Étude de cas : Université du Centre du Michigan

Le défi

CMU a dû faire face à un processus complexe pour se conformer aux exigences en matière de déclarations salariales et de rapprochement.

À l'instar de la plupart des services de paie, l'équipe de la CMU procède à un calcul minutieux et à un rapprochement des charges sociales afin de se conformer aux réglementations fédérales, étatiques et locales, ainsi qu'aux normes d'audit de l'université.

Afin de répondre aux exigences en matière de reporting et de rapprochement des salaires, la CMU a développé au fil des ans de nombreux rapports ABAP personnalisés, notamment un processus de répartition des charges destiné à ventiler les salaires ainsi que les pourcentages correspondants des cotisations de retraite et des avantages sociaux.

« Ce processus était très complexe et ne nous permettait pas d'obtenir des rapports précis à partir de SAP sans avoir à écrire des programmes ABAP sur mesure », a déclaré Kim Wagester, contrôleuse adjointe des services financiers.

Face à la diminution des ressources allouées au développement, le temps consacré aux tâches manuelles ainsi que les efforts nécessaires pour développer, tester et modifier le code des rapports personnalisés ont conduit la CMU à rechercher un moyen plus efficace et moins coûteux de générer des rapports et de rapprocher ses données et résultats SAP en matière de paie et de fiscalité.

La solution

La CMU a fait appel à SpinifexIT pour aider ses utilisateurs à produire des rapports de paie et fiscaux plus rentables à partir des dernières données de SAP Payroll.

L'université a d'abord mis en place Easy Reporter, qui a permis aux utilisateurs de créer et de gérer des rapports qui, auparavant, ne pouvaient être réalisés qu'au moyen d'un développement ABAP coûteux. Après une brève formation dispensée par l'équipe chargée des solutions de SpinifexIT, les utilisateurs ont rapidement commencé à créer leurs propres rapports dans les domaines des ressources humaines, de la paie, de la gestion organisationnelle, de la gestion du temps et bien d'autres encore, sans avoir besoin d'assistance technique ni de développement.

Outre Easy Reporter, CMU a acquis Easy Balance de SpinifexIT, destinée au rapprochement des données de paie et fiscales. Les rapports et outils de paie intégrés Easy Balancepermettent aux utilisateurs de CMU d'identifier et d'analyser facilement les écarts et les anomalies dans les résultats de paie et fiscaux qui, sans cela, pourraient entraîner des problèmes ou des retards.

Les résultats

Avant l'arrivée Easy Balance, l'équipe chargée de la paie à la CMU passait beaucoup de temps à vérifier manuellement les données clés relatives à la paie et à la fiscalité afin de détecter d'éventuelles erreurs. Par exemple, l'équipe vérifiait les exonérations FICA, mais devait tout de même corriger les erreurs non détectées après la fin de l'exercice, alors que les délais approchaient à grands pas.

Grâce aux rapports générés automatiquement Easy Balance, l'équipe a pu agir de manière proactive et détecter les erreurs relatives à l'exonération FICA ainsi que d'autres erreurs importantes concernant les charges sociales tout au long de l'année, ce qui a permis de gagner un temps considérable et d'éviter bien des tracas en fin d'année.

La CMU a également pu utiliser Easy Balance faciliter le suivi des cotisations FICA non perçues auprès de ses employés. Ce processus était auparavant très fastidieux et difficile à contrôler, mais les rapports conviviaux Easy Balanceréduisent les interventions manuelles en ne fournissant des résultats que sur les erreurs et les écarts. Générer un rapport pour identifier les exceptions et les écarts est désormais une tâche simple qui peut être effectuée à tout moment de l'année, et non plus uniquement en fin d'exercice.

L'équipe de CMU a constaté un impact immédiat sur ses processus de gestion de la paie et de rapprochement fiscal, ce qui permettra à terme de simplifier considérablement la déclaration fiscale et de réduire le stress lié à celle-ci. Malgré ces succès, Mme Wagester reconnaît qu'ils n'ont pas encore pleinement exploité le potentiel Easy Balance. « Nous pensons découvrir de nombreux autres avantages Easy Balance », a-t-elle ajouté.

Témoignage

« Depuis la mise en place Easy Balance, nous parvenons à repérer plus facilement les anomalies dans les déclarations fiscales, telles que les allocations chômage, les cotisations FICA non perçues et les retenues fédérales nulles. Ces rapports nous permettent de gagner des heures de travail en matière de rapprochement par rapport à notre ancienne méthode. »

– Kim Wagester
Contrôleuse adjointe / Services financiers