Dlaczego rezygnacja z papieru jest korzystna dla zespołów ds. kadr i płac
Dlaczego rezygnacja z papieru jest korzystna dla zespołów ds. kadr i płac https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2022/04/AdobeStock_292953404-1024x683.jpg 1024 683 SpinifexIT https://spinifexit.com/wp-content/uploads/2022/04/AdobeStock_292953404-1024x683.jpgPrzejście na papierowy system nie jest łatwe, zwłaszcza jeśli Twój zespół był przyzwyczajony do drukowania, podpisywania i przechowywania dokumentów w teczkach. Istnieje jednak wiele powodów, dla których cyfryzacja procesów i przejście na papierową formę będzie korzystne w dłuższej perspektywie - zwłaszcza dla zespołów kadrowo-płacowych.
1. Zwiększ swoją efektywność
Generowanie dokumentów i przygotowywanie dokumentacji związanej z kadrami i płacami jest kluczową częścią biznesu, ale ręczne tworzenie, wysyłanie i zarządzanie dokumentami pracowniczymi i płacowymi zabiera czas. Od tworzenia szablonów do upewnienia się, że te dokumenty są wolne od błędów i wysłane na czas do właściwej osoby, zespoły kadr i płac spędzają godziny na tym procesie administracyjnym zamiast zajmować się innymi równie ważnymi zadaniami.
Dzięki digitalizacji procesów i przejściu na papier, nie będziesz musiał stale tworzyć dokumentów od podstaw i narażać się na ryzyko wysłania nieprawidłowych informacji lub narażenia wrażliwych danych płacowych na niezamierzonych odbiorców, co okazuje się kosztowne na wiele sposobów.
Narzędzia do generowania dokumentów, takie jak Strato, mają zautomatyzowane funkcje przepływu pracy, dostosowywane szablony i narzędzia do zarządzania plikami, które mogą pomóc zwiększyć efektywność i produktywność zespołu.
Inwestycja w rozwiązanie do generowania dokumentów oznacza również możliwość korzystania z innych funkcji, takich jak wstępne planowanie wysyłania dokumentów i otrzymywanie automatycznych powiadomień, routing, możliwość zatwierdzania i składania podpisów cyfrowych, możliwość włączenia wielu tłumaczeń (dla zespołów globalnych) i wiele innych.
Strato rozszerza możliwości automatyzacji przepływu pracy w SAP SuccessFactors.
2. Zapewnienie zgodności i bezpieczeństwa
Podpisywanie ważnych i wrażliwych dokumentów na papierze może prowadzić do wielu problemów - takich jak przypadkowe ujawnienie danych, co może skutkować naruszeniem poufności. Wybór w pełni zdigitalizowanego, zautomatyzowanego procesu oznacza na przykład, że tylko zamierzeni odbiorcy, tacy jak pracownicy i ich kierownicy, mogą przeglądać i podpisywać dokument.
Funkcje automatyzacji, takie jak te oferowane przez Strato, oferują zwiększone bezpieczeństwo poprzez śledzenie wyzwalaczy SAP SuccessFactors w oparciu o pola danych SAP SuccessFactors. Minimalizuje to ryzyko ekspozycji, utrzymując je w systemie i wymagając niewielkiej lub zerowej interwencji manualnej.
3. Przyczyniaj się do ochrony środowiska. Nie, naprawdę.
Ekologia była kiedyś tylko modnym słowem lub chwytem PR-owym, który miał sprawić, że firma będzie dobrze wyglądać. Obecnie konsumenci i firmy poważnie traktują zmiany klimatyczne i kwestie zrównoważonego rozwoju - i będą chcieli współpracować z organizacją, której zależy na tym samym.
Pozbawienie się papieru i przejście na technologię cyfrową to dobry krok dla Twojej organizacji, aby zmniejszyć ślad węglowy, zaoszczędzić zasoby i pokazać, że jesteś w tym na dłuższą metę.
Zwłaszcza w 2021 roku rozwiązanie Strato firmy SpinifexIT dla SAP SuccessFactors pozwoliło zaoszczędzić łącznie 2 miliony arkuszy. Pomyśl, jak wiele może zmienić sama Twoja organizacja.
4. Uzyskanie znacznych oszczędności kosztów i innych zasobów
W jednej z historii sukcesu naszych klientów, firma górnicza zaoszczędziła tysiące w znaczących rocznych kosztach operacyjnych, kiedy wdrożyła Strato do zarządzania i automatyzacji dokumentów rekrutacyjnych.
Oczywiście, zwrot z inwestycji wymaga czasu, a przejście na papierową i cyfrową formę może wymagać pewnych początkowych nakładów finansowych; jednak wpływ na wydajność i utrzymanie operacyjne oznacza, że zaoszczędzisz pieniądze i zasoby również w innych obszarach.
Co najważniejsze, Twój zespół może sprawniej zarządzać dokumentami pracowniczymi, zachować zgodność z przepisami i poświęcić czas i zasoby na inne kluczowe aspekty działalności - a to dobrze wykorzystany czas i pieniądze.