Étude de cas : Université centrale du Michigan

Le défi

La CMU a connu un processus compliqué pour répondre aux exigences en matière de rapports de paie et de réconciliation.

Comme la plupart des services de paie, l'équipe de la CMU équilibre et rapproche soigneusement les charges sociales afin de se conformer aux réglementations fédérales, nationales et locales ainsi qu'aux normes d'audit de l'université.

Pour répondre aux exigences en matière de rapports de paie et de réconciliation, CMU a développé de nombreux rapports ABAP personnalisés au fil des ans, y compris un processus de répartition des dépenses conçu pour diviser les salaires avec le pourcentage approprié de retraite et d'avantages sociaux.

"Ce processus était très compliqué et ne nous permettait pas d'obtenir des rapports précis à partir de SAP sans écrire des programmes ABAP personnalisés", a déclaré Kim Wagester, contrôleur adjoint pour les services financiers.

Avec la diminution des ressources de développement, le temps consacré aux tâches manuelles ainsi que les efforts requis pour développer, tester et modifier le code des rapports personnalisés ont conduit CMU à rechercher un moyen plus efficace et moins coûteux de produire des rapports et de réconcilier les données et les résultats de la paie et de l'impôt SAP.

La solution

La CMU a fait appel à SpinifexIT pour aider ses utilisateurs à produire des rapports de paie et d'impôts plus rentables en utilisant les dernières données de SAP Payroll.

L'université a d'abord mis en œuvre Easy Reporter, qui a permis aux utilisateurs de créer et de maintenir des rapports qui n'étaient auparavant possibles qu'avec un développement ABAP coûteux. Après une brève formation dispensée par l'équipe de solutions de SpinifexIT, les utilisateurs ont rapidement commencé à créer leurs propres rapports dans les domaines des ressources humaines, de la paie, de la gestion organisationnelle, de la gestion du temps et autres, sans développement ni assistance technique.

En plus de Easy Reporter, la CMU a acquis la solution Easy Balance de SpinifexIT pour la réconciliation des salaires et des impôts. Easy BalanceLes rapports et les outils intégrés de SpinifexIT permettent aux utilisateurs de la CMU de repérer et d'analyser facilement les différences et les exceptions dans les résultats de la paie et de l'impôt qui, autrement, causeraient des problèmes ou des retards.

Les résultats

Avant Easy Balance, l'équipe chargée de la paie au sein de la CMU passait beaucoup de temps à contrôler manuellement les données clés relatives à la paie et à l'impôt afin de détecter les erreurs. Par exemple, l'équipe contrôlait les exemptions FICA, mais devait encore corriger des erreurs non découvertes après la fin de l'année, alors que les échéances étaient imminentes.

Easy BalanceLes rapports fournis à l'avance par le logiciel ont permis à l'équipe d'être proactive et de détecter les erreurs relatives à l'exonération de la FICA et à d'autres données clés de l'impôt sur les salaires tout au long de l'année, ce qui a permis d'économiser beaucoup de temps et de stress en fin d'année.

La CMU a également été en mesure d'utiliser Easy Balance pour l'aider à contrôler le FICA non perçu auprès de ses employés. Ce processus était auparavant très lourd et difficile à contrôler, mais les rapports conviviaux de Easy Balanceréduisent l'intervention manuelle en ne renvoyant que les résultats relatifs aux erreurs et aux écarts. L'exécution d'un rapport pour trouver les exceptions et les écarts est désormais une tâche simple qui peut être effectuée à tout moment de l'année, et pas seulement à la fin de l'année.

L'équipe de la CMU a constaté un impact immédiat sur ses processus de paie et de rapprochement fiscal, ce qui permettra à terme de réduire la complexité et le stress de la déclaration d'impôts. Malgré ces succès, Mme Wagester admet qu'ils n'ont pas encore pleinement réalisé le potentiel de Easy Balance. "Nous prévoyons de découvrir de nombreux autres avantages de Easy Balance à l'avenir", ajoute-t-elle.

Témoignage

"Depuis la mise en œuvre de Easy Balance, nous avons été en mesure de trouver plus facilement des divergences dans les déclarations fiscales telles que le chômage, les FICA non perçus et les retenues fédérales nulles. Ces rapports nous permettent d'économiser des heures de réconciliation par rapport à notre ancien processus.

- Kim Wagester
Contrôleur adjoint/Services financiers