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Considerações relativas à gestão de salários da SpinifexIT durante a implementação do Employee Central

Parte II: Considerações relativas à gestão de salários durante a implementação do Employee Central

Parte II: Considerações relativas à gestão de salários durante a implementação do Employee Central 1024 512 SpinifexIT Marketing

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PARTE 2 DE UMA SÉRIE DE TRÊS ARTIGOS DE BLOG DE DARREN SOUTER

Bem-vindo à segunda parte da nossa série de três artigos sobre a evolução do Payroll.Na primeira parte, abordámos algumas das opções disponíveis na hora de escolher uma solução de gestão de salários.Hoje, vamos abordar alguns aspetos a ter em conta ao integrar o Payroll num novo ambiente que também esteja ligado ao Employee Central.

Como a minha experiência não se centra necessariamente nas implementações, vou centrar-me em alguns temas-chave que podem surgir numa implementação típica e em alguns dos aspetos fundamentais a ter em conta. Muitos destes aspetos surgem nas conversas que tenho frequentemente com clientes atuais que procuram conselhos imparciais.

Parceiro de implementação

Como a maioria dos clientes provavelmente só desejará fazer isto uma vez, o melhor é recorrer à experiência de umParceiro de Implementaçãoque os possa orientar ao longo deste processo. Uma vez que este pode ser umprocesso complexo, que não envolve apenas a implementação do Employee Central, mas também a migração de dados, a integração com o SAP (para a folha de pagamentos) e, potencialmente, a alteração da solução de folha de pagamentos, vale a pena explorar as implicações dessas opções.  Dependendo do âmbito do seu trabalho, poderá ser suficiente um parceiro que trabalhe apenas com o Employee Central, mas se houver alterações na Folha de Pagamentos, deve considerar seriamente a possibilidade de ter um parceiro que também conheça e tenha implementado o SAP Payroll.

É igualmente importanteverificar com que clientes o parceiro já trabalhou emprojetos anteriores e se esses projetos foram considerados um sucesso! Considero também que vale a pena verificar as referências dos consultores que irão trabalhar no projeto, pois a última coisa que se deseja é um grupo de consultores inexperientes a aprender enquanto implementam o seu projeto. 

Plano de Implementação do Projeto

Embora isto possa parecer óbvio, certifique-se de que dispõe de um planorealistapara o projeto de implementação. Este plano deve incluir o trabalho necessário para realizar uma implementação completa de ponta a ponta e deve abranger muitas das tarefas que garantem que todos os processos e tarefas relacionados com a folha de pagamentos continuam a funcionar na data de entrada em funcionamento, de modo a assegurar, em última análise, que os funcionários recebem os seus salários com precisão.

Por isso, como recomendação,certifique-se de que é reservado tempo e esforço suficientes para a migração precisa dos dados de RH e para os processos de validação.Deve também ser prevista uma alocação de recursos para garantir a execução de várias simulações paralelas da folha de pagamentos, a realização de verificações dos ficheiros bancários e a programação das tarefas de apoio durante e após a entrada em funcionamento. Este é o tipo de tarefas que deve ser incluído no âmbito do projeto para ajudar a garantir um funcionamento harmonioso da folha de pagamentos.

A implementação do Employee Central com o Payroll é um processo complexo; por isso, recomendamos mais uma vez que verifique as referências do seu parceiro, para se certificar de que este possui experiência anterior na implementação tanto do Employee Central como do Payroll.

Migração de dados para o Employee Central

Durante qualquer implementação do Employee Central, será necessário migrar os dados mestre do seu atual sistema SAP On-Premise para o Employee Central. Isto é comum na maioria das implementações que incluem a conversão de dados.

No caso da migração do SAP HCM, felizmente a SAP disponibiliza alguma ajuda neste processo. Esta ajuda assume a forma de relatórios ABAP que podem ser utilizados para a extração dos dados. Ao planear uma implementação/migração,é importante compreender quem é, especificamente, o responsável pela extração, manipulação, migração e validação desses dados. Seráesta uma responsabilidade do Parceiro de Implementação, ou será algo que a sua equipa interna ou o cliente irá realizar?

Esta fase pode muitas vezes tornar-se mais complexa se for necessário remapear os dados existentes e adaptar-se a infotipos/campos específicos do cliente. Isto implica frequentemente trabalho adicional de desenvolvimento ou extração, bem como um tempo considerável para a manipulação manual e validação dos dados, uma vez carregados no Employee Central.

NOTA:

Replicação de dados de volta para o SAP HCM

Ao implementar o Employee Central com o SAP Payroll, é necessário determinar qual o sistema principal para a introdução de dados mestre (geralmente, este é o Employee Central). No entanto, uma vez que a solução SAP Payroll requer determinados dados para permitir o processamento, é necessário poder replicar os dados mestre para a solução SAP Payroll.

Existem algumas opções disponíveis. A SAP disponibiliza a solução SAP Cloud Integration, que inclui aceleradores para agilizar a configuração desta transferência de dados. Existem também outras soluções, como a Boomi. Para os clientes do Employee Central Payroll (ECP), a SAP disponibiliza um programa de replicação ponto a ponto para transferir estes dados para o ambiente ECP.  

Independentemente da solução que venha a utilizar, é necessário garantir que esta seja incluída no âmbito e no plano de implementação. A replicação e os testes relativos a esta solução também devem fazer parte do processo de execução paralela, uma vez que os dados mestre serão mantidos no Employee Central e, posteriormente, replicados para o ambiente de processamento salarial.

Por fim, deve também ter em conta quais os relatórios ABAP e relatórios padrão relacionados com a folha de pagamentos que continuarão a ser utilizados no sistema de processamento salarial. Recomendo que replique dados suficientes no Ambiente de Processamento Salarial para permitir que todos os relatórios relevantes continuem a ser gerados e, claro, precisará de dados suficientes para executar todos os cálculos e processos de processamento salarial com precisão, incluindo o processamento de fim de ano e a validação dos resultados de fim de ano.

O que fazer com os relatórios e interfaces ABAP

Existem muitos clientes do SAP HCM que personalizaram relatórios ABAP para responder a uma necessidade específica da empresa. Em muitos casos, estes foram desenvolvidos de raiz para satisfazer um requisito de relatório específico, ou então foi copiado e modificado um relatório SAP para aceder a dados adicionais, de modo a cumprir um determinado conjunto de requisitos de relatórios do HCM. Sem estes relatórios ABAP personalizados, o processo de elaboração de relatórios é frequentemente realizado através da extração manual de dados para ferramentas como o MS Excel, com o objetivo de criar os relatórios necessários.  O problema é que este é um processo manual.

Felizmente, na maioria das opções (se mantiver o SAP Payroll), pode optar por levar o seu ABAP consigo.  Quer opte por permanecer no ambiente local, mudar para o ECP, mudar para uma opção de SAP Payroll hospedada ou mesmo mudar para muitos dos serviços externalizados, continuam a existir opções para manter a funcionalidade ABAP. Isto pode significar que os relatórios funcionarão sem modificações ou, em alguns casos, poderão requerer ajustes, uma vez que os dados podem ser armazenados de forma diferente no SAP ou podem agora estar armazenados no Employee Central.

NOTA:

DICA DE PROFISSIONAL:

Estas são algumas das perguntas que tenho feito aos clientes nos últimos 15 anos, ao trabalhar com eles no que diz respeito à otimização e automatização da geração de relatórios. A necessidade de relatórios personalizados é frequentemente essencial no SAP Payroll quando se começa a pensar em otimizar a geração de relatórios e as interfaces, mas isso não tem de ser feito através de código ABAP estático.

É devido a este processo global que, ao longo dos anos, tenho visto muitas equipas de processamento salarial dedicaremquase 50 % do seu tempo total à elaboração de relatórios, uma vez que o processo de criação de relatórios ABAP não é simples e a maioria dos clientes recorre à execução manual destes processos, importando muitos dados do SAP HCM e do sistema de processamento salarial para ferramentas como o MS Excel, a fim de produzir esses relatórios.

Ao longo dos anos, tenho observado que o número de relatórios identificados e entregues durante a implementação acaba por ser apenas uma parte do total, em comparação com, digamos, 12 meses após a entrada em funcionamento. Muitas vezes, os clientes têm inicialmente entre 20 e 30 relatórios no momento da entrada em funcionamento, número que duplica no prazo de 6 meses. Alguns clientes chegaram mesmo a ultrapassar os 200 relatórios após 12 meses.

Felizmente, o Easy Reporter da SpinifexIT é uma alternativa perfeita neste caso. Trata-se de uma solução que se integra no seu sistema SAP, inclui muitos relatórios pré-definidos e oferece a flexibilidade necessária para criar processos de relatórios específicos para cada cliente, sem necessidade de recursos técnicos. A equipa de HCM/Folha de Pagamentos pode utilizar esta solução para criar os relatórios, interfaces e extratos de que necessita diretamente num ambiente de produção.Easy Reporter , de facto, ser utilizado em todas as opções de folha de pagamentos identificadas no primeiro blogue.

Por fim, se decidir que ainda necessita dos relatórios ou interfaces existentes, deveverificar se os dados estão totalmente disponíveis no mesmo sistema. Um bom exemplo que tenho observado em vários clientes é que estes podem optar por não replicar as estruturas organizacionais do Employee Central. Isso significa, então, que os relatórios que apresentam este tipo de informação podem deixar de ser relevantes.

Documentos – Formulários inteligentes, Formulários de RH, Formulários Adobe

À semelhança do que acontece com a decisão de elaboração de relatórios, muitos clientes também criaram funcionalidades personalizadas para gerar formulários e cartas, com o objetivo de divulgar facilmente informações aos colaboradores, à direção e a entidades externas. Isto é frequentemente feito através de programas personalizados e de funcionalidades do SAP, tais como Smartforms, HR Forms ou AdobeForms.

Em muitos casos, isso inclui formulários como

  • Cartas de revisão salarial
  • Relatórios de remuneração total
  • Contratos de trabalho
  • Pacotes de boas-vindas para os funcionários
  • Formulários legislativos locais

Um dos desafios é que os dados para estes documentos podem ter de provir tanto do sistema SAP Payroll como do ambiente Employee Central. Na maioria dos casos, estes documentos têm de ser reproduzidos e acedidos a partir do ambiente Employee Central.

Felizmente, o SAP permite criar documentos personalizados. Estes podem ser criados pelo seu administrador no seu ambiente através da funcionalidade «Employee Central Document Generation». Isto permite-lhe criar documentos de texto com dados de campos extraídos do Employee Central para o funcionário.

 

DICA DE PROFISSIONAL:

Muitas vezes, os documentos personalizados de RH podem ser complexos e, para esses documentos, pode ser necessária uma opção alternativa. Se for esse o caso, a SpinifexIT oferece uma solução de extensão integrada ao Employee Central, conhecida como Strato. O Strato permite-lhe controlar toda a formatação do documento, com a capacidade de inserir gráficos, logótipos e formatar o texto de acordo com os requisitos do cliente. Além disso, através do Strato, pode incorporar secções no documento com base em lógica condicional. Decisões como o Código da Empresa dos colaboradores, Tipo de Contrato, Género, etc., podem ser incluídas num documento para permitir que crie facilmente qualquer documento que seja necessário. Os Relatórios de Remuneração Total e os Contratos de Trabalho são dois exemplos de documentos complexos que temos observado na nossa base de clientes.

Funcionalidades personalizadas

Muitos clientes incorporaram funcionalidades personalizadas no seu sistema SAP. Na maioria dos casos, esta é uma oportunidade para rever e eliminar grande parte dessas funcionalidades no âmbito da nova implementação. No novo ambiente de nuvem, embora seja possível criar funcionalidades personalizadas, estas são criadas no Employee Central e podem ser limitadas a ecrãs mais simples através da funcionalidade SuccessFactors MetaData Framework (MDF).  As funcionalidades mais complexas podem ser criadas através da SAP Cloud Platform. Vale a pena procurar formas de concretizar o que pretende dentro do sistema padrão, mas, se isso não for possível, o melhor será procurar um fornecedor específico que ofereça o que pretende. Recomenda-se que, caso estas opções não satisfaçam as suas necessidades, a funcionalidade personalizada seja considerada como uma alternativa.

Considerações sobre o SAP HCM

Uma vez que este é frequentemente um bom momento para considerar outras alterações, talvez valha a pena analisar mais a fundo para que é que a sua solução local atual está a ser utilizada.Muitos clientes utilizam a Avaliação de Tempos para dois fins principais. O primeiro é interpretar osdados de tempo introduzidos(como presenças) edeterminar os resultados(tipos de salário) com base em regras de negócio, tais como quando um colaborador deve receber pagamentos mais elevados (horas extraordinárias) ou quando um colaborador pode receber um subsídio de refeição.  Este pode ser um bom momento para rever este processo (incluindo a forma como introduz estes tempos no sistema) e considerar uma solução de gestão de tempos e presenças.Nãoé aconselhável que os clientes que estão a migrar para o Employee Central Payroll utilizem a solução padrão de Avaliação de Tempos.

É possível que já disponha de um sistema de controlo de assiduidade, mas, mesmo que seja esse o caso, deve confirmar junto do seu parceiro de implementação se este está integrado com o Employee Central e/ou faz parte da nova solução de processamento salarial.

Outra área é adas quotas de férias. O Employee Central dispõe de um módulo de ausências que pode substituir a funcionalidade existente de quotas de férias do SAP. Deve certificar-se de que este módulo cumpre as suas regras e requisitos empresariais e verificar se está a ser considerado parte do âmbito da implementação.

Por último, se já dispõe de um portalde Autoatendimento para Colaboradoresoude Autoatendimento para Gestores, deve verificar quais as funcionalidades que continuam a ser necessárias e se estas se encontram duplicadas no Employee Central. Muitas vezes, vários relatórios são gerados pelo gestor, pelo que se deve realizar um processo de validação para verificar quais os relatórios que devem permanecer e estar disponíveis. Caso a sua organização venha a deixar de utilizar o SAP, deve ponderar como estes relatórios funcionarão após a migração para o Employee Central. 

Execuções paralelas

Como parte de todas as implementações do sistema de processamento salarial, é necessário verificar se o sistema está a funcionar e a efetuar os cálculos corretamente antes de entrar em produção. Isto envolve, geralmente, uma comparação dos resultados obtidos no sistema antigo de RH e processamento salarial com os do novo sistema. Na maioria dos casos, isto implica a realização de várias execuções. A razão para estas execuções múltiplas é a necessidade de validar a consistência dos resultados de um período de pagamento para o outro.

Entre os aspetos a ter em conta estão:

  • Ter pelo menos duas execuções paralelas do processamento de salários
  • De preferência, uma execução que abranja o final do mês
  • Execução paralela para cada área de processamento salarial (mensal, quinzenal, semanal)
  • Validação dos resultados da folha de pagamentos, incluindo remuneração atual, impostos, deduções, horas extraordinárias, valores acumulados no ano, acumulação de férias e lançamentos financeiros.

Dica de profissional:

É igualmente importante testar estes cenários em condições reais.  Já vi clientes que introduziram apenas os dados básicos de um pagamento, mas não acionaram os recálculos retrospetivos dos pagamentos. Isto causou problemas após a entrada em produção. É muito mais simples resolver estes problemas antes da entrada em produção, por isso recomendo que tente manter as suas execuções paralelas o mais próximas possível de cenários reais.

Deve certificar-se de que o plano do projeto prevê tempo suficiente para realizar estas execuções em paralelo, bem como tempo para resolver quaisquer problemas. Este período costuma ser bastante exigente, uma vez que a sua equipa de processamento salarial provavelmente será responsável por verificar a maioria dos resultados e, ao mesmo tempo, terá frequentemente de continuar a desempenhar as suas funções diárias. Por isso, se possível, disponibilize recursos adicionais para esta fase do projeto.

Alterações ao processo

Com o Employee Central, haverá uma série de processos que a sua organização tem vindo a realizar há muitos anos e que agora irão sofrer alterações.  Isto significa que haverá muitas mudanças internas na sua organização. Embora um sistema como o Employee Central seja muito mais intuitivo do que a solução SAP anterior, ainda haverá algumas mudanças e deve reservar tempo para tarefas como a atualização de manuais e procedimentos, a retenção de pessoal, a alteração de funções e a comunicação do novo processo, entre muitas outras coisas. 

Entrada em funcionamento

É importante planear o calendário da sua entrada em produção. É provável que seja necessário algum tempo para a migração de dados do seu sistema de produção atual e para a transição para os novos processos. Muitas implementações anteriores do SAP alinharam este processo com o início do exercício financeiro (dependendo da sua região), para que aspetos como os relatórios de fim de ano no novo sistema não fossem tão críticos.

Deve certificar-se de que não há outros projetos críticos a decorrer na mesma altura em que a plataforma entrar em funcionamento, e deve garantir que os colaboradores essenciais estão disponíveis e não se encontram de férias programadas ou envolvidos noutras atividades nessa altura.

Deve também existir umplano de apoio ao novo ambiente durante, pelo menos, as primeiras 4 semanas após a entrada em funcionamento. É frequentemente nesta fase que podem surgir problemas inesperados, pelo que é importante poder contar com a experiência dos seus parceiros durante este período.

Por fim, deve começar a pensar noperíodo pós-lançamentoe na melhor forma de dar apoio a essa fase. Uma vez que a SuccessFactors lança atualizações trimestrais, é importante, no mínimo, compreender o que essas atualizações incluem e que impacto podem ter no seu sistema e nos seus processos. Na maioria dos casos, não deverá haver qualquer impacto, mas há sempre novas funcionalidades a serem disponibilizadas, e o seu parceiro poderá aconselhá-lo sobre o que recomenda que implemente.

Resumo

A implementação do Employee Central em conjunto com o Payroll constitui uma iniciativa de grande envergadura, pelo que é importante planear cuidadosamente este processo. Existem muitas despesas associadas a recursos internos, consultores, parceiros, à SAP, bem como a outros fornecedores externos.Mesmo que decida manter o Payroll no local e implementar apenas o Employee Central, a maioria destes aspetos deve continuar a ser considerada no âmbito do projeto, uma vez que haverá algum impacto.

É importante compreender todo este processo e tirar partido das experiências de outros clientes que já passaram por ele. 

Para o ajudar ainda mais, as informações acima estão resumidas numalista de verificaçãoque poderá utilizar ao planear a sua migração. Pode utilizar o formulário acima para descarregar uma cópia para si. 

Se tiver alguma dúvida ou quiser partilhar algumas das suas experiências de implementação, não hesite em comentar esta publicação ou enviar-nos um e-mail para[email protected]. Responderei às suas perguntas e comentários assim que tiver oportunidade.

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