Easy Documents

Simplifique a correspondência com os colaboradores e a criação de documentação.

Easy Documents

Simplifique a correspondência com os colaboradores e a criação de documentação.

O que é Easy Documents?

Easy Documents uma solução complementar integrada ao SAP que permite automatizar a criação de documentos e cartas para os seus colaboradores.

Os utilizadores podem gerar e distribuir documentos e relatórios personalizados sem necessidade de programação ou scripts.

Qualquer processo que requeira um documento pode ser automatizado.

Simplifique vários processos manuais no seu fluxo de trabalho, incluindo:

Principais características

Crie documentos de RH sem sair do SAP

Inclua imagens, logótipos, tabelas ou gráficos

Preencher previamente os formulários de emprego em PDF

Gerar e distribuir documentos automaticamente

Eliminar código personalizado e fusões de dados

Combine vários relatórios para criar painéis

Como Easy Documents ?

Quando necessário, existem formas de criar os documentos necessários, mas o processamento manual acarreta riscos de erro.
Easy Documents aos utilizadores finais de HCM criarem os seus próprios documentos através de uma interface simples.

Criação tradicional de documentos

1. Extrair dados d
, utilizando o SAP Query, ABAP, etc.

2. Exportar dados
Guardar os dados de saída do SAP localmente ou na rede.

3. Manipular dados
Manipular dados manualmente utilizando o Excel.

4. Criar modelos
Criar vários documentos de fusão no Word.

5. Executar a Função de Combinação de Correspondência
Use o Word para combinar dados em documentos.

6. Enviar / Distribuir
Imprima, envie por correio ou por e-mail todos os documentos.

Com o Easy Documents

1. Recolha de dados
Utilize o SpinifexIT Easy Reporter recolher dados com facilidade.

2. Criar o documento
Crie e personalize documentos utilizando Easy Documents.

3. Opções de distribuição
Distribua documentos com as Easy Documents opções Easy Documents .

4. Execute o «Document
» como tarefa em segundo plano para gerar e distribuir documentos.

PASSO 1

Recolher os dados

Utilize Easy Reporter criar facilmente um ou mais relatórios, reunindo os dados de que necessita simplesmente arrastando e soltando campos do SAP HCM ou do SuccessFactors.

Aproveite as ferramentas integradas para cálculos e manipulação de dados e facilite o seu trabalho escolhendo entre os nossos relatórios pré-definidos.

PASSO 1

Recolher os dados

Utilize Easy Reporter criar facilmente um ou mais relatórios, recolhendo os dados de que necessita simplesmente arrastando e soltando campos do SAP HXM ou do SuccessFactors.

Aproveite as ferramentas integradas para cálculos e manipulação de dados e facilite o seu trabalho escolhendo entre os nossos relatórios pré-definidos.

PASSO 2

Criar o documento

Ao criar um novo documento, personalize o cabeçalho, o corpo ou o rodapé, incorporando qualquer uma das várias opções listadas abaixo.

Texto livre

Introduza as informações pretendidas utilizando as opções de formatação disponíveis, tais como tipos de letra, cores, negrito e itálico. Qualquer campo incorporado será preenchido automaticamente quando o documento for executado.
Gráfico

Utilize a secção gráfica para apresentar um logótipo ou uma imagem de fundo na página.
Gráfico

Exiba Easy Reporter sob a forma de gráficos — gráficos de barras, gráficos circulares, gráficos de linhas e muito mais.

Relatório

Adicione um relatório do Easy Reporter seu documento, como uma lista de faltas dos últimos 12 meses, incluindo datas e horas de ausência. Isto facilita a recolha de dados e a apresentação de totais e subtotais.
Tabela

Organize os campos numa tabela com um cabeçalho personalizável e um número de colunas que se adapte às suas preferências de dados.
Cargo fixo

Alinhe qualquer campo a uma posição específica na página ao preencher formulários.

PASSO 3

Opções de distribuição

Easy Documents lhe não só automatizar a criação dos documentos de que necessita, como também oferece uma variedade de opções de distribuição.

Pode facilmente enviar o resultado por e-mail, guardá-lo localmente ou num ficheiro de rede, arquivá-lo no SAP Archivelink ou enviá-lo para o Strato Storage, o que lhe oferece um leque abrangente de opções.

PASSO 4

Executar o documento

Ao iniciar um processo de geração de documentos, tem a opção de o realizar online para verificação do conteúdo. Depois de preparado, os nossos clientes costumam executá-lo como uma tarefa em segundo plano, gerando e distribuindo milhares de documentos.

Tipos de documentos

Carta/Formato livre

Este formato permite incluir uma ou várias páginas com elementos como cabeçalhos, rodapés, texto, logótipos, gráficos e muito mais incorporados no documento.
Cargo fixo

Automatize o preenchimento de formulários sem esforço com Easy Documents. Carregue o modelo do formulário e especifique as posições fixas dos dados, eliminando a necessidade de criar formulários manualmente.
Gestão

Criar documentos de resumo para os responsáveis de equipa/região e gestores de centros de custos, destacando o pessoal, os custos e os próximos eventos através de gráficos e resumos.

Autoatendimento para gestores ou Autoatendimento para colaboradores

Desde a contratação até à reforma, Easy Documents a criação dos documentos essenciais dos colaboradores.

Carta de boas-vindas
Formulário de Número de Identificação Fiscal
Pedido de adesão ao fundo de pensões
Configuração do acesso à segurança interna
Configuração do acesso ao sistema interno
Confirmação da liberdade condicional

Homenagem de Aniversário
Saldo de férias em excesso
Formulário de pedido de licença
Carta relativa ao pagamento único
Confirmação de rendimentos
Cartas relativas a pagamentos em excesso

Mudança de cargo
Carta de promoção
Notificação de aumento salarial
Notificação de pagamentos retroativos
Homenagem de Aniversário
Verificação de funcionários

Documentos de prestação de contas

Além disso, eis alguns documentos adicionais de que poderá necessitar.

Autoatendimento para gestores ou Autoatendimento para colaboradores

Com a interface web do SpinifexIT, não só tem a possibilidade de criar os documentos de que necessita, como também pode disponibilizá-los aos gestores ou até aos próprios colaboradores para que estes possam criar documentos.

Os gestores podem solicitar a criação de relatórios de gestão, enquanto os funcionários podem gerar certificados de trabalho, cartas de referência e muito mais.

Easy Documents

Easy Documents Workflow

Com o fluxo de trabalho do Strato, os documentos podem ser facilmente transferidos para distribuição aos funcionários.
Armazenamento Easy Documents

Com o Strato Storage, uma funcionalidade incluída para os utilizadores do Easy Documents do Strato Storage, pode guardar facilmente documentos no espaço de armazenamento dos colaboradores. Estes podem ser acedidos posteriormente pela sua equipa ou pelo próprio colaborador.

Easy HelpDesk

Para os clientes que utilizam o Easy Helpdesk, quaisquer Easy Documents podem ser incluídos no menu do Helpdesk.
Easy PCC

Para os clientes com Easy PCC, se tiverem Easy Documents , podem visualizar qualquer documento nas telas de erro do PCC ou podem executar as execuções de documentos como parte da etapa de relatório do PCC.

Criar e distribuir documentos mais rapidamente

Quando um fabricante global decidiu substituir e automatizar as suas cartas de avaliação de desempenho, optou Easy Documents. Após eliminar a extração de dados e as fusões manuais, o resultado foi uma redução de 98% no tempo e esforço gastos anualmente nesta tarefa.

Dias

SemEasy Documents
Easy Documents

Horário

ComEasy Documents
Easy Documents

Escolher a solução certa

Simplifique a correspondência com os colaboradores sem esforço, com soluções documentais completas adaptadas às suas necessidades.

Escolha entre duas opções poderosas: Strato Documents, uma solução baseada na nuvem perfeitamente integrada ao SuccessFactors, ideal para utilizadores do SuccessFactors Employee Central/Recruiting como fonte de dados principal; e Easy Documents, recomendado para clientes que utilizam principalmente sistemas SAP On-Prem ou S/4HANA.

Quer se concentre nos dados do SuccessFactors ou do SAP HCM, as nossas soluções otimizam a correspondência com os colaboradores com facilidade.

Tipo de documento e dados	Easy Documents	Strato
Documentos que contêm informações sobre o SAP Payroll	A melhor solução	SIM
Documentos com informações da SuccessFactors	SIM	A melhor solução
Documentos com requisitos de formatação complexos	Limitada	A melhor solução
Documentos que requerem formatação condicional	SIM	A melhor solução
Documentos que contêm dados pendentes do SuccessFactors	Não	Sim
Documento de gestão com informações sobre a equipa	Sim	Não
Documento que contém gráficos	Sim	Não
Documento contendo dados de tendências do SAP HCM	Sim	Não
Criação e distribuição de folhas de pagamento SAP	Sim	Não
Documentos que contêm dados de recrutamento da SuccessFactors	Limitada	A melhor solução

Criação de documentos	Easy Documents	Strato
Criação do Autoatendimento do Colaborador	Sim	Sim
Criação do Self-Service do Gestor	A melhor solução	Sim
Criar documento com base nos critérios de seleção	A melhor solução	Sim
Agendar, criar e distribuir documentos com base em critérios	Sim	Não
Acionar documento com base numa ação de fluxo de trabalho do SuccessFactors	Não	Sim

Distribuição de documentos	Easy Documents	Strato
E-mail com documento em anexo	Sim	A melhor solução
Utilização do Strato Workflow para aprovação ou assinatura digital	Sim	Sim

Armazenamento de documentos	Easy Documents	Strato
Armazenar no SAP Archivelink	A melhor solução	Sim
Da loja para o armazenamento Strato	Sim	Sim
Armazenamento de informações de spool do SAP no Strato Storage	Sim	Não

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Armazenamento Easy Documents

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