Studium przypadku: Central Michigan University

Wyzwanie

CMU doświadczyła skomplikowanego procesu spełniania wymogów dotyczących raportowania i uzgadniania listy płac.

Podobnie jak większość działów płac, zespół w CMU dokładnie bilansuje i uzgadnia podatki od wynagrodzeń, aby zachować zgodność z przepisami federalnymi, stanowymi i lokalnymi oraz standardami audytu uniwersyteckiego.

Aby spełnić wymagania dotyczące raportowania i uzgadniania listy płac, CMU przez lata opracowało wiele niestandardowych raportów ABAP, w tym proces dystrybucji wydatków zaprojektowany w celu podziału wynagrodzeń wraz z odpowiednim procentem emerytury i świadczeń.

"Ten proces był bardzo skomplikowany i nie pozwalał nam na dokładne raportowanie z SAP bez pisania niestandardowych programów ABAP" - powiedział Kim Wagester, asystent kontrolera ds. usług finansowych.

W miarę kurczenia się zasobów programistycznych, czas spędzony na zadaniach wykonywanych ręcznie, a także wysiłek wymagany do opracowania, przetestowania i zmodyfikowania niestandardowego kodu raportu skłoniły CMU do poszukiwania bardziej wydajnego i tańszego sposobu raportowania i uzgadniania danych i wyników płacowych i podatkowych SAP.

Rozwiązanie

CMU zwróciło się do SpinifexIT, aby pomóc swoim użytkownikom w tworzeniu bardziej opłacalnych raportów płacowych i podatkowych przy użyciu najnowszych danych SAP Payroll.

Uniwersytet najpierw wdrożył Easy Reporter, który umożliwił użytkownikom tworzenie i utrzymywanie raportów, które wcześniej były możliwe tylko przy kosztownym rozwoju ABAP. Po krótkim szkoleniu przeprowadzonym przez zespół ds. rozwiązań SpinifexIT, użytkownicy szybko zaczęli tworzyć własne raporty z zakresu HR, płac, zarządzania organizacją, zarządzania czasem i nie tylko, bez pomocy programistycznej lub technicznej.

Oprócz Easy Reporter, CMU nabyło rozwiązanie SpinifexIT Easy Balance do uzgadniania listy płac i podatków. Easy BalanceWbudowane raporty płacowe i narzędzia pozwalają użytkownikom CMU łatwo wykrywać i analizować różnice i wyjątki w wynikach płacowych i podatkowych, które w przeciwnym razie powodowałyby problemy lub opóźnienia.

Wyniki

Przed wprowadzeniem Easy Balance zespół ds. płac w CMU poświęcał sporo czasu na ręczne monitorowanie kluczowych danych płacowych i podatkowych pod kątem błędów. Na przykład, zespół monitorował zwolnienia FICA, a mimo to musiał poprawiać niewykryte błędy po zakończeniu roku, gdy zbliżały się terminy.

Easy BalanceWstępnie dostarczone raporty pozwoliły zespołowi być proaktywnym i wychwycić zwolnienia FICA i inne kluczowe błędy w danych podatkowych dotyczących wynagrodzeń w ciągu roku, oszczędzając znaczną ilość czasu i stresu na koniec roku.

CMU była również w stanie korzystać z Easy Balance , aby pomóc w monitorowaniu nieodebranych FICA od swoich pracowników. Proces ten był bardzo uciążliwy i trudny do monitorowania, ale przyjazne dla użytkownika raporty Easy Balanceograniczają ręczną interwencję, zwracając wyniki tylko w przypadku błędów i rozbieżności. Uruchomienie raportu w celu znalezienia wyjątków i rozbieżności jest teraz prostym zadaniem, które można wykonać w dowolnym momencie w ciągu roku, a nie tylko na koniec roku.

Zespół CMU zauważył natychmiastowy wpływ na procesy uzgadniania listy płac i podatków, co ostatecznie doprowadzi do znacznie mniej skomplikowanego i stresującego raportowania podatkowego. Pomimo tych sukcesów, Wagester przyznaje, że nie wykorzystali jeszcze w pełni potencjału Easy Balance. "Przewidujemy, że w przyszłości Easy Balance przyniesie jeszcze wiele innych korzyści" - dodała.

Testimonial

"Od czasu wdrożenia Easy Balance, jesteśmy w stanie łatwiej znaleźć rozbieżności w sprawozdawczości podatkowej, takie jak bezrobocie, nieodebrane FICA i zerowe federalne potrącenia u źródła. Raporty te pozwalają zaoszczędzić wiele godzin na uzgadnianiu danych w porównaniu ze starym procesem".

- Kim Wagester
Asystent kontrolera/usługi finansowe