Tenha em conta, no entanto, que isto pode implicar muito trabalho manual e sobrecarga para criar os relatórios, para além de ser suscetível a erros.

Relatórios personalizados –Embora possa ser um processo demorado, muitos dos nossos clientes recorrem ao desenvolvimento personalizado para obterem o que pretendem. Isto pode ser para obter dados que não estão disponíveis nos relatórios padrão, para criar as fórmulas necessárias ou simplesmente para apresentar o relatório num formato web apelativo.Esta é uma excelente forma de otimizar a sua gestão de relatórios, especialmente se, atualmente, a criação de um relatório envolva muitas etapas manuais.

Por último, embora grande parte das necessidades de relatórios se situe ao nível da empresa, é frequente haver muitos pedidos pontuais de informação ao longo do ano por parte de diferentes departamentos e gestores. Estes pedidos podem ser pontuais ou recorrentes, por exemplo, a cada período de pagamento ou mensalmente. Tudo isto pode representar uma carga de trabalho considerável para a equipa de processamento salarial.Muitas vezes, não há como contornar estes pedidos pontuais. Se possível, tente reutilizar alguns dos processos acima referidos, especialmente se esses pedidos pontuais começarem a tornar-se habituais.

SpinifexIT e Relatórios

Esta é uma área em que a SpinifexIT se especializou há mais de 15 anos. Relatórios e reconciliação de folhas de pagamento fazem parte das soluções de valor acrescentado essenciais que a SpinifexIT fornece.

O SpinifexIT existente Easy Reporter tem acesso à maioria dos dados de Payroll HCM e, nos últimos anos, tornou esses dados acessíveis através do menu Web Reporting . Isto permite a execução de relatórios diretamente a partir do Employee Central, o que, por sua vez, dá aos funcionários ou gestores acesso direto a algumas das principais informações de folha de pagamento.

É possível aceder a estes relatórios através da nossa interface Web com um simples clique, em vez de recorrer a métodos mais antigos, como o ABAP, ou à extração e manipulação de dados no Excel.

 Resumo

Este blogue apresentou uma visão geral de algumas das áreas que podem ser otimizadas no SAP HR e na Folha de Pagamentos. Existem muitas outras áreas que também podem ser otimizadas, e estas serão descritas na segunda parte deste blogue. Entre elas, incluem-se áreascomo

  • Correspondência com os funcionários

  • Otimização das atualizações do SAP

  • Lidar com alterações de configuração

  • Processos de fim de ano

  • Acesso do serviço de assistência aos dados para responder às questões dos funcionários

Mesmo hoje em dia, em que temos clientes a transferir parte dos seus dados para a nuvem e, em muitos casos, a transferir a gestão de salários para a nuvem (Employee Central Payroll), constatamos que ainda existem muitos processos manuais na equipa de gestão de salários que poderiam ser simplificados.

A SAP tem feito bons progressos nesta simplificação com ferramentas como o Payroll Control Center, mas, além disso, a SpinifexIT especializou-se nesta área e oferece excelentes produtos e processos para simplificar ainda mais a sua gestão de salários.

Teremos todo o prazer em falar consigo sobre qualquer um dos processos acima referidos e sobre possíveis formas de os otimizar.

 

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