Estudo de caso: Universidade Central de Michigan

O Desafio

A CMU passou por um processo complexo para cumprir os requisitos de declaração e reconciliação da folha de pagamentos.

Tal como a maioria dos departamentos de recursos humanos, a equipa da CMU procede a um cuidadoso balanço e reconciliação dos impostos sobre os salários, de modo a cumprir os regulamentos federais, estaduais e locais, bem como as normas de auditoria da universidade.

Para cumprir os requisitos de reporte e reconciliação da folha de pagamentos, a CMU desenvolveu, ao longo dos anos, vários relatórios ABAP personalizados, incluindo um processo de distribuição de despesas concebido para repartir os salários juntamente com a percentagem adequada de contribuições para a reforma e benefícios.

«Esse processo era muito complicado e não nos permitia obter relatórios precisos do SAP sem ter de escrever programas ABAP personalizados», afirmou Kim Wagester, controladora adjunta dos Serviços Financeiros.

À medida que os recursos de desenvolvimento foram diminuindo, o tempo dedicado a tarefas manuais, bem como o esforço necessário para desenvolver, testar e modificar o código dos relatórios personalizados, levou a CMU a procurar uma forma mais eficiente e económica de gerar relatórios e reconciliar os seus dados e resultados relativos à folha de pagamentos e aos impostos no SAP.

A solução

A CMU recorreu à SpinifexIT para ajudar os seus utilizadores a elaborar relatórios de folha de pagamentos e fiscais mais económicos, utilizando os dados mais recentes do SAP Payroll.

A universidade implementou inicialmente Easy Reporter, o que permitiu aos utilizadores criar e atualizar relatórios que, anteriormente, só eram possíveis através de um desenvolvimento ABAP dispendioso. Após uma breve formação ministrada pela equipa de soluções da SpinifexIT, os utilizadores começaram rapidamente a criar os seus próprios relatórios nas áreas de RH, processamento salarial, gestão organizacional, gestão de tempos e outras, sem necessidade de desenvolvimento ou assistência técnica.

Para além do Easy Reporter, a CMU adquiriu Easy Balance da SpinifexIT para a reconciliação de salários e impostos. Os relatórios e ferramentas de processamento salarial integrados Easy Balancepermitem aos utilizadores da CMU identificar e analisar facilmente discrepâncias e exceções nos resultados salariais e fiscais que, de outra forma, causariam problemas ou atrasos.

Os resultados

Antes do Easy Balance, a equipa de recursos humanos da CMU dedicava bastante tempo a verificar manualmente se havia erros nos principais dados relativos aos salários e aos impostos. Por exemplo, a equipa verificava as isenções do FICA, mas ainda assim tinha de corrigir erros não detetados após o final do ano, quando os prazos se aproximavam.

Os relatórios gerados automaticamente Easy Balancepermitiram à equipa agir de forma proativa e detetar erros relativos à isenção do FICA e outros dados importantes sobre impostos sobre os salários ao longo do ano, poupando tempo e reduzindo significativamente o stress no final do ano.

A CMU também tem conseguido utilizar Easy Balance auxiliar na monitorização das contribuições FICA não cobradas aos seus funcionários. Este processo costumava ser muito moroso e difícil de monitorizar, mas os relatórios intuitivos Easy Balancereduzem a intervenção manual, apresentando apenas resultados relativos a erros e discrepâncias. Gerar um relatório para identificar exceções e variações é agora uma tarefa simples que pode ser realizada em qualquer altura do ano, e não apenas no final do ano.

A equipa da CMU constatou um impacto imediato nos seus processos de reconciliação de folhas de pagamento e impostos, o que acabará por resultar numa declaração fiscal muito menos complicada e menos stressante. Apesar destes sucessos, Wagester admite que ainda não exploraram plenamente o potencial do Easy Balance. «Prevemos descobrir muitos mais benefícios do Easy Balance », acrescentou.

Testemunho

«Desde que implementámos Easy Balance, temos conseguido identificar mais facilmente discrepâncias nas declarações fiscais, tais como subsídios de desemprego, contribuições FICA não cobradas e retenções fiscais federais nulas. Estes relatórios poupam-nos horas de trabalho de reconciliação em comparação com o nosso processo anterior.»

– Kim Wagester
Controladora Adjunta/Serviços Financeiros