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SpinifexIT Marketing

SuccessConnect Las Vegas | 11 a 13 de setembro de 2018
 SuccessConnect Las Vegas | 11 a 13 de setembro de 2018 1024 683 SpinifexIT Marketing
Por:

SpinifexIT will be joining this year’s SuccessConnect Las Vegas 2018 as a Silver Sponsor.

SpinifexIT joins this year’s SuccessConnect Las Vegas in September. As a Silver Sponsor, SpinifexIT will have their own exhibit booth in the expo. 

#VenhaConhecerSpinifexIT

Meet our team of SAP HCM and SuccessFactors Experts

Recently moved to SuccessFactors and wanting to maximize your cloud investments?

Thinking about moving to the cloud but still living in an on-prem world?

SpinifexIT has got you covered.

SpinifexIT solutions have helped over 300 organizations around the world to:

– Significantly increase their risk mitigation and compliance in both their on-premise and cloud systems

– Optimize their implementation capabilities with rapidly deployable solutions

– Improve the visibility of their data to support key decision makers and more!

Visit our booth at SuccessConnect Las Vegas to learn more about our solutions for SAP HCM and SuccessFactors!
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SpinifexIT solutions for SAP HCM and SuccessFactors can help you optimize your key HR & Payroll processes

At SpinifexIT, we are passionate about making the complex simple. Our hybrid solutions have been used by over 350 companies including the top 3 HR & Payroll services providers around the world. SpinifexIT’s solutions make sure that over 5 million employees are supported and paid right. 

Integrated Reporting

Our Easy Reporter solution for Payroll & HR reporting helps you monitor your data quality and Integrity.

Payroll Control Center Implementation

Automate and increase the visibility of your Payroll processes with Easy Reporter and our Payroll Control Center integrated solution.

Successfactors Integration

Looking for a way to optimize your hybrid systems? Ask us about our SuccessFactors integrator.

HCM & Recruitment Documents

Easily create and distribute fully designed employee lifecycle documents from multiple data sources.

Total Compensation Statements

Create and distribute complex payroll documents in less than 2 minutes with our Strato solution.

Payroll Reporting & Reconciliation

Report on data from multiple sources and experience stress-free Australian, American and Canadian year-end payroll activities.

Employee Central Data Cloning

Reduce Database Cloning Time by 70 – 90% with Easy Clone.

Pixel Perfect Talent Card

Build and distribute PPTCs in seconds. Ask us about Strato!

Employee Inquiry Resolution

Empower your Payroll & HR Centers of Excellence with our easy-to-use helpdesk tool.

Join our online and on-site activities to win prizes!

Joining SuccessConnect?  Take part in our on-site and online challenge and get the chance to win a special prize. We’re raffling out a DJI Sparkfly Drone and two gift checks to three winners who will participate in our #ImWithSpinifexIT interactive game.

The winners will be selected and contacted on the last day of SuccessConnect. Here are the mechanics:

  • Take a photo with any of our SpinifexIT team members outside of the solutions expo.
  • Talk to us about your SAP HCM and SuccessFactors requirements - we'll be happy to help!
  • Upload your best photo with our team members to Twitter, Facebook and/or LinkedIn with the hashtags #ImWithSpinifexIT and #SuccessConnect. Tag our account (@SpinifexIT) and make sure your posts are public so we can count your post in.
  • Visit our booth - we're at S2 and engage with our SpinifexIT team. They’ll be very happy to just have a chat with you and show you a live demo of our solutions. Make sure one of our team members scans your badge to qualify. There will be 1 DJI Sparkfly Drone winner, while we'll give out two gift cards to two more lucky draw winners.

Visit our booth so we can catch up and see how we can help you and your team on your HR & Payroll processes. Or just drop by and say hi! Do you have any particular questions or demo requests in advance? Let us know by replying to this e-mail so we can reach out to you and schedule a time slot.

If you’re not joining SuccessConnect on-site, you may still follow our updates by clicking the hashtag #ComeSeeSpinifexIT on Linkedin, Twitter and Facebook to get live updates.

Webinar gratuito da SpinifexIT sobre relatórios de folha de pagamentos
Webinar – Quais são as melhores práticas na elaboração de relatórios de folha de pagamento no Employee Central
 Webinar – Quais são as melhores práticas na elaboração de relatórios de folha de pagamento no Employee Central 1024 533 SpinifexIT Marketing
Por:

Register here: https://attendee.gotowebinar.com/register/6283535621290422531

Are you struggling when implementing Employee Central Payroll?

Learn how customers are using the SpinifexIT suite of products to address implementation and post go-live reporting requirements.

We’re inviting you to our webinar on June 22. This session will showcase the relevance of SpinifexIT products in an Employee Central Payroll environment, and especially addresses the considerations to be aware of as you plan your implementation.

In this webinar, you will

  • View a checklist of topics to consider upon making the decision to implement ECP
  • See how the SpinifexIT rapid implementation tool enhances SAP’s Payroll Control Center
  • View live demonstrations of SpinifexIT tools reporting on ‘cloud’ data

Register here: https://attendee.gotowebinar.com/register/6283535621290422531

Estudo de caso da Global Tech | Relatórios e documentos de processamento salarial da SAP
 Estudo de caso da Global Tech | Relatórios e documentos de processamento salarial da SAP 150 150 SpinifexIT Marketing
Por:

Estudo de caso: Gigante do retalho australiano

Uma empresa global de tecnologia sediada na Austrália começou a utilizar as soluções da SpinifexIT em 2016. Dois anos depois, partilhou como as soluções da SpinifexIT para relatórios de folha de pagamentos e criação de interfaces apoiaram o seu negócio, tornando os seus processos muito mais eficientes.

Saiba mais sobre os nossos Relatórios de folha de pagamento

Solução desenvolvida por Easy Reporter

Comece a criar documentos relevantes

utilizando a nossa Solução de Geração de Documentos. 

Poupe 984 horas de trabalho por ano nas áreas de RH e folha de pagamentos com as soluções da SpinifexIT

Introduza os seus dados abaixo para receber uma cópia do estudo de caso e saber mais sobre as soluções da SpinifexIT.

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Redução global de 68% no tempo e esforço dedicados à criação e distribuição de relatórios de folha de pagamentos e correspondência

Estudo de caso do setor retalhista na Austrália | SpinifexIT: Relatórios de RH e Folha de Pagamentos SAP
 Estudo de caso do setor retalhista na Austrália | SpinifexIT: Relatórios de RH e Folha de Pagamentos SAP 1024 683 SpinifexIT Marketing
Por:

Descubra como um dos gigantes do retalho australiano preparou o seu negócio para o futuro com as soluções da SpinifexIT para a gestão de salários e recursos humanos no SAP.

Descubra como este gigante do retalho, com mais de 200 000 colaboradores ativos, melhorou os seus serviços de RH e de processamento salarial através da solução da SpinifexIT para relatórios, reconciliação, serviços partilhados e geração de documentos.

Saiba mais sobre os nossos Relatórios de folha de pagamento Solução desenvolvida pela Easy Reporter

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Descubra as vantagens de utilizar a nossa Solução de Resolução de Consultas de Colaboradores Desenvolvida por Easy Helpdesk

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Ao dotar uma equipa de aconselhamento aos colaboradores, composta por 60 membros, das soluções adequadas, esta consegue responder em tempo real a mais de mil pedidos de informação relacionados com a folha de pagamentos por semana

Caso de utilização: Apresentação da solução integrada «Payroll Control Center» da SpinifexIT
 Caso de utilização: Apresentação da solução integrada «Payroll Control Center» da SpinifexIT 150 150 SpinifexIT Marketing
Por:

Quickly define exception checks and use Easy Reporter’s comprehensive reporting capabilities to proactively identify errors.

SAP’s Payroll Control Center helps you improve the way you run payroll and start achieving perfect payroll runs through proactive reporting and reconciliation. However, to get these set up, users may need some technical configuration which may take weeks to build and test.

With SpinifexIT’s Easy Reporter, organisations can cut down the Payroll Control Center implementation time by 85%. Combining these two powerful solutions brings forth more powerful payroll checks which helps their payroll team run perfect payroll processes and future proof the business.

Find out more about our Payroll Control Center integrated solution. Fill out the form below to get a free copy of our PCC webinar.

Upon signing up, you will receive an e-mail containing the webinar’s information. You can also opt in to start receiving Strato-related communications, which we’ll send once a month at most. If you do not wish to continue receiving e-mails from us, you may click “Unsubscribe”.

Use Case: Cloning Employee Central Data Alongside Your SAP Data
 Use Case: Cloning Employee Central Data Alongside Your SAP Data 1024 683 SpinifexIT Marketing
Por:

Easy Clone helps organisations copy current and historical employee data and results from one SAP HCM and Employee Central environment to another in seconds.

Easy Clone helps organisations copy current and historical employee data and results from one SAP HCM and Employee Central environment to another in seconds.

This solution can help you optimise your testing processes and protect your data integrity through its thorough scrambling processes. With Easy Clone, you can significantly avoid audit risks and hefty fines by staying GDPR / DSVGO compliant.

Caso de utilização: Como a SpinifexIT Solutions pode ajudá-lo a cumprir o RGPD
 Caso de utilização: Como a SpinifexIT Solutions pode ajudá-lo a cumprir o RGPD 150 150 SpinifexIT Marketing
Por:

SpinifexIT solutions are equipped with numerous functionalities that will help your organization comply with the GDPR / DSVGO.

Earlier this month, we ran a live webinar for our Europe-based customers and contacts to showcase how some of our solutions – Easy Reporter, Strato, and Easy Clone, can help organisations provide the required compliance reports and documents. 

The 30-minute session was led by Brendon Andrews-Warmuth. In the webinar, Brendon showed how each solution helps in terms of:

  • Data Access
  • Data Anonymisation
  • Data Management
  • E muito mais!

 

Fill out the short form below to watch the webinar, view the Q&A, and download our GDPR Solutions brochure.

Upon signing up, you will receive an e-mail containing the webinar’s information. You can also opt in to start receiving GDPR / DSVGO updates, which we’ll send once a month. If you do not wish to continue receiving e-mails from us, you may click “Unsubscribe”.

Considerações relativas à gestão de salários da SpinifexIT durante a implementação do Employee Central
Parte II: Considerações relativas à gestão de salários durante a implementação do Employee Central
 Parte II: Considerações relativas à gestão de salários durante a implementação do Employee Central 1024 512 SpinifexIT Marketing
Por:

Faça o downloadda nossalista de verificaçãoGRATUITAsobre as considerações relativas à gestão de salários durante a implementação do Employee Central. Preencha o formulário abaixo para receber uma cópia.

PARTE 2 DE UMA SÉRIE DE TRÊS ARTIGOS DE BLOG DE DARREN SOUTER

Bem-vindo à segunda parte da nossa série de três artigos sobre a evolução do Payroll.Na primeira parte, abordámos algumas das opções disponíveis na hora de escolher uma solução de gestão de salários.Hoje, vamos abordar alguns aspetos a ter em conta ao integrar o Payroll num novo ambiente que também esteja ligado ao Employee Central.

Como a minha experiência não se centra necessariamente nas implementações, vou centrar-me em alguns temas-chave que podem surgir numa implementação típica e em alguns dos aspetos fundamentais a ter em conta. Muitos destes aspetos surgem nas conversas que tenho frequentemente com clientes atuais que procuram conselhos imparciais.

Parceiro de implementação

Como a maioria dos clientes provavelmente só desejará fazer isto uma vez, o melhor é recorrer à experiência de umParceiro de Implementaçãoque os possa orientar ao longo deste processo. Uma vez que este pode ser umprocesso complexo, que não envolve apenas a implementação do Employee Central, mas também a migração de dados, a integração com o SAP (para a folha de pagamentos) e, potencialmente, a alteração da solução de folha de pagamentos, vale a pena explorar as implicações dessas opções.  Dependendo do âmbito do seu trabalho, poderá ser suficiente um parceiro que trabalhe apenas com o Employee Central, mas se houver alterações na Folha de Pagamentos, deve considerar seriamente a possibilidade de ter um parceiro que também conheça e tenha implementado o SAP Payroll.

É igualmente importanteverificar com que clientes o parceiro já trabalhou emprojetos anteriores e se esses projetos foram considerados um sucesso! Considero também que vale a pena verificar as referências dos consultores que irão trabalhar no projeto, pois a última coisa que se deseja é um grupo de consultores inexperientes a aprender enquanto implementam o seu projeto. 

Plano de Implementação do Projeto

Embora isto possa parecer óbvio, certifique-se de que dispõe de um planorealistapara o projeto de implementação. Este plano deve incluir o trabalho necessário para realizar uma implementação completa de ponta a ponta e deve abranger muitas das tarefas que garantem que todos os processos e tarefas relacionados com a folha de pagamentos continuam a funcionar na data de entrada em funcionamento, de modo a assegurar, em última análise, que os funcionários recebem os seus salários com precisão.

Por isso, como recomendação,certifique-se de que é reservado tempo e esforço suficientes para a migração precisa dos dados de RH e para os processos de validação.Deve também ser prevista uma alocação de recursos para garantir a execução de várias simulações paralelas da folha de pagamentos, a realização de verificações dos ficheiros bancários e a programação das tarefas de apoio durante e após a entrada em funcionamento. Este é o tipo de tarefas que deve ser incluído no âmbito do projeto para ajudar a garantir um funcionamento harmonioso da folha de pagamentos.

A implementação do Employee Central com o Payroll é um processo complexo; por isso, recomendamos mais uma vez que verifique as referências do seu parceiro, para se certificar de que este possui experiência anterior na implementação tanto do Employee Central como do Payroll.

Migração de dados para o Employee Central

Durante qualquer implementação do Employee Central, será necessário migrar os dados mestre do seu atual sistema SAP On-Premise para o Employee Central. Isto é comum na maioria das implementações que incluem a conversão de dados.

No caso da migração do SAP HCM, felizmente a SAP disponibiliza alguma ajuda neste processo. Esta ajuda assume a forma de relatórios ABAP que podem ser utilizados para a extração dos dados. Ao planear uma implementação/migração,é importante compreender quem é, especificamente, o responsável pela extração, manipulação, migração e validação desses dados. Seráesta uma responsabilidade do Parceiro de Implementação, ou será algo que a sua equipa interna ou o cliente irá realizar?

Esta fase pode muitas vezes tornar-se mais complexa se for necessário remapear os dados existentes e adaptar-se a infotipos/campos específicos do cliente. Isto implica frequentemente trabalho adicional de desenvolvimento ou extração, bem como um tempo considerável para a manipulação manual e validação dos dados, uma vez carregados no Employee Central.

NOTA:

Replicação de dados de volta para o SAP HCM

Ao implementar o Employee Central com o SAP Payroll, é necessário determinar qual o sistema principal para a introdução de dados mestre (geralmente, este é o Employee Central). No entanto, uma vez que a solução SAP Payroll requer determinados dados para permitir o processamento, é necessário poder replicar os dados mestre para a solução SAP Payroll.

Existem algumas opções disponíveis. A SAP disponibiliza a solução SAP Cloud Integration, que inclui aceleradores para agilizar a configuração desta transferência de dados. Existem também outras soluções, como a Boomi. Para os clientes do Employee Central Payroll (ECP), a SAP disponibiliza um programa de replicação ponto a ponto para transferir estes dados para o ambiente ECP.  

Independentemente da solução que venha a utilizar, é necessário garantir que esta seja incluída no âmbito e no plano de implementação. A replicação e os testes relativos a esta solução também devem fazer parte do processo de execução paralela, uma vez que os dados mestre serão mantidos no Employee Central e, posteriormente, replicados para o ambiente de processamento salarial.

Por fim, deve também ter em conta quais os relatórios ABAP e relatórios padrão relacionados com a folha de pagamentos que continuarão a ser utilizados no sistema de processamento salarial. Recomendo que replique dados suficientes no Ambiente de Processamento Salarial para permitir que todos os relatórios relevantes continuem a ser gerados e, claro, precisará de dados suficientes para executar todos os cálculos e processos de processamento salarial com precisão, incluindo o processamento de fim de ano e a validação dos resultados de fim de ano.

O que fazer com os relatórios e interfaces ABAP

Existem muitos clientes do SAP HCM que personalizaram relatórios ABAP para responder a uma necessidade específica da empresa. Em muitos casos, estes foram desenvolvidos de raiz para satisfazer um requisito de relatório específico, ou então foi copiado e modificado um relatório SAP para aceder a dados adicionais, de modo a cumprir um determinado conjunto de requisitos de relatórios do HCM. Sem estes relatórios ABAP personalizados, o processo de elaboração de relatórios é frequentemente realizado através da extração manual de dados para ferramentas como o MS Excel, com o objetivo de criar os relatórios necessários.  O problema é que este é um processo manual.

Felizmente, na maioria das opções (se mantiver o SAP Payroll), pode optar por levar o seu ABAP consigo.  Quer opte por permanecer no ambiente local, mudar para o ECP, mudar para uma opção de SAP Payroll hospedada ou mesmo mudar para muitos dos serviços externalizados, continuam a existir opções para manter a funcionalidade ABAP. Isto pode significar que os relatórios funcionarão sem modificações ou, em alguns casos, poderão requerer ajustes, uma vez que os dados podem ser armazenados de forma diferente no SAP ou podem agora estar armazenados no Employee Central.

NOTA:

DICA DE PROFISSIONAL:

Estas são algumas das perguntas que tenho feito aos clientes nos últimos 15 anos, ao trabalhar com eles no que diz respeito à otimização e automatização da geração de relatórios. A necessidade de relatórios personalizados é frequentemente essencial no SAP Payroll quando se começa a pensar em otimizar a geração de relatórios e as interfaces, mas isso não tem de ser feito através de código ABAP estático.

É devido a este processo global que, ao longo dos anos, tenho visto muitas equipas de processamento salarial dedicaremquase 50 % do seu tempo total à elaboração de relatórios, uma vez que o processo de criação de relatórios ABAP não é simples e a maioria dos clientes recorre à execução manual destes processos, importando muitos dados do SAP HCM e do sistema de processamento salarial para ferramentas como o MS Excel, a fim de produzir esses relatórios.

Ao longo dos anos, tenho observado que o número de relatórios identificados e entregues durante a implementação acaba por ser apenas uma parte do total, em comparação com, digamos, 12 meses após a entrada em funcionamento. Muitas vezes, os clientes têm inicialmente entre 20 e 30 relatórios no momento da entrada em funcionamento, número que duplica no prazo de 6 meses. Alguns clientes chegaram mesmo a ultrapassar os 200 relatórios após 12 meses.

Felizmente, o Easy Reporter da SpinifexIT é uma alternativa perfeita neste caso. Trata-se de uma solução que se integra no seu sistema SAP, inclui muitos relatórios pré-definidos e oferece a flexibilidade necessária para criar processos de relatórios específicos para cada cliente, sem necessidade de recursos técnicos. A equipa de HCM/Folha de Pagamentos pode utilizar esta solução para criar os relatórios, interfaces e extratos de que necessita diretamente num ambiente de produção.Easy Reporter , de facto, ser utilizado em todas as opções de folha de pagamentos identificadas no primeiro blogue.

Por fim, se decidir que ainda necessita dos relatórios ou interfaces existentes, deveverificar se os dados estão totalmente disponíveis no mesmo sistema. Um bom exemplo que tenho observado em vários clientes é que estes podem optar por não replicar as estruturas organizacionais do Employee Central. Isso significa, então, que os relatórios que apresentam este tipo de informação podem deixar de ser relevantes.

Documentos – Formulários inteligentes, Formulários de RH, Formulários Adobe

À semelhança do que acontece com a decisão de elaboração de relatórios, muitos clientes também criaram funcionalidades personalizadas para gerar formulários e cartas, com o objetivo de divulgar facilmente informações aos colaboradores, à direção e a entidades externas. Isto é frequentemente feito através de programas personalizados e de funcionalidades do SAP, tais como Smartforms, HR Forms ou AdobeForms.

Em muitos casos, isso inclui formulários como

  • Cartas de revisão salarial
  • Relatórios de remuneração total
  • Contratos de trabalho
  • Pacotes de boas-vindas para os funcionários
  • Formulários legislativos locais

Um dos desafios é que os dados para estes documentos podem ter de provir tanto do sistema SAP Payroll como do ambiente Employee Central. Na maioria dos casos, estes documentos têm de ser reproduzidos e acedidos a partir do ambiente Employee Central.

Felizmente, o SAP permite criar documentos personalizados. Estes podem ser criados pelo seu administrador no seu ambiente através da funcionalidade «Employee Central Document Generation». Isto permite-lhe criar documentos de texto com dados de campos extraídos do Employee Central para o funcionário.

 

DICA DE PROFISSIONAL:

Muitas vezes, os documentos personalizados de RH podem ser complexos e, para esses documentos, pode ser necessária uma opção alternativa. Se for esse o caso, a SpinifexIT oferece uma solução de extensão integrada ao Employee Central, conhecida como Strato. O Strato permite-lhe controlar toda a formatação do documento, com a capacidade de inserir gráficos, logótipos e formatar o texto de acordo com os requisitos do cliente. Além disso, através do Strato, pode incorporar secções no documento com base em lógica condicional. Decisões como o Código da Empresa dos colaboradores, Tipo de Contrato, Género, etc., podem ser incluídas num documento para permitir que crie facilmente qualquer documento que seja necessário. Os Relatórios de Remuneração Total e os Contratos de Trabalho são dois exemplos de documentos complexos que temos observado na nossa base de clientes.

Funcionalidades personalizadas

Muitos clientes incorporaram funcionalidades personalizadas no seu sistema SAP. Na maioria dos casos, esta é uma oportunidade para rever e eliminar grande parte dessas funcionalidades no âmbito da nova implementação. No novo ambiente de nuvem, embora seja possível criar funcionalidades personalizadas, estas são criadas no Employee Central e podem ser limitadas a ecrãs mais simples através da funcionalidade SuccessFactors MetaData Framework (MDF).  As funcionalidades mais complexas podem ser criadas através da SAP Cloud Platform. Vale a pena procurar formas de concretizar o que pretende dentro do sistema padrão, mas, se isso não for possível, o melhor será procurar um fornecedor específico que ofereça o que pretende. Recomenda-se que, caso estas opções não satisfaçam as suas necessidades, a funcionalidade personalizada seja considerada como uma alternativa.

Considerações sobre o SAP HCM

Uma vez que este é frequentemente um bom momento para considerar outras alterações, talvez valha a pena analisar mais a fundo para que é que a sua solução local atual está a ser utilizada.Muitos clientes utilizam a Avaliação de Tempos para dois fins principais. O primeiro é interpretar osdados de tempo introduzidos(como presenças) edeterminar os resultados(tipos de salário) com base em regras de negócio, tais como quando um colaborador deve receber pagamentos mais elevados (horas extraordinárias) ou quando um colaborador pode receber um subsídio de refeição.  Este pode ser um bom momento para rever este processo (incluindo a forma como introduz estes tempos no sistema) e considerar uma solução de gestão de tempos e presenças.Nãoé aconselhável que os clientes que estão a migrar para o Employee Central Payroll utilizem a solução padrão de Avaliação de Tempos.

É possível que já disponha de um sistema de controlo de assiduidade, mas, mesmo que seja esse o caso, deve confirmar junto do seu parceiro de implementação se este está integrado com o Employee Central e/ou faz parte da nova solução de processamento salarial.

Outra área é adas quotas de férias. O Employee Central dispõe de um módulo de ausências que pode substituir a funcionalidade existente de quotas de férias do SAP. Deve certificar-se de que este módulo cumpre as suas regras e requisitos empresariais e verificar se está a ser considerado parte do âmbito da implementação.

Por último, se já dispõe de um portalde Autoatendimento para Colaboradoresoude Autoatendimento para Gestores, deve verificar quais as funcionalidades que continuam a ser necessárias e se estas se encontram duplicadas no Employee Central. Muitas vezes, vários relatórios são gerados pelo gestor, pelo que se deve realizar um processo de validação para verificar quais os relatórios que devem permanecer e estar disponíveis. Caso a sua organização venha a deixar de utilizar o SAP, deve ponderar como estes relatórios funcionarão após a migração para o Employee Central. 

Execuções paralelas

Como parte de todas as implementações do sistema de processamento salarial, é necessário verificar se o sistema está a funcionar e a efetuar os cálculos corretamente antes de entrar em produção. Isto envolve, geralmente, uma comparação dos resultados obtidos no sistema antigo de RH e processamento salarial com os do novo sistema. Na maioria dos casos, isto implica a realização de várias execuções. A razão para estas execuções múltiplas é a necessidade de validar a consistência dos resultados de um período de pagamento para o outro.

Entre os aspetos a ter em conta estão:

  • Ter pelo menos duas execuções paralelas do processamento de salários
  • De preferência, uma execução que abranja o final do mês
  • Execução paralela para cada área de processamento salarial (mensal, quinzenal, semanal)
  • Validação dos resultados da folha de pagamentos, incluindo remuneração atual, impostos, deduções, horas extraordinárias, valores acumulados no ano, acumulação de férias e lançamentos financeiros.

Dica de profissional:

É igualmente importante testar estes cenários em condições reais.  Já vi clientes que introduziram apenas os dados básicos de um pagamento, mas não acionaram os recálculos retrospetivos dos pagamentos. Isto causou problemas após a entrada em produção. É muito mais simples resolver estes problemas antes da entrada em produção, por isso recomendo que tente manter as suas execuções paralelas o mais próximas possível de cenários reais.

Deve certificar-se de que o plano do projeto prevê tempo suficiente para realizar estas execuções em paralelo, bem como tempo para resolver quaisquer problemas. Este período costuma ser bastante exigente, uma vez que a sua equipa de processamento salarial provavelmente será responsável por verificar a maioria dos resultados e, ao mesmo tempo, terá frequentemente de continuar a desempenhar as suas funções diárias. Por isso, se possível, disponibilize recursos adicionais para esta fase do projeto.

Alterações ao processo

Com o Employee Central, haverá uma série de processos que a sua organização tem vindo a realizar há muitos anos e que agora irão sofrer alterações.  Isto significa que haverá muitas mudanças internas na sua organização. Embora um sistema como o Employee Central seja muito mais intuitivo do que a solução SAP anterior, ainda haverá algumas mudanças e deve reservar tempo para tarefas como a atualização de manuais e procedimentos, a retenção de pessoal, a alteração de funções e a comunicação do novo processo, entre muitas outras coisas. 

Entrada em funcionamento

É importante planear o calendário da sua entrada em produção. É provável que seja necessário algum tempo para a migração de dados do seu sistema de produção atual e para a transição para os novos processos. Muitas implementações anteriores do SAP alinharam este processo com o início do exercício financeiro (dependendo da sua região), para que aspetos como os relatórios de fim de ano no novo sistema não fossem tão críticos.

Deve certificar-se de que não há outros projetos críticos a decorrer na mesma altura em que a plataforma entrar em funcionamento, e deve garantir que os colaboradores essenciais estão disponíveis e não se encontram de férias programadas ou envolvidos noutras atividades nessa altura.

Deve também existir umplano de apoio ao novo ambiente durante, pelo menos, as primeiras 4 semanas após a entrada em funcionamento. É frequentemente nesta fase que podem surgir problemas inesperados, pelo que é importante poder contar com a experiência dos seus parceiros durante este período.

Por fim, deve começar a pensar noperíodo pós-lançamentoe na melhor forma de dar apoio a essa fase. Uma vez que a SuccessFactors lança atualizações trimestrais, é importante, no mínimo, compreender o que essas atualizações incluem e que impacto podem ter no seu sistema e nos seus processos. Na maioria dos casos, não deverá haver qualquer impacto, mas há sempre novas funcionalidades a serem disponibilizadas, e o seu parceiro poderá aconselhá-lo sobre o que recomenda que implemente.

Resumo

A implementação do Employee Central em conjunto com o Payroll constitui uma iniciativa de grande envergadura, pelo que é importante planear cuidadosamente este processo. Existem muitas despesas associadas a recursos internos, consultores, parceiros, à SAP, bem como a outros fornecedores externos.Mesmo que decida manter o Payroll no local e implementar apenas o Employee Central, a maioria destes aspetos deve continuar a ser considerada no âmbito do projeto, uma vez que haverá algum impacto.

É importante compreender todo este processo e tirar partido das experiências de outros clientes que já passaram por ele. 

Para o ajudar ainda mais, as informações acima estão resumidas numalista de verificaçãoque poderá utilizar ao planear a sua migração. Pode utilizar o formulário acima para descarregar uma cópia para si. 

Se tiver alguma dúvida ou quiser partilhar algumas das suas experiências de implementação, não hesite em comentar esta publicação ou enviar-nos um e-mail para[email protected]. Responderei às suas perguntas e comentários assim que tiver oportunidade.

Primeira Parte: Considerações sobre a gestão de salários durante a migração para a nuvem
 Primeira Parte: Considerações sobre a gestão de salários durante a migração para a nuvem 150 150 SpinifexIT Marketing
Por:

UMA SÉRIE DE TRÊS ARTIGOS NO BLOG DE DARREN SOUTER

Over the last 10+ years, I have watched with keen interest many different announcements from SAP.  Many of these ended up with little momentum, but the purchase of SuccessFactors by SAP was something quite different.  From the outset, momentum was already there with many existing customers using parts (i.e. modules) of the SuccessFactors Solution.  More recently with the continued investment in SuccessFactors Employee Central, this momentum has further increased with many more existing On-Premise customers looking to move to the Cloud.

However, for most of these customers, SAP Payroll is a huge consideration because of the close integration and dependency  to the existing SAP HCM Solution. SAP’s recent announcement which extends Payroll’s lifetime ‘til 2030 provided more options for existing customers. I’ve documented some reactions and possible effect of this extension on my blog a few weeks ago. Like most customers, we’re also hoping to hear more news about what this solution will contain, and what SAP’s plans are for the Next Generation Payroll solution.

The good news is that the current SAP Payroll is an extremely powerful  and flexible solution and that most of the customers have various options available for their Payroll and how it could be  deployed into the future.

I’m making a blog series for customers and organisations who are in this position. We’re breaking it into several parts to cover off the following key topics:

  • What are my options when moving to Employee Central?
  • Considerations During the Implementation of your new Payroll Solution with Employee Central – What functional use cases and technical areas should I be aware of?
  • Streamlining Further Payroll Operational Processes in your new integrated Payroll Environment

We will look at all the solutions that SAP provide and cover off some of the technical changes such as HANA declustered tables and many more areas.

Before I talk about these things, I’d like introduce myself.

I started working at SAP as part of the team that built the Australian Country Payroll solution. Since then, I’ve been involved in designing and building out our SpinifexIT integrated software solutions for SAP HCM/Payroll with the ultimate aim of providing capability in the hands of Payroll and HR professionals that exposes value in their work and efficiency in their payroll and HR operational business processes and the management of such processes….whether that be in the automation of reporting that exposes insights on the accuracy of employees payroll, the automation of recruiting letters and employment contracts for new hires, tools to accelerate testing in payroll upgrades, solutions to help address complex payroll enquiries, the automation of interfaces with third parties who require payroll and banking information, or delivering embedded custom payroll or HR functionality using our solutions to address a specific customer need…. These are just a few examples of the capability I am passionate about providing to such professionals, because in my eyes, Payroll and HR Professionals are unsung superheroes who work tirelessly for the care of the employee and the employee lifecycle process!

Right now,  I am proud to say that we have  over 800 installations in over 40 countries of our solutions adding values to Payroll and HR professionals everyday, this is just what we do, this is my passion!

Ok so lets now talk a little about SAP Payroll and SuccessFactors. Over the last few years, I closely followed announcements from SAP which includes SuccessFactors, HANA, Payroll Control Center and HR Renewal, and have worked with many customers to help them navigate in understanding these solutions and what it means to them.

Hence, it makes sense for me to  blog about SAP Payroll and share my views and some best practices we’ve witnessed through our implementation and engagement experience with customers. I’ll keep this blog general and make reference where appropriate to our SpinifexIT solutions and content since our customers found significant  value in leveraging the solution in different areas of the SAP Payroll and HR Operational lifecycle.

Start following me or our SpinifexIT LinkedIn page so you don’t miss any updates about this topic.

Let’s get started.

HR & Payroll – Migration Options for Customers

As SAP has often stated, customers can start anywhere and go everywhere.  This is no different in the HCM area, and there are many options available to customers.  Some of the key current options available to customers are listed below

  • Migrate to Employee Central and leave Payroll On-Premise
  • Migrate to Employee Central and also migrate Payroll to Employee Central Payroll
  • Migrate to Employee Central and migrate Payroll to a Hosted option
  • Migrate to Employee Central and move payroll to a 3rd party outsourcer such as ADP, NGA or other Payroll services providers
  • Customers can do nothing right now – Stay on Premise and utilise tools like HR Renewal

As you would see, there are a lot of options available for the Payroll Business.  Each of these have different migration paths with different complexities.  The clear message from SAP however, is that the future of the Employee Master Data is within Employee Central (In the cloud).

This, in my discussions with many customers and partners, is an important part of the future landscape of SAP and likely one that most customers will take over the coming years.  The good news is that there is still time to plan this properly and schedule this into your future plans. The transition is a project that should be planned out carefully, as it is not just a migration, but a business transformation and you should look to review internal HCM business processes during this migration.

In terms of Payroll, there are a number of options available.

Migrate to Employee Central and Keep Payroll On Premise

One of the simplest options is to keep Payroll On-Premise and move the HR Functions into Employee Central.

We have already seen many customers take this approach, as it still allows for the future proofing of the business with Employee Central but maintaining the existing Payroll Rules thats are already in place.

This option doesn’t mean that you cannot take advantage of some of the new functionality, inside of SAP including the Payroll Control Center, which allows you to setup your payroll as a process that can be run from a browser view or directly from Employee Central.

Many customers are also implementing SAP HANA as part of their overall ERP landscape.  This has a large advantage with the Payroll Control Center as well, as the Payroll Control Center writes to new Payroll Declustered Tables that can be optimised for SAP HANA queries.  These can result in very fast validation checks to ensure your payroll is correct and accurate.

During this process, one of the larger pieces of work is the integration between Employee Central and the Payroll System.  As most data now is maintained via Employee Central, you now need the Payroll Relevant Data to be migrated to SAP.  This includes most core Payroll Information, but some customers who have existing processes are also continuing to migrate data such as Organisational Structures and other more general employee data.  It really is important to consider what your goal is here in terms of information that comes out of the Payroll System and what processes are to be migrated over to SuccessFactors.

 

Migrate to Employee Central and move Payroll to Employee Central Payroll (ECP)

In many cases, the customer is looking to completely remove infrastructure and cost that sits within their business while moving to a full cloud solution.  In this case, one of the better integrated options is the SAP Employee Central Payroll Solution. This is a hosted solution that SAP Provides on a subscription model.

With Employee Central Payroll, this is treated as a new Implementation.  The advantage of this approach is that many customers over the years have built up manually intensive practices, have complex payroll processes and in many cases use old versions of SAP Solutions, have  infrastructure capability that is coming close to end of life. It is an opportunity to revisit their entire implementation and redo this process.

PRO:

You can still move transports from your old system to the new system. Custom configuration can still be migrated into the new solution to speed up your implementation, with few exceptions.

PRO:

The integration is much more tightly controlled.  The ECP solution does not require you to configure the SAP Cloud Integration, but instead uses integration processes that are built within the SAP ECP system.

CON:

Some functionality such as Time Evaluation and other Non-Payroll type functionality are not supposed to be used within the Employee Central Payroll Environment.

Several SAP Partners also offer a multi tenanted option here (This means that multiple customers can use the same hardware in the same SAP system), which has the benefits of the SAP ECP environment, but is also tied to some partner solutions that allow for faster implementation with accelerators.  This does still require an implementation (Like the Employee Central Payroll Option), but it does allow for some savings if you can leverage off some of the pre-defined options such as country configuration.

Migrate to Employee Central and move Payroll to Hosted Solution

If you are not looking to rebuild a lot of your payroll processes, but would like to retire your hardware and infrastructure, another option may be to use a Hosted Payroll Service Solution. This is an option if your goal is to move all infrastructure out of your current environment, and to essentially keep your Payroll System as it currently is today.

I have not heard from any customers who may have taken this up, but this option is discussed in more detail in various blogs.  One which questions this option for mid to large sized businesses is as follows. Jarret Pazahanick explains why in his blog.

Migrate to EC and move Payroll to 3rd Party such as ADP, NGA

If your goal is to completely transform your business processes, a further option may be to move to a Managed Service Payroll (Still using SAP Payroll as the engine to deliver payroll). Whilst this option is also a reimplementation of your payroll, you can do it with a partner and adopt a lot of their own pre-defined configuration for the individual countries you run payroll for.

Whilst on one hand, this option could be seen as being similar to moving to the ECP Solution, this actually has many more options including just provision of a hosted payroll solution right through to the complete outsourcing of the Payroll to the provider.  

Do nothing and continue to use the current SAP HCM System

STAY ON-PREMISE

The last option is to actually do nothing and just follow the migration path SAP will offer to its customers.  SAP have now given a migration path (Planned from 2023) to move to a S4/HANA sidecar solution, which will allow a quick migration to a similar SAP environment, keep your HR and Payroll Solution (Except for Recruitment and Learning).

Of course, in the next 12 years, the innovation in the cloud will be far more than the existing on-premise system. You might find this dated and this may eventually force the move to Employee Central.

To Sum It Up…

There does seem to be a momentum gathering with more and more customers putting in plans to migrate their core HCM into Employee Central and the other SuccessFactors Modules.  SAP’s focus has been on developing into the cloud. Luckily, this has also had flow on effect back to the On-Premise solutions with applications such as the Payroll Control Center being available to use within the Cloud or On-Premise.

The decision now comes back to more of a business need. Consider these:

  • Do you want to re-implement your SAP Payroll?
  • How much Business Transformation would you want to do in one go?
  • Do you want to continue managing your own payroll?

The choice is yours and you are spoilt for choices.  It is worth really considering the options available rather than just waiting for the inevitable.

In our next part to this blog, we will talk more about the implementation and some of the considerations with focus more on the Payroll.

Artigo de opinião: Sobre a expansão do SAP On-Premise e o que isso significa para os nossos clientes
 Artigo de opinião: Sobre a expansão do SAP On-Premise e o que isso significa para os nossos clientes 150 150 SpinifexIT Marketing
Por:

SAP HCM beyond 2025

SAP recently announced that the on-premise SAP HCM Module will have its maintenance period extended from 2025 to 2030, hence giving existing SAP HCM customers a new option for continuing the use of their SAP HCM Module past the current 2025 deadline.  The announcement also gives customers a new option to migrate to the S/4HANA solution that supports the HCM environment.  This new environment will be based on the existing SAP landscape for easier migration, and the new solution will be based on the HANA database.  SAP have indicated that they will provide additional tools to help with the migration to this new environment, which is planned to be made available in 2023.  This new environment will be supported until 2030.  Details of the SAP announcement can be found here.

Initial reactions to the announcement

At the time of writing this brief article, there have been some documented comments to this news.  Generally the announcement has been seen as positive, although there are questions about the need for new licensing and the migration to the S/4HANA environment.  It will be interesting to see whether this announcement might make customers reconsider delaying  their move to some of the SuccessFactors Modules such as Employee Central, as this potentially gives customers the option to do nothing until they can see further details around SAP’s direction.

For more information on the comments, please see some of the following blogs.

A longer roadmap option for Payroll

In my opinion, the key item that I believe SAP HCM customers have been grappling with is the most suitable long term option for their SAP Payroll System and Payroll Processes considering the benefit in moving to SuccessFactors Employee Central.

As this point,  customers have the option to move to SuccessFactors Employee Central for their HR Master Data Management and core HR Processes, and keep their SAP Payroll on-premise system or have the option to migrate to SAP’s cloud based Employee Central Payroll Solution.  The other options available is to “lift and shift” to an SAP Managed Payroll Service which is offered by a limited set of SAP HCM Partners.   What we are currently seeing, the uptake to Employee Central Payroll is still in early stages and the same can be said for the “lift and shift” SAP Managed Payroll option.

Therefore, most SAP HCM customers have left their SAP Payroll system in current state (Generally in an on-premise ECC environment).  Some customers have migrated to SuccessFactors Employee Central and integrated it with their ECC Payroll, but from what we have seen, the majority of customer have done little at this stage.

How do you plan to manage your payroll processes?

The migration to SuccessFactors Employee Central is certainly in the minds of many customers today as it certainly represents positive business benefits and with the latest announcement of their program Upgrade2Success makes it a compelling strategy to consider. With many customers in the early stages of planning for this move, it will be interesting to see whether this latest announcement from SAP makes such customers put their move on hold for the time being.

At least this gives a longer term roadmap for SAP Payroll, and customers can then independently decide whether they take up SuccessFactors Employee Central for the management of the Employee Master Data and core HR Processes or continue to use the SAP HR On-Premise solution.

It will also be interesting to see if further announcements will be made over the coming months in relationship to a next generation payroll, as speculated by Steve Bogner in the following article.

Whilst SAP have only mentioned this new upgrade option in the article, it would be surprising if another longer term future based option for Payroll is not being considered by SAP.

What do we believe this upgrade / conversion will mean?

Here at SpinifexIT, from what we can understand from the announcement, the new proposed S/4HANA solution will be based on the existing SAP HCM solution, so this is good news and should minimise the work that customers would need to do to convert to this new solution.  Customers who have a large amount of custom functionality such as reports or interfaces, there should be minimum changes to their existing solution.

The good news is that customers can look to invest into some of the newer technologies that SAP have recently released such as the Payroll Control Centre and have the peace of mind that this should be upgradeable to the new solution.

What does this mean to SpinifexIT Customers?

Our many SpinifexIT customers across the globe leverage a number of our solutions to address various SAP HCM use cases, including such use cases as it relates to Payroll operational reporting and reconciliation, Payroll Control Centre reporting, Employee and Management digital document, generation and distribution, Employee cloning across SAP systems, hence we see this as a promising announcement from SAP!

This topic has been a constant discussion with customers over the last 12 months with many of them seeking advice on what to do with their SAP Payroll system.  Whilst we have the majority of our customers still using just the SAP ECC versions, we also have numerous customers who have:

 

  • implemented the Employee Central Payroll Solution,
  • implemented S/4HANA
  • upgraded their database to HANA,
  • adopted Payroll providers such as ADP or NGA (Still running SAP Payroll as the solution).

 

All of these customers have had a questions about the fate of SAP Payroll past 2025, so at least there is a direction for these customers.

In terms of the SpinifexIT solutions, we will ensure that our solutions continue to work on the new S/4HANA proposed solution.  As the announcement from SAP indicates the new solution will be based on the existing SAP solution. Hence we would not anticipate any upgrade issues, just as we have not seen any concerns with our customers who just recently implemented S/4HANA.

In addition, regardless of what our customers decide to do today with their core SAP HCM System (Stay on Premise, or Migrate to SuccessFactors Employee Central), we have options to cater for use cases that they might encounter.  In all scenarios, SpinifexIT has the SAP user base covered with proven, tangible and productive HCM and Payroll solutions that augment the SAP Roadmap, now out to 2030.

More information about SpinifexIT

For more information about SpinifexIT solutions, please visit our website at www.SpinifexIT.com, and if you have any questions or if you wish to request a demo, we can be reached at [email protected].

Please join our webinar on the 18th of January. We’re featuring our cloud-based Document Generation Solution for SuccessFactors and SAP HCM (best for cloud or hybrid systems). Click here to read more about the topic & register.

Darren Souter

SpinifexIT Global Solutions Architect

Darren has been developing business-optimising solutions for SAP HCM and SAP SuccessFactors for more than 20 years.  Darren’s leads the SpinifexIT solution team to develop innovative SAP HCM solutions that maximise the value of the SAP HCM Customer investment and help enrich the SAP HCM Customer experience.